Erste Schritte / Schnelleinstieg

Das wichtigste auf einer Seite

Unser Ziel ist es, guestoo einfach und verständlich in der Bedienung zu machen. Wir glauben, das ist uns ganz gut gelungen. Daher reicht dieser kurze Einstieg. Wir würden Dir jedoch empfehlen die komplette Anleitung zumindest einmal kurz zu überfliegen, denn wir haben einige nette Features für Dich eingebaut - es lohnt sich!

1. Kostenlosen Account anlegen

Ein Account, alle Möglichkeiten

Um mit guestoo Deine Events & Gäste verwalten zu können, musst Du Dich einmalig kostenlos registrieren. Fülle dazu einfach das Formular auf unserer Startseite aus, bestätige Deine Email-Adresse mit dem Link in der Mail, die wir Dir schicken und schon kann es losgehen.

Wenn Dir guestoo nicht gefällt, kannst Du ganz einfach Deinen kompletten Account selbstständig wieder löschen!

2. Einloggen & Agentur einrichten

Stammdaten, Logo, Kontaktdaten für die Gäste, Impressum, …

2. Einloggen & Agentur einrichten - Stammdaten, Logo, Kontaktdaten für die Gäste, Impressum, …

Begrüßt wirst Du vom Dashboard. Hier findest Du alle wichtigen Infos auf einen Blick. Da es sich um einen leeren Account handelt, ist es jedoch noch uninteressant, wechsle daher bitte zum Menüpunkt Agentur.

In der Kurzanleitung wollen wir nur auf die wichtigsten Punkte eingehen. Wenn Du jedoch alles ganz genau wissen willst, findest Du unter "Menüpunkt Agentur" alle Details. Viele dieser Informationen kannst Du hinterher in den Event-Einstellungen individuell pro Event überschreiben.

  1. Daten: Name, Logo & Kurzinfo der Agentur
    Infos, die Deine Gäste auf der Eventseite und in Emails von Deinen Events sehen.
  2. Daten: Ansprechpartner
    Damit Dein Gast weiß, an wen er sich bei Rückfragen wenden kann. Steht auf der Eventseite und in den Emails.
  3. Daten: Rechtliches
    Fülle bitte alle für Deinen Bereich relevanten Informationen aus. Impressum, Datenschutzbestimmungen, AGB. Wir wissen nicht, was für Deinen Fall notwendig ist, daher bieten wir hier alles an.
  4. Daten: Standard Mailtexte
    guestoo verschickt zu verschiedenen Zeitpunkten (z. B. bei Einladung eines Gastes oder zur Bestätigung einer Anmeldung) Emails an die Gäste. Hier kannst Du Standardtexte hinterlegen, die mitgesendet werden.
  5. Design: Farben
    Du kannst eine Haupt- und eine Akzentfarbe festlegen. Diese bestimmen das Aussehen Deiner Eventseiten und Deiner Mails an die Gäste.

3. Event anlegen

3. Event anlegen -

Nachdem Du die Agenturdaten eingerichtet hast, kannst Du auch schon Dein erstes Event anlegen. Wechsle dazu in den Reiter "Events" und klicke auf das +.

Die meisten Felder sind selbsterklärend. Zur Sicherheit haben wir einen Tooltip an vielen Feldern hinterlegt, den Du siehst, wenn Du mit der Maus über das entsprechende Feld gehst. Hier ein paar Worte zu den Feldern, die vielleicht Fragen aufwerfen können:

