Bezahltes Event mit mehreren Terminen

So erstellst Du ein bezahltes Event mit mehreren Timeslots

Hier erfährst Du, wie Du Schritt für Schritt ein bezahltes Event mit mehreren Terminen anlegst.

Voraussetzungen

Um mit Hilfe dieser Anleitung ein Event zu erstellen, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Du hast auf guestoo bereits einen eigenen Account angelegt und Deine Registrierung bestätigt
  • Deine Agentur ist eingerichtet. Zur Anleitung
Ziel der Kurzanleitung

In dieser Kurzanleitung legen wir ein Event für eine Ausstellung an, die über mehrere Tage läuft. Im Anmeldeprozess sollen unsere Gäste ein Eintrittsticket für das Museum kaufen und einen Timeslot auswählen, in dem sie die Ausstellung besuchen möchten.

1. Event erstellen

1. Event erstellen -

Zuerst musst Du Dein neues Event natürlich anlegen. 

Klicke hierzu oben in der Leiste auf "Events", um in die Event-Übersicht zu gelangen.

Wenn dies Dein erstes Event ist, sieht die Event-Übersicht an dieser Stelle noch sehr leer aus. Um dies zu ändern, klicke oben links auf den Button "+Event erstellen"

2. Rahmendaten pflegen

2. Rahmendaten pflegen -

Du wirst nun auf eine neue Seite weitergeleitet.

Hier pflegst Du die wichtigsten Rahmendaten Deines Events:

  • Name

    Der Name des Events wird Deinen Gästen angezeigt und Du kannst Dein Event anhand des Namens später in der Event-Übersicht finden. Wähle deshalb einen Namen, der sowohl für Dich als auch für Deine Gäste Sinn macht.

    Beispiel: Beispiel-Ausstellung

  • Untertitel

    Hier kannst Du einen Untertitel vergeben, um Dein Event auf Wunsch noch genauer zu beschreiben.

    Beispiel: "In dieser Ausstellung werden die Werke von XY ausgestellt"

  • Externe Event-ID

    Hier kannst Du, falls vorhanden, eine externe Event-ID angeben, die Du außerhalb von guestoo für dieses Event verwendest. Diese Event-ID sehen Deine Gäste nicht - sie dient lediglich dazu, Dir die interne Verwaltung zu erleichtern.

  • Eventbild
    An dieser Stelle hast Du die Möglichkeit ein Bild hochzuladen, um Dein Event noch anschaulicher und individueller zu gestalten. Dies kann z. B. das Logo Deiner Firma, ein Foto von Dir oder eine speziell für das Event erstellte Grafik sein.

Weitere Informationen zu diesen und weiteren Daten, die Du im Tab "Infos" pflegen kannst, findest Du hier.

3. Event-Typ auswählen

3. Event-Typ auswählen -

An dieser Stelle entscheidest Du, ob Du ein kostenloses oder ein bezahltes Event veranstalten möchtest.

 

Kostenloses Event

  • Deine Gäste können sich ohne Bezahlung zum Event anmelden
  • Du kannst Deinen Gästen trotzdem ein Ticket mit ihrer Bestätigung schicken, damit sie sich vor Ort einchecken können
  • Es gibt nur eine Kategorie von Gästen

Bezahlte Tickets

  • Deine Gäste müssen bei ihrer Anmeldung ein oder mehrere Tickets auswählen
  • Die Tickets können auch den Preis 0€ haben
  • Es können mehrere Ticket-Kategorien mit unterschiedlichen Preisen angelegt werden.

Weitere Informationen zum Event-Typ findest Du hier.

 

Da es sich bei unserem Beispiel um eine Ausstellung handelt, entscheiden wir uns hier für ein Event mit bezahlten Tickets.

4. Wann & Wo festlegen

4. Wann & Wo festlegen -

Nun müssen wir unseren Gästen nur noch mitteilen wann und wo das Event überhaupt stattfinden soll.

Wann

Unter dem Abschnitt "Wann" wählst Du das entsprechende Datum und die Start-Uhrzeit des Events aus. Auf Wunsch kannst Du zusätzlich noch Datum und Uhrzeit für das Event-Ende festlegen oder Dich für die Variante "Open End" entscheiden. 

