Digitales Event

So erstellst Du ein digitales Event

Hier erfährst Du, wie Du Schritt für Schritt ein einfaches digitales Event mit guestoo erstellst.

Voraussetzungen

Um mit Hilfe dieser Anleitung ein Event zu erstellen, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Du hast auf guestoo bereits einen eigenen Account angelegt und Deine Registrierung bestätigt
  • Deine Agentur ist eingerichtet. Zur Anleitung
Ziel der Kurzanleitung

In dieser Kurzanleitung legen wir ein einfaches Event für eine digitale Veranstaltung an. Die Gäste sollen sich über das Anmeldeformular anmelden können und erhalten dann eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zum Meeting / digitalen Event.

1. Event erstellen

1. Event erstellen -

Zuerst musst Du Dein neues Event natürlich anlegen. 

Klicke hierzu oben in der Leiste auf "Events", um in die Event-Übersicht zu gelangen.

Wenn dies Dein erstes Event ist, sieht die Event-Übersicht an dieser Stelle noch sehr leer aus. Um dies zu ändern, klicke oben links auf den Button "+Event erstellen"

2. Rahmendaten pflegen

2. Rahmendaten pflegen -

Du wirst nun auf eine neue Seite weitergeleitet.

Hier pflegst Du die wichtigsten Rahmendaten Deines Events:

  • Name

    Der Name des Events wird Deinen Gästen angezeigt und Du kannst Dein Event anhand des Namens später in der Event-Übersicht finden. Wähle deshalb einen Namen, der sowohl für Dich als auch für Deine Gäste Sinn macht.

    Beispiele: Online-Workshop Marketing, Digitale Mitarbeiterversammlung, etc.

  • Untertitel

    Hier kannst Du einen Untertitel vergeben, um Dein Event auf Wunsch noch genauer zu beschreiben.

    Beispiel: "Der Kurs richtet sich an Anfänger und Fortgeschrittene"

  • Externe Event-ID

    Hier kannst Du, falls vorhanden, eine externe Event-ID angeben, die Du außerhalb von guestoo für dieses Event verwendest. Diese Event-ID sehen Deine Gäste nicht - sie dient lediglich dazu, Dir die interne Verwaltung zu erleichtern.

  • Eventbild
    An dieser Stelle hast Du die Möglichkeit ein Bild hochzuladen, um Dein Event noch anschaulicher und individueller zu gestalten. Dies kann z. B. das Logo Deiner Firma, ein Foto von Dir oder eine speziell für das Event erstellte Grafik sein.

Weitere Informationen zu diesen und weiteren Daten, die Du im Tab "Infos" pflegen kannst, findest Du hier.

3. Event-Typ auswählen

3. Event-Typ auswählen -

An dieser Stelle entscheidest Du, ob Du ein kostenloses oder ein bezahltes Event veranstalten möchtest.

 

Kostenloses Event

  • Deine Gäste können sich ohne Bezahlung zum Event anmelden
  • Du kannst Deinen Gästen trotzdem ein Ticket mit ihrer Bestätigung schicken, damit sie sich vor Ort einchecken können
  • Es gibt nur eine Kategorie von Gästen

Bezahlte Tickets

  • Deine Gäste müssen bei ihrer Anmeldung ein oder mehrere Tickets auswählen
  • Die Tickets können auch den Preis 0€ haben
  • Es können mehrere Ticket-Kategorien mit unterschiedlichen Preisen angelegt werden.

Weitere Informationen zum Event-Typ findest Du hier.

 

Da es sich bei unserem Beispiel um ein einfaches Event handeln soll, entscheiden wir uns hier der Einfachheit halber für ein Kostenloses Event. Wenn Du ein Event mit bezahlten Tickets veranstalten möchtest, findest Du an dieser Stelle weitere Informationen zum Anlegen von einem oder mehreren Tickets.

4. Wann & Art der Veranstaltung festlegen

4. Wann & Art der Veranstaltung festlegen -

Nun müssen wir unseren Gästen nur noch mitteilen wann und wo das Event überhaupt stattfinden soll.

Wann

Unter dem Abschnitt "Wann" wählst Du das entsprechende Datum und die Start-Uhrzeit des Events aus. Auf Wunsch kannst Du zusätzlich noch Datum und Uhrzeit für das Event-Ende festlegen oder Dich für die Variante "Open End" entscheiden.