  • Status
    Public = Dieses Event erscheint auf der öffentlichen Eventseite von guestoo
    Privat = Erscheint nicht auf der öffentlichen Seite. Nur Personen, die den Link kennen (nicht zu erraten), kommen auf die Eventseite
    Offline = Offline. Microsite des Events ist nicht sichtbar und es ist keine Anmeldung möglich.
  • Anmeldung zum Event
    Nur auf Einladung = Nur Gäste, die von Dir eingeladen wurden, können die Microsite des Events sehen und sich anmelden
    Jeder kann sich anmelden = Jeder kann die Seite sehen, jeder kann sich anmelden
    Keine Anmeldung notwendig = Es gibt eine Microsite zum Event, ohne Anmeldebutton
  • Passwortgeschützter Account
    Hier kannst Du festlegen, ob Deine Gäste ein Passwort angeben und somit einen passwortgeschützten Account erstellen müssen oder ob sie nur per Link in unseren Mails auf ihren Account zugreifen können.  Unsere Empfehlung: Kein passwortgeschützter Account.
  • Anzahl max. Besucher / Anzahl max. Besucher pro Anmeldung
    Wie viele Gäste sind zu dem Event zugelassen (1 Gastanmeldung + 1 Begleitperson = 2 Gäste)? Wenn ich mich anmelde, mit wie vielen Personen darf ich mich anmelden (2 = 1 Gast + 1 Begleitperson)?
  • Zurück-Link
    z. B. Deine Homepage. Wir zeigen ein Zurück-Icon auf der Event-Microsite an.
  • Tags / Kampagne
    Dienen Deiner eigenen Organisation. Diese Info sieht der Gast nicht

Nachdem Du auf "Anlegen" geklickt hast, kannst Du alle Felder weiter editieren und hast die Möglichkeit Dir eine Vorschau anzeigen zu lassen.

4. Event Design anpassen

4. Event Design anpassen -

Hier kannst Du das Erscheinlungsbild für die Microsite Deines Events anpassen. Nach dem Bearbeiten kannst Du auf das Auge klicken und siehst eine Vorschau der Seite.

  • Logo (unten auf der Einladung und am Ende der Event Microsite)
  • Haupt- (Headlines, Balken, etc.) und Akzentfarbe (Links und Buttons)
  • Share-Buttons anzeigen oder verbergen

5. Anmeldedaten festlegen

Welche Infos muss der Gast zur Anmeldung angeben

5. Anmeldedaten festlegen - Welche Infos muss der Gast zur Anmeldung angeben

Hier kannst Du festlegen, welche Infos der Gast bei der Anmeldung angeben muss (Pflichtfeld) oder kann. Wir haben fest definierte Felder, die Du auswählen kannst und Du hast die Möglichkeit zusätzlich individuelle Felder anzulegen (Handicap, Fisch oder Fleisch, Foto der Katze, etc.).

Wenn Du magst, kannst Du auch individuelle Einverständniserklärungen anlegen, denen die Gäste bei der Anmeldung zustimmen können oder müssen (z.B. Newsletter-Anmeldungen, Genehmigung die Fotos die auf dem Event gemacht wurden zu nutzen, etc.). Wie das geht haben wir im Kapitel "Einverständnisse" erklärt.

6. Gäste hinzufügen, einladen oder sich anmelden lassen

6. Gäste hinzufügen, einladen oder sich anmelden lassen -

Nun kann es losgehen. Du hast drei Möglichkeiten um Gästen ermöglichen sich anzumelden:

1. Gäste einladen

  1. Klicke auf das +
  2. Schreibe die Email-Adressen der Gäste mit "," getrennt nebeneinander oder untereinander in das entsprechende Feld
  3. Bestätige, dass Du die Erlaubnis hast, die Gäste zu speichern und ggf. anzuschreiben
  4. Wenn Du den Gästen schon eine Einladungsmail zukommen lassen möchtest, dann aktiviere diese Option
  5. Auf "Absenden" klicken

Experten können Gäste auch automatisiert nach bestimmten Kriterien einladen. Dafür einfach im "Gast Einladen"-Dialog auf "automatisierte Einladung" gehen. Oder, falls Du Gäste ohne eigene Email-Adresse hast, kannst Du sie über "MANUELL OHNE E-MAIL" hinzufügen.

Tipp: Wenn Du das Event auf "Nur mit Einladung" stellst, können sich nur Gäste mit Einladungslink oder dem entsprechenden Einladungscode die Eventseite ansehen oder sich anmelden.

2. Microsite nutzen
guestoo generiert für jedes Event eine Microsite mit Informationen zum Event und einem dynamischen Anmeldeformular. Teile die URL der Microsite einfach auf Facebook, setze sie in Deinen Newsletter, schreibe sie in eine WhatsApp-Gruppe oder verlinke von Deiner Homepage aus darauf. Jetzt musst Du nur noch auf die Anmeldungen warten.