Für unser Beispiel legen wir fest, dass das Event - also unsere Ausstellung - über mehrere Tage geht.

 

Weitere Informationen zum Abschnitt "Wann" findest Du hier.

Art der Veranstaltung

Unter dem Abschnitt "Art der Veranstaltung" ist in der Regel die Einstellung "Event vor Ort" ausgewählt.

Diese behalten wir für unser Beispiel bei, da es sich um eine Ausstellung handelt.

 

Weitere Informationen zum Abschnitt "Art der Veranstaltung" findest Du hier.

Wo

Hier trägst Du die Adresse ein, an der das Event stattfindet. In das Feld "Adresszusatz" kannst Du zusätzliche Informationen eintragen, z. B. zur Parksituation oder anderen Gegebenheiten vor Ort.

 

Weitere Informationen zum Abschnitt "Wo" findest Du hier.

 

Sobald Du diese Randdaten gepflegt hast, klickst Du oben rechts auf "+Event anlegen" um die vorgenommenen Einstellungen zu speichern!

5. Kontaktdaten & Redaktionelle Texte hinterlegen

5. Kontaktdaten & Redaktionelle Texte hinterlegen -

Nachdem wir unser Event angelegt haben, werden uns im "Infos"-Tab des Events noch einige weitere Abschnitte angezeigt. Um diese zu bearbeiten, klicke zunächst oben rechts auf "Bearbeiten".

 

Folgende Abschnitte solltest Du auf jeden Fall mit Inhalt füllen:

Kontaktdaten für Besucher

Hier hinterlegst Du die Daten der Ansprechperson, die Deine Gäste bei Fragen kontaktieren können.

Zu pflegen sind:

  • Name Ansprechpartner*in
    z. B. Max Mustermann
  • Telefonnummer
    z. B. 0123 / 456 789 01
  • E-Mail
    z. B. max@mustermann.de
  • Kontaktzusatz 
    z. B. "Erreichbar täglich von 9-17 Uhr"
Redaktionelle Texte

Hier formulierst Du den Text, der Deinen Gästen auf der Event-Microsite angezeigt werden soll.

Folgende Texte sind zu pflegen:

  • Introtext
    Wird als einleitender Text auf der Event-Microsite angezeigt.
  • Beschreibung
    Wird auf der Event-Microsite angezeigt. Hier kannst Du Deinen Gästen weitere Informationen zum Event geben und ihnen einen kleinen Überblick darüber geben, was sie erwartet.
  • Introtext Anmeldeformular
    Dieser Text steht oberhalb des Anmeldeformulars und kann z. B. für weitere Hinweise oder personalisierte Text-Bausteine genutzt werden.
  • Hinweis: Um die redaktionellen Texte zu personalisieren, kannst Du die Platzhalter benutzen, die Dir oberhalb der Eingabefelder angezeigt werden. Klicke hierzu einfach auf den entsprechenden Platzhalter, um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren und füge ihn dann an der gewünschten Stelle ein.

Wichtig: Vergiss nicht oben rechts auf "Speichern" zu klicken, sobald Du alle gewünschten Änderungen vorgenommen hast!!

6. Zahlungsarten & Tickets

6. Zahlungsarten & Tickets -

Da wir uns für ein Event mit Tickets entschieden haben, hast Du vielleicht bereits gesehen, dass unser Event uns direkt zu Beginn mit zwei wichtigen Hinweisen begrüßt hat:

  • Du musst mindestens ein Ticket für dieses Event angelegt haben unter Beispiel-Ausstellung > Tickets
  • Du musst mindestens eine Zahlungsart für dieses Event freigegeben haben unter Beispiel-Ausstellung > Tickets
Zahlungsarten freigeben

Um Zahlungsarten für das Event freizugeben, gehst Du wie folgt vor:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Tickets"
  • Hier wählst Du zunächst aus, welche Zahlungsarten Du aktivieren möchtest: Klicke hierzu auf den Schieberegler neben der jeweiligen Zahlungsart (grüner Schieberegler = aktiv, roter Schieberegler = inaktiv)
  • Hinweis: Stelle sicher, dass Du zuvor unter "Agentur > Bezahlinfos" die nötigen Daten für die jeweilige Zahlungsart hinterlegt hast.
    Wie Du Deine Agentur und die Zahlungsarten einrichtest, ist hier erklärt.
Tickets anlegen

Als nächstes wollen wir ein neues Ticket anlegen, das unsere Gäste bei ihrer Anmeldung zum Event kaufen können. 