 

Weitere Informationen zum Abschnitt "Wann" findest Du hier.

Art der Veranstaltung

Unter diesem Abschnitt entscheidest Du dich für die Option "Online-Event"

 

Weitere Informationen zum Abschnitt "Art der Veranstaltung" findest Du hier.

 

Sobald Du diese Rahmendaten gepflegt hast, klickst Du oben rechts auf "+Event anlegen" um die vorgenommenen Einstellungen zu speichern!

5. Kontaktdaten & Redaktionelle Texte hinterlegen

5. Kontaktdaten & Redaktionelle Texte hinterlegen -

Nachdem wir unser Event angelegt haben, werden uns im "Infos"-Tab des Events noch einige weitere Abschnitte angezeigt. Um diese zu bearbeiten, klicke zunächst oben rechts auf "Bearbeiten".

 

Folgende Abschnitte solltest Du auf jeden Fall mit Inhalt füllen:

Kontaktdaten für Besucher

Hier hinterlegst Du die Daten der Ansprechperson, die Deine Gäste bei Fragen kontaktieren können.

Zu pflegen sind:

  • Name Ansprechpartner*in
    z. B. Max Mustermann
  • Telefonnummer
    z. B. 0123 / 456 789 01
  • E-Mail
    z. B. max@mustermann.de
  • Kontaktzusatz 
    z. B. "Erreichbar täglich von 9-17 Uhr"
Redaktionelle Texte

Hier formulierst Du den Text, der Deinen Gästen auf der Event-Microsite angezeigt werden soll.

Folgende Texte sind zu pflegen:

  • Introtext
    Wird als einleitender Text auf der Event-Microsite angezeigt.
  • Beschreibung
    Wird auf der Event-Microsite angezeigt. Hier kannst Du Deinen Gästen weitere Informationen zum Event geben und ihnen einen kleinen Überblick darüber geben, was sie erwartet.
  • Introtext Anmeldeformular
    Dieser Text steht oberhalb des Anmeldeformulars und kann z. B. für weitere Hinweise oder personalisierte Text-Bausteine genutzt werden.
  • Hinweis: Um die redaktionellen Texte zu personalisieren, kannst Du die Platzhalter benutzen, die Dir oberhalb der Eingabefelder angezeigt werden. Klicke hierzu einfach auf den entsprechenden Platzhalter, um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren und füge ihn dann an der gewünschten Stelle ein.

Wichtig: Vergiss nicht oben rechts auf "Speichern" zu klicken, sobald Du alle gewünschten Änderungen vorgenommen hast!!

6. Meeting-URL

6. Meeting-URL -

Nachdem wir unser Event mit den wichtigsten Rahmendaten angelegt haben, müssen wir natürlich noch die URL hinterlegen, unter der unser digitales Event stattfindet.

So gehts:

  • Gehe in den Tab "Infos" des Events
  • Scrolle zum Abschnitt "Meeting-URL"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Trage die URL zum Meeting / Event ein
  • Klicke oben rechts auf "Speichern"
  • Fertig!
Hinweise zur Meeting-URL
  • Die hier hinterlegte URL wird im Kalendereintrag des Events direkt in der Adresszeile angezeigt
  • Je nach genutztem Kalender wird dem Gast direkt angezeigt, dass es sich um ein digitales Meeting handelt

7. Gäste-Anzahl festlegen

7. Gäste-Anzahl festlegen -

Bei Events mit einer bestimmten Höchstanzahl an Gästen, solltest Du nun noch die Anzahl der Gäste, die sich insgesamt zum Event anmelden können, beschränken.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Settings"
  • Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Trage unter "Max. Gäste" die gewünschte maximale Gästeanzahl ein
  • Unter "Max. Gäste pro Anmeldung" kannst Du außerdem festlegen, ob ein Gast Begleitpersonen mit anmelden darf
    Für unser Beispiel tragen wir hier eine "1" ein, sodass sich jeder Gast einzeln anmelden muss, wenn er am Event teilnehmen möchte.
  • Auf Wunsch kannst Du unter "Gast-Zusage" noch auswählen, ob der Gast direkt nach seiner Anmeldung automatisch zum Event zugelassen werden soll oder ob eine Bestätigung durch den Veranstalter erforderlich ist
    In unserem Beispiel behalten wir die Standard-Einstellung "Manuelle Zusage durch den Veranstalter" bei, sodass wir jeden Gast zunächst manuell bestätigen müssen - hierzu später mehr.
  • Klicke oben rechts auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen

Weitere Informationen zu den Einstellungen, die Du unter dem Abschnitt "Registrierungsprozess" vornehmen kannst, findest Du hier.

