Hybride Events organisieren So kannst Du hybride Events mit guestoo ganz einfach organisieren

Hybride Events organisieren

So kannst Du hybride Events mit guestoo ganz einfach organisieren

Bei Hybriden Events kannst Du Deine Gäste entscheiden lassen, ob sie digital oder vor Ort teilnehmen möchten.
Für beide Optionen kannst Du unterschiedliche Kontingente festlegen.

guestoo nimmt Dir dann die Arbeit ab und versendet den Link zum online Event an die Teilnehmer, die online teilnehmen möchten und per Checkin kannst Du die Gäste vor Ort zum Event einchecken.

Je nach Tarif hast Du unterschiedliche Optionen hybride Events zu organisieren.

Hybride Events mit automatischen Abläufen

Automatische CheckIn-Mail für digitale Gäste

Benötigte Features:

Ablauf für den Gast

Der Gast kann bei der Anmeldung eines von zwei Tickets wählen (digitales Ticket / Vor-Ort Ticket):

  • Vor-Ort Ticket
    Der Gast bekommt in der Bestätigungsmail ein Ticket, mit dem er vor Ort eingecheckt werden kann
  • Digitales Ticket
    Der Gast bekommt X-Minuten vor dem Event eine Mail mit der er sich für das digitale Event einchecken kann. Klickt er auf den Link in dieser Checkin-Mail landet er auf einer Checkin-Seite. Nach dem Checkin wird er zu dem Meeting-Tool weitergeleitet.

Ablauf für den Veranstalter

Nachdem der Veranstalter alles eingerichtet hat, muss er nichts mehr weiter tun. Alles passiert automatisch.

E-Mails an unterschiedliche Ticketinhaber

Wenn Du Mailings an z.B. alle Digitalen Ticketinhaber senden willst, kannst Du wie folgt vorgehen:

  • Gehe in den Reiter "Gäste"
  • Nutze den Filter um nur Gäste mit dem Digitalen Ticket anzuteigen
  • Gehe auf "Alle Abwählen" (nur zur sicherheit) und dann auf "Alle auswählen"
  • Gehe beim Zahnrad an irgendeinem Gast auf die Option "Mailing an X Gäste senden"
  • Im nun folgenden Dialog kannst Du das Mailing für die Gäste mit dem digitalen Ticket versenden.

Tipp: Wenn Du das Mailing speicherst (Option unten im Mailing Dialog) und es dann noch einmal versendest, erhalten nur Gäste das Mailing, die das gespeicherte Mailiung noch nicht bekommen haben. So kannst Du sicherstellen, das bei Nachrückern nur diese das Mailing bei erneutem versenden erhalten.

Einrichten

So richtest Du das Event ein (nur die relevanten Punkte werden hier angesprochen):

Stelle sicher, dass Du ein Event mit "Kostenpflichtigen Tickets" angelegt hast. In der Übersicht hat das Event ein kleines €-Zeichen und wenn Du das Event bearbeitest siehst Du einen Reiter "Tickets". Du kannst diesen Punkt unter Event > Settings jederzeit anpassen.

1. Tickets

  • Gehe im Event in den Reiter "Tickets"
  • Vor-Ort Ticket
    1) Lege ein neues Ticket an und nenne es z.B. "Vor-Ort Ticket)
    2) Lege alle Details fest (z.B. Preis, Promotion-Code, Verfügbarkeit, …)
    3) Stelle den Switcher am Ende des Dialogs "Self-Checkin deaktivieren" auf grün
  • Digitales Ticket
    1) Lege ein neues Ticket an und nenne es z.B. "Vor-Ort Ticket)
    2) Lege alle Details fest (z.B. Preis, Promotion-Code, Verfügbarkeit, …)

2. Self-Checkin für digitale Events aktivieren

  • Gehe in den Reiter "Setting"
  • Scrolle zum Abschnitt "Self CheckIn/CheckOut" (falls er nicht sichtbar ist, scrolle zum Ende der Seite, klicke auf "Mehr Optionen" und blende ihn ein)
  • Aktiviere "Self-Checkin per Link erlauben"
  • Stelle die Minuten ein, die die Checkin-Mail vor dem Event versendet werden soll (z.B. 10)
  • Trage den Link zum Meeting ein (auf diesen wird nach dem Checkin weitergeleitet)
    Tipp: Falls Zugangsdaten benötigt werden, die nicht im Link enthalten sind, kannst Du sie in diesen Mailtext schreiben.

