Gäste

Du hast in der Gästeliste die Möglichkeit konkret nach Gästen zu suchen oder die Gästeliste zu filtern. 

Gast suchen

In das Suchfeld kannst Du ein bestimmtes Kriterium eingeben, nach dem die Liste durchsucht werden soll, z. B. den Vornamen, Nachnamen oder die Firma des Gastes. Dies ist hilfreich, wenn Du z. B. nach einem bestimmten Gast suchst oder nur die Mitarbeiter der Firma X angezeigt bekommen möchtest.

Liste filtern

Direkt rechts neben dem Suchfeld gibt es ein weiteres Feld, das es Dir ermöglicht die Gästeliste zu filtern. 

Wenn Du mit dem Cursor über das Feld fährst, werden Dir folgende Filter-Möglichkeiten zur Auswahl angeboten:

• Zeige nur: Hinzugefügt
• Zeige nur: Eingeladen
• Zeige nur: Anmeldung (offen)
• Zeige nur: Anmeldung zugesagt
• Erweiterte Filteroptionen

Eine Erklärung der verschiedenen Status findest Du hier.

Wenn Du den Punkt Erweiterte Filteroptionen auswählst - oder alternativ direkt auf das Filter-Feld klickst - wird ein neues Fenster mit weiteren Filter-Optionen angezeigt:

• Corona-Status (nur Einfach-Auswahl möglich)
  
  • egal
  • getestet
  • vollständig geimpft
  • genesen 
• Status (Mehrfach-Auswahl möglich)
  Eine Erklärung der verschiedenen Status findest Du hier.
  
  • Bestätigt 
  • Zum Event erschienen (eingecheckt)
  • Abgesagt
  • Anmeldung (offen)
  • Hinzugefügt
  • Eingeladen
  • Gelöscht
• Unbestätigte Anmeldungen (Nein / Ja)
• VIP (Nein / Ja)
• Fehlerhafte E-Mail-Adressen (Nein / Ja)
• Herkunft (eventspezifisch)
• Tickets
• Timeslots / Intelligente Auswahlliste
• CheckIn-Status
  
  • Egal
  • Eingecheckt
  • Ausgecheckt
• Anwesend von
• Anwesend bis
• Schlagworte (Mehrfachauswahl möglich)
• Kampagnen (Mehrfachauswahl möglich)
• Einverständnisse (Mehrfachauswahl möglich)
• Nur Gäste, die den Wert zugeordnet haben
• Nur Gäste, die den Wert NICHT zugeordnet haben (einer reicht)

Wichtige Hinweise zu den Filtern

• Die gesetzten Filter in der Gästeliste bleiben aktiv, bis Du sie wieder deaktivierst (auch nach dem Ausloggen)!
• Wenn Du alle Gäste sehen möchtest, aber bemerkst, dass einige Gäste nicht in der Gästeliste auftauchen, überprüfe bitte, dass keine Filter gesetzt sind!
• Um die gesetzten Filter wieder zu deaktivieren, klicke auf das rote "X"-Symbol im "Liste filtern"-Feld

Oberhalb der Gästeliste findest Du eine Legende von verschiedenen Symbolen, die jeweils für einen Status stehen, in dem sich Deine Gäste befinden können, sowie die Anzahl der Gäste, die sich im jeweiligen Status befinden.

Das bedeuten die verschiedenen Symbole / Status:

• Hinzugefügt
  Der Gast wurde vom Veranstalter hinzugefügt, jedoch noch nicht eingeladen
• Eingeladen / davon geöffnet
  Der Gast wurde vom Veranstalter eingeladen, hat sich aber noch nicht zum Event angemeldet
• Unbestätigte Anmeldungen
  Der Gast hat sich zum Event angemeldet, hat seine Teilnahme aber noch nicht per DOI-Verfahren bestätigt
• Anmeldung (offen)
  Der Gast hat sich angemeldet, Du musst ihm aber noch zu- oder absagen
• Anmeldung zugesagt
  Der Gast hat sich angemeldet und die Teilnahme am Event wurde zugesagt
• Erschienen
  Der Gast ist zum Event erschienen bzw. wurde eingecheckt
• Abgesagt durch Gast
  Der Gast hat seine Teilnahme am Event abgesagt
• Abgesagt durch Veranstalter
  Der Veranstalter hat die Teilnahme des Gastes abgesagt
• Eingeladen & Eventseite geöffnet
  Der Gast wurde eingeladen und hat sich bereits die Eventseite angesehen, sich aber noch nicht angemeldet
• Order Status
  
