Rechnungen mit guestoo erstellen guestoo erstellt Dir auf Wunsch automatisch Rechnungen für Deine Gäste

Rechnungen mit guestoo erstellen

guestoo erstellt Dir auf Wunsch automatisch Rechnungen für Deine Gäste

guestoo erstellt Dir auf Wunsch automatisch Rechnungen für die Ticketbestellungen Deiner Gäste.
Aktiviere diese Option einfach am Event unter Settings > Abschnitt "Automatische Rechnungen"

Details ab welchem Tarif dieses Feature zur Verfügung steht, findest Du hier Feature: Rechnungen

!!! Wir sind keine Steuerberater und geben Euch nur eine Information unter Vorbehalt weiter, die wir so erhalten haben. Bitte sprecht das vorgehen mit Eurer Buchhaltung und/oder Eurem Steuerberater vorher ab !!!

So funktionieren Rechnungen in guestoo

Ausstellen an den Gast und Exportieren für die eigenen Systeme oder den Steuerberater

So funktionieren Rechnungen in guestoo - Ausstellen an den Gast und Exportieren für die eigenen Systeme oder den Steuerberater

Ausstellen von Rechnungen an Deine Gäste

Wenn Du die Option "Rechnungen" am Event im Reiter "Settings" aktivierst UND die Brutto-Maximalgrenze der Bestellung nicht überschritten wird, erhält Dein Gast auomatisch einen Rechnungsbeleg.

Das Versenden des Rechnungsbelegs erfolgt in einer eigenen Email, die generiert wird, wenn der Gast seine Bestellung bezahlt hat ODER wenn Du "Kauf auf Rechnung" aktiviert hast.

Rechnungsbelege direkt in BCC an die Buchhaltung

Unter Agentur > Bezahlinfos kann im Abschnitt "Rechnungen BCC-Mail" eine Email-Adresse hinterlegt werden, die die Belegmails automatisch in Blindkopie (BCC) erhält. Hier kannst Du z.B. die Email-Adresse Deiner Buchhaltung angeben.

Exportieren der erstellten Rechnungen für die eigenen Systeme oder den Steuerberater

Unter dem Reiter "Bestellungen" kannst Du alle Bestellungen zu einem oder mehreren Events als Excel-Datei exportieren. Der Export beinhaltet die Bestellungen und pro Bestellung folgende Informationen:

  • Information, ob hierzu eine Kleinstbetragsrechnung erstellt wurde
  • Bestellnummer
  • Datum der Bestätigung  ( = Ausstellungsdatum der Rechnung)
  • Gesamtbetrag Brutto
  • Gesamtbetrag Netto
  • Verwendete Steuersätze
  • Jede einzelne Position der Bestellung (Namen der bestellten Tickets, inkl. Menge, Netto-Preis, Brutto-Preis, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag)

Rechnungsnummern, Stornorechnungen, Sonstiges…

Details zur Rechnungsstellung mit guestoo

Rechnungsnummern

  • guestoo generiert automatisch fortlaufende Nummern
  • Die Rechungsnummer wird erst dann erhöht, wenn die Rechungsmail gesendet wird/die Rechnung erstellt wird (siehe oben: "Ausstellen von Rechnungen an Deine Gäste"). NICHT bereits mit dem Bestellvorgang.
  • Die Nummern werden für alle Belege einer Agentur fortgezählt
  • Gestartet wird mit der Nummer 10.001
  • Jeder Nummer ist ein Prefix vorangestellt (einzustellen unter Agentur > Bezahlinfos > Rechnungen). Wird kein Prefix angegeben, wird automatsich das Prefix "GS-" verwendet.
  • Die Rechnungsnummer setzt sich aus dem Prefix und der Nummer zusammen
  • Rechnungsnummern werden an der Bestellung gespeichert. Änderst Du den Prefix, bleiben bei den alten Rechnungen die alten Rechnungsnummern (Prefix + fortlaufende Nummer) gespeichert
  • Es kann kein eigener Startpunkt der fortlaufenden Nummer angegeben werden

