Teilnahmebestätigung (Zusage-E-Mail)

Diese E-Mail wird dann verschickt, wenn Du über guestoo einem Gast seine Teilnahme bestätigst (manuell oder automatisch).

Tipp: Wenn Du einen Gast außerhalb des Workflows auf "Bestätigt" stellst, musst Du die Bestätigungs-E-Mail manuell anstoßen. Dies kannst Du über das Zahnrad rechts neben dem Gast in der Gästeliste tun.

Die Teilnahmebestätigungs-E-Mail beinhaltet folgende Informationen:

• Logo
  Zu pflegen unter Event > Infos (Runterscrollen zu Veranstalterlogo) oder unter dem Reiter Agentur > Infos
  Fallback: guestoo Logo
• Eventbild
  Das Bild, welches am Event gepflegt ist
  Fallback: Bildbereich wird nicht angezeigt
• Header
  "Eventname: Teilnahmebestätigung"
• Bestätigungstext
  Event > Infos (Runterscrollen zu Mailtexten) oder unter dem Reiter Agentur > Infos
  Default-Text: Den Standard-Text findest Du unter Agentur > Infos
  Tipp: Du kannst auch HTML-Code im Einladungstext verwenden
• Button: Details
  Führt zur Eventseite
• Button: Absagen
  Führt zu einer Seite, auf der man die Absage bestätigen muss und optional einen Grund angeben kann.
  Info: Der Button kann ausgeblendet werden unter Event > Settings
• Details
  Was, Wann, Wo, Kontakt für Rückfragen… wird aus Event > Infos oder Agentur > Infos gezogen
• Anhänge
  Je nach Einstellung am Event beinhaltet die E-Mail folgendes:
  » Eintrittskarte + QR-Code für den CheckIn als Bild
  » Apple Wallet Ticket (nicht bei reinen Online-Events)
  » Kalendereintrag
  » Dateianhänge, die am Event unter "Infos" hinzugefügt und für die Bestätigungs-E-Mail aktiviert wurden
• Impressum / Links zu Datenschutz & Eventbedingungen
  Wird aus Event > Infos oder Agentur > Daten gezogen
• Link zum Einsehen, Ändern und Löschen der Gastdaten
  Automatisch

Du hast folgende Möglichkeiten, um die E-Mail optisch schnell und unkompliziert anzupassen:

• Logo
  Zu pflegen unter Event > Infos (Runterscrollen zu Veranstalterlogo) oder unter dem Reiter Agentur > Infos
  Fallback: guestoo Logo
• Eventbild
  Das Bild, welches am Event gepflegt ist.
  Fallback: Bildbereich wird nicht angezeigt
• Farben
  Du kannst die Farben bestimmen unter Agentur > Design ODER pro Event unter Event > Design
• Schrift
  Du kannst die Schriften bestimmen unter Agentur > Design ODER pro Event unter Event > Design
• Button: Absagen ausblenden
  Der Button kann ausgeblendet werden unter Event > Settings

Beispiel:

Hier kannst Du Dir ein Beispiel anschauen. Wichtig: Es kann bei einigen E-Mail-Programmen zu starken Abweichungen kommen:

• » Beispiel Classic
• » Beispiel Modern (Standard)

Mit den Punkten unter "Design" (siehe oben), kannst Du bestimmte Parameter der E-Mail bearbeiten. Du hast aber auch die Möglichkeit das Template Deiner E-Mails komplett selbst in HTML zu gestalten (entsprechenden Tarif/Feature vorausgesetzt).

Im Reiter Agentur > E-Mail-Templates findest Du dann alle E-Mails, deren HTML-Code und die verschiedenen Platzhalter, die für das Template verwendet werden können (z. B. Eventbild, Hauptfarbe, etc.). Das entsprechende Wissen vorausgesetzt, kannst Du hier komplett eigene Designs umsetzen.

Warnung: Wenn Du eigene Templates nutzt, dann bekommst Du keine E-Mail-Template Updates mehr von guestoo mit, da nicht unser, sondern Dein eigener Code verwendet wird. 

Das Testen der Bestätigungs-E-Mail ist ganz einfach:

• Pflege die Texte und das Design (siehe oben)
• Folge den hier erklärten Schritten
• Melde Dich zum Event an und spiele den Anmeldeprozess durch
• Wenn das Event auf "Manuelle Zusage" steht, gehe in die Gästeliste und bestätige Dich als Gast (rechts über das Zahnrad), sobald Du die Anmeldung abgeschlossen hast
• Du erhältst nun die Bestätigungs-E-Mail