8. Design anpassen

8. Design anpassen -

Damit Dein Event auch für das Auge ansprechend ist, kannst Du die Farben, die für die Eventseite, das Anmeldeformular und die E-Mails verwendet werden, individuell anpassen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Design"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Trage in die Felder die gewünschten Farbcodes ein (z. B. #000000)
  • Lade auf Wunsch ein Hintergrundbild hoch
  • Klicke oben rechts auf "Speichern"

Weitere Informationen zu den Design-Einstellungen findest Du hier.

Hinweis: Wenn Du an dieser Stelle keine Farben hinterlegst, greift guestoo auf die Farben zurück, die unter "Agentur > Design" gespeichert sind.

9. Anmelde-Formular anpassen: Stammdaten

9. Anmelde-Formular anpassen: Stammdaten -

Damit Du alle nötigen Informationen Deiner Gäste bereits beim Anmeldeprozess abfragen kannst, solltest Du das Anmeldeformular an Deine Bedürfnisse anpassen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Formular"
  • Wähle unter dem Abschnitt "Stammdaten" aus, welche Felder in Deinem Anmeldeformular angezeigt werden sollen und ob diese Angaben freiwillig oder verpflichtend sind:
    • Rotes, durchgestrichenes Auge: Wird nicht im Formular angezeigt
    • Grünes Auge: Wird im Formular angezeigt, freiwillige Angabe
    • Grüner Stern: Wird im Formular angezeigt, verpflichtende Angabe
  • Weitere Informationen zu den Stammdatenfeldern findest Du hier.

 

Da es sich in unserem Beispiel um ein einfaches digitales Event handelt, wählen wir folgende Stammdaten aus: E-Mail, Anrede (freiwillig), Vorname, Nachname.

Du kannst aber natürlich frei entscheiden, welche Stammdaten-Felder für Dich und die Planung Deines Events relevant sind. :)

 

10. Anmelde-Formular anpassen: Eventspezifische Felder

10. Anmelde-Formular anpassen: Eventspezifische Felder -

Die Stammdaten-Felder decken bereits die wichtigsten Daten ab, die die meisten Veranstalter von ihren Gästen benötigen.

Du hast aber zusätzlich die Möglichkeit weitere Daten von Deinen Gästen abzufragen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Formular"
  • Klicke unter dem Abschnitt "Eventspezifische Felder" auf "+Feld hinzufügen"
  • Du hast an dieser Stelle die Wahl zwischen verschiedenen Feld-Typen. Zu den am häufigsten verwendeten Feld-Typen gehören:
    • Text (einzeilig): Eingabefeld für kurze Texte
    • Textarea (mehrzeilig): Eingabefeld für längere Texte
    • Auswahlliste: Eine Liste von vorgegebenen Optionen, aus denen Deine Gäste auswählen können
  • Nachdem Du dich für einen Feld-Typ entschieden hast, gib eine Beschriftung für das Feld ein und gebe ggf. Optionen für Deine Auswahlliste vor
  • Klicke unten auf "+Neu anlegen"
  • Sobald Du das Feld angelegt hast, hast Du auch hier die Möglichkeit zu wählen, ob dieses Feld im Formular angezeigt werden soll und ob die Angabe freiwillig oder verpflichtend ist:
    • Rotes, durchgestrichenes Auge: Wird nicht im Formular angezeigt
    • Grünes Auge: Wird im Formular angezeigt, freiwillige Angabe
    • Grüner Stern: Wird im Formular angezeigt, verpflichtende Angabe

Weitere Informationen zu den eventspezifischen Feldern findest Du hier.

Anwendungsbeispiele

Du kannst die eventspezifischen Felder nutzen, um alle Arten von Informationen von Deinen Gästen abzufragen, z. B.:

  • Angaben zur eigenen Person (z. B. Anzahl der Kinder, Datum der Anstellung in der Firma, Kundennummer, ...)
  • Fragen, die sie gerne in einer Fragerunde beantwortet haben möchten
  • Themen, die im Meeting angesprochen werden sollen
  • Wie sie auf das Event aufmerksam geworden sind (z. B. mit Hilfe der Auswahlliste)
  • usw.

