Gedruckte & personalisierte Einladungen erstellen Gäste mit personalisierten, exclusiven & gedruckten Karten zu besonderen Events einladen

Gedruckte & personalisierte Einladungen erstellen

Gäste mit personalisierten, exclusiven & gedruckten Karten zu besonderen Events einladen

Manchmal ist das Event so besonders, dass Du Deine Gäste mit einer gedruckten Karte einladen möchtest, aber trotzdem gerne den Comfort von guestoo nutzen würdest.
Hier zeigen wir Dir, wie Du personalisierte, individuelle und gedruckte Einladungskarten mit guestoo erstellen kannst (inkl. individuellem Einladungscode pro Gast und QR-Code).

1. Event anlegen

Das Event anlegen und alles richtig einrichten

1. Event anlegen - Das Event anlegen und alles richtig einrichten

Damit man Gäste zu einem Event einladen kann, muss man erst einmal das Event anlegen und festlegen, wer sich alles zum Event anmelden darf (beim anlegen oder im angelegten Event unter dem Reiter "Einstellungen"):

  • Jeder kann sich anmelden
    Die guestoo Eventseite ist für jeden sichtbar, der die URL kennt. Es können sich neben den eingeladenenen Gästen auch beliebige andere Personen anmelden.
  • Nur auf Einladung
    Nur Gäste, die eingeladen wurden können die Eventseite sehen und sich anmelden. Die authentifizierung erfolgt über einen persönlichen Einladungscode oder über einen persönlichen Einladungslink.

Tipp: Du solltest auch festlegen, ob der Gast bei der Bestätigung seiner Einladung eine Eintrittskarte und ein apple wallet Ticket bekommen soll und ob die Gäste nach erfolgreicher Anmeldung automatisch eine Zusage erhalten sollen oder Du sie einzeln von Hand bestätigen möchtest. Beides kannst Du ebenfalls am Event unter Einstellungen festlegen.

2. Gäste hinzufügen

Gäste zum Event hinzufügen, ohne eine Einladung per Mail zu versenden

2. Gäste hinzufügen - Gäste zum Event hinzufügen, ohne eine Einladung per Mail zu versenden

Nachdem Du das Event angelegt hast, kannst Du jetzt die Gäste hinzufügen, die Du gerne einladen möchtest. Dies kannst Du auf verschiedenen Wegen tun:

Keine Angst, guestoo verschickt nur Einladungen per E-Mail, wenn Du die entsprechende Option aktivierst.

Gäste per Excel-Import hinzufügen

Wenn Du eine Excel-Liste mit Gästen hast (z.B. aus Eurem CRM), dann kannst Du die Gäste wie folgt hinzufügen:

  1. Schau Dir unseren Beispiel-Import Datei an und baue Deine Excel-Datei entsprechend an
  2. Gehe in den Reiter Gäste
  3. Klicke auf Import
  4. Wähle Deine Datei
  5. Wähle das Event zu dem die Gäste hinzugefügt werden sollen
  6. Klicke auf Import
  7. Fertig
Gäste direkt am Event hinzufügen
  1.  Gehe in das Event und dort in den Reiter Gäste
  2. Klicke oben links auf "Gast hinzufügen"
  3. wähle wie Du die Gäste hinzufügen möchtest (Manuell mit E-Mail, Automatisiert aus dem Gästestamm oder Manuell ohne E-Mail) und folge der Beschreibung
  4. Hinzufügen
  5. Fertig
Gäste per API aus z.B. dem CRM hinzufügen

Die API von guestoo ermöglicht Dir eine nahtlose Integration in Eure bestehende Systemlandschaft. Mit der API kannst Du so zum Beispiel Gäste aus Eurem CRM zu guestoo hinzufügen und Sie einem Event zuordnen.
Das erfordert allerdings etwas Programmieraufwand. Du findest alles was dazu nötig ist nach dem Login unter dem Reiter API.

3. Daten Exportieren

So bekommst Du die Daten, die Du zur Erstellung der Einladung brauchst

3. Daten Exportieren - So bekommst Du die Daten, die Du zur Erstellung der Einladung brauchst

Wenn Du die Gäste hinzugefügt und ggf. noch "Blanko-Gäste" ergänzt hast (siehe unten "Sonstiges: Blanko Karten erstellen"), dann kannst Du mit der Erstellung der Karten beginnen.

Einladungslinks, Einladungscodes und QR-Codes der Gäste erhalten
  1. Gehe in das Event
  2. Wähle rechts im Menü "Excel-Export"
  3. Wähle, welche Gäste Du exportieren möchtest (wenn Du Step 2 gefolgt bis, sind das alle im Status "hinzugefügt")
  4. Wähle, ob wir dir einen QR-Code mit dem individuellen Einladungslink des Gastes generieren sollen (ggf. kann das aber auch Deine Druckerei einfach mit erledigen)
  5. Klicke "Export starten"
  6. Du erhälst nun eine Excel-Datei mit allen Daten die Du für die Erstellung einer eigenen personalisierte Einladungskarte brauchst + QR-Codes (falls gewünscht)
Inhalte der Excel-Datei nutzen

