Mitglieder-Registrierung

Zuerst musst Du Dein neues Event anlegen.

Klicke hierzu oben in der Leiste auf den Menüpunkt "Events", um in die Event-Übersicht zu gelangen.

Wenn dies Dein erstes Event ist, sieht die Event-Übersicht an dieser Stelle noch sehr leer aus. Um dies zu ändern, klicke oben links auf den Button "+Event erstellen"

Du wirst nun auf eine neue Seite weitergeleitet.

Event oder Vorlage

Hier wählst Du aus, ob es sich um ein Event oder eine Vorlage handelt. 

• Event:
  Ein Event kann produktiv genutzt werden und Gäste können sich dazu anmelden. Wir empfehlen diese Option für alle produktiven Events.
• Vorlage:
  Vorlagen werden in guestoo hauptsächlich dazu genutzt, einen Event-Prototypen mit den wichtigsten Standard-Daten anzulegen, mit dessen Hilfe Du mehrere ähnliche Events anlegen kannst. Wir empfehlen die Nutzung dieser Option nur für Event-Muster, da sich in einer Vorlage keine Gäste anmelden können.

Wir entscheiden uns in unserem Beispiel für die Option "Event", da wir das Event produktiv nutzen möchten.

Was

Hier pflegst Du die wichtigsten Rahmendaten Deines Events:

• Name
  
  Der Name des Events wird Deinen Gästen angezeigt und Du kannst Dein Event anhand des Namens später in der Event-Übersicht finden. Wähle deshalb einen Namen, der sowohl für Dich als auch für Deine Gäste Sinn macht.
  
  Beispiel: Mitglieder-Registrierung
  
  
• Untertitel
  
  Hier kannst Du einen Untertitel vergeben, um Dein Event auf Wunsch noch genauer zu beschreiben.
  
  Beispiel: "Lege hier einen Account an, um Zugriff auf die exklusiven Events unseres Vereins zu erhalten."
  
  
• Eventbild
  An dieser Stelle hast Du die Möglichkeit ein Bild hochzuladen, um Dein Event noch anschaulicher und individueller zu gestalten. Dies kann z. B. das Logo Deines Vereins oder eine speziell erstellte Grafik sein.

Weitere Informationen zu diesen und weiteren Daten, die Du im Tab "Infos" pflegen kannst, findest Du hier.

An dieser Stelle entscheidest Du, ob die Registrierung kostenlos oder bezahlt sein soll.

Kostenloses Event

• Deine Gäste können sich ohne Bezahlung zum Event anmelden
• Du kannst Deinen Gästen trotzdem ein Ticket mit ihrer Bestätigung schicken, damit sie sich vor Ort einchecken können
• Es gibt nur eine Kategorie von Gästen

Bezahlte Tickets

• Deine Gäste müssen bei ihrer Anmeldung ein oder mehrere Tickets auswählen
• Die Tickets können auch den Preis 0€ haben
• Es können mehrere Ticket-Kategorien mit unterschiedlichen Preisen angelegt werden.

Weitere Informationen zum Event-Typ findest Du hier.

Wir entscheiden uns in unserem Beispiel der Einfachheit halber für ein Kostenloses Event.

Da das Event lediglich zum Anlegen eines Gast-Accounts und zur Erfassung der Mitglieds-Daten dienen soll, hat es kein festes Datum und keinen festgelegten Ort.

Wir nehmen daher folgende Einstellungen vor: 

Wann

• Klicke auf den Button "Event hat kein Datum"
• Bestätige die Hinweis-Meldung mit einem Klick auf "Ja"
• Diese Einstellung sorgt dafür, dass kein spezielles Datum für das Event angezeigt wird

Art der Veranstaltung

• Hier wählst Du die Option "Event vor Ort" aus.

Wo

• Klicke auf den Button "Event ohne Location"
• Bestätige die Hinweis-Meldung mit einem Klick auf "Ja"
• Diese Einstellung sorgt dafür, dass keine Adresse o.ä, angezeigt wird, da es sich nicht um ein Event im klassischen Sinne handelt

Sobald Du diese Randdaten gepflegt hast, klickst Du oben rechts auf "+Event anlegen" um die vorgenommenen Einstellungen zu speichern!