Stornorechnungen, Gutschriften, …

  • guestoo erlaubt nicht das Löschen von Bestellungen, zu denen ein Rechnungsbeleg erstellt wurde
  • Du kannst die Bestellungen nur auf "Storniert" stellen. In dem Fall musst Du eine entsprechende Stornorechnung manuell über Dein eigenes System erstellen
  • Gutschriften und Stornorechnungen werden nicht über guestoo erstellt

Sonstiges:

  • Bitte auchte darauf, dass im Feld "Rechnungsinformationen" alle Informationen, die auf Rechnungsbelegen enthalten sein müssen, gepflegt sind. Wir ergänzen automatisch die Rechnungsnummer und das Datum.
  • Lasse die Rechnungen unbedingt vorher durch Deinen Steuerberater freigeben!
  • Rechnungen ins Ausland (mit z.B. ReverseCharge) werden aktuell nicht unterstützt. Hier muss die Rechnung storniert werden und mit einem eigenen Tool neu erstellt werden

 

So sehen Rechnungen aus (Version Mailtext)

So sehen Rechnungen aus (Version Mailtext) -

Wenn Du nicht die Option "Als PDF versenden" aktivierst, wird die Rechnung als Bestandteil der Bestätigungsmail in Textform ausgegeben.
Du kannst am Event unter "Settings" im Abschnitt "Rechnun" zwischen Mailtext und PDF als Anhang umschalten.

Aussehen/Inhalt der Rechnung

Die Rechnung ist Teil der Bestätigungsmal an den Gast (keine extra PDF-Datei). Sie beinhaltet folgende Punkte (siehe auch Bild):

  • (automatisch) Überschrift: "Rechnungsbeleg"
  • (automatisch) Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer inkl. Prefix)
  • (automatisch) Datum der Bestätigung ( = Ausstellungsdatum der Rechnung)
  • (zu pflegen) Rechnungsinformationen
  • (zu pflegen) Infotext je nach Zahlungsart
  • (automatisch) Rechnungspositionen (Namen der bestellten Tickets inkl. Menge, Netto-Preis, Brutto-Preis, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag)
  • (automatisch) Details zu den angemeldeten Personen
  • (automatisch) Details zum Event (Name, Wann, Wo)
  • (automatisch) Rechnungsadresse des Käufers

So sehen Rechnungen aus (Version extra PDF)

So sehen Rechnungen aus (Version extra PDF) -

Wenn Du die Option "Als PDF versenden" aktivierst, wird die Rechnung als PDF-Datei an die Bestätigungsmail angehangen.
Du kannst am Event unter "Settings" im Abschnitt "Rechnung" zwischen Mailtext und PDF als Anhang umschalten.

Aussehen/Inhalt der Rechnung im PDF-Format

Die Kleinstbetragsrechnung als PDF-Datei beinhaltet folgende Punkte (siehe auch Bild):

  • (automatisch) Überschrift: "Rechnungsbeleg"
  • (automatisch) Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer inkl. Prefix)
  • (automatisch) Datum der Bestätigung ( = Ausstellungsdatum der Rechnung)
  • (zu pflegen) Rechnungsinformationen
  • (zu pflegen) Infotext je nach Zahlungsart
  • (zu pflegen) Logo
  • (zu pflegen) Highlight und Textfarbe
  • (automatisch) Rechnungspositionen (Namen der bestellten Tickets, inkl. Menge, Netto-Preis, Brutto-Preis, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag)
  • (automatisch) Details zu den angemeldeten Personen
  • (automatisch) Details zum Event (Name, Wann, Wo)
  • (automatisch) Rechnungsadresse des Käufers

So passt Du die Rechnung an

Grundeinstellungen

Im Reiter Agentur > Bezahlinfos > Abschnitt: Kleinstbetragsrechnungen

  • Rechnungsinformationen
    • vollständiger Name des leistenden Unternehmers
    • vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
    • ggf. Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung oder sonstige Informationen
  • Max. Brutto-Grenze
    Die Grenze in der die vereinfachte Rechnung gestellt werden darf. Wird die Obergrenze überschritten, erstellt guestoo keine Kleinstbetragsrechnung.
  • Logo
    • 56mm x 36mm (jpg, png) - nur für die PDF-Version benötigt
    • Hinweis Version Email-Text: Hier wird automatisch das Logo aus dem Reiter "Agentur > Info" oder "Event > Info" verwendet
  • Farben
    Es werden automatisch die Farben, die im Reiter "Agentur > Design" hinterlegt sind, verwendet oder (falls am Event gepflegt) die Farben aus dem Reiter "Event > Design"
    • Highlightfarbe
    • Textfarbe
  • BCC-Mail
    An diese Email-Adresse werden Bestätigungsmails in BCC (Blind-Kopie) gesendet, wenn sie eine Kleinstbetragsrechnung enthalten. Hier kannst Du zum Beispiel die Adresse Deiner Buchhaltung eintragen.

