Teilnahmebestätigung (Zusage-E-Mail) Wenn einem Gast seine Teilnahme bestätigt wird

Teilnahmebestätigung (Zusage-E-Mail)

Wenn einem Gast seine Teilnahme bestätigt wird

Wenn Du über guestoo einem Gast seine Teilnahme bestätigst (manuell oder automatisch), dann wird diese E-Mail versendet.

 

Inhalte dieser Seite:

Wann

Wann geht diese E-Mail an Deine Gäste?

Diese E-Mail wird dann verschickt, wenn Du über guestoo einem Gast seine Teilnahme bestätigst (manuell oder automatisch).

Tipp: Wenn Du einen Gast außerhalb des Workflows auf "Bestätigt" stellst, musst Du die Bestätigungs-E-Mail manuell anstoßen. Dies kannst Du über das Zahnrad rechts neben dem Gast in der Gästeliste tun.

Inhalt

Was in der E-Mail steht und wo Du es pflegen kannst

Die Teilnahmebestätigungs-E-Mail beinhaltet folgende Informationen:
  • Logo
    Zu pflegen unter Event > Infos (Runterscrollen zu Veranstalterlogo) oder unter dem Reiter Agentur > Daten
    Fallback: guestoo Logo
  • Eventbild
    Das Bild, welches am Event gepflegt ist
    Fallback: Bildbereich wird nicht angezeigt
  • Header
    "Eventname" und "Teilnahmebestätigung"
  • Bestätigungstext
    Event > Infos (Runterscrollen zu Mailtexten) oder unter dem Reiter Agentur > Daten
    Default-Text:
     Den Standard-Text findest Du unter Agentur > Daten
    Tipp:
    Du kannst auch HTML-Code im Einladungstext verwenden
  • Button: Details
    Führt zur Eventseite
  • Button: Absagen
    Führt zu einer Seite, auf der man die Absage bestätigen muss und optional einen Grund angeben kann.
    Info: Der Button kann ausgeblendet werden unter Event > Settings
  • Details
    Was, Wann, Wo, Kontakt für Rückfragen… wird aus Event > Infos oder Agentur > Daten gezogen
  • Anhänge
    Je nach Einstellung am Event beinhaltet die E-Mail folgendes:
    » Eintrittskarte + QR-Code für den CheckIn als Bild
    » Apple Wallet Ticket
    » Kalendereintrag
    » Dateianhänge, die am Event unter "Infos" hinzugefügt und für die Bestätigungs-E-Mail aktiviert wurden
  • Impressum / Links zu Datenschutz & Eventbedingungen
    Wird aus Event > Infos oder Agentur > Daten gezogen
  • Link zum einsehen, ändern und löschen der Gastdaten
    Automatisch

Design

So kannst Du die E-Mail optisch anpassen

Du hast folgende Möglichkeiten, um die E-Mail optisch schnell und unkompliziert anzupassen:
  • Logo
    Zu pflegen unter Event > Infos (Runterscrollen zu Veranstalterlogo) oder unter dem Reiter Agentur > Daten
    Fallback: guestoo Logo
  • Eventbild
    Das Bild, welches am Event gepflegt ist.
    Fallback: Bildbereich wird nicht angezeigt
  • Farben
    Du kannst die Farben bestimmen unter Agentur > Design ODER pro Event unter Event > Design
  • Schrift
    Du kannst die Schriften bestimmen unter Agentur > Design ODER pro Event unter Event > Design
  • Button: Absagen ausblenden
    Der Button kann ausgeblendet werden unter Event > Settings
Beispiel:

Hier kannst Du Dir ein Beispiel anschauen. Wichtig: Es kann bei einigen E-Mail-Programmen zu starken Abweichungen kommen:

Template bearbeiten

So kannst Du das komplette E-Mail-Template verändern

Mit den Punkten unter "Design" (siehe oben), kannst Du bestimmte Parameter der E-Mail bearbeiten. Du hast aber auch die Möglichkeit das Template Deiner E-Mails komplett selbst in HTML zu gestalten (entsprechenden Tarif/Feature vorausgesetzt).

Im Reiter Agentur > E-Mail-Templates findest Du dann alle E-Mails, deren HTML-Code und die verschiedenen Platzhalter, die für das Template verwendet werden können (z. B. Eventbild, Hauptfarbe, etc.). Das entsprechende Wissen vorausgesetzt, kannst Du hier komplett eigene Designs umsetzen.

Warnung: Wenn Du eigene Templates nutzt, dann bekommst Du keine E-Mail-Template Updates mehr von guestoo mit, da nicht unser, sondern Dein eigener Code verwendet wird. 

Testen

So kannst Du diese E-Mail testen

Das Testen der Bestätigungs-E-Mail ist ganz einfach:

  • Pflege die Texte und das Design (siehe oben)
  • Folge den hier erklärten Schritten
  • Melde Dich zum Event an und spiele den Anmeldeprozess durch
  • Wenn das Event auf "Manuelle Zusage" steht, gehe in die Gästeliste und bestätige Dich als Gast (rechts über das Zahnrad), sobald Du die Anmeldung abgeschlossen hast
  • Du erhältst nun die Bestätigungs-E-Mail