  • DOI-Unbestätigt
    Der Bestellvorgang wurde noch nicht abgeschlossen
  • Warten auf Zahlungseingang
    Der Bestellvorgang wurde abgeschlossen, es wird auf den Eingang der Zahlung gewartet
  • Warteliste
    Der Gast befindet sich auf der Warteliste und wartet zur Zeit darauf, dass ein Platz für ihn frei wird
  • Bezahlt
    Die Zahlung des Gastes ist eingegangen
  • Storniert
    Die Bestellung wurde storniert

Wenn Du über den Button "+Gast hinzufügen" fährst oder darauf klickst, kannst Du einen oder mehrere Gäste zur Gästeliste Deines Events hinzufügen.

Hierfür hast Du verschiedene Möglichkeiten:

• Mit E-Mail-Adresse
• Mit Namen
• Regelbasiert aus Adressbuch
• Muster-Gäste anlegen (ab dem Pro-Tarif)
• Blanko-Gäste anlegen
• Gäste aus Excel importieren

So fügst Du Gäste mit Hilfe ihrer E-Mail-Adresse hinzu:

• Klicke auf den Button "+Gast hinzufügen" oberhalb der Gästeliste
• Im neuen Fenster trägst Du die gewünschte(n) E-Mail-Adresse(n) in das Feld ein
• Mehrere E-Mail-Adressen können entweder mit , getrennt werden oder untereinander in das Feld eingefügt werden (z. B. aus einer Excel-Tabelle oder Liste kopiert) 
• Wenn Du die Gäste direkt per E-Mail zum Event einladen möchtest, kannst Du zusätzlich noch die Option "Einladung senden" aktivieren
• Daraufhin kannst Du noch den Einladungstext anpassen und ihn nach Wunsch mit Platzhaltern versehen
• Bestätige nun noch, dass Du das Einverständnis jeder einzelnen Person hast
• Klicke auf "Einladen" (bzw. auf "Hinzufügen" wenn Du Dich gegen das Versenden einer Einladungs-E-Mail entschieden hast)
• Fertig - die Gäste sind nun hinzugefügt und eingeladen

So fügst Du Gäste durch die Angabe ihres Namens hinzu:

• Klicke auf den Button "+Gast hinzufügen" oberhalb der Gästeliste
• Im neuen Fenster wechselst Du in den Tab "Mit Namen"
• Hier kannst Du nun den Vornamen oder Nachnamen eines Gastes eintragen
• guestoo sucht dann automatisch in Deinem guestoo-Adressbuch nach Gästen mit diesem Namen
• Mit einem Klick auf den jeweiligen Namen wird der Gast zur Liste hinzugefügt
• Versehentlich hinzugefügte Gäste kannst Du mit einem Klick auf das Papierkorb-Symbol wieder entfernen
• Mit einem Klick auf "+Neue Zeile" kannst Du beliebig viele weitere Gäste hinzufügen
• Wenn Du alle Gäste hinzugefügt hast, bestätigst Du nun noch, dass Du das Einverständnis jeder einzelnen Person hast
• Klicke auf "Hinzufügen", um die ausgewählten Gäste zur Gästeliste hinzuzufügen
• Alternativ kannst Du auch auf "Hinzufügen & Bearbeiten" klicken - dann öffnen sich die Stammdaten der hinzugefügten Gäste in einem neuen Fenster, wo Du sie direkt anpassen kannst
• Fertig - die Gäste sind nun hinzugefügt!