Die Daten in der Excel-Datei beinhalten neben den ggf. gepflegten Stammdaten des Gastes auch die Informationen, die die Einladung braucht, damit der Gast sich bei der Anmeldung "identifizieren" kann. Also alles, was du brauchst um die Einladung zu gestalten und zu verschicken:

  • Stammdaten
    Name, Anrede, Adresse, …
  • Einladungscode
    Wenn der Gast die standard Eventseite aufruft, wird er bei Events "Nur auf Einladung" gebeten, sich mit diesem Code zu identifizieren, sonst bekommt er keinen Zugriff auf die Eventseite. Die Eventseite ist die Seite, die sehen, wenn Sie in guestoo im Event auf das Auge klicken (Beispiel).
    Bei Events mit offener Anmeldung kann er im Anmeldeformular oben den Code eingeben, und spart sich so die Eingabe seiner Daten.
  • Einladungslink
    Der Einladungslink beinhaltet die Identität des Gastes. Geht er über diesen Link, landet er direkt auf der Eventseite und guestoo weiß, wer er ist. Er braucht den Einladungscode nicht eigeben.
  • Absagelink
    Der Absagelink beinhaltet ebenfalls die Identität des Gastes. Ruft ein Gast diesen Link auf, kann er seine Teilnahme am Event absagen (inklusive Grund). Geht er über den Einladungslink auf die Eventseite (oder mit Einladungscode) hat er hier ebenfalls die Option abzusagen.
  • QR-Code (falls erstellt)
    Der QR-Code beinhaltet den Einladungslink. Wenn Sie mit einer Druckerei arbeiten, ist der Beste Weg die Druckerei den QR-Code selbst aus dem Einladungslink erstellen zu lassen.

 

4. Karten erstellen

So erstellst Du die individuellen und personalisierten Einladung

4. Karten erstellen - So erstellst Du die individuellen und personalisierten Einladung

Nachdem Du jetzt alle Daten hast und weisst, was die einzelnen Bestandteile bedeuten, kannst Du jetzt direkt ans Werk gehen. Überlege Dir ein Design oder beauftrage den Designer oder die Druckerei Deines Vertrauens. Dieser legt in der Regel ein Design fest und erstellt Platzhalter, die in der Produktion durch die echten Daten jedes einzelnen Gastes ersetzt werden. Folgende Punkte sollten auf der Karte enthalten sein:

  • URL zur guestoo Eventsite
    Tipp: Du kannst auch eine URL in Deinem CMS (deiner Website) anlegen und diese weiterleiten. Das ist einfacher für Deine Gäste zu tippen, falls Sie den QR-Code nicht nutzen möchten/können.
    Beispiel: www.meineDomain.de/meinEvent leitet um auf https://app.guestoo.de/public/event/b498c778-fc83-4601-99c7-266248a2e16e
  • Einladungscode
    Damit der Gast sich authentifizieren kann wenn er nicht den QR-Code nutzen kann/will und über die URL zur Evenseite geht.
  • QR-Code (generiert aus dem Einladungslink)
    Scannt der Gast den Code, landet er direkt auf der Eventseite und guestoo weiß auch ohne Einladungscode, wer er ist.
  • Stammdaten
    Idealerweise noch den Vor- und Nachnamen des Gastes, damit man weiss, für wen die Karte ist.
Weitere Einsatzmöglichkeiten

Neben der Druckerei Deines Vertrauens, kannst Du die Daten auch nutzen, um individuelle Einladungen zu erstellen mit:

  • Word und der Serienbrief-Funktion
  • Deinem Newslettersystem
  • Deinem CRM-System
  • InDesign
  • … was Dir sonst noch so einfällt ;)

 

Sonstiges: Blanko Karten erstellen

Erstelle zusätzliche Karten zur Reserve oder zum verteilen bei Promotion-Aktionen

Sonstiges: Blanko Karten erstellen - Erstelle zusätzliche Karten zur Reserve oder zum verteilen bei Promotion-Aktionen

Wenn Du noch nicht weißt, ob weitere Gäste hinzukommen, Du Blanko-Einladungen für Promoaktionen brauchst oder Du einfach gerne ein paar Einladungen als Reserver hast kannst Du dir in guestoo am Event ganz personalisierte "Blanko-Gäste" anlegen. Diese Gäste erhalten ebenfalls einen Einladungscode und werden mit Eingabe des Codes und der Anmeldung zum Event vom neuen Gast mit den echten Daten befüllt.

Blanko-Gäste anlegen
  1. Gehe im Event auf den Reiter Gäste
  2. Klicke auf "Gast hinzufügen"
  3. Wähle "Manuell ohne E-Mail"
  4. Gib unter "Blanko Gäste" die Anzahl an, die generiert werden soll
  5. Hinzufügen
  6. Fertig

Die Blanko-Gäste erscheinen wie die anderen Gäste auch im Import und können so ganz einfach wie in Step 3 – Karten erstellen – beschrieben als normale Gäste behandelt werden.

Sonstiges: Personalisierte und gedruckte Eintrittskarten

Wenn nicht nur die Einladung besonders sein soll…

Wie Du personalisierte und gedruckte Eintrittskarten mit guestoo erstellst, erfährst Du hier: Selbst gestaltete und personalisierte Eintrittskarten