Rechnungen mit guestoo erstellen

Ausstellen von Rechnungen an Deine Gäste

Wenn Du die Option "Rechnungen" am Event im Reiter "Settings" aktivierst UND die Brutto-Maximalgrenze der Bestellung nicht überschritten wird, erhält Dein Gast auomatisch einen Rechnungsbeleg.

Das Versenden des Rechnungsbelegs erfolgt in einer eigenen Email, die generiert wird, wenn der Gast seine Bestellung bezahlt hat ODER wenn Du "Kauf auf Rechnung" aktiviert hast.

Rechnungsbelege direkt in BCC an die Buchhaltung

Unter Agentur > Bezahlinfos kann im Abschnitt "Rechnungen BCC-Mail" eine Email-Adresse hinterlegt werden, die die Belegmails automatisch in Blindkopie (BCC) erhält. Hier kannst Du z.B. die Email-Adresse Deiner Buchhaltung angeben.

Exportieren der erstellten Rechnungen für die eigenen Systeme oder den Steuerberater

Unter dem Reiter "Bestellungen" kannst Du alle Bestellungen zu einem oder mehreren Events als Excel-Datei exportieren. Der Export beinhaltet die Bestellungen und pro Bestellung folgende Informationen:

• Information, ob hierzu eine Kleinstbetragsrechnung erstellt wurde
• Bestellnummer
• Datum der Bestätigung  ( = Ausstellungsdatum der Rechnung)
• Gesamtbetrag Brutto
• Gesamtbetrag Netto
• Verwendete Steuersätze
• Jede einzelne Position der Bestellung (Namen der bestellten Tickets, inkl. Menge, Netto-Preis, Brutto-Preis, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag)

Rechnungsnummern

• guestoo generiert automatisch fortlaufende Nummern
• Die Rechungsnummer wird erst dann erhöht, wenn die Rechungsmail gesendet wird/die Rechnung erstellt wird (siehe oben: "Ausstellen von Rechnungen an Deine Gäste"). NICHT bereits mit dem Bestellvorgang.
• Die Nummern werden für alle Belege einer Agentur fortgezählt
• Gestartet wird mit der Nummer 10.001
• Jeder Nummer ist ein Prefix vorangestellt (einzustellen unter Agentur > Bezahlinfos > Rechnungen). Wird kein Prefix angegeben, wird automatsich das Prefix "GS-" verwendet.
• Die Rechnungsnummer setzt sich aus dem Prefix und der Nummer zusammen
• Rechnungsnummern werden an der Bestellung gespeichert. Änderst Du den Prefix, bleiben bei den alten Rechnungen die alten Rechnungsnummern (Prefix + fortlaufende Nummer) gespeichert
• Es kann kein eigener Startpunkt der fortlaufenden Nummer angegeben werden

Stornorechnungen, Gutschriften, …

• guestoo erlaubt nicht das Löschen von Bestellungen, zu denen ein Rechnungsbeleg erstellt wurde
• Du kannst die Bestellungen nur auf "Storniert" stellen. In dem Fall musst Du eine entsprechende Stornorechnung manuell über Dein eigenes System erstellen und das Geld erstatten oder die "Automatische Rückabwicklung bei Stornierung" (siehe unten) aktivieren

Sonstiges:

• Bitte auchte darauf, dass im Feld "Rechnungsinformationen" alle Informationen, die auf Rechnungsbelegen enthalten sein müssen, gepflegt sind. Wir ergänzen automatisch die Rechnungsnummer und das Datum.
• Lasse die Rechnungen unbedingt vorher durch Deinen Steuerberater freigeben!
• Rechnungen ins Ausland (mit z.B. ReverseCharge) werden aktuell nicht unterstützt. Hier muss die Rechnung storniert werden und mit einem eigenen Tool neu erstellt werden

Damit Du weniger manuell machen musst, bietet guestoo Dir die automatische Rückabwicklung an. Diese übernimmt folgende Aufgaben:

• Automatisches Erstellen einer Stornorechnung
  Wenn bei der Bestellung eine Rechnung erstellt wurde (unabhängig davon ob das Geld automatisch zurückerstattet werden konnte)
• Automatische Rückerstattung
  Wenn bei der Bestellung mit PayPal+ oder Wert-Gutschein bezahlt wurde

Stornorechnung:

Die Stornorechnung ist im normalen Rechnungsnummernkreis der Agentur. Sie beinhaltet neben allen Infos, die auch auf der Rechnung stehen:

• Hinweis auf die stornierte Rechnung (deren Rechnungsnummer und Datum)
• Statt "Rechnung" steht hier "Stornorechnung"
• Die Positionen der Original-Rechnung mit einem Minus davor

Die Storno-Rechungen werden ebenfalls im Rechnungsexport (zu finden im Menüpunkt "Bestellungen") mit ausgegeben.

