Menüpunkt Adressbuch

Wenn Du mit dem Cursor über den Button "+Kontakt anlegen" fährst, hast Du zwei Möglichkeiten um neue Kontakte zu Deinem guestoo Adressbuch hinzuzufügen:

1.Manuell anlegen

• Fahre über den Button "+Kontakt anlegen" und klicke dann auf die Option "Manuell anlegen"
• Du wirst auf ein Formular weitergeleitet, in dem Du die entsprechenden Daten des neuen Kontakts pflegen kannst
• Fülle alle benötigten Daten aus
• Klicke auf "+Neu anlegen"
• Fertig - der neue Kontakt ist nun in Deinem Adressbuch angelegt!

2. Aus Excel importieren

• Fahre über den Button "+Kontakt anlegen" und klicke dann auf die Option "Aus Excel importieren"
• Lade die Master-Datei von guestoo herunter und passe Deine Excel-Datei dem Beispiel entsprechend an
• Lade die Excel-Datei mit den Kontaktdaten bei guestoo hoch
• Wähle auf Wunsch Tags und Kampagnen aus, die den neuen Kontakten zugeordnet werden sollen
• Wenn Du möchtest, kannst Du die neuen Kontakte außerdem direkt zur Gästeliste eines Events hinzufügen
• Falls Du bereits existierende Gast-Daten mit den Daten aus der Excel-Datei überschreiben möchtest, aktiviere die entsprechende Option
• Bestätige, dass Du die nötige Einverständnis aller Kontakte hast, sie zu Deinem guestoo Adressbuch hinzuzufügen
• Klicke auf "Import starten"
• Fertig - die neuen Kontakte sind nun in Deinem Adressbuch angelegt!

Du hast im Adressbuch die Möglichkeit konkret nach Kontakten zu suchen oder die Kontaktliste zu filtern. 

Kontakt suchen

In das Suchfeld kannst Du ein bestimmtes Kriterium eingeben, nach dem die Liste durchsucht werden soll, z. B. den Vornamen, Nachnamen oder die Firma des Kontakts. Dies ist hilfreich, wenn Du nach einem bestimmten Kontakt suchst oder z. B. nur die Mitarbeiter der Firma X angezeigt bekommen möchtest.

Liste filtern

Direkt rechts neben dem Suchfeld gibt es ein weiteres Feld, das es Dir ermöglicht die Kontaktliste zu filtern. 

Mit einem Klick auf das Filter-Eingabefeld wird Dir ein neues Fenster mit den Filter-Optionen angezeigt:

• Unbestätigte Anmeldungen (Nein / Ja)
• VIP (Nein / Ja)
• Schlagworte (Mehrfachauswahl möglich, es werden nur Ergebnisse angezeigt, die allen ausgewählten Kriterien entsprechen)
• Kampagnen (Mehrfachauswahl möglich, es werden nur Ergebnisse angezeigt, die allen ausgewählten Kriterien entsprechen)
• Einverständnisse (Mehrfachauswahl möglich, es werden nur Ergebnisse angezeigt, die allen ausgewählten Kriterien entsprechen)

Wichtige Hinweise zu den Filtern

• Die gesetzten Filter im Adressbuch bleiben aktiv, bis Du sie wieder deaktivierst (auch nach dem Ausloggen)!
• Wenn Du alle Kontakte sehen möchtest, aber bemerkst, dass einige Kontakte nicht in der Liste auftauchen, überprüfe bitte, dass keine Filter gesetzt sind!
• Um die gesetzten Filter wieder zu deaktivieren, klicke auf das rote "X"-Symbol im "Liste filtern"-Feld

Inhalt folgt

Hinweis: Wie Du einen Excel-Export für ein einzelnes Event generierst, ist auf dieser Seite erklärt.

Unterhalb der Such- und Filterleiste wird Dir ein Hinweis zur Anzahl der Kontakte angezeigt, die in Deinem gewählten guestoo-Tarif enthalten sind.

Ist die angezeigte Meldung grau, befindest Du Dich innerhalb des vom Tarif festgelegten Limits. Ist sie orange, dann hast Du das enthaltene Limit bereits überschritten.

Wenn Du für Deine Planung mehr als die enthaltene Anzahl an Kontakten benötigst, kannst Du dieses Limit selbstständig hochsetzen.

