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Hier erfährst Du, wie Du Schritt für Schritt ein Hybrid-Event erstellst, an dem Deine Gäste sowohl vor Ort als auch digital teilnehmen können.
Du kannst für das guestoo Back-End zwischen zwei Darstellungsoptionen wählen. Die Screenshots in der Doku basieren auf dem "Klassischen Design".Um mit Hilfe dieser Anleitung ein Event zu erstellen, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
In dieser Kurzanleitung legen wir ein einfaches Event für eine hybride Veranstaltung an. Das heißt, dass es sowohl Gäste gibt, die vor Ort am Event teilnehmen, als auch Gäste, die digital (z. B. über einen Livestream) mit dabei sind. Hierbei sollen sich alle Gäste über dasselbe Anmeldeformular anmelden können und erhalten dann eine Bestätigungs-E-Mail, die je nach gewähltem Timeslot die nötigen Informationen zur Teilnahme enthalten. Das heißt, Gäste, die vor Ort am Event teilnehmen erhalten die Adresse und die nötigen Informationen zur Teilnahme vor Ort, während Gäste, die online teilnehmen möchten, einem Link zum Meeting-Raum bzw. Livestream erhalten.
Zuerst musst Du Dein neues Event natürlich anlegen.
Klicke hierzu oben in der Leiste auf "Events", um in die Event-Übersicht zu gelangen.
Wenn dies Dein erstes Event ist, sieht die Event-Übersicht an dieser Stelle noch sehr leer aus. Um dies zu ändern, klicke oben links auf den Button "+Event erstellen"
Du wirst nun auf eine neue Seite weitergeleitet.
Hier wählst Du aus, ob es sich um ein Event oder eine Vorlage handelt.
Wir entscheiden uns in unserem Beispiel für die Option "Event", da wir das Event produktiv nutzen möchten.
Hier pflegst Du die wichtigsten Rahmendaten Deines Events:
Weitere Informationen zu diesen und weiteren Daten, die Du im Tab "Infos" pflegen kannst, findest Du hier.
An dieser Stelle wird festgelegt, ob es sich um ein kostenloses oder ein bezahltes Event handelt.
Da wir zur Unterscheidung von Vor-Ort- und Online-Teilnahme mit verschiedenen Timeslots arbeiten, benötigen wir nicht zwingend Tickets für unser Event und entscheiden uns daher für die Variante Kostenloses Event.
Du kannst aber natürlich zusätzlich zu der in diesem Tutorial erklärten Funktionalität dennoch Tickets verkaufen und Dich an dieser Stelle stattdessen für ein Event mit bezahlten Tickets entscheiden.
Weitere Informationen zum Event-Typ findest Du hier.
Nun müssen wir unseren Gästen nur noch mitteilen wann und wo das Event überhaupt stattfinden soll.
Unter dem Abschnitt "Wann" wählst Du das entsprechende Datum und die Start-Uhrzeit des Events aus. Auf Wunsch kannst Du zusätzlich noch Datum und Uhrzeit für das Event-Ende festlegen oder Dich für die Variante "Open End" entscheiden.
Hier legen wir fest, um welche Art von Veranstaltung es sich bei unserem Event handelt.
Wir entscheiden uns in unserem Beispiel logischerweise für die Option "Hybrides Event".
Hier trägst Du die Adresse ein, an der das Event für die Vor-Ort-Teilnehmenden stattfindet. In das Feld "Adresszusatz" kannst Du zusätzliche Informationen eintragen, z. B. zur Parksituation oder anderen Gegebenheiten vor Ort.
Um den Link für die Online-Teilnehmenden kümmern wir uns im nächsten Schritt!!
Weitere Informationen zu den Abschnitten "Wann" und "Wo" findest Du hier.
Nachdem wir bereits die wichtigsten Rahmendaten gepflegt haben, müssen wir natürlich noch die URL hinterlegen, die unsere digital am Event teilnehmenden Gäste benötigen.
So gehts:
Sobald Du diese Randdaten gepflegt hast, klickst Du oben rechts auf "+Event anlegen" um die vorgenommenen Einstellungen zu speichern!
Nachdem wir unser Event angelegt haben, werden uns im "Infos"-Tab des Events noch einige weitere Abschnitte angezeigt. Um diese zu bearbeiten, klicke zunächst oben rechts auf "Bearbeiten".
Folgende Abschnitte solltest Du auf jeden Fall mit Inhalt füllen:
Hier hinterlegst Du die Daten der Ansprechperson, die Deine Gäste bei Fragen kontaktieren können.
Zu pflegen sind:
Hier formulierst Du den Text, der Deinen Gästen auf der Event-Microsite angezeigt werden soll.
Folgende Texte sind zu pflegen:
Wichtig: Vergiss nicht oben rechts auf "Speichern" zu klicken, sobald Du alle gewünschten Änderungen vorgenommen hast!!
Wenn Du den Online-Teilnehmenden Deines Events einen Self-Check-in ermöglichen möchtest, benötigst Du das entsprechende Feature: Self-Check-in/Check-out per Link. Diese Funktion ist allerdings optional und nicht zwingend erforderlich!