Automatische Rückerstattung

Wenn eine kompatible Zahlungsart verwendet wurde, wird das bezahlte Geld automatisch zurückerstattet. Kompatible Zahlungsarten sind:

• Wert-Gutschein
  Nutzt der Gast einen Wertgutschein bei der Bestellung, wird dieser bei einer Stornierung wieder um den genutzten Betrag aufgefüllt.
• PayPal+
  Zahlt der Gast über Deinen PayPal Plus Account (egal ob per Bankeinzug, Kreditkarte, PayPal-Account, …), dann wird das Geld über den gleichen Weg automatisch wieder erstattet.
• Stripe
  Zahlt der Gast über Deinen Stripe Account (egal ob per Bankeinzug, Kreditkarte, PayPal-Account, …), dann wird das Geld über den gleichen Weg automatisch wieder erstattet.

Bei nicht kompatiblen Zahlungsarten musst Du Dich um die Rückerstattung selber kümmern. Die Stornorechnung wird unabhängig von der automatischen Rückerstattung erstellt.

Gast-Stornierungen:

• Du kannst die automatsiche Rückabwicklung unter Agentur > Bezahlinfos (unten auf der Seite) aktivieren. 
• Am Event kannst Du unter Settings im Abschnitt Registrierungsprozess die Absage durch den Gast erlauben
• und wenn Du magst die Stunden vor dem Event angeben, bis zu denen der Gast absagen kann
• Sagt der Gast ab, dann läuft die Rückabwicklung automatisch
• Es gibt eine E-Mail an den Veranstalter (mit der Info, dass Storniert wurde und dem Hinweis ob die Rückerstattung ebenfalls erfolgt ist oder nicht) und an den Kunden geht die Storno-Rechung

Manager-Stornierung

• Wenn ein Manager eine Bestellung storniert, kann er im Stornierungsdialog wählen, ob die automatische Rückabwicklung erfolgen soll oder nicht.
• Ist unter Agentur > Bezahlinfos die automatische Rückabwicklung aktiv, dann ist die Option auch im Storno-Dialog voreingestellt, kann aber wieder ausgeschaltet werden, falls sie in dem Fall unnötig ist

Wenn Du nicht die Option "Als PDF versenden" aktivierst, wird die Rechnung als Bestandteil der Bestätigungsmail in Textform ausgegeben.
Du kannst am Event unter "Settings" im Abschnitt "Rechnun" zwischen Mailtext und PDF als Anhang umschalten.

Aussehen/Inhalt der Rechnung

Die Rechnung ist Teil der Bestätigungsmal an den Gast (keine extra PDF-Datei). Sie beinhaltet folgende Punkte (siehe auch Bild):

• (automatisch) Überschrift: "Rechnungsbeleg"
• (automatisch) Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer inkl. Prefix)
• (automatisch) Datum der Bestätigung ( = Ausstellungsdatum der Rechnung)
• (zu pflegen) Rechnungsinformationen
• (zu pflegen) Infotext je nach Zahlungsart
• (automatisch) Rechnungspositionen (Namen der bestellten Tickets inkl. Menge, Netto-Preis, Brutto-Preis, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag)
• (automatisch) Details zu den angemeldeten Personen
• (automatisch) Details zum Event (Name, Wann, Wo)
• (automatisch) Rechnungsadresse des Käufers

Wenn Du die Option "Als PDF versenden" aktivierst, wird die Rechnung als PDF-Datei an die Bestätigungsmail angehangen.
Du kannst am Event unter "Settings" im Abschnitt "Rechnung" zwischen Mailtext und PDF als Anhang umschalten.

Aussehen/Inhalt der Rechnung im PDF-Format

Die Kleinstbetragsrechnung als PDF-Datei beinhaltet folgende Punkte (siehe auch Bild):

• (automatisch) Überschrift: "Rechnungsbeleg"
• (automatisch) Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer inkl. Prefix)
• (automatisch) Datum der Bestätigung ( = Ausstellungsdatum der Rechnung)
• (zu pflegen) Rechnungsinformationen
• (zu pflegen) Infotext je nach Zahlungsart
• (zu pflegen) Logo
• (zu pflegen) Highlight und Textfarbe
• (automatisch) Rechnungspositionen (Namen der bestellten Tickets, inkl. Menge, Netto-Preis, Brutto-Preis, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag)
• (automatisch) Details zu den angemeldeten Personen
• (automatisch) Details zum Event (Name, Wann, Wo)
• (automatisch) Rechnungsadresse des Käufers