Nachdem wir unser Event angelegt haben, werden uns im "Infos"-Tab des Events noch einige weitere Abschnitte angezeigt. Um diese zu bearbeiten, klicke zunächst oben rechts auf "Bearbeiten".

Folgende Abschnitte solltest Du auf jeden Fall mit Inhalt füllen:

Kontaktdaten für Besucher

Hier hinterlegst Du die Daten der Ansprechperson, die Deine Gäste bei Fragen kontaktieren können. Diese Daten werden sowohl auf der Event-Seite als auch in den E-Mails, die Du über guestoo an Deine Gäste versendest, standardmäßig angezeigt.

Zu pflegen sind:

• Name Ansprechpartner*in
  z. B. Max Mustermann
• Telefonnummer
  z. B. 0123 / 456 789 01
• E-Mail
  z. B. max@mustermann.de
• Kontaktzusatz 
  z. B. "Erreichbar täglich von 9-17 Uhr"

Hinweis: Wenn Du die Felder frei lässt, werden automatisch die Kontaktdaten verwendet, die Du unter Agentur > Infos festgelegt hast.

Redaktionelle Texte

Hier formulierst Du die Texte, die Deinen Gästen auf der Event-Microsite angezeigt werden sollen.

Folgende Texte sind zu pflegen:

• Introtext (kann leer gelassen werden, wenn die Eventseite nicht genutzt wird)
  Wird als einleitender Text auf der Event-Microsite angezeigt.
• Beschreibung (kann leer gelassen werden, wenn die Eventseite nicht genutzt wird)
  Wird auf der Event-Microsite angezeigt. Hier kannst Du Deinen Gästen weitere Informationen zum Event geben und ihnen einen kleinen Überblick darüber geben, was sie erwartet.
• Introtext Anmeldeformular
  Dieser Text steht oberhalb des Anmeldeformulars und kann z. B. für weitere Hinweise oder personalisierte Text-Bausteine genutzt werden.
• Hinweis: Um die redaktionellen Texte zu personalisieren, kannst Du die Platzhalter benutzen, die Dir oberhalb der Eingabefelder angezeigt werden. Klicke hierzu einfach auf den entsprechenden Platzhalter, um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren und füge ihn dann an der gewünschten Stelle ein.

Wichtig: Vergiss nicht oben rechts auf "Speichern" zu klicken, sobald Du alle gewünschten Änderungen vorgenommen hast!!

Da es sich nicht um ein typisches Event handelt, solltest Du nun noch einige Einstellungen vornehmen.

So gehts:

• Gehe in Deinem Event in den Tab "Settings"
• Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Gast-Zusage
  Hier wählst Du aus, ob Du jeder Anmeldung zunächst bestätigen möchtest (Manuelle Zusage durch Veranstalter) oder ob die Registrierung automatisch bestätigt werden soll (Automatische Zusage nach Anmeldung). Erfolgt die Zusage automatisch, erhält die registrierte Person umgehend nach der Registrierung eine Bestätigungs-E-Mail.
  Hinweis: Wir empfehlen die manuelle Zusage, damit Du zunächst überprüfen kannst, wer sich angemeldet hat und ob Du der Person Zugriff auf Deine exklusiven Events gewähren möchtest.
• Max. Gäste
  Trage hier die gewünschte Anzahl der Personen ein, die sich registrieren dürfen.
  
  Hinweis: Wenn Du die Anzahl der Registrierungen nicht einschränken möchtest, trage hier einen möglichst hohen Wert ein, z. B. "9999"
• Max. Gäste pro Anmeldung
  Da es am meisten Sinn macht, wenn Mitglieder sich einzeln registrieren, empfehlen wir Dir hier eine "1" einzutragen.
• Automatische Anhänge in der Bestätigungs-Mail
  Da Tickets, Kalendereinträge, usw. für eine Mitglieder-Registrierung keinen Sinn machen, haben wir hier alle Anhänge deaktiviert.
• Klicke oben rechts auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen

Weitere Informationen zu den Einstellungen, die Du unter dem Abschnitt "Registrierungsprozess" vornehmen kannst, findest Du hier.

