DSGVO

Gäste und Teilnehmer DSGVO konform managen/verwalten

Datenschutz stand schon bei der Konzeption von guestoo an erster Stelle. Mit bekanntwerden der DSGVO haben wir mit unserem Anwalt auch hier alles notwendige getan um ein DSGVO konformes Gäste oder Teilnehmermanagement zu ermöglichen.
Alle Informationen auf dieser Seite ersetzen keine Rechtsberatung und haben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit!

Deine Daten & die Daten Deiner Gäste in guten Händen:

  • Server in Deutschland
  • Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung nach DSGVO
  • Iso 27001 zertifiziertes Rechenzentrum
  • technische & organisatorische Maßnahmen

Generelles zu guestoo und der DSGVO

Das solltest Du nach dem 25. Mai 2018 bei der Gäste- oder Teilnehmerverwaltung beachten.

Hier ein paar generelle aber für den Bereich wichtige Informationen zum Thema Gästeverwaltung / Teilnehmermanagement und der Datenschutzgrundverordnung.

  • Das Erheben und Verarbeiten von personenbezogene Daten, bedarf es einer gesetzlichen Erlaubnis oder Einwilligung des Betroffenen.
  • Jedes Unternehmen ist für Datenerhebung vollumfänglich verantwortlich.
  • Bei Zusammenarbeit mit Subunternehmen, welche mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beauftragt werden, ist ein sogenannter Vertrag zur Auftragsverarbeitung notwendig.
    Wie Du diesen für guestoo abschließen kannst erfährst Du weiter unten auf dieser Seite.
  • Für das Sammeln von Gast-Daten benötigst Du von den Adressaten eine ausdrückliche Einwilligung oder eine gesetzliche Erlaubnis.
  • Das Einladen von Gästen darf ebenfalls nur mit gesetzeskonformer Einwilligung der Adressaten erfolgen.
  • Die zu erfassenden Daten müssen dem Zweck dienlich sein. Es dürfen nicht mehr Daten gesammelt werden, als zur Zweckerfüllung notwendig sind.
    Bei guestoo kannst Du pro Event bestimmen, welche Daten vom Gast benötigt werden.
  • Der Gast muss jederzeit Einblick in die über Ihn gesammelten Daten haben und kann u.a. eine Löschung dieser verlangen.
    Bei guestoo hat der Gast ganz einfach die Möglichkeit über das Gäste-Dashboard seine Daten einzusehen, zu ändern oder zu löschen. Steuerrechtlich relevante Informationen bleiben erhalten, der Rest wird gelöscht.
  • Der Datenverarbeiter muss eine umfassende, dem Art. 13 der DSGVO entsprechende Datenschutzerklärung formulieren und Adressaten über die Datenverarbeitungsvorgänge informieren.
    Bei guestoo hast Du die Möglichkeit Allgemein oder pro Event Datenschutzbestimmungen, Bedingungen/AGB und ein Impressum zu hinterlegen, welches der Gast bei der Anmeldung akzeptieren muss und in der DoubleOptIn Mail mitgesendet bekommt.
  • Nach Zweckerfüllung müssen die Daten gelöscht werden, es sei denn der Gast hat der Dauerhaften speicherung zugestimmt.
    Bei guestoo hast Du eine Bereinigungsfunktion, die Dir alle nicht mehr relevanzen Gäste anzeigt und Dir die Möglichkeit zur Löschung gibt. Steuerrechtlich relevante Informationen bleiben am Event gespeichert.
  • Zusätzlich bietet guestoo Dir die Möglichkeit ordentlich protokollierte und mit DOI abgesicherte individuelle Einverständnisserklärungen bei der Anmeldung zum Event abzufragen. So kann sich ein Gast zum Beispiel zu Deinem Newsletter anmelden oder muss einer Verzichtserklärung zustimmen (z.B. bei Fahrtrainings).
  • Deine Daten gehören Dir. Wir bieten Excel-Exporte und eine API, so hast Du jederzeit die Möglichkeit die Daten auch ausserhalb von guestoo zu nutzen (Einwilligung der Gäste oder gesetzliche Erlaubnis vorausgesetzt).

Auftragsdatenverarbeitungsvertrag

Wie schließe ich einen neuen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 EU-DSGVO für guestoo ab?

Um der DSGVO zu entsprechen ist es zwingend notwendig, dass Du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 EU-DSGVO mit uns als Auftragsdatenverarbeiter abschließt. So gehts:

  1. Lade den Vertrag herunter: ADV-Vertrag (PDF)
  2. Folge den Anweisungen im Dokument
  3. Info: Der Vertrag gilt für alle unsere Tools (persoo, guestoo, jodoos, clientoo)

 

Häufige Fragen & deren Antworten zum diesem Bereich (FAQ)

  • Kann ich meinen Account wieder löschen

    Ja, Du kannst Deinen Account jederzeit vollständig löschen. Gehe dafür einfach in Dein Profil und klicke "Account löschen".

  • Kann ich die Daten auch aus guestoo exportieren

    JA! Wir haben viel Wert auf Exportmöglichkeiten gelegt und es gibt eine Event- und Gast-API.