3. Anmeldeformular auf der eigenen Website einbinden
Falls Du das Event schon auf Deiner eigenen Website präsentierst, kannst Du auch einfach das Anmeldeformular nutzen. Den Code zum Einbinden auf der eigenen Homepage findest Du im Menü rechts unter "Anmeldeformular".

Profis können auch unsere API nutzen und alle Eventinfos abrufen. Details findest Du, wenn Du eingeloggt bist, unter dem Menüpunkt "API". Zugriff auf die API gibt es per OAuth oder Token.

7. Gäste verwalten

Zusagen, Absagen, Gästeliste drucken, …

7. Gäste verwalten - Zusagen, Absagen, Gästeliste drucken, …

Nachdem Du mit den obern erklärten Schritten alles gemacht hast damit sich Gäste anmelden können, geht es nun an die Verwaltung der Gäste. 
Am Event unter dem Reiter "Gäste" findest Du eine Liste aller Gäste, die sich angemeldet und Ihre Anmeldung über den Link in der Bestätigungsmail verifiziert haben (um mehr Übersicht zu haben, kannst Du den Filter oben rechts nutzen, um z.B. nur offene Anmeldungen zu sehen).

Nachdem die Gäste sich angemeldet haben, ist es Deine Aufgabe ihnen zu- oder abzusagen. Eine Anmeldung alleine berechtigt noch nicht das Event zu besuchen. Der Gast wartet also auf eine Antwort von Dir.

Ein Klick auf den Namen des Gastes zeigt dir mehr Details. Über das Zahnrad rechts hast Du, je nach Status der Anmeldung, folgende Optionen:

  • Zusagen
    Der Gast bekommt eine Email mit der Zusage, inkl. Eintrittskarte
  • Absagen
    Der Gast bekommt die Absage per Email mitgeteilt. Du kannst auf Wunsch auch noch einen Grund angeben. Du kannst abgesagten Gästen später trotzdem wieder zusagen.
  • Den Gast löschen
    Alle Verbindungen vom Gast zum Event werden gelöscht.
  • Eintritskarte neu senden
    Die Zusagemail wird erneut gesendet

Gästeliste oder Gast-Checkin

Wenn dann der Tag des Events gekommen ist, kannst Du Dir über das Menü rechts die aktuelle Gästeliste als PDF- oder Excel-Liste exportieren.
Der einfachste Weg einen Gast einzuchecken, ist jedoch den QR-Code auf der Eintritskarte zu nutzen. Du kannst Ihn mit jedem QR-Code Scanner einscannen und siehst nach dem Login die Details zum Gast und einen Button "Einchecken". Checkst Du einen Gast ein (inkl. der Info wie viele Personen erschienen sind), wird dies am Gast vermerkt. Du kannst nach dem Event eine Liste aller erschienenen Gäste exportieren.

Experten können unsere Gast-API nutzen, um die Gastdaten mit ihrem CRM abzugleichen.

Häufige Fragen & deren Antworten zum diesem Bereich (FAQ)

  • Kann ich meinen Account wieder löschen

    Ja, Du kannst Deinen Account jederzeit vollständig löschen. Gehe dafür einfach in Dein Profil und klicke "Account löschen".

  • Gibt es eine Beispielseite

    Klar. Hier findest Du ein Beispielevent. Du kannst Dich gerne anmelden: guestoo Beispielevent

  • Kann ich die Daten auch aus guestoo exportieren

    JA! Wir haben viel Wert auf Exportmöglichkeiten gelegt und es gibt eine Event- und Gast-API.

  • Können sich Gäste auch dann anmelden, wenn das Event voll ist? Gibt es eine Warteliste?

    Ja, die Gäste bekommen eine Info bei der Anmeldung, dass das Event voll ist, sie sich aber trotzdem anmelden können und nachrutschen sobald ein Platz frei ist.

    Du siehst in der Liste der Gäste das Anmeldedatum und kannst frei entscheiden wen Du nachrutschen lässt.

  • Ist guestoo DSGVO-konform

    Ja. Und wir arbeiten intensiv mit unserem Anwalt daran, dass es so bleibt. Siehe unsere Extra Seite zum Thema guestoo und die DSGVO

  • Gibt es einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag, den ich mit guestoo schließen kann.

    Ja. Siehe unsere Extra Seite zum Thema guestoo und die DSGVO