Digitales Event mit Timeslots

So erstellst Du ein digitales Event mit verschiedenen Timeslots bzw. Räumen

Hier erfährst Du, wie Du mit guestoo Schritt für Schritt ein digitales Event mit mehreren Timeslots erstellst, z. B. wenn es mehrere digitale Meeting-Räume oder unterschiedliche Meetings gibt.

Voraussetzungen

Um mit Hilfe dieser Anleitung ein Event zu erstellen, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Du hast auf guestoo bereits einen eigenen Account angelegt und Deine Registrierung bestätigt
  • Deine Agentur ist eingerichtet. Zur Anleitung
Ziel der Kurzanleitung

In dieser Kurzanleitung legen wir ein Event für eine digitale Veranstaltung an, bei der es mehrere digitale Meeting-Räume und/oder mehrere digitale Workshops gibt, die die Gäste bei der Anmeldung über ein Anmeldeformular auswählen kann. Die Gäste erhalten nach bestätigter Anmeldung eine E-Mail mit dem Link zum jeweiligen Meeting, das sie bei ihrer Anmeldung ausgewählt haben.

1. Event erstellen

1. Event erstellen -

Zuerst musst Du Dein neues Event natürlich anlegen. 

Klicke hierzu oben in der Leiste auf "Events", um in die Event-Übersicht zu gelangen.

Wenn dies Dein erstes Event ist, sieht die Event-Übersicht an dieser Stelle noch sehr leer aus. Um dies zu ändern, klicke oben links auf den Button "+Event erstellen"

2. Rahmendaten pflegen

2. Rahmendaten pflegen -

Du wirst nun auf eine neue Seite weitergeleitet.

Hier pflegst Du die wichtigsten Rahmendaten Deines Events:

  • Name

    Der Name des Events wird Deinen Gästen angezeigt und Du kannst Dein Event anhand des Namens später in der Event-Übersicht finden. Wähle deshalb einen Namen, der sowohl für Dich als auch für Deine Gäste Sinn macht.

    Beispiele: Online-Workshop Marketing, Digitale Mitarbeiterversammlung, etc.

  • Untertitel

    Hier kannst Du einen Untertitel vergeben, um Dein Event auf Wunsch noch genauer zu beschreiben.

    Beispiel: "Der Kurs richtet sich an Anfänger und Fortgeschrittene"

  • Externe Event-ID

    Hier kannst Du, falls vorhanden, eine externe Event-ID angeben, die Du außerhalb von guestoo für dieses Event verwendest. Diese Event-ID sehen Deine Gäste nicht - sie dient lediglich dazu, Dir die interne Verwaltung zu erleichtern.

  • Eventbild
    An dieser Stelle hast Du die Möglichkeit ein Bild hochzuladen, um Dein Event noch anschaulicher und individueller zu gestalten. Dies kann z. B. das Logo Deiner Firma, ein Foto von Dir oder eine speziell für das Event erstellte Grafik sein.

Weitere Informationen zu diesen und weiteren Daten, die Du im Tab "Infos" pflegen kannst, findest Du hier.

3. Event-Typ auswählen

3. Event-Typ auswählen -

An dieser Stelle entscheidest Du, ob Du ein kostenloses oder ein bezahltes Event veranstalten möchtest.

 

Kostenloses Event

  • Deine Gäste können sich ohne Bezahlung zum Event anmelden
  • Du kannst Deinen Gästen trotzdem ein Ticket mit ihrer Bestätigung schicken, damit sie sich vor Ort einchecken können
  • Es gibt nur eine Kategorie von Gästen

Bezahlte Tickets

  • Deine Gäste müssen bei ihrer Anmeldung ein oder mehrere Tickets auswählen
  • Die Tickets können auch den Preis 0€ haben
  • Es können mehrere Ticket-Kategorien mit unterschiedlichen Preisen angelegt werden.

Weitere Informationen zum Event-Typ findest Du hier.

 

Da es sich bei unserem Beispiel um ein einfaches Event handeln soll, entscheiden wir uns hier der Einfachheit halber für ein Kostenloses Event. Wenn Du ein Event mit bezahlten Tickets veranstalten möchtest, findest Du an dieser Stelle weitere Informationen zum Anlegen von einem oder mehreren Tickets.