Nun müssen wir den Mitgliedern noch die Möglichkeit geben, ein Passwort für ihren Account zu vergeben.

So gehts:

• Gehe in den "Settings"-Tab des Events
• Scrolle zum Abschnitt "Option für den Gast einen Account anzulegen"
• Hinweis: Wenn Du den Abschnitt nicht siehst, scrolle ganz nach unten und klicke auf den Button "Mehr Optionen anzeigen" um ihn einzublenden
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Wähle im Dropdown-Menü die Option "Anzeigen und Pflicht" aus
• Klicke oben rechts auf "Speichern"

Bei guestoo gibt es Standard-Texte, die für die automatisch versendeten E-Mails (Anmeldungs-Bestätigung, etc.) verwendet werden. Da diese in erster Linie für Events im klassischen Sinne vorgesehen sind, empfehlen wir Dir, diese E-Mail-Texte so anzupassen, dass für Deine Gäste ersichtlich ist, dass es sich um eine Mitglieder-Registrierung handelt.

So gehts:

• Gehe in den "Infos"-Tab Deines Events
• Scrolle zum Abschnitt "Standard E-Mail-Texte"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Klicke neben der gewünschten E-Mail auf den Button "DE » Für dieses Event anpassen"
• Lege den Betreff und den Text für die E-Mail fest
• Hinweis: Du kannst den Text formatieren, indem Du HTML-Elemente nutzt! Darüber hinaus kannst Du die oben angezeigten Platzhalter nutzen, um Deine Mitglieder z. B. mit ihrem Namen anzusprechen. Klicke hierzu auf den gewünschten Platzhalter, um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren und füge ihn dann an der gewünschten Stelle im Text ein.
• Klicke anschließend oben rechts auf "Speichern"

Folgende E-Mail-Texte sind für eine Mitglieder-Registrierung relevant:

• Einladungstext
  Nur relevant, wenn Du Deinen Gäste direkt aus guestoo heraus eine E-Mail senden möchtest, die sie zur Registrierung einlädt. Um Einladungen aus guestoo zu versenden, musst Du die Gäste zum Registrierungs-Event hinzufügen und sie anschließend manuell einladen.
• Double Opt In E-Mail
  Diese E-Mail erhalten Deine Gäste aus datenschutzrechtlichen Gründen nach ihrer Anmeldung, um diese zu bestätigen.
  
• Bestätigungs-E-Mail » Angemeldet, aber noch nicht zugesagt
  Diese E-Mail ist nur relevant, wenn Du in Schritt 6 die Option "Manuelle Zusage durch Veranstalter gewählt hast. Sie wird versendet, nachdem der Gast sich angemeldet hat, um ihn darüber zu informieren, dass seine Anmeldung eingegangen aber noch nicht von Dir bestätigt wurde.
• Bestätigungs-E-Mail an den Gast
  Diese E-Mail erhält der Gast, nachdem seine Anmeldung vollständig ist - sprich: er hat den Link in der DOI-E-Mail geklickt und seine Teilnahme wurde von Dir bestätigt (falls nicht die automatische Bestätigung aktiv ist).
• Absage an einen Gast
  Diese E-Mail wird versendet, wenn Du als Veranstalter*in die Anmeldung eines Gastes ablehnst.

Damit die Registrierungs-Seite auch für das Auge ansprechend ist, kannst Du die Farben, die für die Eventseite, das Anmeldeformular und die E-Mails verwendet werden, individuell anpassen.

So gehts:

• Gehe in Deinem Event in den Tab "Design"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Trage in die Felder die gewünschten Farbcodes ein (z. B. #000000) oder wähle die Farben mit dem Farbauswahl-Tool aus
• Lade auf Wunsch ein Hintergrundbild hoch
• Klicke oben rechts auf "Speichern"

Weitere Informationen zu den Design-Einstellungen findest Du hier.