So gehts:

  • Scrolle im Tab "Tickets" Deines Events nach unten zum Abschnitt "Tickets"
  • Klicke auf "+Ticket hinzufügen"
  • Im neuen Fenster trägst Du zunächst den Namen für das Ticket ein, dieser könnte z. B. "Kategorie 1", "VIP-Ticket" o.ä. lauten.
    In unserem Beispiel entscheiden wir uns für den Namen "Eintrittsticket Museum"
  • Auf Wunsch kannst Du noch eine Beschreibung für das Ticket angeben. Diese ist nur bei der Auswahl der Tickets sichtbar, nicht auf dem Ticket oder in der Bestätigungs-E-Mail.
  • Als Ticket-Art wählen wir die Option "Hauptticket", da unsere Gäste mindestens ein Eintrittsticket kaufen müssen, bevor sie ggf. weitere Zusatzstickets hinzubuchen können
  • Unter Wer darf das Ticket buchen? wählst Du aus, ob das Ticket nur vom Hauptgast oder auch von Begleitpersonen gebucht werden darf. 
    Wir entscheiden uns in unserem Beispiel für "Hauptgast + Begleitperson", da unsere Gäste die Möglichkeit haben sollen, Begleitpersonen mit anzumelden.
  • Verfügbare Menge: Der Standard-Wert ist "-1" - das bedeutet, dass eine unbegrenzte Zahl an Tickets verfügbar ist.
    Wir lassen für unser Beispiel diesen Wert stehen, da wir die tatsächliche Anzahl der verfügbaren Plätze später noch durch die verfügbaren Timeslots regulieren.
    Du kannst aber auf Wunsch auch bereits hier die Anzahl der verfügbaren Tickets festlegen.
  • Wenn du mehrere verschiedene Tickets oder Kategorien anbietest, empfiehlt es sich außerdem eine Farbe für Dein Ticket auszuwählen, mit der die Tickets sowohl bei der Buchung als auch im CheckIn-Prozess besser unterschieden werden können.
    Für unser Beispiel entscheiden wir uns für ein kräftiges Rot.
  • Nun legst Du noch den Preis des Tickets und den entsprechenden MwSt.-Satz fest. Du kannst außerdem entscheiden, ob Du an dieser Stelle den Brutto- oder den Netto-Preis angeben möchtest
    Für unser Beispiel geben wir einen Netto-Preis von €10 an und entscheiden uns für einen MwSt.-Satz von 19%
  • Sobald Du alle benötigten Informationen gepflegt hast, klicke auf "+Neu anlegen"
  • Das neue Ticket erscheint nun in der von Dir gewählten Farbe in der Liste
  • Wenn Du Änderungen am Ticket vornehmen möchtest, klicke auf das Stift-Symbol neben dem Ticket
Weitere Tickets & Zusatztickets

Der Einfachheit halber arbeiten wir in unserem Beispiel mit nur einer Ticket-Art. Du kannst aber natürlich auch weitere Tickets anlegen, um z. B. unterschiedliche Preis-Kategorien abzubilden.

Außerdem hast Du die Möglichkeit Zusatz-Tickets anzulegen, um Deinen Gästen z. B. den zusätzlichen Kauf einer Ausstellungs-Broschüre zu ermöglichen.

guestoo bietet Dir viele verschiedene Möglichkeiten Dein Event zu gestalten - probiere sie aus und nutze sie so, wie es für Dich und Deine Gäste am einfachsten und sinnvollsten ist. :)

7. Automatische Rechnungen aktivieren

7. Automatische Rechnungen aktivieren -

Damit Deine Gäste beim Kauf von Tickets auch eine Rechnung über ihren Kauf erhalten, aktivieren wir nun noch das automatische Versenden von Rechnungen. 