4. Wann & Art der Veranstaltung festlegen

4. Wann & Art der Veranstaltung festlegen -

Nun müssen wir unseren Gästen nur noch mitteilen wann und wo das Event überhaupt stattfinden soll.

Wann

Unter dem Abschnitt "Wann" wählst Du das entsprechende Datum und die Start-Uhrzeit des Events aus. Auf Wunsch kannst Du zusätzlich noch Datum und Uhrzeit für das Event-Ende festlegen oder Dich für die Variante "Open End" entscheiden.

 

Weitere Informationen zum Abschnitt "Wann" findest Du hier.

Art der Veranstaltung

Unter diesem Abschnitt entscheidest Du dich für die Option "Online-Event"

 

Weitere Informationen zum Abschnitt "Art der Veranstaltung" findest Du hier.

 

Sobald Du diese Rahmendaten gepflegt hast, klickst Du oben rechts auf "+Event anlegen" um die vorgenommenen Einstellungen zu speichern!

5. Kontaktdaten & Redaktionelle Texte hinterlegen

5. Kontaktdaten & Redaktionelle Texte hinterlegen -

Nachdem wir unser Event angelegt haben, werden uns im "Infos"-Tab des Events noch einige weitere Abschnitte angezeigt. Um diese zu bearbeiten, klicke zunächst oben rechts auf "Bearbeiten".

 

Folgende Abschnitte solltest Du auf jeden Fall mit Inhalt füllen:

Kontaktdaten für Besucher

Hier hinterlegst Du die Daten der Ansprechperson, die Deine Gäste bei Fragen kontaktieren können.

Zu pflegen sind:

  • Name Ansprechpartner*in
    z. B. Max Mustermann
  • Telefonnummer
    z. B. 0123 / 456 789 01
  • E-Mail
    z. B. max@mustermann.de
  • Kontaktzusatz 
    z. B. "Erreichbar täglich von 9-17 Uhr"
Redaktionelle Texte

Hier formulierst Du den Text, der Deinen Gästen auf der Event-Microsite angezeigt werden soll.

Folgende Texte sind zu pflegen:

  • Introtext
    Wird als einleitender Text auf der Event-Microsite angezeigt.
  • Beschreibung
    Wird auf der Event-Microsite angezeigt. Hier kannst Du Deinen Gästen weitere Informationen zum Event geben und ihnen einen kleinen Überblick darüber geben, was sie erwartet.
  • Introtext Anmeldeformular
    Dieser Text steht oberhalb des Anmeldeformulars und kann z. B. für weitere Hinweise oder personalisierte Text-Bausteine genutzt werden.
  • Hinweis: Um die redaktionellen Texte zu personalisieren, kannst Du die Platzhalter benutzen, die Dir oberhalb der Eingabefelder angezeigt werden. Klicke hierzu einfach auf den entsprechenden Platzhalter, um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren und füge ihn dann an der gewünschten Stelle ein.

Wichtig: Vergiss nicht oben rechts auf "Speichern" zu klicken, sobald Du alle gewünschten Änderungen vorgenommen hast!!

6. Gäste-Anzahl festlegen

6. Gäste-Anzahl festlegen -

Bei Events mit einer bestimmten Höchstanzahl an Gästen, solltest Du nun noch die Anzahl der Gäste, die sich insgesamt zum Event anmelden können, beschränken.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Settings"
  • Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Trage unter "Max. Gäste" die gewünschte maximale Gästeanzahl ein
    Hinweis: Im späteren Verlauf dieser Kurzanleitung wirst Du noch erfahren, wie Du verschiedene Timeslots anlegst, die jeweils eine von Dir festgelegte Anzahl von verfügbaren Plätzen haben. Wenn Du die Gäste-Anzahl von den verfügbaren Timeslot-Plätzen abhängig machen möchtest, kannst Du hier auch einfach eine sehr hohe Zahl eintragen, z. B. "9999999"
  • Unter "Max. Gäste pro Anmeldung" kannst Du außerdem festlegen, ob ein Gast Begleitpersonen mit anmelden darf
    Für unser Beispiel tragen wir hier eine "1" ein, sodass sich jeder Gast einzeln anmelden muss, wenn er am Event teilnehmen möchte.
  • Auf Wunsch kannst Du unter "Gast-Zusage" noch auswählen, ob der Gast direkt nach seiner Anmeldung automatisch zum Event zugelassen werden soll oder ob eine Bestätigung durch den Veranstalter erforderlich ist
    In unserem Beispiel behalten wir die Standard-Einstellung "Manuelle Zusage durch den Veranstalter" bei, sodass wir jeden Gast zunächst manuell bestätigen müssen - hierzu später mehr.
  • Klicke oben rechts auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen

Weitere Informationen zu den Einstellungen, die Du unter dem Abschnitt "Registrierungsprozess" vornehmen kannst, findest Du hier.

7. Design anpassen

7. Design anpassen -

Damit Dein Event auch für das Auge ansprechend ist, kannst Du die Farben, die für die Eventseite, das Anmeldeformular und die E-Mails verwendet werden, individuell anpassen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Design"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Trage in die Felder die gewünschten Farbcodes ein (z. B. #000000)
  • Lade auf Wunsch ein Hintergrundbild hoch
  • Klicke oben rechts auf "Speichern"

Weitere Informationen zu den Design-Einstellungen findest Du hier.

Hinweis: Wenn Du an dieser Stelle keine Farben hinterlegst, greift guestoo auf die Farben zurück, die unter "Agentur > Design" gespeichert sind.

8. Anmelde-Formular anpassen: Stammdaten

8. Anmelde-Formular anpassen: Stammdaten -

Damit Du alle nötigen Informationen Deiner Gäste bereits beim Anmeldeprozess abfragen kannst, solltest Du das Anmeldeformular an Deine Bedürfnisse anpassen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Formular"
  • Wähle unter dem Abschnitt "Stammdaten" aus, welche Felder in Deinem Anmeldeformular angezeigt werden sollen und ob diese Angaben freiwillig oder verpflichtend sind:
    • Rotes, durchgestrichenes Auge: Wird nicht im Formular angezeigt
    • Grünes Auge: Wird im Formular angezeigt, freiwillige Angabe
    • Grüner Stern: Wird im Formular angezeigt, verpflichtende Angabe
  • Weitere Informationen zu den Stammdatenfeldern findest Du hier.

 

Da es sich in unserem Beispiel um ein einfaches digitales Event handelt, wählen wir folgende Stammdaten aus: E-Mail, Anrede (freiwillig), Vorname, Nachname.

Du kannst aber natürlich frei entscheiden, welche Stammdaten-Felder für Dich und die Planung Deines Events relevant sind. :)

 

9. Anmeldeformular anpassen: Verschiedene Timeslots anlegen

9. Anmeldeformular anpassen: Verschiedene Timeslots anlegen -

Nachdem wir unser Formular angepasst haben, müssen wir uns nun noch um die Anlage der Timeslots kümmern. Diese werden ebenfalls mit einem eventspezifischen Feld abgebildet - so gehts:

  • Gehe in den Tab "Formular" Deines Events
  • Lege unter "Eventspezifische Felder" mit einem Klick auf "+ Feld hinzufügen" ein neues eventspezifisches Feld an
  • Wähle im neuen Fenster den Tab "Timeslots / Intelligente Auswahlliste" aus
  • Beschriftung
    Hier trägst Du den Namen ein, den das Feld im Anmeldeformular haben soll
    In unserem Beispiel nennen wir das Feld "An welchem Meeting möchtest Du teilnehmen?"
  • Optionen
    Für diesen Feld-Typ hast Du verschiedene Optionen zur Auswahl. Für unser Beispiel aktivieren (Schieberegler grün) wir die folgenden Optionen:
    • ENTWEDER Vereinfachte Auswahl (Variante 1: nur ein Timeslot pro Gast)
      Wenn Du diese Option aktivierst, wird dem Gast eine Auswahlliste aller verfügbaren Timeslots angezeigt, aus der er einen Timeslot auswählen kann - empfehlenswert wenn es sich z. B. um mehrere Meetings derselben Art handelt und der Gast sich nur für einen der Timeslots entscheiden soll.
    • ODER Mehrfachauswahl erlauben, Wert: X (Variante 2: mehrere Timeslots Pro Gast)
      Wenn Du diese Option aktivierst, darf der Gast auch mehrere Timeslots auswählen und hat somit die Möglichkeit an mehreren Meetings teilzunehmen - empfehlenswert wenn es sich um verschiedene Meetings handelt. Als Wert trägst Du entweder die Anzahl der Timeslots ein, die der Gast höchstens auswählen darf oder den Wert "-1" für eine unbegrenzte Anzahl
    • Verstecke nicht mehr verfügbare Optionen
      Gestaltet die Termin-Auswahl übersichtlicher und versteckt die Optionen, die für den Gast ohnehin nicht mehr wählbar sind, da keine Plätze mehr verfügbar sind
    • Kalendereintrag für Timeslot an Bestätigungs-E-Mail anhängen
      Ermöglicht es dem Gast seinen Termin schnell und einfach in seinem Kalender einzuspeichern
    • Timeslot-Datum in E-Mail verwenden
      Sorgt dafür, dass das Timeslot-Datum anstatt das Start-Datum des Events in der E-Mail verwendet wird - vor allem bei mehrtägigen Events hilfreich, um Verwirrung zu vermeiden
    • Markiert das Event als voll, sobald kein Timeslot mehr verfügbar ist
      Sorgt dafür, dass sich kein Gast mehr zum Event anmelden kann, sobald alle Timeslots vergeben sind
    • Hinweis: Alle anderen Optionen werden in unserem Beispiel deaktiviert (Schieberegler rot).
      Was genau die anderen Optionen bedeuten und wofür sie hilfreich sind, ist an dieser Stelle genauer erklärt.
  • Scrolle nun zunächst nach unten auf "+Neu anlegen", um das Feld anzulegen
  • Sobald Du das Feld angelegt hast, hast Du auch hier die Möglichkeit zu wählen, ob dieses Feld im Formular angezeigt werden soll und ob die Angabe freiwillig oder verpflichtend ist:
    • Rotes, durchgestrichenes Auge: Wird nicht im Formular angezeigt
    • Grünes Auge: Wird im Formular angezeigt, freiwillige Angabe
    • Grüner Stern: Wird im Formular angezeigt, verpflichtende Angabe
    Wir entscheiden uns in unserem Beispiel dafür, dass diese Feld ein Pflichtfeld ist - der Gast muss also einen Timeslot auswählen, um am Event teilzunehmen.
Timeslots: Optionen anlegen

Nun hast Du das Feld für die Timeslots angelegt, jedoch noch nicht die verfügbaren Optionen/Timeslots für den Gast. 

Die Timeslots legst Du folgendermaßen an:

  • Klicke auf das Feld "An welchem Meeting möchtest Du teilnehmen?", das Du im vorherigen Schritt angelegt hast
  • Scrolle nach unten zum Abschnitt "Optionen für den Gast" und klicke dort auf "+Neue Option"
  • Dies wird das erste Meeting für unser Event. Pflege folgende Daten für den Timeslot:
    • Bezeichnung + Beschreibung:
      z. B. "Meeting 1", "Meeting zum Thema XY", etc.
    • Kalendereintrag Zusatztext
      Hier kannst Du einen zusätzlichen Text eingeben, der im Kalender-Eintrag angezeigt wird.
    • Meeting-URL
      Hier trägst Du die URL des Meetings ein
    • Verfügbar
      Anzahl der verfügbaren Plätze in diesem Timeslot.
      Wir tragen hier für unser Beispiel den Wert "20" ein, sodass sich 20 Gäste für diesen Timeslot anmelden können
    • Datum + Uhrzeit Start
      Wir nutzen für unser Beispiel den 01.03.2022 um 10:00 Uhr
    • Datum + Uhrzeit Ende
      Wir nutzen für unser Beispiel den 01.03.2022 um 10:30 Uhr
  • Wir haben nun einen halbstündigen Timeslot angelegt, den maximal 20 Gäste bei ihrer Anmeldung auswählen können, bevor dieser als voll markiert und somit nicht mehr im Anmeldeformular zur Auswahl angezeigt wird
  • Du hast nun zwei Möglichkeiten weitere Timeslots für Dein Event anzulegen.
    1. Du legst, wie im vorherigen Schritt beschrieben, weitere Timeslots an und pflegst die Daten für die weiteren Timeslots manuell
    2. Wenn die weiteren Timeslots für das Event sehr ähnlich sind und jeweils nur eine andere Start- und End-Uhrzeit haben, kannst Du neben dem soeben angelegten Timeslot auf das Duplizieren-Symbol klicken. Im neuen Fenster kannst Du nun folgendes tun um mehrere Timeslots in einem Rutsch anzulegen:
    • Aktiviere die Option "Timeslot verschieben" (Schieberegler grün)
    • Um x Tage verschieben
      Hier trägst Du ein um wieviele Tage der Timeslot verschoben werden soll.
      In unserem Beispiel steht hier eine "0", da es sich in unserem Beispiel um ein eintägiges Event handelt.
    • Um x Stunden verschieben
      Hier trägst Du ein, um wieviele Stunden der Timeslot verschoben werden soll.
      In unserem Beispiel steht hier eine "0,5", da wir die folgenden Timeslots immer jeweils um eine halbe Stunde (30 Minuten) verschieben möchten.
    • Timeslot x Mal wiederholen
      Hier trägst Du ein, wie oft der Timeslot wiederholt werden soll - sprich: wieviele weitere Timeslots Du anlegen möchtest. Da unser Event bis 14 Uhr gehen soll und der erste Timeslot um 10:00 Uhr beginnt, tragen wir für unser Beispiel eine "7" ein.
    • Klicke nun unten auf den "Duplizieren"-Button
    • Es wurden nun sieben weitere Timeslots angelegt: 10:30-11:00 Uhr, 11:00-11:30 Uhr, 11:30-12:00 Uhr, 12:00-12:30 Uhr, 12:30-13:00 Uhr, 13:00-13:30 Uhr und 13:30-14:00 Uhr
    • Diese Timeslots haben dieselbe Verfügbarkeit wie der erste angelegte Timeslot und die weiteren Daten (Bezeichnung, Beschreibung, Kalendereintrag, Meeting URL) wurden ebenfalls übernommen - daher solltest Du die Daten nun noch entsprechend anpassen
  • Auf diese Art und Weise kannst Du nun so viele weitere Timeslot-Optionen anlegen, wie Du für Dein Event benötigst
  • Sobald Du alle Timeslots angelegt hast, klickst Du unten auf "Speichern" - wir empfehlen vor allem bei der Anlage vieler Timeslots zwischendurch immer mal wieder zwischenzuspeichern, damit der Verlust nicht allzu groß ist, wenn Du doch mal vergessen solltest zu speichern. ;)
Wichtiger Hinweis zu den verfügbaren Plätzen innerhalb der Timeslots
  • Behalte die Anzahl der verfügbaren Plätze innerhalb Deiner Timeslots im Auge
  • Wenn Du in Schritt 5 bereits eine maximale Gästeanzahl festgelegt hast, aber an dieser Stelle innerhalb all deiner Timeslots eine Gesamtzahl an Plätzen anbietest, die die Zahl der maximalen Gäste überschreitet, ist keine Anmeldung mehr möglich, sobald die maximale Gästezahl erreicht wurde - egal ob noch Plätze innerhalb der Timeslots verfügbar sind oder nicht!
  • Möchtest Du die Anzahl der verfügbaren Plätze von der Anzahl der verfügbaren Plätze innerhalb der Timeslots abhängig machen, dann trage unter "Settings >Registrierungsprozess > Max. Gäste" eine relativ hohe Zahl ein (z. B. "9999999") und lege fest, dass das Timeslot-Feld ein Pflichtfeld ist (grünes Stern-Symbol neben dem Feld)

Du kannst natürlich auch noch weitere eventspezifische Felder für Dein Event anlegen - weitere Informationen zu den verschiedenen Feld-Typen findest Du hier.

10. Anmeldung über Eventseite, Formular oder QR-Code

10. Anmeldung über Eventseite, Formular oder QR-Code -

Sobald Du Dein Event wie gewünscht individualisiert hast, ist es auch schon soweit, dass sich die ersten Gäste zu Deinem Event anmelden können.

