Individuelle und webbasierte Einladung leitet VIPs zielgerichtet durch Messe-Business, Kontrollen und Events
Fotos auf dieser Seite: Uwe Weiser, Hanne Engwald, Alita Holzhauser
Seit 1924 führt die Koelnmesse als Impulsgeber der Veranstaltungsbranche Millionen Menschen aus aller Welt zusammen.
Spezielle Gäste erfordern besonderen Aufwand: Das gilt nicht nur fürs diplomatische Parkett, sondern auch für die VIPs auf der Kölner gamescom, dem weltgrößten Event rund um Computer- und Videospiele und Europas größter Business-Plattform für die Games-Branche. Unter den zuletzt 320.000 Besuchern aus über 100 Ländern waren auch 31.000 Fachbesuchende, von denen 50 Prozent aus dem Ausland anreisten.
In der Vergangenheit war es keine leichte Aufgabe für die Koelnmesse GmbH, diese hohe Zahl an VIPs adressatengerecht anzusprechen und zugleich gezielt durchs Messe-Business und parallel stattfindende Events zu geleiten. Die Messe versendete ganz klassisch gedruckte Einladungen per Post und setzte nach und nach auch auf digitale Einladungen oder Newsletter, die zu Landingpages führten.
Der Wunsch aber, abteilungsintern unabhängig arbeiten zu können, um auf kurzem Weg Änderungen schnell selbst vorzunehmen, blieb unerfüllt. Eine ausführliche Gästeverwaltung war schlicht nicht gegeben. So waren viele Prozesse kompliziert, zeitraubend und durch die notwendige Involvierung verschiedenster Abteilungen geprägt. Damit stellte sich die Situation insgesamt auch als kostenintensiv dar.
Einladen verschiedener Gruppen in mehreren Sprachen mit unterschiedlichen Anmeldeoptionen im gleichen Event
Verschiedene Programmpunkte je nach Gruppe wählbar
(Eröffnungsrundgang, Party, Messeeintritt …)
Zutrittsregelung inkl. Anbindung an das Schrankensystem der Messe
Funktionierende Koordination der auch variierenden VIP-Rückmeldungen über mehrere Teammitglieder, Medien (Telefon, E-Mail, Messenger-Dienste …), Zeiten und Änderungswünsche hinweg.
Sichert Datenkonsistenz und verhindert den Verlust wichtiger Informationen.
Seit 2023 aber nutzen sowohl die Protokoll- als auch die Event-Abteilung des Kölner Messeriesen (Platz 3 in Deutschland) mit unserem guestoo Einladungs- und Gästemanagement sehr erfolgreich eine Software, die beispielgebend ist für die erfolgreichen, individuellen Webentwicklungen der Code Piraten GmbH.
Die Abteilung nutzt guestoo vor allem für die Einladungen, die Zusagenstatistik sowie den Ticketversand. Der besondere Fokus der Kölner lag dabei auf der freien Gestaltung der Einladung, einer guten Gästeverwaltung, der Einbindung eigener Ticketcodes für das messeeigene Zugangssystem bei Schranken und Parkplätzen sowie den Auswertungen nach dem Event.
Die Koelnmesse arbeitet mit der Server-Lizenz von guestoo.
„Dank guestoo haben wir mit unserer Arbeit und für unsere Kunden einen Quantensprung erreicht.“Bianca Anhalt, Referentin im Team Protokoll der Koelnmesse GmbH, ist begeistert von den vielen neuen Möglichkeiten, die unser guestoo Einladungsmanagement den Mitarbeitenden bietet. Ihre Abteilung steht neben dem Team Event in den Startlöchern, sobald sich Gäste aus der Politik angesagt haben.
Ob Branchen-Insider oder Politiker, Pressevertreter oder YouTube-Streamer, Twitch-Enthusiast oder Influencer: Die Bandbreite der VIPs beim Branchen-Highlight ist ebenso groß wie der Wunsch nach einer jeweils gezielten, individuellen Ansprache. Denn während es bei den einen um die Teilnahme an der Eröffnung, einem Messerundgang oder einer Games-Präsentation gehen mag, steht bei anderen eher die Einladung zur Show eines Streaming-Dienstes oder zu einer der vielen Partys der Spiele-Entwickler an. Je nach Event kommen hier schnell 150 bis 3.000 Personen zusammen, die es ganz spezifisch anzusprechen und zu leiten gilt.
Schon beim allerersten Einsatz unserer webbasierten Anwendung guestoo zeigten sich die vielen Vorteile des Systems
, berichtet Bianca Anhalt und hebt zugleich unseren kompetenten Support hervor.