 

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Settings"
  • Scrolle zum Abschnitt "Automatische Rechnungen"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Aktiviere die Option "Automatische Rechnung aktivieren"
  • Wenn Du möchtest, dass auch für 0€-Bestellungen eine Rechnung versendet wird, aktiviere diese Option ebenfalls.
    In unserem Beispiel bleibt diese Option deaktiviert.
  • Aktiviere die Option "Rechnungsbeleg als PDF"
    Hinweis: Wenn Du diese Option nicht aktivierst, wird der Rechnungsbeleg in reiner Textform in der E-Mail dargestellt.
  • Max. Brutto-Grenze
    Hier trägst Du die maximale Summe ein, für die automatische Rechnungen erstellt werden sollen.
    Wichtig: Für alle Käufe, bei denen der gesamte Rechnungsbetrag höher ist als dieser Wert, wird keine automatische Rechnung erstellt!
  • Rechnungsinformationen
    Hier pflegst Du alle wichtigen Informationen für die Rechnung: vollständiger Name des leistenden Unternehmers, vollständige Anschrift des Rechnungsstellers, ggf. Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung, ...
  • Sobald Du alle Einstellungen vorgenommen hast, klicke oben rechts auf "Speichern"

8. Gäste-Anzahl + Registrierungsprozess anpassen

8. Gäste-Anzahl + Registrierungsprozess anpassen -

Nun wollen wir noch festlegen, wieviele Gäste sich zu unserem Event anmelden können. 

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Settings"
  • Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Trage unter "Max. Gäste" die gewünschte maximale Gästeanzahl ein
  • Wie bereits im vorherigen Schritt erwähnt, wollen wir die Anzahl der verfügbaren Plätze in diesem Fall von der Anzahl der verfügbaren Timeslots abhängig machen. Deshalb tragen wir für unser Beispiel einen sehr hohen Wert (z. B. "999999999") ein, um sicherzustellen, dass stets genügend Plätze verfügbar sind.
  • Klicke oben rechts auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen

 

Außerdem möchten wir festlegen, dass wir nicht jeden Gast, der sich anmeldet, erst bestätigen müssen, damit er am Event teilnehmen darf. 

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Settings"
  • Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Wähle unter "Gast-Zusage" die Option "Automatische Zusage nach Anmeldung" aus
  • Klicke oben rechts auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen

Weitere Informationen zu den Einstellungen, die Du unter dem Abschnitt "Registrierungsprozess" vornehmen kannst, findest Du hier.

9. Design anpassen

9. Design anpassen -

Damit Dein Event auch für das Auge ansprechend ist, kannst Du die Farben, die für die Eventseite, das Anmeldeformular und die E-Mails verwendet werden, individuell anpassen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Design"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Trage in die Felder die gewünschten Farbcodes ein (z. B. #000000)
  • Lade auf Wunsch ein Hintergrundbild hoch
  • Klicke oben rechts auf "Speichern"

Weitere Informationen zu den Design-Einstellungen findest Du hier.

Hinweis: Wenn Du an dieser Stelle keine Farben hinterlegst, greift guestoo auf die Farben zurück, die unter "Agentur > Design" gespeichert sind.

10. Anmelde-Formular anpassen: Stammdaten

10. Anmelde-Formular anpassen: Stammdaten -

Damit Du alle nötigen Informationen Deiner Gäste bereits im Anmeldeprozess abfragen kannst, solltest Du das Anmeldeformular an Deine Bedürfnisse anpassen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Formular"
  • Wähle unter dem Abschnitt "Stammdaten" aus, welche Felder in Deinem Anmeldeformular angezeigt werden sollen und ob diese Angaben freiwillig oder verpflichtend sind:
    • Rotes, durchgestrichenes Auge: Wird nicht im Formular angezeigt
    • Grünes Auge: Wird im Formular angezeigt, freiwillige Angabe
    • Grüner Stern: Wird im Formular angezeigt, verpflichtende Angabe
  • Weitere Informationen zu den Stammdaten-Feldern findest Du hier.
Beispiel

