Agentur einrichten

So richtest Du Deine Agentur ein

Hier erfährst Du, wie Du Schritt für Schritt Deine Agentur einrichtest.

Bevor Du Dein erstes Event anlegst, empfehlen wir Dir zunächst Deine Agentur einzurichten, da viele Daten, die für das Event benötigt werden, aus den Agentur-Einstellungen übernommen werden.

Das hat für Dich den Vorteil, dass Du diese Stammdaten nicht für jedes Event einzeln pflegen musst.

 

Los gehts! :)

1. Allgemeine Informationen und Veranstalterlogo

1. Allgemeine Informationen und Veranstalterlogo -

Zunächst solltest Du einige allgemeine Informationen pflegen. Gehe hierzu im Menü auf "Agentur" und wechsle dann in den "Infos"-Tab.

Hier pflegst Du folgende Daten:

  • Name der Agentur / des Veranstalters
    Dies kann z. B. der Name Deiner Firma sein oder, bei privaten Veranstaltungen, Dein eigener Name
  • Kurzinfo zur Agentur / zum Veranstalter
    Hier kannst Du eine kurze Beschreibung zu Dir bzw. Deiner Firma als Veranstalter eingeben und Deinen Gästen somit einen Einblick geben, welche Arten von Events Du veranstaltest.
  • Interne Agentur-Nummer
    Hier kannst Du, wenn gewünscht, eine Nummer eingeben, die Du außerhalb von guestoo für diese Agentur verwendest. Diese Agentur-Nummer sehen Deine Gäste nicht - sie dient lediglich dazu, Dir die interne Verwaltung zu erleichtern.
  • Veranstalterlogo
    An dieser Stelle hast Du die Möglichkeit das Logo Deiner Firma hochzuladen, damit Deine Gäste direkt auf einen Blick sehen, dass es sich um ein Event Deiner Firma handelt. Wenn Du guestoo für private Veranstaltungen nutzt, kannst Du stattdessen natürlich auch ein Bild verwenden, das zu Dir und Deinen Events passt.

2. Daten des Ansprechpartners hinterlegen

2. Daten des Ansprechpartners hinterlegen -

Als nächstes solltest Du Deinen Gästen die Kontaktdaten eines Ansprechpartners zur Verfügung stellen, an den sie sich bei Fragen wenden können.

Pflege hierzu unter "Agentur" im "Infos"-Tab im Abschnitt "Ansprechpartner für die Gäste" folgende Daten:

  • Name
  • Telefonnummer
  • E-Mail
  • Kontaktzusatz (z. B. ein Hinweis auf die telefonische Erreichbarkeit)

 

3. Rechtstexte pflegen

3. Rechtstexte pflegen -

Damit Du keine rechtlichen Probleme bekommst, ist es wichtig, dass Du folgende Rechtstexte pflegst:

  1. Impressum
  2. Datenschutzinformation
  3. optional: Bedingungen

Wichtig: Bitte beachte, dass guestoo keine Rechtsberatung anbietet und unsere Angaben keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben! Wenn Du rechtliche Fragen hast oder Hilfe bei der Erstellung der Rechtstexte benötigst, wende Dich bitte an einen Anwalt, Rechtsberater oder Datenschutzbeauftragten.

4. E-Mail-Texte anpassen (optional)

4. E-Mail-Texte anpassen (optional) -

Es gibt bei guestoo verschiedene E-Mail-Templates, die im Laufe der Event-Anmeldung benötigt werden. Wir haben für jedes Template bereits einen Standardtext eingestellt, der in den meisten Fällen ausreichen sollte, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Du kannst die Texte aber natürlich auch nach Deinen individuellen Vorstellungen anpassen.

 

Tipp: Um die Texte zu individualisieren kannst Du die oberhalb der E-Mail-Textfelder zur Verfügung gestellten Platzhalter verwenden. Klicke hierzu einfach auf den gewünschten Platzhalter um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren. Dann fügst Du den Platzhalter mit Rechtsklick -> "Einfügen" oder STRG+V an der gewünschten Stelle im Mailing ein.