3. Self-Checkin Mail für digitale Events beeinflussen

  • Gehe in den Reiter "Infos"
  • Scrolle zum Abschnitt "Standard-Mailtexte" (falls er nicht sichtbar ist, scrolle zum Ende der Seite, klicke auf "Mehr Optionen" und blende ihn ein)
  • Editiere "Mail mit dem CheckIn-Link". Ggf. musst Du "Für dieses Event anpassen" anklicken

Fertig :)

 

Hybride Events mit manuellen Abläufen

Für niedrigere Tarife

Benötigte Features:

Ablauf für den Gast

Der Gast muss bei der Anmeldung im Formular 2 Optionen wählen: Digital teilnehmen / Vor Ort teilnehmen

  • Vor-Ort
    Der Gast bekommt in der Bestätigungsmail ein Ticket, mit dem er vor Ort eingecheckt werden kann.
  • Digitale
    Der Gast bekommt in der Bestätigungsmail ebenfalls ein Ticket, mit dem er vor Ort eingecheckt werden kann. Zusätzlich bekommt er ein Mailing mit den Zugangsdaten zum digitalen Event.

Ablauf für den Veranstalter

Nachdem der Veranstalter alles eingerichtet hat, muss er zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Mailing versenden an die digitalen Gäste, in denen die Zugangsdaten stehen.

E-Mails an unterschiedliche Gäste

Wenn Du Mailings an z.B. alle Digitalen Gäste senden willst, kannst Du wie folgt vorgehen:

  • Gehe in den Reiter "Gäste"
  • Nutze den Filter um nur Gäste mit der Option "Digitale Teilnahme" anzuzeigen
  • Gehe auf "Alle Abwählen" (nur zur sicherheit) und dann auf "Alle auswählen"
  • Gehe beim Zahnrad an irgendeinem Gast auf die Option "Mailing an X Gäste senden"
  • Im nun folgenden Dialog kannst Du das Mailing für die Gäste mit dem digitalen Ticket versenden.

Tipp: Wenn Du das Mailing speicherst (Option unten im Mailing Dialog) und es dann noch einmal versendest, erhalten nur Gäste das Mailing, die das gespeicherte Mailiung noch nicht bekommen haben. So kannst Du sicherstellen, das bei Nachrückern nur diese das Mailing bei erneutem versenden erhalten.

Einrichten

So richtest Du das Event ein (nur die relevanten Punkte werden hier angesprochen):

Bei diesem Weg ist es egal, ob es ein Event mit Tickets ist, oder nicht.

1. Formular einrichten

  • Gehe im Evengt in den Reiter "Formular"
  • Klicke bei "Eventspezifische Felder" auf "+ Feld hinzufügen"
  • Wähle hier den Typ "Auswahlliste"
  • Füge bei Beschriftung einen Text ein (z.B. Wie möchten Sie teilnehmen?)
  • Füge bei Optionen die beinden Optionen ein (Digital / Analog)
  • Klicke auf speichern
  • Stelle bei dem Feld vom Auge auf den Stern

Tipp: In Tarifen bei der der Typ "Timeslot" zur Verfügung steht, kannst Du auch diesen nutzen und so zusätzlich Verfügbarkeiten bei den beiden Optionen angeben.

2. Digitale Zugangsdaten zusenden

Du kannst entweder die Zugangsdaten für das digitale Mailing in jede Bestätigungsmail schreiben (Event > Infos > Standard Mailtexte > Bestätigungsmail) oder Du informierst die digitalen Gäste gezielt mit einem Infomailing:

  • Gehe in den Reiter "Gäste"
  • Nutze den Filter um nur Gäste mit der Option "Digitale Teilnahme" anzuzeigen
  • Gehe auf "Alle Abwählen" (nur zur sicherheit) und dann auf "Alle auswählen"
  • Gehe beim Zahnrad an irgendeinem Gast auf die Option "Mailing an X Gäste senden"
  • Im nun folgenden Dialog kannst Du das Mailing für die Gäste mit dem digitalen Ticket versenden.

Tipp: Wenn Du das Mailing speicherst (Option unten im Mailing Dialog) und es dann noch einmal versendest, erhalten nur Gäste das Mailing, die das gespeicherte Mailiung noch nicht bekommen haben. So kannst Du sicherstellen, das bei Nachrückern nur diese das Mailing bei erneutem versenden erhalten.

Fertig :)