Gäste manuell hinzufügen & Bestätigen Gäste ohne Mailadresse oder auf Zuruf per Telefon hinzufügen und bestätigen

Gäste manuell hinzufügen & Bestätigen

Gäste ohne Mailadresse oder auf Zuruf per Telefon hinzufügen und bestätigen

Es gibt immer wieder den Fall, das Gäste sich gerne telefonisch zum Event anmelden wollen, einfach eine E-Mail schreiben oder z.B. Oma und Opa, die zur Hochzeit kommen wollen aber gar keinen Computer haben.

Für diese Fälle ist es in guestoo jetzt möglich Gäste zum Event hinzuzufügen (auch ohne Mailadresse) und die Anmeldung manuell zu bestätigen (inkl. Grund, warum der Gast nicht den regulären Weg gehen konnte und der Info welcher User, wann diesen Gast manuell bestätigt hat). Der Gast wird dann ganz normal in der Gästeliste geführt und kann eingecheckt werden.

Einzig ein Vermerkt bleibt, der besagt dass der Gast nicht den regulären Weg gegangen ist und ggf. die notwendigen Einverständnisserklärungen somit nicht bestätigt hat.

Gast mit E-Mailadresse manuell hizufügen

So bekommen Sie Gäste mit E-Mailadresse in Ihre Gästeliste (auch ohne sie direkt einzuladen oder anzuschreiben)

Gast mit E-Mailadresse manuell hizufügen - So bekommen Sie Gäste mit E-Mailadresse in Ihre Gästeliste (auch ohne sie direkt einzuladen oder anzuschreiben)
  1. Gehen Sie in das Event und dort in den Reiter "Gäste"
  2. Klicken Sie auf "+ Gast hinzufügen"
  3. Tippen Sie in das Feld "E-Mailadressen" eine oder mehrere E-Mailadressen ein (mit Komma getrennt oder untereinander)
  4. Bestätigen Sie am Ende der Seite, dass Sie den Gast hinzufügen dürfen
  5. Wenn Sie dem Gast eine Einladung zukommen lassen wollen, dann aktivieren Sie unten rechts neben dem "Speichern" Button die Option "Einladung senden"
  6. Klicken Sie "Hinzufügen"

Gäste ohne E-Mailadresse manuell hinzufügen

So bekommen Sie Gäste ohne E-Mailadresse in Ihre Gästeliste

Gäste ohne E-Mailadresse manuell hinzufügen - So bekommen Sie Gäste ohne E-Mailadresse in Ihre Gästeliste
  1. Gehen Sie in das Event und dort in den Reiter "Gäste"
  2. Klicken Sie auf "+ Gast hinzufügen"
  3. Wählen Sie den Reiter "MANUELL OHNE E-MAIL"
  4. Sie können nun unter der Überschrift "Personalisierte Gäste" beliebig viele Gäste mit Vor- und Nachnamen anlegen
  5. Klicken Sie "Hinzufügen"

Blanko Gäste (ohne E-Mailadresse und Namen) hinzufügen

Erstellen Sie blanko Einladungscodes, die Sie nach belieben verteilen können

Blanko Gäste (ohne E-Mailadresse und Namen) hinzufügen - Erstellen Sie blanko Einladungscodes, die Sie nach belieben verteilen können

Die Möglichkeit blanko Gäste (Ohne E-Mailadresse oder Namen) hinzuzufügen ist praktisch, wenn Sie zum Beispiel gedruckte Einladungen verteilen. Sie kennen in dem Moment ggf. noch nicht die Personen an die Sie die Einladungen ausgeben. Da das Event aber nur mit Einladungs (Einladungscode) zu sehen ist und man sich auch nur als geladener Gast anmelden können Sie so schon die Codes auf die Einladungen drucken, die dann bei der Anmeldung durch den Gast personalisiert werden.

  1. Gehen Sie in das Event und dort in den Reiter "Gäste"
  2. Klicken Sie auf "+ Gast hinzufügen"
  3. Wählen Sie den Reiter "MANUELL OHNE E-MAIL"
  4. Sie können nun unter der Überschrift "Blanko Gäste" die Anzahl an Blanko-Gästen angeben, die Sie anlegen möchten
  5. Klicken Sie "Hinzufügen"

Tipp: Sie können die Blanko Gäste auch selbst mit Daten befüllen (siehe unten: "Daten des Gastes einpflegen/ändern")

Daten des Gastes einpflegen/ändern

Daten des Gastes einpflegen/ändern -

Wenn Sie den Gast zur Liste hinzugefügt haben und nun weitere Daten pflegen wollen – zum Beispiel wenn sie den Gast am Telefon haben gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie den Gast in der Liste an
  2. Editieren Sie die Daten in dem sich öffnenden Fenster
  3. Wenn der Gast schon eine Eintritskarte bekommen hat - und er zum Beispiel die Begleitperson ändern möchte – können Sie die Option "Eintrittskarte neu senden" aktivieren
  4. Klicken Sie Speichern. Fertig

Gäste ausserhalb des "normalen" Ablaufs bestätigen

Gäste ausserhalb des

Es kommt vor, dass Gäste keine Lust auf den Prozess der normalen Anmeldung haben, Sie bestimmte Gäste nicht mit dem Anmeldeprozess "belästigen" wollen oder das ein Gast einfach keine E-Mailadresse hat.

In diesen Fällen können Sie die Gäste, wenn Sie sie wie oben beschrieben zur Gästeliste hinzugefügt haben auch direkt bestätigen. 

So gehts:

  1. Klicken Sie auf das Zahnrad neben dem Gast in der Liste
  2. Wählen Sie bestätigen "Zusagen" aus
  3. Es öffnet sich ein Dialog, der Sie darauf hinweist, dass der Gast sich nicht über den regulären Weg angemeldet hat.
  4. Sie können nun eine Info hinterlegen, warum Sie den Gast dennoch bestätigen (diese Info ist am Gast gespeichert und kann jederzeit von Agenturusern eingesehen werden)
  5. Bestätigen Sie anschließend mit "Ja".
    Der Gast ist nun als bestätigt in der Liste, escheint so auf der Gästeliste und kann auch am Event eingecheckt werden.

Tipp: Wenn der Gast eine E-Mailadresse hinterlegt hat, können Sie ihm über das Zahnrad (rechts in der Liste) die Eintritskarte zusenden.

Was passiert:

  • Es bleibt eine Info am User, dass dieser Manuell bestätigt wurde. Zusätzlich wird der Grund, das Datum und der User gespeichert der den Gast bestätigt hat. Diese Info wird in der API und im Excel-Export mit ausgegeben.
  • Durch die manuelle bestätigung werden keine Einverständnisse protokolliert, da der Gast diesen nicht per DOI-Mailing zugestimmt hat.
  • Der Gast wird wie ein ganz normaler bestätigter Gast behandelt