Da es sich in unserem Beispiel um eine Ausstellung handelt, entscheiden wir uns für folgende Stammdaten-Felder:

  • E-Mail *
  • Vorname *
  • Nachname *
  • Adresse * (für die Rechnung)
  • Corona-Status *

    Begleitperson:
  • Vorname und Nachname *
  • Corona-Status *

* = Pflichtfeld

Du kannst aber natürlich frei entscheiden, welche Stammdaten-Felder für Dich wichtig sind. :)

Hinweis: Corona-Status

Abhängig von den aktuell geltenden Bestimmungen, kannst Du natürlich auch auswählen, welche Corona-Status bei der Anmeldung wählbar sind:

  • Scrolle hierzu zum Abschnitt "Corona-Status anpassen"
  • Hier aktivierst Du die Optionen, die NICHT im Anmeldeformular erscheinen sollen
  • Wenn es sich bei Deinem Event also z. B. um ein Event mit 2G-Regelung (nur vollständig geimpfte und genesene Gäste erlaubt) handelt, würdest Du hier die Optionen "Ich bin nicht geimpft, genesen oder getestet" und "Getestet" aktivieren (Schieberegler grün) 

11. Anmelde-Formular anpassen: Timeslots

11. Anmelde-Formular anpassen: Timeslots -

Die Stammdaten-Felder decken bereits die wichtigsten Daten ab, die die meisten Veranstalter von ihren Gästen benötigen.

Um den Besucherfluss für die Ausstellung in unserem Beispiel noch besser regeln zu können, möchten wir aber nun zusätzlich, dass der Gast bei seiner Anmeldung einen Timeslot auswählt, zu dem er die Ausstellung besuchen möchte.

Timeslot-Feld anlegen
  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Formular"
  • Klicke unter dem Abschnitt "Eventspezifische Felder" auf "+Feld hinzufügen"
  • Wähle den Feld-Typ "Timeslots / Intelligente Auswahlliste"
  • Beschriftung
    Hier trägst Du den Namen für das Feld ein.
    In unserem Beispiel nennen wir das Feld "Wann möchtest Du kommen?"
  • Optionen
    Für diesen Feld-Typ hast Du verschiedene Optionen zur Auswahl. Für unser Beispiel aktivieren (Schieberegler grün) wir die folgenden Optionen:
    • Auch Begleitpersonen müssen einen Timeslot auswählen
      Damit auch die Begleitpersonen als Besucher des jeweiligen Timeslots gezählt werden
    • Mehrfachauswahl erlauben, Wert: 1
      Damit der Gast auch für seine Begleitperson(en) ein Ticket auswählen kann
    • Auswahl als Mengenangaben
      Damit der Gast einen Timeslot auch mehrmals auswählen kann - z. B. für sich selbst und seine Begleitperson
    • Verstecke nicht mehr verfügbare Optionen
      Gestaltet die Termin-Auswahl übersichtlicher und versteckt die Optionen, die für den Gast ohnehin nicht mehr wählbar sind
    • Kalendereintrag für Timeslot an Bestätigungs-E-Mail anhängen
      Ermöglicht dem Gast seinen Besuch der Ausstellung schnell und einfach in seinem Kalender einzuspeichern
    • Timeslot-Datum in E-Mail verwenden
      Sorgt dafür, dass das Timeslot-Datum anstatt das Start-Datum des Events in der E-Mail verwendet wird - vor allem bei mehrtägigen Events hilfreich, um Verwirrung zu vermeiden
    • Markiert das Event als voll, sobald kein Timeslot mehr verfügbar ist
      Sorgt dafür, dass sich kein Gast mehr zum Event anmelden kann, sobald alle Timeslots vergeben sind
    • Hinweis: Alle anderen Optionen werden in unserem Beispiel deaktiviert (Schieberegler rot).
      Was genau die anderen Optionen bedeuten und wofür sie hilfreich sind, ist an dieser Stelle genauer erklärt.
  • Scrolle nun zunächst nach unten auf "+Neu anlegen", um das Feld anzulegen
  • Sobald Du das Feld angelegt hast, hast Du auch hier die Möglichkeit zu wählen, ob dieses Feld im Formular angezeigt werden soll und ob die Angabe freiwillig oder verpflichtend ist:
    • Rotes, durchgestrichenes Auge: Wird nicht im Formular angezeigt
    • Grünes Auge: Wird im Formular angezeigt, freiwillige Angabe
    • Grüner Stern: Wird im Formular angezeigt, verpflichtende Angabe
    Wir entscheiden uns in unserem Beispiel dafür, dass diese Feld ein Pflichtfeld ist - der Gast muss also einen Timeslot auswählen, um die Ausstellung besuchen zu dürfen.
Timeslots: Gruppen und Optionen anlegen