11. Anmeldung über Eventseite, Formular oder QR-Code

11. Anmeldung über Eventseite, Formular oder QR-Code -

Sobald Du Dein Event wie gewünscht individualisiert hast, ist es auch schon soweit, dass sich die ersten Gäste zu Deinem Event anmelden können.

Du hast hierzu mehrere Möglichkeiten:

 

1. Eventseite

  • Du schickst Deinen Gästen ganz einfach den Link zur Eventseite, auf der sie sich dann für dein Event anmelden können, z. B. per E-Mail, SMS, etc.
  • Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "Event-Microsite"
  • Dort bekommst Du einen Link zu Deiner Eventseite angezeigt und kannst diesen nutzen, um einerseits Deine Einstellungen zu überprüfen und den Link andererseits auch direkt entsprechend an Deine Gäste weiterzuleiten.

 

2. Anmeldeformular

  • Du nutzt nur das Anmeldeformular, ohne die Eventseite.
  • Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "Anmeldeformular"
  • Hier hast Du nun zwei Möglichkeiten:
    • Du schickst Den Link, der Dir im neuen Fenster angezeigt wird, an Deine Gäste, z. B. per E-Mail, SMS, etc.
    • Du kopierst den Code, den Du etwas weiter unten findest, an der entsprechenden Stelle in den HTML-Code Deiner eigenen Website und bindest das Formular somit auf Deine eigene Seite ein. Deine Gäste können sich dann von dort aus direkt zum Event anmelden.

 

3. QR-Code

  • Du nutzt einen QR-Code, um Deine Gäste auf das Event weiterzuleiten. Diesen kannst Du z. B. auf Flyer oder Einladungen drucken.
  • Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "QR Code"
  • Speichere einen der beiden QR-Codes ab und nutze ihn dann an gewünschter Stelle. Es stehen zwei QR-Codes zur Verfügung:
    • QR-Code zur Eventseite
    • QR-Code zum Anmeldeformular

12. Gäste direkt einladen

12. Gäste direkt einladen -

Wenn Du nur bestimmte Gäste auf Dein Event einladen möchtest, hast Du außerdem die Möglichkeit Deine Gäste direkt einzuladen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Gäste"
  • Klicke auf "+ Gast hinzufügen"
  • Trage im neuen Fenster die E-Mail-Adressen Deiner Gäste mit "," getrennt nebeneinander oder untereinander in das entsprechende Feld ein
  • Bestätige unten dass Du die Einverständnis jeder einzelnen Person hast, ihre Daten zu speichern und sie anzuschreiben
  • Auf Wunsch kannst Du auch direkt die Option "Einladung senden" aktivieren. Die Gäste bekommen dann direkt eine E-Mail mit einem Link, mit dem sie sich beim Event anmelden können
  • Klicke unten auf "Hinzufügen"

13. Gäste verwalten

13. Gäste verwalten -

Nachdem sich Gäste zu Deinem Event angemeldet haben oder Du sie manuell hinzugefügt hast, hast Du nun verschiedene Möglichkeiten Deine Gäste zu verwalten.

Gehe hierzu in Deinem Event in den Tab "Gäste" - hier siehst Du alle Gäste, die Du manuell hinzugefügt hast und die sich über das Anmeldeformular (auf der Eventseite, per Link oder über den QR-Code) für Dein Event angemeldet haben.

Wenn Du auf das Zahnrad-Symbol neben einem Gast klickst, hast Du nun folgende Möglichkeiten:

  • Bearbeiten
    Hier kannst Du die Stammdaten des Gasts bearbeiten
  • Entfernen
    Hier kannst Du einen Gast aus dem Event entfernen. Du hast die Option den Gast im gleichen Zug über seine Löschung zu informieren.
  • Einladung senden (nur bei manuell hinzugefügten Gästen)
    Wenn Du einen Gast manuell über seine E-Mail-Adresse hinzugefügt hast, kannst Du ihm über diesen Button eine Einladung zum Event per E-Mail schicken. Du hast vor dem Versenden der Einladung auch nochmal die Möglichkeit den Einladungstext anzupassen bzw. zu personalisieren.
  • Als eingeladen markieren (nur bei manuell hinzugefügten Gästen)
    Wenn Du einen Gast manuell über seine E-Mail-Adresse hinzugefügt hast und ihn bereits außerhalb von guestoo zum Event eingeladen hast (z. B. per Post o. ä.), kannst Du ihn hier als eingeladen markieren. So behältst Du den Überblick darüber, wen Du bereits eingeladen hast und wen noch nicht.
  • Zusagen (nur bei selbstständig angemeldeten Gästen)
    Hier kannst Du dem Gast seine Teilnahme am Event zusagen. Erst dann ist seine Teilnahme bestätigt.