Du hast hierzu mehrere Möglichkeiten:

 

1. Eventseite

  • Du schickst Deinen Gästen ganz einfach den Link zur Eventseite, auf der sie sich dann für dein Event anmelden können, z. B. per E-Mail, SMS, etc.
  • Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "Event-Microsite"
  • Dort bekommst Du einen Link zu Deiner Eventseite angezeigt und kannst diesen nutzen, um einerseits Deine Einstellungen zu überprüfen und den Link andererseits auch direkt entsprechend an Deine Gäste weiterzuleiten.

 

2. Anmeldeformular

  • Du nutzt nur das Anmeldeformular, ohne die Eventseite.
  • Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "Anmeldeformular"
  • Hier hast Du nun zwei Möglichkeiten:
    • Du schickst Den Link, der Dir im neuen Fenster angezeigt wird, an Deine Gäste, z. B. per E-Mail, SMS, etc.
    • Du kopierst den Code, den Du etwas weiter unten findest, an der entsprechenden Stelle in den HTML-Code Deiner eigenen Website und bindest das Formular somit auf Deine eigene Seite ein. Deine Gäste können sich dann von dort aus direkt zum Event anmelden.

 

3. QR-Code

  • Du nutzt einen QR-Code, um Deine Gäste auf das Event weiterzuleiten. Diesen kannst Du z. B. auf Flyer oder Einladungen drucken.
  • Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "QR Code"
  • Speichere einen der beiden QR-Codes ab und nutze ihn dann an gewünschter Stelle. Es stehen zwei QR-Codes zur Verfügung:
    • QR-Code zur Eventseite
    • QR-Code zum Anmeldeformular

11. Gäste direkt einladen

11. Gäste direkt einladen -

Wenn Du nur bestimmte Gäste auf Dein Event einladen möchtest, hast Du außerdem die Möglichkeit Deine Gäste direkt einzuladen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Gäste"
  • Klicke auf "+ Gast hinzufügen"
  • Trage im neuen Fenster die E-Mail-Adressen Deiner Gäste mit "," getrennt nebeneinander oder untereinander in das entsprechende Feld ein
  • Bestätige unten dass Du die Einverständnis jeder einzelnen Person hast, ihre Daten zu speichern und sie anzuschreiben
  • Auf Wunsch kannst Du auch direkt die Option "Einladung senden" aktivieren. Die Gäste bekommen dann direkt eine E-Mail mit einem Link, mit dem sie sich beim Event anmelden können
  • Klicke unten auf "Hinzufügen"

12. Gäste verwalten

12. Gäste verwalten -

Nachdem sich Gäste zu Deinem Event angemeldet haben oder Du sie manuell hinzugefügt hast, hast Du nun verschiedene Möglichkeiten Deine Gäste zu verwalten.

Gehe hierzu in Deinem Event in den Tab "Gäste" - hier siehst Du alle Gäste, die Du manuell hinzugefügt hast und die sich über das Anmeldeformular (auf der Eventseite, per Link oder über den QR-Code) für Dein Event angemeldet haben.

Wenn Du auf das Zahnrad-Symbol neben einem Gast klickst, hast Du nun folgende Möglichkeiten:

  • Bearbeiten
    Hier kannst Du die Stammdaten des Gasts bearbeiten
  • Entfernen
    Hier kannst Du einen Gast aus dem Event entfernen. Du hast die Option den Gast im gleichen Zug über seine Löschung zu informieren.
  • Einladung senden (nur bei manuell hinzugefügten Gästen)
    Wenn Du einen Gast manuell über seine E-Mail-Adresse hinzugefügt hast, kannst Du ihm über diesen Button eine Einladung zum Event per E-Mail schicken. Du hast vor dem Versenden der Einladung auch nochmal die Möglichkeit den Einladungstext anzupassen bzw. zu personalisieren.
  • Als eingeladen markieren (nur bei manuell hinzugefügten Gästen)
    Wenn Du einen Gast manuell über seine E-Mail-Adresse hinzugefügt hast und ihn bereits außerhalb von guestoo zum Event eingeladen hast (z. B. per Post o. ä.), kannst Du ihn hier als eingeladen markieren. So behältst Du den Überblick darüber, wen Du bereits eingeladen hast und wen noch nicht.
  • Zusagen (nur bei selbstständig angemeldeten Gästen)
    Hier kannst Du dem Gast seine Teilnahme am Event zusagen. Erst dann ist seine Teilnahme bestätigt.

