Excel-Export

So generierst Du einen Gäste-Export für Dein Event

Hier erfährst Du, wie Du Dir von guestoo einen Excel-Export für Dein Event generieren lassen kannst, in dem sich alle für Dich relevanten Daten Deiner Gäste befinden.

Wie generiere ich einen Excel-Export?

Das Generieren von Excel-Exporten funktioniert bei guestoo mit wenigen Klicks.

 

So gehts:

  • Gehe auf den Menüpunkt "Events"
  • Klicke in der Liste auf das gewünschte Event
  • Gehe in das Menü an der rechten Seite

    Desktop-Version: Cursor zur rechten Seite des Browser-Fensters führen
    Mobile Version: Klick auf das Menü/"Hambuger"-Symbol (drei Punkte untereinander)
  • Wähle im Menü die Option "Excel-Export" aus
  • Nimm die gewünschten Filter und Einstellungen für Deinen Export vor. Weitere Informationen zu den einzelnen Möglichkeiten findest Du weiter unten auf dieser Seite
  • Klicke auf Export starten
  • Das Passwort für den Export wird Dir darauf hin nochmal im Dialog-Fenster angezeigt - Du findest es aber auch jederzeit unter Agentur > Infos > Sicherheit
  • Fertig!

Wichtig: Der Export wird immer an die E-Mail-Adresse gesendet, mit der Du bei guestoo eingeloggt warst, als Du den Export angefordert hast.

Inhalt filtern

Inhalt filtern -

Mit einem Klick auf den Button "Filter ändern" öffnet sich ein neues Dialog-Fenster, in dem Du Kriterien festlegen kannst, um nur bestimmte Gäste in den Excel-Export einzubeziehen.

 

Hier hast Du folgende Filter-Möglichkeiten:

  • Suchen
    Hier kannst Du einen Suchbegriff eintragen, z. B. Name, E-Mail, Firma, etc.
  • Corona-Status (3G)
    egal / getestet / vollständig geimpft / genesen
  • Status (Mehrfachauswahl möglich)
    • Bestätigt
    • Zum Event erschienen (eingecheckt)
    • Abgesagt
    • Anmeldung (offen)
    • Hinzugefügt
    • Eingeladen
    • Gelöscht
  • Unbestätigte Anmeldungen
    Nein / Ja
  • VIP
    Alle / Keine VIPs anzeigen / Nur VIPs anzeigen
  • Gäste auf Warteliste
    Anzeigen / Nicht anzeigen
  • Fehlerhafte E-Mail-Adressen
    (Nur Gäste mit fehlerhaften E-Mail-Adressen anzeigen, bei denen die E-Mails nicht zustellbar sind.)
    Nein / Ja
  • Herkunft (eventspezifisch)
  • CheckIn-Status
    Egal / Eingecheckt / Ausgecheckt
  • Anwesend von / Anwesend bis
    Hier kannst Du einen Zeitraum angeben, um Dir nur die Gäste anzeigen zu lassen, die in diesem Zeitraum auf dem Event eingecheckt waren
  • Schlagworte
    Mehrfachauswahl möglich. Es werden nur Ergebnisse angezeigt, die allen ausgewählten Kriterien entsprechen.
  • Kampagnen
    Mehrfachauswahl möglich. Es werden nur Ergebnisse angezeigt, die allen ausgewählten Kriterien entsprechen.
  • Einverständnisse
    Nur Gäste, die den Wert NICHT zugeordnet haben (einer reicht) / Nur Gäste, die den Wert zugeordnet haben

Einstellungen

Einstellungen -

Hier hast Du weitere Möglichkeiten, um den Excel-Export noch besser auf Deine Bedürfnisse anzupassen.


Diese Optionen stehen Dir zur Auswahl:

  • Begleitperson in extra Zeile
    Wenn Du diese Option aktivierst, wird Dir jede Begleitperson eines Hauptgastes in einer zusätzlichen Zeile des Exports angezeigt
  • QR-Code generieren
    Wenn Du diese Option aktivierst, wird Dir für jeden Gast ein QR-Code generiert, der den persönlichen Einladungslink des Gastes enthält.

    Achtung: Bei vielen Gästen kann der Download durch die QR-Codes recht groß werden!
    Bei mehr als 1.000 Gästen werden keine QR-Codes erstellt!

Spalten

Wenn Du auf den Reiter "Spalten" klickst, kannst Du außerdem noch auswählen, welche Informationen der Gäste Dir als Spalte im Excel-Export angezeigt werden sollen.

 

Folgende Spalten stehen zur Auswahl:

 

Interne Felder

  • guestoo ID
  • Externe ID
  • Einverständnisse

 

Stammdaten

  • Alle / Keine
    Mit einem Klick auf einen dieser Buttons werden entweder alle oder keine der Kategorien als Spalte im Excel-Export angezeigt
  • E-Mail
  • Anrede
  • Stellvertreter E-Mail
  • Titel
  • Vorname
  • Nachname
  • Bild
  • Geburtstag
  • Geschlecht
  • Telefonnummer
  • Handynummer
  • Adresse
  • Geschäftsadresse
  • Firma
  • Position
  • Web
  • Info
  • Corona Status
  • Begleitperson Infos
  • Anrede-Floskel

 

Eventspezifische Infos

  • Alle / Keine
    Mit einem Klick auf einen dieser Buttons werden entweder alle oder keine der Kategorien als Spalte im Excel-Export angezeigt
  • Hier werden Dir alle eventspezifischen Felder angezeigt, die Du für dieses Event im Tab "Formular" angelegt hast.

 

Sonstiges

  • Alle / Keine
    Mit einem Klick auf einen dieser Buttons werden entweder alle oder keine der Kategorien als Spalte im Excel-Export angezeigt
  • Rechnungsadresse
  • Interne Notiz
  • VIP
  • Sprache
  • Tags
  • Kampagnen
  • Benachrichtigungen
  • Interne Notiz (Event)
  • Externe Notiz (Textbaustein - Event)
  • Ticket Promotion-Code
  • Eventspezifische Felder Codes
  • Stellvertreter E-Mail
  • Status
    (Bestätigt / Zum Event erschienen / Abgesagt / ...)
  • Datum hinzugefügt / eingeladen
  • Herkunft
  • Personen insgesamt
  • Personen eingechecked
  • Personen ausgechecked
  • Uhrzeit CheckIn
  • Uhrzeit CheckOut
  • Anmeldedatum ID
  • Einladungslink
  • Einladungscode
  • Absagelink
  • Link zum CheckIn
  • Manuelle Zusage
  • Manuelle Zusage Details
  • Absagegrund
  • Datum der Absage
  • Testergebnis (Corona)
  • Externer Test-Code (Corona)
  • Tickets
  • Sitzplatz

 

Dynamische Textblöcke

  • Alle / Keine
    Mit einem Klick auf einen dieser Buttons werden entweder alle oder keine der Kategorien als Spalte im Excel-Export angezeigt
  • Formelle Anrede
  • Formelle Anrede inkl. Vorname
  • Liebe/Lieber Vorname