 

Folgende Templates sind vorhanden und individuell veränderbar:

  1. Einladungstext: 
    Diese E-Mail erhalten Deine Gäste wenn Du sie manuell zu Deinem Event hinzufügst und ihnen über guestoo eine Einladung schickst. 
  2. DoubleOpt-In E-Mail (DOI): 
    Diese E-Mail erhält der Gast nach seiner Anmeldung zum Event, um seine Anmeldung und die Richtigkeit seiner Daten zu bestätigen. 
  3. Bestätigungs-E-Mail » Angemeldet, aber noch nicht zugesagt: 
    Dieser Text steht in der Bestätigungsmail wenn die Option aktiviert ist, dass Du jeden Gast erst bestätigen musst, bevor seine Teilnahme am Event bestätigt wird. 
  4. E-Mail mit dem CheckIn-Link
    Dieser Text erscheint im Header der E-Mail, die den CheckIn-Link beinhaltet.
  5. E-Mail mit dem CheckOut-Link
    Dieser Text erscheint im Header der E-Mail, die den CheckOut-Link beinhaltet.
  6. Absage an einen Gast: 
    Diese E-Mail wird an einen Kunden geschickt, wenn Du ihm seine Teilnahme beim Event absagst.
  7. Bestätigungs-E-Mail bei Absage durch Gast: 
    Diese E-Mail bekommt der Gast zur Bestätigung wenn er seine Teilnahme über den "Absagen"-Button in der Bestätigungs-E-Mail abgesagt hat. 
  8. Bestätigungs-E-Mail an den Gast: 
    Diese E-Mail erhält der Gast zur Bestätigung seiner Teilnahme nachdem er (sofern zutreffend) seinen Teilnahme und die Richtigkeit seiner Daten durch einen Klick auf den Link in der DOI-E-Mail bestätigt hat.
  9. Standardtext Agentur-User:
    Diese E-Mail bekommen Personen, die Du als Manager in Deine Agentur einlädst. Sie enthält einen Link, den die Person klicken muss um einen Account anzulegen, mit dem sie - je nach vergebener Rolle - auf Deine Agentur bzw. spezifische Events zugreifen kann.

5. Design anpassen

5. Design anpassen -

Nachdem Du die grundlegenden Informationen für Deine Agentur hinterlegt hast, geht es nun daran Deine Eventseite, Anmeldeformulare, E-Mails und Tickets auch farblich an die Farben Deiner Firma anzupassen.

So gehts:

  • Gehe auf den Menüpunkt "Agentur" und wechsle dann in den Tab "Design"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Trage in die Felder die gewünschten Farbcodes ein (z. B. #000000)
  • Klicke oben rechts auf "Speichern"
  • Fertig :)

 

Wichtig: Die Farben, die Du hier einstellst, kannst Du im Nachhinein auch noch pro Event anpassen, falls Du z. B. für jedes Event individuelle Farben haben möchtest. Die Agentur-Einstellungen werden aber immer als Fallback genutzt, falls Du in einem Event keine Farben hinterlegst.

Du hast im Tab "Design" - je nach Tarif - auch noch weitere Einstellungsmöglichkeiten, auf die wir im Rahmen dieser Kurzanleitung nicht konkret eingehen, um den Einstieg möglichst kurz und übersichtlich zu gestalten. Du kannst Dich aber natürlich gerne auch bei diesen Einstellungsmöglichkeiten austoben, wenn sie für Dein Event sinnvoll sind.

6. Weitere Manager-User anlegen

6. Weitere Manager-User anlegen -

Wenn Du Dich gemeinsam mit anderen Personen um die Organisation von Events kümmerst oder Mitarbeiter zum CheckIn beauftragst, kannst Du diese Personen als Manager-User zu Deiner guestoo-Agentur einladen.