So gehts:

• Klicke auf den "Anpassen"-Button in der Meldung 
• Lege im Dialog-Fenster fest, wieviele Kontakte Du hinzubuchen möchtest
• Beispiel: Wenn 300 Kontakte in Deinem Tarif enthalten sind, Du aber 400 Kontakte benötigst, trägst Du den Wert "100" ein
• Alternativ hast Du auch die Möglichkeit in einen höheren Tarif mit einem höheren Event-Limit zu wechseln
• Bestätige die beiden Einverständnisse
• Klicke auf "Kostenpflichtig bestellen"

Wichtige Hinweise

• Die Preise für das Hinzubuchen weiterer Kontakte sind gestaffelt und je nach Tarif unterschiedlich. Über die Konditionen kannst Du Dich auf dieser Seite informieren.
• Wenn Du das Kontakt-Limit erhöhst und anschließend in einen niedrigeren Tarif wechselst, bleibt das gesetzte Limit erhalten
  
  Beispiel: Du hast im Pro-Tarif (600 Kontakte enthalten) 100 weitere Kontakte hinzugebucht. Wechselst Du im Anschluss in den Basic-Tarif (300 enthaltene Kontakte), bleiben die 100 hinzugebuchten Kontakte erhalten und Du hast ein Limit von insgesamt 400 Kontakten
  
  
• Wenn Du das Kontakt-Limit erhöhst und anschließend in einen höheren Tarif wechselst, wird das hinzugebuchte Kontakt-Limit entsprechend verringert bzw. entfernt.
  
  Beispiele:
  
  • Du hast im Basic-Tarif (300 Kontakte enthalten) 100 weitere Kontakte hinzugebucht, um auf insgesamt 400 Kontakte zu kommen. Wechselst Du in den Pro-Tarif (600 Kontakte enthalten), verschwindet die Position komplett von der Rechnung.
  • Du hast im Basic-Tarif (300 Kontakte) 400 weitere Kontakte hinzugebucht, um auf insgesamt 700 Kontakte zu kommen. Wechselst Du in den Pro-Tarif (600 Kontakte enthalten), verringert sich die Anzahl der hinzugebuchten Kontakte, die Du bezahlen musst, auf 100.

Im Tab "Kontakte" des Adressbuchs findest Du eine Auflistung aller Kontakte aus allen Events Deiner Agentur.

Neben jedem Gast findest Du ein Zahnrad-Symbol. Mit einem Klick darauf hast Du folgende Möglichkeiten:

• Bearbeiten
  Mit einem Klick auf diesen Menüpunkt wirst Du auf die Stammdaten des Kontakts weitergeleitet. Hier hast Du die Möglichkeit die hinterlegten Daten zu bearbeiten.
• E-Mail schreiben
  Mit einem Klick auf diesen Menüpunkt wirst Du in Dein E-Mail-Programm weitergeleitet, um eine E-Mail an den Kontakt zu verfassen.
  
  Hinweis: Die E-Mails, die Du in Deinem E-Mail-Programm verfasst, werden nicht in guestoo gespeichert!
• Löschen
  Mit einem Klick auf diesen Menüpunkt löschst Du den Kontakt. Du musst die Löschung zunächst im Dialog-Fenster, das sich öffnet, bestätigen und kannst hier auf Wunsch auch den Gast über die Löschung seiner Daten informieren.

Im Tab "Bereinigung" des Adressbuchs hast Du die Möglichkeit anhand bestimmter Kriterien Kontakte aus Deinem Adressbuch zu löschen.

So gehts:

• Wechsle im Menüpunkt "Adressbuch" in den Tab "Bereinigung"
• Einverständnisse
  Wenn Du hier ein oder mehrere Einverständnisse auswählst, werden die Kontakte, die mindestens eins der hier ausgewählten globalen Einverständnisse bestätigt haben, aus der Liste der zu löschenden Gäste entfernt.
• Schlagworte
  
  • Nur Gäste die den Wert NICHT zugeordnet haben:
    Gäste, die mindestens einen der Tags, die Du hier auswählst, zugeordnet haben, werden aus der Liste der zu löschenden Gäste entfernt.
  • Nur Gäste, die den Wert zugeordnet haben:
    Es werden nur Kontakte auf die Liste der zu löschenden Kontakte gesetzt, die mindestens einen dieser Tags zugeordnet haben.
• Kampagnen
  
  • Nur Gäste die den Wert NICHT zugeordnet haben:
    Gäste, die mindestens eine der Hampagnen, die Du hier auswählst, zugeordnet haben, werden aus der Liste der zu löschenden Gäste entfernt.
  • Nur Gäste, die den Wert zugeordnet haben:
    Es werden nur Kontakte auf die Liste der zu löschenden Kontakte gesetzt, die mindestens eine dieser Kampagnen zugeordnet haben.
• Sobald Du Deine Auswahl getroffen hast, wird dir auf dem roten Button die Anzahl der Kontakte angezeigt, auf die diese Kriterien zutreffen
• Bevor Du den Button betätigst, solltest Du prüfen, ob Du wirklich alle Kontakte, auf die diese Kriterien zutreffen, löschen möchtest
• Überprüfe also nochmals die ausgewählten Kriterien und die weiter unten angezeigte Liste der zu löschenden Kontakte
• Wenn Du einen der Kontakte nicht löschen möchtest, kannst Du das Häkchen in der Checkbox vor dem Namen des entsprechenden Kontakts entfernen
• Mit einem Klick auf den Button "X Gäste löschen" werden alle aufgelisteten Kontakte gelöscht