Gast-Details

Stammdaten, Begleitpersonen, Bestellungen, ...

Hier erfährst Du wie Du die Stammdaten, Bestellungen und alle weiteren wichtigen Daten des Gastes einsehen und bearbeiten kannst.

Um zu den Details eines Gastes zu gelangen, gehe wie folgt vor:

  • Gehe in den Tab "Gäste" des Events
  • Suche den gewünschten Gast und klicke auf das Zahnrad-Symbol neben seinem Namen
  • Wähle den Menüpunkt "Bearbeiten" aus
  • Du wirst automatisch zu den Details des jeweiligen Gastes weitergeleitet

Die Verwaltungsmöglichkeiten, die Dir in den verschiedenen Tabs zur Verfügung stehen, sind im folgenden erklärt.

Anmeldung

Anmeldung -
Stellvertreter-E-Mail (eventbezogen)

Hat ein Gast keine E-Mail-Adresse, kann hier eine Stellvertreter-Adresse hinterlegt werden. Solange der Gast keine E-Mail-Adresse hat bekommt der Stellvertreter alle E-Mails (Einladungen, DOI-E-Mails, Bestätigungs-E-Mails, Infomailings, etc.).

Dies kann auch genutzt werden um Anmeldungen mit der gleichen E-Mail-Adresse zu ermöglichen oder Einladungen zu versenden
Weitere Informationen zur Verwendung von Stellvertreter-E-Mail-Adressen findest Du hier.

Herkunft (z. B. Kampagne)

Hier kannst Du die Herkunft des Gastes pflegen. Zum Beispiel eine Kampagne um deren Erfolg zu messen

Eventbezogene Informationen
  • Individueller Gast-Textbaustein
    Hier kannst Du einen individuellen Textbaustein hinterlegen, den Du anschließend als Platzhalter in die Eventseite oder Mailings einbauen kannst.
  • Interne Notiz (Event)
    Hier kannst Du eine interne Notiz hinterlegen, die beim CheckIn angezeigt wird und editiert werden kann.

Stammdaten

Stammdaten -

Hier kannst Du die Stammdaten des Gastes einsehen und bearbeiten.

Hierzu gehören:

  • Stellvertreter-E-Mail
    Hat ein Gast keine E-Mail-Adresse, kann hier eine Stellvertreter-Adresse hinterlegt werden. Solange der Gast keine E-Mail-Adresse hat, bekommt der Stellvertreter alle E-Mails (Einladungen, DOI-E-Mails, Bestätigungs-E-Mails, Infomailings, etc.).
    Dies kann auch genutzt werden um Anmeldungen mit der gleichen E-Mail-Adresse zu ermöglichen oder Einladungen zu versenden.
    Weitere Informationen zur Verwendung von Stellvertreter-E-Mail-Adressen findest Du hier.
  • Alle Stammdaten (auch die im Anmeldeformular ausgeblendeten)
    Wenn Du einen Gast manuell anlegst, kannst Du seine Stammdaten bereits vor der Einladung pflegen, um ihm bei der Anmeldung Zeit zu ersparen. Er hat im Anmeldeformular jedoch die Möglichkeit, seine Daten anzupassen. Sollte sich bei der Anmeldung eines Gastes ein Fehler eingeschlichen haben, kannst Du seine Angaben im Anschluss an seine Anmeldung korrigieren.
  • Sprache
    Der Gast hat im Gäste-Dashboard die Möglichkeit seine Sprache zu wählen. Die Wahl des Gastes überlagert ggf. die hier von Dir eingestellte Sprache (z. B. in E-Mails). Um auch die vom Gast eingestellte Sprache zu ignorieren und die von Dir eingestellte zu verwenden, kannst Du die entsprechende Auswahl treffen.
  • Schlagworte und Kampagnen
    Hier kannst Du dem Gast Schlagworte und Kampagnen zuordnen

Begleitperson

Begleitperson -

Hier hast Du Einsicht in die Begleitpersonen, die der Gast bei der Anmeldung hinzugefügt hat und kannst auf Wunsch weitere Begleitpersonen zum Gast hinzufügen.