Nun hast Du das Feld für die Timeslots angelegt, jedoch noch nicht die verfügbaren Optionen. 

Die Timeslots legst Du folgendermaßen an:

  • Klicke auf das Feld "Wann möchtest Du kommen?", das Du im vorherigen Schritt angelegt hast
  • Scrolle nach unten zum Abschnitt "Gruppen für die Optionen" und klicke dort auf "+Neue Gruppe"
  • Diese Gruppe nennen wir "01.05.2022" - diese Gruppe soll den ersten Tag unserer Ausstellung abbilden
  • Scrolle nun zum Abschnitt "Optionen für den Gast" und klicke dort auf "+Neue Option"
  • Dies wird unser erster Timeslot für diesen Tag. Pflege folgende Daten für den Timeslot:
    • Bezeichnung + Beschreibung:
      Bleibt in unserem Beispiel leer, Du kannst diese Felder aber natürlich nutzen, um die Timeslots weiter zu beschreiben
    • Kalendereintrag Zusatztext
      Hier kannst Du einen zusätzlichen Text eingeben, der im Kalender-Eintrag angezeigt wird.
    • Meeting-URL
      Bleibt in unserem Beispiel leer, da es sich nicht um ein digitales Event handelt.
    • Verfügbar
      Anzahl der verfügbaren Plätze in diesem Timeslot.
      Wir tragen hier für unser Beispiel den Wert "20" ein, sodass sich 20 Besucher für diesen Timeslot anmelden können
    • Datum + Uhrzeit Start
      Wir nutzen für unser Beispiel den 01.05.2022 um 10:00 Uhr
    • Datum + Uhrzeit Ende
      Wir nutzen für unser Beispiel den 01.05.2022 um 12:00 Uhr
    • Gruppe
      Hier wählen wir die soeben angelegte Gruppe "01.05.2022" aus
  • Wir haben nun einen zweistündigen Timeslot angelegt, den maximal 20 Gäste bei ihrer Anmeldung auswählen können, bevor dieser als voll markiert und somit nicht mehr im Anmeldeformular zur Auswahl angezeigt wird
  • Da die weiteren Timeslots für diesen Tag sehr ähnlich sind und jeweils nur eine andere Start- und End-Uhrzeit haben, klicken wir neben dem soeben angelegten Timeslot auf das Duplizieren-Symbol. Im neuen Fenster kannst Du nun folgendes tun um mehrere Timeslots in einem Rutsch anzulegen:
    • Aktiviere die Option "Timeslot verschieben" (Schieberegler grün)
    • Um x Tage verschieben
      Hier trägst Du ein um wieviele Tage der Timeslot verschoben werden soll.
      In unserem Beispiel steht hier eine "0", da wir zunächst nur die Timeslots für den ersten Tag der Ausstellung anlegen möchten.
    • Um x Stunden verschieben
      Hier trägst Du ein, um wieviele Stunden der Timeslot verschoben werden soll.
      In unserem Beispiel steht hier eine "2", da wir die folgenden Timeslots immer jeweils um 2 Stunden verschieben möchten.
    • Timeslot x Mal wiederholen
      Hier trägst Du ein, wie oft der Timeslot wiederholt werden soll - sprich: wieviele weitere Timeslots Du anlegen möchtest.
      Da unsere Ausstellung täglich bis 20 Uhr geöffnet sein soll und der erste Timeslot um 10:00 Uhr beginnt, tragen wir für unser Beispiel eine "4" ein.
    • Klicke nun unten auf den "Duplizieren"-Button
    • Es wurden nun vier weitere Timeslots angelegt: 12:00-14:00 Uhr, 14:00-16:00 Uhr, 16:00-18:00 Uhr, 18:00-20:00 Uhr
      Diese Timeslots haben dieselbe Verfügbarkeit wie der erste angelegte Timeslot und sind bereits automatisch der Gruppe "01.05.2022" zugeordnet.
  • Nachdem wir mit der Anlage der Timeslots für unseren ersten Ausstellungstag fertig sind, scrollst Du wieder nach oben zum Abschnitt "Gruppen für die Optionen"
  • Hier klickst Du nun neben der Gruppe - in unserem Fall "01.05.2022" - auf das Duplizieren-Symbol
  • Im neuen Fenster nimmst Du nun folgende Einstellungen vor:
    • Aktiviere die Option "Timeslot verschieben" (Schieberegler grün)
    • Um x Tage verschieben
      Hier trägst Du ein um wieviele Tage die Timeslots der Gruppe verschoben werden sollen. In unserem Beispiel steht hier eine "1", da wir die Timeslots alle um jeweils einen Tag verschieben möchten.
    • Um x Stunden verschieben
      Hier trägst Du ein, um wieviele Stunden der Timeslot verschoben werden soll. In unserem Beispiel steht hier eine "0", da die Uhrzeit der Timeslots unverändert bleiben soll.
    • Timeslot x Mal wiederholen
      Hier trägst Du ein, wie oft der Timeslot wiederholt werden soll, hier trägst Du eine "1" ein.
    • Klicke nun unten auf den "Duplizieren"-Button
    • Es wurde nun eine weitere Gruppe angelegt, die dieselben Timeslots enthält, wie die erste Gruppe
    • Da diese Gruppe aktuell auch noch denselben Namen trägt, wie die erste Gruppe, benennen wir sie in "02.05.2022" um, sodass diese Gruppe nun den zweiten Tag unserer Ausstellung abbildet.
  • Auf diese Art und Weise kannst Du nun so viele weitere Gruppen und Timeslot-Optionen anlegen, wie Du für Dein Event benötigst
  • Sobald Du alle Timeslots und Gruppen angelegt hast, klickst Du unten auf "Speichern" - wir empfehlen vor allem bei der Anlage vieler Gruppen und Timeslots zwischendurch immer mal wieder zwischenzuspeichern, damit der Verlust nicht allzu groß ist, wenn Du doch mal vergessen solltest zu speichern. ;)