So gehts:

  • Gehe auf den Menüpunkt "Agentur" und wechsle dann in den Tab "Benutzer"
  • Klicke oben auf "+Manager hinzufügen"
  • Im neuen Fenster kannst Du - entweder untereinander oder mit , getrennt - eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingeben
  • Anschließend wählst Du aus welche Rolle die eingeladenen Personen innerhalb Deiner Agentur bekommen sollen:
    • Administrator
    • Eventbezogene Manager: Können nur Events sehen, denen sie am Event unter "Settings" zugewiesen werden. Entsprechend der am Event zugewiesenen Rolle können sie z. B. nur Gäste einchecken (CheckIn-Manager) oder die Gästeliste verwalten (Eventbezogener Gast-Manager)
    • Event- und Gäste-Admins: Dürfen Events und Gäste anlegen, verwalten und löschen
    • Agentur-Manager: Haben vollen Zugriff auf die Agentur-Daten. Sie dürfen aber keine Agentur- oder Gäste-Manager verwalten
  • Auf Wunsch kannst Du den Infotext, der in der E-Mail-Einladung steht, noch entsprechend anpassen
  • Klicke auf "Einladen"
  • Die eingeladenen Personen erhalten nun eine E-Mail mit dem von Dir gepflegten Infotext und werden mit einem Klick auf den Link in der E-Mail auf eine Seite von guestoo weitergeleitet, auf der sie ein Passwort für ihren Account vergeben können.
  • Sobald die Anmeldung der Manager-User erfolgreich ist, findest Du sie in der Liste im Menüpunkt "Agentur" unter dem Tab "Benutzer" und kannst sie auf Wunsch bei deinen Events als eventbezogener Manager zuweisen
  • Weitere Informationen dazu, wie Du Deinem Event einen oder mehrere eventbezogene Manager zuweist, findest Du hier.
  • Fertig!

7. Bezahl-Informationen hinterlegen

Wenn Du nur kostenlose Events veranstalten möchtest, kannst Du diesen Schritt überspringen.

 

Wenn Du bezahlte Events veranstaltest, ist es wichtig, dass Du zunächst alle nötigen Bezahl-Informationen für Deine Gäste hinterlegst.

Gehe hierzu auf den Menüpunkt "Agentur" und wechsle in den Tab "Bezahlinfos". Hier hast Du die Möglichkeit verschiedene Zahlungsarten zu aktivieren und die nötigen Informationen für die jeweilige Zahlungsart zu hinterlegen:

 

Vorkasse (Überweisung)

  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Aktiviere die Option "Aktivieren: Vorkasse (Überweisung)"
  • Trage Deine Bankverbindung in die untenstehenden Felder ein
  • Pflege den Bestätigungstext und den Text, der auf der Rechnung erscheinen soll
  • Klicke oben rechts auf "Speichern"

Rechnung

  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Aktiviere die Option "Aktivieren: Rechnung"
  • Aktiviere auf Wunsch die Option, die die Bestätigungs-E-Mail inkl. Tickets sofort nach der Bestellung an Deine Gäste versendet - unabhängig vom Bezahlstatus
  • Pflege den Bestätigungstext und den Text, der auf der Rechnung erscheinen soll (inkl. Bankverbindung)
  • Klicke oben rechts auf "Speichern"

 Paypal

  • Wie Du Paypal als Zahlungsmittel einrichtest, erfährst Du hier

Stripe

  • Wie Du Stripe als Zahlungsmittel einrichtest, erfährst Du hier

Rechnungen erstellen

  • guestoo kann automatisch Rechnungen für die Ticket-Käufe Deiner Gäste erstellen. Mehr zu diesem Thema findest Du hier.

Rechtstexte

  • Um die Rechtstexte zu pflegen, klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Trage die benötigten Rechtstexte ein:
    • AGB
    • Widerrufsinformationen
    • Urkundenbedingungen
  • Klicke oben rechts auf "Speichern"
  • Hinweis: Falls Du Hilfe mit der Verfassung der Rechtstexte benötigst, frage am Besten einen Anwalt und/oder Steuerberater. Wir bei guestoo bieten keine Rechtsberatung, deswegen gibt es hier auch keine entsprechenden Vorlagen.