So gehts:

  • Im Feld "Anzahl Besucher" trägst Du ein, wieviele Personen (einschließlich des Hauptgastes) zur Anmeldung des Gastes gehören
  • Hinweis: Wenn der Gast alleine kommt, trägst Du an dieser Stelle eine "1" ein.
  • Wenn Du an dieser Stelle eine höhere Zahl einträgst, hast Du zusätzlich die Möglichkeit direkt eine Begleitperson zum Gast hinzuzufügen
  • Um eine Begleitperson hinzuzufügen, trage den Vor- und Nachnamen der Person ein und klicke dann auf "Daten übernehmen"
  • Um eine bereits hinzugefügte Begleitperson zu löschen, klicke auf das Papierkorb-Symbol neben der entsprechenden Begleitperson
  • Hinweis für bezahlte Events:
    Denke bei Events mit bezahlten Tickets daran, die Tickets im Reiter "Tickets" entsprechend anzupassen, wenn Du Begleitpersonen hinzufügst oder entfernst!!

 

Tickets

Tickets -

Im Tab "Tickets" kannst Du die Bestellung des Gastes einsehen und sie auf Wunsch entsprechend anpassen.

Dazu hast Du folgende Möglichkeiten:

Komplette Bestellung ansehen

Mit einem Klick auf diesen Button gelangst Du in die Details der Bestellung. Dort hast Du die Möglichkeit eine Belegnummer und/oder einen Gutscheincode zu hinterlegen, die Bestellung als "Bezahlt" zu markieren oder sie zu stornieren.

Bestellung ändern

Hier hast Du die Möglichkeit die Bestellung des Gastes anzupassen. Du kannst z. B. andere oder weitere Tickets zur Bestellung des Gastes hinzufügen. So gehts:

  • Klicke auf den Button "Bestellung ändern"
  • Wähle die gewünschten Ticket(s) aus
  • Klicke auf "Speichern"
  • Wichtige Hinweise zum Ändern von Bestellungen:

    Nachdem Du eine Bestellung geändert und gespeichert hast, passiert folgendes:
    • Die existierende Bestellung wird automatisch komplett storniert!!
    • Es wird nicht automatisch eine neue Bestätigungs-E-Mail gesendet. Diese muss manuell von Dir angestoßen werden.
    • Die neue Bestellung steht zunächst auf "Unbezahlt" - falls der Gast eine Zahlung tätigen muss, findest Du den Link zum Bezahlprozess in der fertigen Bestellung, nachdem Du auf "Speichern" geklickt hast.

Einstellungen

Einstellungen -

Hier hast Du die Möglichkeit weitere Einstellungen für den Gast vorzunehmen.

Dazu gehören:

Gast-Einstellung
  • Normal / VIP
    Wähle aus, ob es sich um einen 'normalen' Gast oder einen VIP-Gast handelt. Die Einstellung wird nur für das jeweilige Event vorgenommen!
  • Ticket Promotion-Code
    Hier kannst Du vorab einen Ticket Promotion-Code angeben. Dieser wird dann automatisch auf die Anmeldung/Bestellung des Gastes angewandt.
  • Max. Gäste pro Anmeldung
    Hier wählst Du aus, ob und wieviele Begleitpersonen der Gast mitbringen darf. Du kannst entweder selbst eine Zahl festlegen oder die Option "Eventeinstellung übernehmen" beibehalten.

    Hinweis: Der Hauptgast zählt hier mit. Das bedeutet, wenn der Gast eine Begleitperson mitbringen darfst, musst Du hier eine "2" eintragen.
Eventspezifische Felder freischalten

Im Reiter Formular kannst Du eventspezifische Felder anlegen und diese mit einem Code versehen. Nur Gäste, die an dieser Stelle den Code zugeordnet bekommen, können das Feld sehen. So kannst Du z. B. besondere Optionen nur ausgewählten Gästen anbieten.

Klicke hierzu einfach den gewünschten Code an, um ihn dem Gast zuzuordnen.

Gast-Zugang

Hier findest Du eine Übersicht über alle relevanten Links und Codes für den Gast.