Wenn Du den Pro-Tarif nutzt oder das Feature hinzugebucht hast, gehe wie folgt vor, um die Funktion zu nutzen:
Hinweis: Auf Wunsch kannst Du auch noch den Self-Check-out aktivieren. Weitere Informationen dazu, wie Du den Self-Check-in und Self-Check-out nutzen kannst, findest Du hier.
Das Aktivieren des Self-Check-ins ist, wie bereits erwähnt, ein optionaler Schritt. Die Unterscheidung zwischen Online- und Vor-Ort-Teilnehmenden funktioniert zwar auch ohne diese Einstellung, der Self-Check-in bietet aber folgende Vorteile:
So aktivierst Du die Anzeige des Abschnitts "Self Check-in & Check-out"
Nun wollen wir noch festlegen, wieviele Gäste sich zu unserem Event anmelden können.
So gehts:
Außerdem möchten wir festlegen, dass wir nicht jeden Gast, der sich anmeldet, erst bestätigen müssen, damit er am Event teilnehmen darf.
So gehts:
Weitere Informationen zu den Einstellungen, die Du unter dem Abschnitt "Registrierungsprozess" vornehmen kannst, findest Du hier.
Damit Dein Event auch für das Auge ansprechend ist, kannst Du die Farben, die für die Eventseite, das Anmeldeformular und die E-Mails verwendet werden, individuell anpassen.
So gehts:
Weitere Informationen zu den Design-Einstellungen findest Du hier.
Hinweis: Wenn Du an dieser Stelle keine Farben hinterlegst, greift guestoo auf die Farben zurück, die unter "Agentur > Design" gespeichert sind.
Damit Du alle nötigen Informationen Deiner Gäste bereits beim Anmeldeprozess abfragen kannst, solltest Du das Anmeldeformular an Deine Bedürfnisse anpassen.
So gehts:
Da es sich in unserem Beispiel um ein einfaches Event handelt, wählen wir folgende Stammdaten aus: E-Mail, Anrede (freiwillig), Vorname, Nachname.
Du kannst aber natürlich frei entscheiden, welche Stammdaten-Felder für Dich und die Planung Deines Events relevant sind. :)
Nun geht es an das Timeslot-Feld, das wir verwenden möchten, um abzufragen, ob ein Gast digital oder vor Ort am Event teilnehmen möchte.
So gehts:
Nun hast Du das Feld für die Timeslots angelegt, jedoch noch nicht die verfügbaren Optionen/Timeslots für den Gast.
Die Timeslots legst Du folgendermaßen an:
Du kannst natürlich auch noch weitere eventspezifische Felder für Dein Event anlegen - weitere Informationen zu den verschiedenen Feld-Typen findest Du hier.
Sobald Du Dein Event wie gewünscht individualisiert hast, ist es auch schon soweit, dass sich die ersten Gäste zu Deinem Event anmelden können.
Du hast hierzu mehrere Möglichkeiten:
1. Eventseite
2. Anmeldeformular
3. QR-Code
Wenn Du nur bestimmte Gäste auf Dein Event einladen möchtest, hast Du außerdem die Möglichkeit Deine Gäste direkt einzuladen.
So gehts:
Trage einfach die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Du einladen möchtest und lade sie auf Wunsch direkt per E-Mail ein
Manchmal ist es notwendig Deinen Gästen außer der Regel weitere Informationen zum Event zukommen zu lassen, z. B. wenn Du Deinen Gästen einen Reminder schicken möchtest oder Ihnen Informationen zur Vorbereitung auf das Event schicken möchtest.
Mit guestoo kannst Du Mailings aller Art ganz einfach umsetzen - so gehts:
1. Wähle die Art des Mailings aus
2. Wähle die Empfänger des Mailings aus
3. Nutze Platzhalter um Dein Mailing zu personalisieren
4. Speichere Dein Mailing für später
5. Versende Dein Mailing (oder speichere es für später)
Nachdem sich Gäste zu Deinem Event angemeldet haben oder Du sie manuell hinzugefügt hast, kannst Du sie verwalten und am Tag des Events ein- und auschecken.
Wie das funktioniert, ist in dieser Kurzanleitung genauer erklärt.
guestoo hat natürlich noch viele weitere spannende Features, auf die wir in dieser Kurzanleitung nicht eingehen, um Dir den Einstieg so einfach wie möglich zu machen.
Wir möchten Dich aber gerne dazu ermutigen, Dich selbstständig ein bisschen durch die Anwendung zu klicken und Dinge auszuprobieren, die für die Planung Deines Events hilfreich sein könnten.
In unserer Dokumentation für Veranstalter findest Du weitere Anregungen und Erklärungen. Und falls Du doch mal Hilfe brauchst, wende Dich gerne an support@guestoo.de - hier stehen wir Dir jederzeit bei Fragen zur Verfügung.
Aber jetzt wünschen wir Dir erst mal viel Spaß beim Ausprobieren von guestoo! :)