Einladungen mit Newsletter2Go versenden Wenn Du Deine Gäste ausserhalb von guestoo personalisiert einladen möchtest

Einladungen mit Newsletter2Go versenden

Wenn Du Deine Gäste ausserhalb von guestoo personalisiert einladen möchtest

Du kannst Deine Gäste auch ausserhalb von guestoo personalisiert einladen. Z.B. mit dem Newsletteranbieter Newsletter2Go. Hier zeigen wir Dir wie einfach das geht.

1. Event anlegen

Das Event anlegen und alles richtig einrichten

1. Event anlegen - Das Event anlegen und alles richtig einrichten

Damit man Gäste zu einem Event einladen kann, muss man erst einmal das Event anlegen und festlegen, wer sich alles zum Event anmelden darf (beim anlegen oder im angelegten Event unter dem Reiter "Einstellungen"):

  • Jeder kann sich anmelden
    Die guestoo Eventseite ist für jeden sichtbar, der die URL kennt. Es können sich neben den eingeladenenen Gästen auch beliebige andere Personen anmelden.
  • Nur auf Einladung
    Nur Gäste, die eingeladen wurden können die Eventseite sehen und sich anmelden. Die authentifizierung erfolgt über einen persönlichen Einladungscode oder über einen persönlichen Einladungslink.

Tipp: Du solltest auch festlegen, ob der Gast bei der Bestätigung seiner Einladung eine Eintrittskarte und ein apple wallet Ticket bekommen soll und ob die Gäste nach erfolgreicher Anmeldung automatisch eine Zusage erhalten sollen oder Du sie einzeln von Hand bestätigen möchtest. Beides kannst Du ebenfalls am Event unter Einstellungen festlegen.

2. Gäste hinzufügen

Gäste zum Event hinzufügen, ohne eine Einladung per Mail zu versenden

2. Gäste hinzufügen - Gäste zum Event hinzufügen, ohne eine Einladung per Mail zu versenden

Nachdem Du das Event angelegt hast, kannst Du jetzt die Gäste hinzufügen, die Du gerne einladen möchtest. Dies kannst Du auf verschiedenen Wegen tun:

Keine Angst, guestoo verschickt nur Einladungen per E-Mail, wenn Du die entsprechende Option aktivierst.

Gäste per Excel-Import hinzufügen

Wenn Du eine Excel-Liste mit Gästen hast (z.B. aus Eurem CRM), dann kannst Du die Gäste wie folgt hinzufügen:

  1. Schau Dir unseren Beispiel-Import Datei an und baue Deine Excel-Datei entsprechend an
  2. Gehe in den Reiter Gäste
  3. Klicke auf Import
  4. Wähle Deine Datei
  5. Wähle das Event zu dem die Gäste hinzugefügt werden sollen
  6. Klicke auf Import
  7. Fertig
Gäste direkt am Event hinzufügen
  1.  Gehe in das Event und dort in den Reiter Gäste
  2. Klicke oben links auf "Gast hinzufügen"
  3. wähle wie Du die Gäste hinzufügen möchtest (Manuell mit E-Mail, Automatisiert aus dem Gästestamm oder Manuell ohne E-Mail) und folge der Beschreibung
  4. Hinzufügen
  5. Fertig
Gäste per API aus z.B. dem CRM hinzufügen

Die API von guestoo ermöglicht Dir eine nahtlose Integration in Eure bestehende Systemlandschaft. Mit der API kannst Du so zum Beispiel Gäste aus Eurem CRM zu guestoo hinzufügen und Sie einem Event zuordnen.
Das erfordert allerdings etwas Programmieraufwand. Du findest alles was dazu nötig ist nach dem Login unter dem Reiter API.

3. Daten Exportieren

So bekommst Du die Daten, die Du zur Erstellung der Einladung brauchst

3. Daten Exportieren - So bekommst Du die Daten, die Du zur Erstellung der Einladung brauchst

Wenn Du die Gäste hinzugefügt und ggf. noch "Blanko-Gäste" ergänzt hast (siehe unten "Sonstiges: Blanko Karten erstellen"), dann kannst Du mit der Erstellung der Karten beginnen.

Einladungslinks, Einladungscodes und QR-Codes der Gäste erhalten
  1. Gehe in das Event
  2. Wähle rechts im Menü "Excel-Export"
  3. Wähle, welche Gäste Du exportieren möchtest (wenn Du Step 2 gefolgt bis, sind das alle im Status "hinzugefügt")
  4. Wähle, ob wir dir einen QR-Code mit dem individuellen Einladungslink des Gastes generieren sollen (ggf. kann das aber auch Deine Druckerei einfach mit erledigen)
  5. Klicke "Export starten"
  6. Du erhälst nun eine Excel-Datei mit allen Daten die Du für die Erstellung einer eigenen personalisierte Einladungskarte brauchst + QR-Codes (falls gewünscht)
Inhalte der Excel-Datei nutzen

Die Daten in der Excel-Datei beinhalten neben den ggf. gepflegten Stammdaten des Gastes auch die Informationen, die die Einladung braucht, damit der Gast sich bei der Anmeldung "identifizieren" kann. Also alles, was du brauchst um die Einladung zu gestalten und zu verschicken:

  • Stammdaten
    Name, Anrede, Adresse, …
  • Einladungscode
    Wenn der Gast die standard Eventseite aufruft, wird er bei Events "Nur auf Einladung" gebeten, sich mit diesem Code zu identifizieren, sonst bekommt er keinen Zugriff auf die Eventseite. Die Eventseite ist die Seite, die sehen, wenn Sie in guestoo im Event auf das Auge klicken (Beispiel).
    Bei Events mit offener Anmeldung kann er im Anmeldeformular oben den Code eingeben, und spart sich so die Eingabe seiner Daten.
  • Einladungslink
    Der Einladungslink beinhaltet die Identität des Gastes. Geht er über diesen Link, landet er direkt auf der Eventseite und guestoo weiß, wer er ist. Er braucht den Einladungscode nicht eigeben.
  • Absagelink
    Der Absagelink beinhaltet ebenfalls die Identität des Gastes. Ruft ein Gast diesen Link auf, kann er seine Teilnahme am Event absagen (inklusive Grund). Geht er über den Einladungslink auf die Eventseite (oder mit Einladungscode) hat er hier ebenfalls die Option abzusagen.
  • QR-Code (falls erstellt)
    Der QR-Code beinhaltet den Einladungslink. Wenn Sie mit einer Druckerei arbeiten, ist der Beste Weg die Druckerei den QR-Code selbst aus dem Einladungslink erstellen zu lassen.

 

4. Newsletter2Go-Import

So bekommst Du Deine Gäste in Newsletter2Go

4. Newsletter2Go-Import - So bekommst Du Deine Gäste in Newsletter2Go

Nachdem Du jetzt alle Daten hast und weisst, was die einzelnen Bestandteile bedeuten, kannst Du Sie in Newsletter2Go importieren:

  1. In Newsletter2Go einloggen
  2. Je nachdem wie Sie sich in Newsletter2Go organisieren:
    1. In Reiter Empfänger wechseln und eine neue Gruppe anlegen für die Empfänger
    2. Neues Adressbuch anlegen für die Empfänger, in das Adressbuch wechseln und den Reiter Empfänger öffnen
  3. "Empfänger hinzufügen" > Datei-Uploa
  4. Wählen Sie jetzt den guestoo Excel-Export aus
  5. Bei der Import-Maske bitte folgende Spalten zusätzlich importieren
    1. Spalte AD: Benennen in "einladungslink" (genau so benennen!!!)
    2. So gehts: auf den Pfeil neben "Nicht importieren" klicken und "+ neues Merkmal" anklicken
    3. Spalte AF: Benennen in "absagenlink" (genau so benennen!!!)
    4. Nur zur Info, wird nicht benötigt: Spalte AE = einladungscode & Spalte AG = checkincode
  6. Optional: Wenn gewünscht wählen Sie die Gruppe in die die Kontakte importiert werden sollen.
  7. Starten Sie den Import

5. Design des Mailings erstellen

5. Design des Mailings erstellen -

Die Doku zum erstellen von Mailings findet Ihr auf der Seite von Newsletter2Go. Hier wollen wir Euch nur kurz erklären wie Ihr die relevanten Daten von guestoo in Euer Mailtemplate einbinden.

Eigenes HTML-schreiben
  1. Gestaltet Euer Mailing so, wie Ihr es haben wollt (Beispiel: Template im guestoo design)
  2. Verknüpfung mit guestoo-relevanten Infos
    1. Der Link, der den Gast zur Anmeldung führen soll (einladungslink) wird wie folgt hinterlegt: href="{{ recipient.einladungslink }}"
    2. Der Link, der den Gast zur Absage-Seite führen soll (absagenlink) wird wie folgt hinterlegt: href="{{ recipient.absagenlink }}"
  3. Fertig :)Ihr könnt das guestoo-Template für den Versand der Einladungen nutzen: Template-guestoo
Template von Newsletter2Go nutzen

Du kannst auch einfach Newsletter2Go-Vorlagen nutzen. Die musst hier nur 2 Buttons anlegen und sie mit den guestoo-merkmalen verknüpfen

  •  Link, der den Gast zur Anmeldung führen soll (einladungslink) wird nutzt das Merkmal: einladungslink
  • Link, der den Gast zur Absage-Seite führen soll (absagenlink) wird nutzt das Merkmal: absagenlink

6. Newsletter2Go Mailing anlegen

6. Newsletter2Go Mailing anlegen -
  1. Reiter Mailings auswählen
  2. Neues Mailing (z.B. Einzelmailing) anlegen
  3. Dem Dialog folgen: (1. Empfänger / 2. Einstellungen)
  4. Im Schritt "3. Vorlage" bitte auswählen:
    1. Eigenes HTML > Datei Upload und Eure in 5. erstelltes Design hochladen
    2. ODER Nutzt ein Template von Newsletter2Go und verknüpft die entsprechenden Merkmale (absagenlink & einladungslink) mit Buttons
  5. Vorschau betrachten, ggf. Test schicken (Achtung: Im Test funktionieren die Links (anmelden/absagen) nicht) und auf "Nächster Schritt" klicken
  6. Dann absenden
  7. Fertig :)

Die Gäste haben in guestoo noch den Status "hinzugefügt", da wir nicht mitbekommen wen Ihr über andere Systeme einladet. Sobald sich aber ein Gast anmeldet, seht Ihr es in guestoo.