Du kannst natürlich auch noch weitere eventspezifische Felder für Dein Event anlegen - weitere Informationen zu den verschiedenen Feld-Typen findest Du hier.

12. Anmeldung über Eventseite, Formular oder QR-Code

12. Anmeldung über Eventseite, Formular oder QR-Code -

Sobald Du Dein Event wie gewünscht individualisiert hast, ist es auch schon soweit, dass sich die ersten Gäste zu Deinem Event anmelden können.

Du hast hierzu mehrere Möglichkeiten:

 

1. Eventseite

  • Du schickst Deinen Gästen ganz einfach den Link zur Eventseite, auf der sie sich dann für dein Event anmelden können, z. B. per E-Mail, SMS, etc.
  • Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "Event-Microsite"
  • Dort bekommst Du einen Link zu Deiner Eventseite angezeigt und kannst diesen nutzen, um einerseits Deine Einstellungen zu überprüfen und den Link andererseits auch direkt entsprechend an Deine Gäste weiterzuleiten.

 

2. Anmeldeformular

  • Du nutzt nur das Anmeldeformular, ohne die Eventseite.
  • Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "Anmeldeformular"
  • Hier hast Du nun zwei Möglichkeiten:
    • Du schickst Den Link, der Dir im neuen Fenster angezeigt wird, an Deine Gäste, z. B. per E-Mail, SMS, etc.
    • Du kopierst den Code, den Du etwas weiter unten findest, an der entsprechenden Stelle in den HTML-Code Deiner eigenen Website und bindest das Formular somit auf Deine eigene Seite ein. Deine Gäste können sich dann von dort aus direkt zum Event anmelden.

