Teilnahmebestätigung (Zusagemail) Wenn einem Gast seine Teilnahme bestätigt wird

Teilnahmebestätigung (Zusagemail)

Wenn einem Gast seine Teilnahme bestätigt wird

Wenn Du über guestoo einem Gast seine Teilnahme bestätigst (manuell oder automatisch), dann wird diese E-Mail versendet.

 

Inhalte dieser Seite:

Wann

Wann geht diese Mail an Deine Gäste?

Diese E-Mail wird dann ausgelöst, wenn Du über guestoo einem Gast seine Teilnahme bestätigst (manuell oder automatisch).

Tipp: Wenn einen Gast ausserhalb des Workflows auf bestätigt stellst, muss Du die Bestätigungsmail manuell anstoßen. Dies kannst Du über das Zahnrad rechts neben dem Gast in der Gästeliste tun.

Inhalt

Was in der Mail steht und wo Du es pflegen kannst

Die Einladungsmail beinhaltet folgende Informationen:
  • Logo
    Zu pflegen Event > Infos (Runterscrollen zu Veranstalterlogo) oder unter dem Reiter Agentur > Daten
    Fallback: guestoo Logo
  • Eventbild
    Das Bild welches am Event gepflegt ist.
    Fallback: Bildbereich wird nicht angezeigt
  • Header
    "Eventname" und "Teilnahmebestätigung"
  • Bestätigungstext
    Event > Infos (Runterscrollen zu Mailtexten) oder unter dem Reiter Agentur > Daten
    Default-Text:
     Den standard Text findest Du unter Agentur > Daten
    Tipp:
    Du kannst auch HTML-Code im Einladungstext verwenden
  • Button: Details
    Führt zur Eventseite.
  • Button: Absagen
    Führt zu einer Seite, auf der man die Absage bestätigen muss und optional einen Grund angeben kann.
    Info: Der Button kann ausgeblendet werden unter Event > Settings
  • Details
    Was, Wann, Wo, Kontakt für Rückfragen… wird aus Event > Infos oder Agentur > Daten gezogen
  • Anhänge
    Je nach Einstellung am Event beinhaltet die Mail folgendes:
    » Eintrittskarte + QR-Code für den Checkin als Bild
    » Apple Wallet Ticket
    » Kalendereintrag
    » Dateianhänge, die am Event unter Infos hinzugefügt und für die Bestätigungsmail aktiviert wurden
  • Impressum / Links zu Datenschutz & Eventbedingungen
    Wird aus Event > Infos oder Agentur > Daten gezogen
  • Link zum einsehen, ändern und löschen der Gastdaten
    Automatisch

Design

So kannst Du die Mail optisch anpassen

Du hast bei folgende Möglichkeiten, um die E-Mail optisch schnell und unkompliziert anzupassen:
  • Logo
    Zu pflegen Event > Infos (Runterscrollen zu Veranstalterlogo) oder unter dem Reiter Agentur > Daten
    Fallback: guestoo Logo
  • Eventbild
    Das Bild welches am Event gepflegt ist.
    Fallback: Bildbereich wird nicht angezeigt
  • Farben
    Du kannst die Farben bestimmen unter Agentur > Design ODER pro Event unter Event > Design
  • Schrift
    Du kannst die Schriften bestimmen unter Agentur > Design ODER pro Event unter Event > Design
  • Button: Absagen ausblenden
    Der Button kann ausgeblendet werden unter Event > Settings
Beispiel:

Hier kannst Du Dir ein Beispiel anschauen. Wichtig: Es kann bei einigen Mailprogrammen zu starken Abweichungen kommen:

Template bearbeiten

So kannst Du das ganze Mailtemplate verändern

Mit den Punkten Design (oben) kannst Du bestimmte Parameter der Mail bearbeiten. Du hast aber auch die Möglichkeit das Template Deiner E-Mails komplett selbst in HTML zu gestalten (entsprechenden Tarif/Feature vorausgesetzt).

Im Reiter Agentur > Mails findest Du dann alle Mails, deren HTML-Code und die verschiedenen Platzhalter die für das Template verwendet werden können (z.B. Eventbild, Hauptfarbe, etc.). Das entsprechende Wissen vorausgesetzt kannst Du hier komplett eigene Designs umsetzen.

Warnung: Wenn Du eigene Templates nutzt, dann bekommst Du keine Mail-Template Updates mehr von guestoo mit, da nicht unser, sondern Dein Code verwendet wird. 

Testen

So kannst Du diese Mail testen

Das testen der Einladungsmail ist ganz einfach:

  • Pflege die Texte und das Design (siehe oben)
  • Gehe in die Gästeliste des Events
  • Füge Dich mit Deiner E-Mailadresse als Gast hinzu
  • Suche Dich in der Gästeliste und gehe auf das Zahnrad rechts
  • Gehe auf "Einladung senden"
  • Melde Dich zum Event an und spiele den Anmeldeprozess durch
  • Wenn das Event auf "Manuelle Zusage" steht, gehe in die Gästeliste und Bestätige Dich (rechts über das Zahnrad), wenn Du die Anmeldung abgeschlossen hast