Hinweis: Wenn Du an dieser Stelle keine Farben hinterlegst, greift guestoo auf die Farben zurück, die unter "Agentur > Design" gespeichert sind.

Damit Du alle nötigen Informationen Deiner Gäste bereits beim Anmeldeprozess abfragen kannst, solltest Du das Anmeldeformular an Deine Bedürfnisse anpassen.

So gehts:

• Gehe in Deinem Event in den Tab "Formular"
• Wähle unter dem Abschnitt "Stammdaten" aus, welche Felder in Deinem Anmeldeformular angezeigt werden sollen und ob diese Angaben freiwillig oder verpflichtend sind:
• Rotes, durchgestrichenes Auge: Wird nicht im Formular angezeigt
• Grünes Auge: Wird im Formular angezeigt, freiwillige Angabe
• Grüner Stern: Wird im Formular angezeigt, verpflichtende Angabe
• Weitere Informationen zu den Stammdatenfeldern findest Du hier.

Da es sich in unserem Beispiel um eine Mitglieder-Registrierung handelt, wählen wir folgende Stammdaten aus: E-Mail, Vorname, Nachname, Handy.

Du kannst aber natürlich frei entscheiden, welche Stammdaten-Felder für Dich wichtig sind. :)

Hinweis: Du kannst über die bereits vorgegebenen Stammdaten hinaus auch individuelle Stammdaten abfragen, wie z. B. Mitgliedsnummern, etc. Hierfür benötigst Du dieses Feature.

Sobald Du das Event wie gewünscht individualisiert hast, ist es auch schon soweit, dass sich die ersten Mitglieder anmelden können.

Du hast hierzu mehrere Möglichkeiten:

1. Eventseite

• Du schickst Deinen Mitgliedern ganz einfach den Link zur Eventseite, auf der sie sich dann für Dein Event anmelden können. Den Link kannst Du z. B. per E-Mail, SMS, etc. versenden oder auf Deiner Website darauf verlinken.
• Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "Event-Microsite"
• Dort bekommst Du einen Link zu Deiner Eventseite angezeigt und kannst diesen nutzen, um einerseits Deine Einstellungen zu überprüfen und den Link andererseits auch direkt entsprechend an Deine Gäste weiterzuleiten.

2. Anmeldeformular

• Du nutzt nur das Anmeldeformular, ohne die Eventseite.
• Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "Anmeldeformular"
• Hier hast Du nun zwei Möglichkeiten:
  
  • Du schickst Den Link, der Dir im neuen Fenster angezeigt wird, an Deine Gäste, z. B. per E-Mail, SMS, etc.
  • Du kopierst den Code, den Du etwas weiter unten findest, und fügst ihn an der entsprechenden Stelle in den HTML-Code Deiner eigenen Website ein. Damit wird das Anmeldeformular auf Deiner eigene Website eingebettet. Deine Gäste können sich dann von dort aus direkt zum Event anmelden.

3. QR-Code

• Du nutzt einen QR-Code, um Deine Mitglieder auf das Event weiterzuleiten. Diesen kannst Du z. B. auf Flyer drucken
• Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "QR Code"
• Speichere einen der beiden QR-Codes ab und nutze ihn dann an gewünschter Stelle. Es stehen zwei QR-Codes zur Verfügung:
  
  • QR-Code zur Eventseite
  • QR-Code zum Anmeldeformular

Nachdem Du alle oben erklärten Schritte durchgeführt hast und sich Mitglieder zu diesem Event angemeldet haben, kannst Du z. B. folgendes tun:

• Events anlegen, die nur für Mitglieder zugänglich sind (Anleitung)
• Mailings / "Newsletter" an alle oder ausgewählte Mitglieder versenden
• Eine Event-Übersichtsseite für Deine Agentur anlegen, die nur für Mitglieder mit eigenem Account zugänglich ist (Anleitung)
• uvm.