Allein am Beispiel eines unserer größten und anspruchsvollsten Projekte, der gamescom, zeigt sich die Dynamik und Flexibilität beim Einsatz dieses auch für uns noch neuen Tools. Es ermöglicht den beteiligten Teams eine schnelle, stets an den sich regelmäßig ändernden Bedürfnissen maßgeschneidert angepasste Umsetzung.
Dabei wird der hohe Qualitätsanspruch der Koelnmesse auch Dank der persönlichen Betreuung und Unterstützung durch unser guestoo-Team voll gewährleistet. Das sieht auch Anhalt so:
Das Team ist top erreichbar und hat mit voller Kompetenz immer eine kreative, schnelle Lösung für unsere Tasks parat.
Ministerpräsident Hendrik Wüst war nur einer der vielen VIPs auf der gamescom
Der Protokoll- und der Event-Abteilung steht direkt eine übersichtliche Info zur Verfügung, wer wann kommt und natürlich auch, wie viele Gäste zu welcher Veranstaltung kommen. Aber auch die Besucher haben es durch guestoo leichter: Unsere Software liefert ihre Tickets nicht nur direkt mit passenden QR-Codes für das Schrankensystem der Messe aus, sondern kann auch zusätzliche Tickets ausgeben, so zum Beispiel Park-Tickets oder auch Party-Tickets. Auch eine Check-in-Funktion kann integriert werden, sodass die Veranstalter wissen, wer sich bereits auf einer Party befindet. Und wer es dennoch ganz klassisch mag: Mit guestoo sind personalisierte Einladungen in Druckform auch weiterhin möglich.
Veränderungsprozesse und neue Software bereiten Anwendern manches Mal Sorge. Gestalten sich der Umstieg oder erstmalige Einsatz eines solchen Systems einfach? Lässt sich damit aus dem Stand heraus fehlerfrei arbeiten oder besteht die Gefahr, die nächste Messeplanung vor die Wand zu fahren? Protokoll-Referentin Bianca Anhalt weiß, wie es ist, erstmalig mit guestoo zu arbeiten, während die Ansprüche einer Vielzahl an Stakeholdern wie Empfängern an eine von Anfang an funktionierende Kommunikation sehr groß sind.
„Unsere Zielgruppen, die wir mit guestoo souverän erreichen, haben höchste Erwartungen“, betont sie. „guestoo erfüllt sie vollumfänglich, da es qualitativ, inhaltlich, visuell, sicher und to the point an den Bedarfen der Empfänger orientiert und zudem praktisch und bedienungsfreundlich aufgebaut ist. Damit erfüllt es auch unsere eigenen Erwartungen im Team Protokoll und diejenigen unserer Auftraggeber – seien es Verbände, Wirtschaftspartner, Mitveranstalter, die Politik oder auch unser eigener Aufsichtsrat oder die Gesellschafter der Koelnmesse GmbH.“
Lässt sich eine so vielfältig einsetzbare Anwendung wie guestoo also tatsächlich aus dem Stand heraus für Großprojekte nutzen?
„Die Nutzung dieses Einladungs-Management-Systems bei der Koelnmesse fand erstmalig zur gamescom statt“, fährt Anhalt fort. „guestoo ist ein sehr komplexes Programm und fast jede Möglichkeit der Gestaltung des Events war umsetzbar, denn die Gästeverwaltung ist enorm durchdacht und dennoch sehr übersichtlich. Und falls doch mal Fragen auftauchen, dann ist der Support schnell und effektiv, geduldig und hat immer eine Lösung.“
Welches Fazit kann die Koelnmesse GmbH nach dem Ersteinsatz ziehen?
„Es war unsere Premiere und alles ist wunderbar gelaufen. Die Zufriedenheit mit guestoo zeigt sich auch dadurch, dass einer unserer Kunden, nämlich der game Verband selbst, das Tool ebenfalls längst zu seinem eigenen gemacht hat.“
Foto: Alita Holzhauser
Beim nächsten Event:Den Vorsprung konsequent nutzen
guestoo einfach mal ausprobieren
Nicht nur ein großer Player der Veranstaltungsbranche wie die Koelnmesse profitiert von guestoo. Ganz gleich, um welche Branche es sich handelt: guestoo ist das perfekte Werkzeug, um Firmenevents, Kundenveranstaltungen, Seminare, Partys oder Konzerte einfach online zu organisieren – egal ob alleine oder im Team.
Mit guestoo lassen sich alle Bereiche einer Veranstaltung ohne Programmierkenntnisse einfach online organisieren – professionell, vollumfassend, zeitsparend und datenschutzkonform.
Entwickelt im Ruhrgebiet, betrieben auf deutschen Servern.