 

Dazu gehören:

  • Einladungscode
  • Einladungslink
  • Absagelink
Muster-Gast

Hier kannst Du festlegen, ob es sich bei dem Gast um einen Muster-Gast handelt.

Du kannst Muster-Gäste nutzen, um z.B. bestimmten Gästegruppen die Anmeldung über denselben Einladungs-Code zu ermöglichen.
Dieser kann dann x-Mal für eine Anmeldung genutzt werden und jeder Gast, der sich anmeldet, hat dieselben von Dir am Muster-Gast eingerichteten Voreinstellungen (z.B. bestimmte eventspezifische Felder, Erlaubnis von Begleitpersonen, Ticket-Promotioncodes, Tags, etc.).


Muster-Gäste sind keine echten Gäste, sondern dienen als Muster für die Anmeldung von echten Gästen! 

Weitere Informationen zum Anlegen und Verwalten von Muster-Gästen findest Du hier.

 

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen -

Hier kannst Du eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinterlegen, die benachrichtigt werden sobald eine bestimmte Aktion eintritt.

Bei welcher Aktion (z. B. Einchecken, Anmelden, …) die Nachricht versendet wird, kannst Du in den Event-Settings einstellen. Wie das funktioniert, ist hier erklärt.

 

So hinterlegst Du eine oder mehrere E-Mail-Adressen zur Benachrichtigung:

  • Gehe in die Gast-Details und wechsle in den Tab "Benachrichtigungen"
  • Trage die gewünschte E-Mail-Adresse in das Eingabefeld ein
  • Klicke auf das "+", um die E-Mail-Adresse hinzuzufügen
  • Klicke unten auf "Speichern"
  • Fertig!
  • Um eine bereits hinzugefügte E-Mail-Adresse zu entfernen, klicke einfach auf das Minus-Symbol neben der entsprechenden E-Mail-Adresse

Weitere E-Mail-Empfänger

Weitere E-Mail-Empfänger -

Hier kannst Du eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinterlegen. Alle E-Mails, die an den Gast gesendet werden, werden dann automatisch auch an die hier angegebene(n) E-Mail-Adresse(n) gesendet.

 

So fügst Du eine weitere Empfänger-E-Mail-Adresse hinzu:

  • Gehe in die Gast-Details und wechsle in den Tab "Weitere E-Mail-Empfänger"
  • Trage die gewünschte E-Mail-Adresse in das Eingabefeld ein
  • Klicke auf das "+", um die E-Mail-Adresse hinzuzufügen
  • Klicke unten auf "Speichern"
  • Fertig!
  • Um eine bereits hinzugefügte E-Mail-Adresse zu entfernen, klicke einfach auf das Minus-Symbol neben der entsprechenden E-Mail-Adresse

Einverständnisse

Einverständnisse -

Hier kannst Du einsehen, welchen Einverständnissen der Gast zugestimmt hat.

Weitere Informationen zum Anlegen von Einverständniserklärungen findest Du hier.

CheckIn Details

CheckIn Details -

Hier findest Du die Historie der CheckIns und CheckOuts des Gastes für das jeweilige Event.

 

Es werden sowohl der genaue Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) jedes CheckIns und CheckOuts angezeigt, als auch der Manager-User, der den CheckIn/CheckOut durchgeführt hat. Falls vorhanden, wird hier ebenfalls die interne Notiz des Gastes angezeigt.

Mail-Verlauf

Mail-Verlauf -
  • Hier siehst Du eine Übersicht über alle E-Mails, die der Gast über guestoo erhalten hat.
  • Neben dem Titel der entsprechenden E-Mail wird Dir jeweils das Datum und die Uhrzeit angezeigt, zu der die E-Mail versendet wurde
  • Zudem befindet sich links neben dem E-Mail-Titel ein Symbol. Das bedeuten die verschiedenen Symbole:
    • Papierflugzeug-Symbol: Die E-Mail wurde erfolgreich versendet
    • Warn-Symbol: Die E-Mail konnte nicht versendet werden
    • Sanduhr-Symbol: Die E-Mail befindet sich in der Warteschlange