    Hinweis:
    Wenn Du unter Settings > Registrierungsprozess die Option "Automatische Zusage nach Anmeldung" aktiviert hast, musst Du den Gast nicht manuell bestätigen und bekommst diesen Menüpunkt entsprechend nicht angezeigt.
  • Absagen
    Hier kannst Du dem Gast seine Teilnahme am Event absagen. Er erhält dann eine Absage-E-Mail, die Du im nächsten Schritt auf Wunsch noch personalisieren kannst.
  • Manuell zusagen (nur bei manuell hinzugefügten Gästen)
    Hier kannst Du den Gast manuell als "Zugesagt" markieren, wenn er Dir seine Zusage z. B. telefonisch bestätigt hat.
  • Der Gast hat abgesagt
    Hier kannst Du den Gast manuell als "Abgesagt" markieren, wenn er Dir z. B. telefonisch abgesagt hat.
  • Infomailing an diesen Gast
    Hier hast Du die Möglichkeit ein Infomailing an den Gast zu schicken, das Du im nächsten Schritt noch personalisieren kannst.
  • E-Mail schreiben
    Wenn Du auf diesen Menüpunkt klickst, wirst Du in Dein E-Mail-Programm weitergeleitet, um dem Gast eine E-Mail zu schreiben.

14. Mailings an Gäste senden

14. Mailings an Gäste senden -

Manchmal ist es notwendig Deinen Gästen außer der Regel weitere Informationen zum Event zukommen zu lassen, z. B. wenn Du Deinen Gästen einen Reminder schicken möchtest oder Ihnen Informationen zur Vorbereitung auf das Event schicken möchtest.

Mit guestoo kannst Du Mailings aller Art ganz einfach umsetzen - so gehts:

  • Gehe in Dein Event und wähle im Menü auf der rechten Seite den Menüpunkt "Mailings" aus
  • Wähle die Art des Mailings aus
    Für generelle Informationen bietet sich der Typ "Standard" an
  • Wähle die Empfänger des Mailings aus
    Du kannst hier einen oder mehrere Status auswählen, in dem sich die Gäste befinden müssen, um das Mailing zu empfangen
  • Personalisiere das Mailing
    Du kannst die vorhandenen Platzhalter nutzen, um Deine Gäste persönlich anzusprechen. Klicke hierzu einfach auf den gewünschten Platzhalter um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren. Dann fügst Du den Platzhalter mit Rechtsklick -> "Einfügen" oder STRG+V an der gewünschten Stelle im Mailing ein.
  • Speichere Dein Mailing für später
    Wenn Du das Mailing erstmal nur vorbereiten möchtest oder es eventuell zu einem späteren Zeitpunkt nochmal verwenden möchtest, aktiviere die Option "Mailing speichern" und gib dem Mailing einen Namen, unter dem Du es später ganz einfach wiederfinden kannst.
  • Versende Dein Mailing (oder speichere es für später)
    Wenn Du fertig bist, klicke unten rechts auf den Button "Senden". Du kannst Dir mit Hilfe der Funktion "Test senden" auch erst mal anschauen, ob Du mit dem Aussehen Deines Mailings zufrieden bist oder auf das Speichern-Symbol klicken, wenn Du das Mailing nur speichern, aber noch nicht versenden möchtest.
  • Fertig :)

15. Ausprobieren

guestoo hat natürlich noch viele weitere spannende Features, auf die wir in dieser Kurzanleitung nicht eingehen, um Dir den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. 

Wir möchten Dich aber gerne dazu ermutigen, Dich selbstständig ein bisschen durch die Anwendung zu klicken und Dinge auszuprobieren, die für die Planung Deines Events hilfreich sein könnten.

In unserer Dokumentation für Veranstalter findest Du weitere Anregungen und Erklärungen. Und falls Du doch mal Hilfe brauchst, wende Dich gerne an support@guestoo.de - hier stehen wir Dir jederzeit bei Fragen zur Verfügung.

 

Aber jetzt wünschen wir Dir erst mal viel Spaß beim Ausprobieren von guestoo! :)