    Hinweis:
    Wenn Du unter Settings > Registrierungsprozess die Option "Automatische Zusage nach Anmeldung" aktiviert hast, musst Du den Gast nicht manuell bestätigen und bekommst diesen Menüpunkt entsprechend nicht angezeigt.
  • Absagen
    Hier kannst Du dem Gast seine Teilnahme am Event absagen. Er erhält dann eine Absage-E-Mail, die Du im nächsten Schritt auf Wunsch noch personalisieren kannst.
  • Manuell zusagen (nur bei manuell hinzugefügten Gästen)
    Hier kannst Du den Gast manuell als "Zugesagt" markieren, wenn er Dir seine Zusage z. B. telefonisch bestätigt hat.
  • Der Gast hat abgesagt
    Hier kannst Du den Gast manuell als "Abgesagt" markieren, wenn er Dir z. B. telefonisch abgesagt hat.
  • Infomailing an diesen Gast
    Hier hast Du die Möglichkeit ein Infomailing an den Gast zu schicken, das Du im nächsten Schritt noch personalisieren kannst.
  • E-Mail schreiben
    Wenn Du auf diesen Menüpunkt klickst, wirst Du in Dein E-Mail-Programm weitergeleitet, um dem Gast eine E-Mail zu schreiben.

13. Mailings an Gäste senden

13. Mailings an Gäste senden -

Manchmal ist es notwendig Deinen Gästen außer der Regel weitere Informationen zum Event zukommen zu lassen, z. B. wenn Du Deinen Gästen einen Reminder schicken möchtest oder Ihnen Informationen zur Vorbereitung auf das Event schicken möchtest.

Mit guestoo kannst Du Mailings aller Art ganz einfach umsetzen - so gehts:

  • Gehe in Dein Event und wähle im Menü auf der rechten Seite den Menüpunkt "Mailings" aus
  • Wähle die Art des Mailings aus
    Für generelle Informationen bietet sich der Typ "Standard" an
  • Wähle die Empfänger des Mailings aus
    Du kannst hier einen oder mehrere Status auswählen, in dem sich die Gäste befinden müssen, um das Mailing zu empfangen
  • Personalisiere das Mailing
    Du kannst die vorhandenen Platzhalter nutzen, um Deine Gäste persönlich anzusprechen. Klicke hierzu einfach auf den gewünschten Platzhalter um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren. Dann fügst Du den Platzhalter mit Rechtsklick -> "Einfügen" oder STRG+V an der gewünschten Stelle im Mailing ein.
  • Speichere Dein Mailing für später
    Wenn Du das Mailing erstmal nur vorbereiten möchtest oder es eventuell zu einem späteren Zeitpunkt nochmal verwenden möchtest, aktiviere die Option "Mailing speichern" und gib dem Mailing einen Namen, unter dem Du es später ganz einfach wiederfinden kannst.
  • Versende Dein Mailing (oder speichere es für später)
    Wenn Du fertig bist, klicke unten rechts auf den Button "Senden". Du kannst Dir mit Hilfe der Funktion "Test senden" auch erst mal anschauen, ob Du mit dem Aussehen Deines Mailings zufrieden bist oder auf das Speichern-Symbol klicken, wenn Du das Mailing nur speichern, aber noch nicht versenden möchtest.
  • Fertig :)

14. Ausprobieren

guestoo hat natürlich noch viele weitere spannende Features, auf die wir in dieser Kurzanleitung nicht eingehen, um Dir den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. 

Wir möchten Dich aber gerne dazu ermutigen, Dich selbstständig ein bisschen durch die Anwendung zu klicken und Dinge auszuprobieren, die für die Planung Deines Events hilfreich sein könnten.

In unserer Dokumentation für Veranstalter findest Du weitere Anregungen und Erklärungen. Und falls Du doch mal Hilfe brauchst, wende Dich gerne an support@guestoo.de - hier stehen wir Dir jederzeit bei Fragen zur Verfügung.

 

Aber jetzt wünschen wir Dir erst mal viel Spaß beim Ausprobieren von guestoo! :)