Im Reiter Agentur > Bezahlinfos > Abschnitt: Bezahlarten

Für jede Bezahlart kannst Du folgende Infos pflegen:

  • Infotext auf Kleinstbetragsrechnung
    Du kannst diesen Text nutzen, um in der Kleinstbetragsrechnung einen Hinweis zu geben. Z. B. "Diese Rechung wurde bereits bezahlt" oder bei Kauf auf Rechnung "Bitte überweisen Sie den zu zahlenden Betrag innerhalb von 14 Tagen auf folgendes Konto…"

Im Event > Settings> Abschnitt: Kleinstbetragsrechnung

Hier kannst Du die folgenden Informationen aus "Agentur > Bezahlinfos" überschreiben:

  • Rechnungsinformationen
  • Max. Brutto-Grenze

So aktivierst Du Rechnungen am Event

So aktivierst Du Rechnungen am Event -

Um Kleinstbetragsrechungen für ein Event zu aktivieren, gehe wie folgt vor: 

  • Gehe in das Event und wechsle in den Reiter "Settings"
  • Scrolle zum Punkt "Rechnungen" und klappe ihn auf
  • Aktiviere Rechnungen
  • Wähle die Art (Mailtext oder extra PDF)
  • Beachte den Punkt "So passt Du die Kleinstbetragsrechnung an", um deine Rechnungsbelege zu konfigurieren

Ab dem Zeitpunkt, an dem Du die Einstellung aktiviert hast, bekommt der Gast in der Bestätigungsmail den entsprechenden Absatz mitgeschickt.

Ist ein nachträgliches Aktivieren möglich?

Solltest Du es nachträglich aktivieren, kannst Du die Bestätigungsmail noch einmal an Deine Gäste senden. Diese beinhaltet dann auch den Rechnungsbeleg. Neu angemeldete Gäste bekommen ab diesem Zeitpunkt die Rechung automatisch.

Veraltet - Was sind Kleinstbetragsrechnungen

Generelle Information zu Kleinstbetragsrechnungen

Hinweis: Ab der KW38 2021 kann guestoo fortlaufende Rechungsnummern erstellen, damit wird aus der Kleinstbetragsrechung ein vollwertiger Rechnungsbeleg.

Zu diesem Thema gibt es jede Menge ausführliche Berichte im Internet, daher beschränken wir uns hier auf die Kurzfassung ;)

Seit dem 01.01.2018 kann bis zu einem Brutto-Betrag von € 250 in Deutschland eine vereinfachte Rechnung gestellt werden.

Eine Kleinbetragsrechnung muss die folgenden Bestandteile aufweisen

  • Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Rechnungsbetrag inkl. Steuerbetrag
  • Anzuwendender Steuersatz (19% oder 7%) bzw. im Fall einer Steuerbefreiung entsprechender Hinweis
  • vollständiger Name des leistenden Unternehmens
  • vollständige Anschrift des Rechnungsstellers

Wenn Du umsatzsteuerbefreit bist, muss zusätzlich ein Hinweis vorhanden sein, dass für die Lieferung/Leistung eine Steuerbefreiung vorliegt.

Vorsteuerabzug und steuerliche Absetzbarkeit für Deine Gäste

Kleinstbetragsrechnungen sind vollwertige Geschäftsdokumente! Deine Gäste können sich auch mit Kleinstbetragsrechnungen die MwSt. erstatten lassen und/oder die Rechnung steuerlich absetzen.

Ausnahmen - hier dürfen keine vereinfachten Rechnungen gestellt werden

Es gibt auch Ausnahmen, die in seltenen Fällen greifen. Besprich bitte mit Deinem Steuerberater, ob Du hierunter fällst.