 

3. QR-Code

  • Du nutzt einen QR-Code, um Deine Gäste auf das Event weiterzuleiten. Diesen kannst Du z. B. auf Flyer oder Einladungen drucken.
  • Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "QR Code"
  • Speichere einen der beiden QR-Codes ab und nutze ihn dann an gewünschter Stelle. Es stehen zwei QR-Codes zur Verfügung:
    • QR-Code zur Eventseite
    • QR-Code zum Anmeldeformular

13. Mailings an Gäste senden

13. Mailings an Gäste senden -

Manchmal ist es notwendig Deinen Gästen außer der Regel weitere Informationen zum Event zukommen zu lassen, z. B. wenn Du Deinen Gästen einen Reminder schicken möchtest oder sich die Corona-Maßnahmen mal wieder geändert haben und Du Deine Gästen darüber informieren möchtest.

Mit guestoo kannst Du Mailings aller Art ganz einfach umsetzen - so gehts:

  • Gehe in Dein Event und wähle im Menü auf der rechten Seite den Menüpunkt "Mailings" aus
  • Wähle die Art des Mailings aus
    Für generelle Informationen bietet sich der Typ "Standard" an
  • Wähle die Empfänger des Mailings aus
    Du kannst hier einen oder mehrere Status auswählen, in dem sich die Gäste befinden müssen, um das Mailing zu empfangen
  • Personalisiere das Mailing
    Du kannst die vorhandenen Platzhalter nutzen, um Deine Gäste persönlich anzusprechen. Klicke hierzu einfach auf den gewünschten Platzhalter um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren. Dann fügst Du den Platzhalter mit Rechtsklick -> "Einfügen" oder STRG+V an der gewünschten Stelle im Mailing ein.
  • Speichere Dein Mailing für später
    Wenn Du das Mailing erstmal nur vorbereiten möchtest oder es eventuell zu einem späteren Zeitpunkt nochmal verwenden möchtest, aktiviere die Option "Mailing speichern" und gib dem Mailing einen Namen, unter dem Du es später ganz einfach wiederfinden kannst.
  • Versende Dein Mailing (oder speichere es für später)
    Wenn Du fertig bist, klicke unten rechts auf den Button "Senden". Du kannst Dir mit Hilfe der Funktion "Test senden" auch erst mal anschauen, ob Du mit dem Aussehen Deines Mailings zufrieden bist oder auf das Speichern-Symbol klicken, wenn Du das Mailing nur speichern, aber noch nicht versenden möchtest.
  • Fertig :)

14. Gäste verwalten & einchecken

Stammdaten bearbeiten, Einladungen versenden, CheckIn, ...

14. Gäste verwalten & einchecken - Stammdaten bearbeiten, Einladungen versenden, CheckIn, ...

Nachdem sich Gäste zu Deinem Event angemeldet haben oder Du sie manuell hinzugefügt hast, kannst Du sie verwalten und am Tag des Events ein- und auschecken.

Wie das funktioniert, ist in dieser Kurzanleitung genauer erklärt.

15. Ausprobieren

guestoo hat natürlich noch viele weitere spannende Features, auf die wir in dieser Kurzanleitung nicht eingehen, um Dir den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. 

Wir möchten Dich aber gerne dazu ermutigen, Dich selbstständig ein bisschen durch die Anwendung zu klicken und Dinge auszuprobieren, die für die Planung Deines Events hilfreich sein könnten.

In unserer Dokumentation für Veranstalter findest Du weitere Anregungen und Erklärungen. Und falls Du doch mal Hilfe brauchst, wende Dich gerne an support@guestoo.de - hier stehen wir Dir jederzeit bei Fragen zur Verfügung.

 

Aber jetzt wünschen wir Dir erst mal viel Spaß beim Ausprobieren von guestoo! :)