Grundeinstellungen

Im Reiter Agentur > Bezahlinfos > Abschnitt: Kleinstbetragsrechnungen

• Rechnungsinformationen
• vollständiger Name des leistenden Unternehmers
• vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
• ggf. Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung oder sonstige Informationen
• …
• Max. Brutto-Grenze
  Die Grenze in der die vereinfachte Rechnung gestellt werden darf. Wird die Obergrenze überschritten, erstellt guestoo keine Kleinstbetragsrechnung.
• Logo
• 56mm x 36mm (jpg, png) - nur für die PDF-Version benötigt
• Hinweis Version Email-Text: Hier wird automatisch das Logo aus dem Reiter "Agentur > Info" oder "Event > Info" verwendet
• Farben
  Es werden automatisch die Farben, die im Reiter "Agentur > Design" hinterlegt sind, verwendet oder (falls am Event gepflegt) die Farben aus dem Reiter "Event > Design"
• Highlightfarbe
• Textfarbe
• BCC-Mail
  An diese Email-Adresse werden Bestätigungsmails in BCC (Blind-Kopie) gesendet, wenn sie eine Kleinstbetragsrechnung enthalten. Hier kannst Du zum Beispiel die Adresse Deiner Buchhaltung eintragen.

Im Reiter Agentur > Bezahlinfos > Abschnitt: Bezahlarten

Für jede Bezahlart kannst Du folgende Infos pflegen:

• Infotext auf Kleinstbetragsrechnung
  Du kannst diesen Text nutzen, um in der Kleinstbetragsrechnung einen Hinweis zu geben. Z. B. "Diese Rechung wurde bereits bezahlt" oder bei Kauf auf Rechnung "Bitte überweisen Sie den zu zahlenden Betrag innerhalb von 14 Tagen auf folgendes Konto…"

Im Event > Settings> Abschnitt: Kleinstbetragsrechnung

Hier kannst Du die folgenden Informationen aus "Agentur > Bezahlinfos" überschreiben:

• Rechnungsinformationen
• Max. Brutto-Grenze

Um Kleinstbetragsrechungen für ein Event zu aktivieren, gehe wie folgt vor: 

• Gehe in das Event und wechsle in den Reiter "Settings"
• Scrolle zum Punkt "Rechnungen" und klappe ihn auf
• Aktiviere Rechnungen
• Wähle die Art (Mailtext oder extra PDF)
• Beachte den Punkt "So passt Du die Kleinstbetragsrechnung an", um deine Rechnungsbelege zu konfigurieren

Ab dem Zeitpunkt, an dem Du die Einstellung aktiviert hast, bekommt der Gast in der Bestätigungsmail den entsprechenden Absatz mitgeschickt.

Ist ein nachträgliches Aktivieren möglich?

Solltest Du es nachträglich aktivieren, kannst Du die Bestätigungsmail noch einmal an Deine Gäste senden. Diese beinhaltet dann auch den Rechnungsbeleg. Neu angemeldete Gäste bekommen ab diesem Zeitpunkt die Rechung automatisch.

Hinweis: Ab der KW38 2021 kann guestoo fortlaufende Rechungsnummern erstellen, damit wird aus der Kleinstbetragsrechung ein vollwertiger Rechnungsbeleg.

Zu diesem Thema gibt es jede Menge ausführliche Berichte im Internet, daher beschränken wir uns hier auf die Kurzfassung ;)

Seit dem 01.01.2018 kann bis zu einem Brutto-Betrag von € 250 in Deutschland eine vereinfachte Rechnung gestellt werden.

Eine Kleinbetragsrechnung muss die folgenden Bestandteile aufweisen

• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Rechnungsbetrag inkl. Steuerbetrag
• Anzuwendender Steuersatz (19% oder 7%) bzw. im Fall einer Steuerbefreiung entsprechender Hinweis
• vollständiger Name des leistenden Unternehmens
• vollständige Anschrift des Rechnungsstellers

Wenn Du umsatzsteuerbefreit bist, muss zusätzlich ein Hinweis vorhanden sein, dass für die Lieferung/Leistung eine Steuerbefreiung vorliegt.

Vorsteuerabzug und steuerliche Absetzbarkeit für Deine Gäste

Kleinstbetragsrechnungen sind vollwertige Geschäftsdokumente! Deine Gäste können sich auch mit Kleinstbetragsrechnungen die MwSt. erstatten lassen und/oder die Rechnung steuerlich absetzen.

Ausnahmen - hier dürfen keine vereinfachten Rechnungen gestellt werden

Es gibt auch Ausnahmen, die in seltenen Fällen greifen. Besprich bitte mit Deinem Steuerberater, ob Du hierunter fällst.