So fügst Du alle Gäste aus Deinem guestoo-Adressbuch hinzu, die von Dir festgelegten Kriterien entsprechen:

• Klicke auf den Button "+Gast hinzufügen" oberhalb der Gästeliste
• Im neuen Fenster wechselst Du in den Tab "Aus Adressbuch"
• Hier kannst Du nun die gewünschten Kriterien festlegen, anhand derer die Gäste aus Deinem Adressbuch zur Gästeliste hinzugefügt werden sollen. Hinweis: Es werden nur Kontakte zur Gästeliste hinzugefügt, die ALLEN von Dir festgelegten Kriterien entsprechen!
• Ich möchte alle Gäste importieren und nicht nach Schlagwörtern, Kampagnen oder Einverständnissen filtern
  Wenn Du diese Option aktivierst, werden ALLE Personen, die sich in Deinem guestoo-Adressbuch befinden, zur Gästeliste hinzugefügt
• Tags
  Hier kannst Du auswählen, welche Tags an der Person hinterlegt sein müssen, damit sie zur Gästeliste hinzugefügt wird. Eine Mehrfachauswahl ist möglich, bedeutet jedoch, dass entsprechend auch ALLE Tags an der Person gespeichert sein müssen, damit sie hinzugefügt wird.
• Kampagnen
  Hier kannst Du auswählen, welchen Kampagnen die Person zugeordnet sein muss, damit sie zur Gästeliste hinzugefügt wird. Eine Mehrfachauswahl ist möglich, bedeutet jedoch, dass entsprechend auch ALLE Kampagnen an der Person gespeichert sein müssen, damit sie hinzugefügt wird.
• VIP-Status
  Hier wählst Du aus, in welchem Status sich die Personen befinden müssen, um hinzugefügt zu werden: Alle, Normal oder VIP
• Aus anderem Event
  Hier kannst Du ein bereits existierendes Event auswählen, um alle Gäste dieses Events zur Gästeliste hinzuzufügen
• Einverständnisse
  Hier kannst Du ein oder mehrere Einverständnisse festlegen, denen die Personen zugestimmt haben müssen, um zur Gästeliste des Events hinzugefügt zu werden
• Wenn Du die Gäste, auf die diese Bedingungen zutreffen, direkt per E-Mail zum Event einladen möchtest, kannst Du zusätzlich noch die Option "Einladung senden" aktivieren
• Daraufhin kannst Du noch den Einladungstext anpassen und ihn nach Wunsch mit Platzhaltern versehen
• Nun bestätigst Du noch, dass Du das Einverständnis jeder einzelnen Person hast
• Klicke auf "Hinzufügen", um die ausgewählten Gäste zur Gästeliste hinzuzufügen
• Fertig - die Gäste sind nun hinzugefügt!

Das Anlegen von Muster-Gästen ist hilfreich, falls Du z. B. noch keine konkreten Gast-Informationen besitzt, aber bereits gewisse Informationen oder Kampagnen hinterlegen möchtest.

Du kannst Muster-Gäste nutzen, um z.B. bestimmten Gästegruppen denselben Einladungs-Code zu geben. Dieser kann dann x-Mal für eine Anmeldung genutzt werden und jeder Gast, der sich anmeldet, hat dieselben von Dir am Mustergast eingerichteten Voreinstellungen (z.B. bestimmte eventspezifische Felder, Erlaubnis zum Mitbringen von Begleitpersonen, Ticket-Promotion-Codes, Schlagworte, etc.).

So gehts:

• Klicke auf den Button "+Gast hinzufügen" oberhalb der Gästeliste
• Im neuen Fenster wechselst Du in den Tab "Muster-Gäste"
• Hier trägst Du ein, wieviele Anmeldungen für diesen Muster-Gast möglich sein sollen. Dies kann entweder eine konkrete Zahl sein oder der Wert "-1" falls die Zahl der Anmeldungen unbegrenzt sein soll
• Klicke auf "Hinzufügen", um den Muster-Gast zur Gästeliste hinzuzufügen
• Alternativ kannst Du auch auf "Hinzufügen & Bearbeiten" klicken - dann öffnen sich die Stammdaten des soeben hinzugefügten Muster-Gastes in einem neuen Fenster, wo Du sie direkt anpassen kannst, z. B. zum Hinterlegen einer Kampagne oder von Informationen, die Du bereits besitzt.
• Fertig - der Muster-Gast ist nun hinzugefügt!
• Hinweis: Muster-Gäste werden in der Gästeliste mit einem gestreiften Hintergrund angezeigt!

Möglichkeiten

Sobald Du einen Muster-Gast angelegt hast, hast Du bei diesem genau dieselben Möglichkeiten wie bei jedem anderen Gast.

Wenn Du auf das Zahnrad neben dem Muster-Gast klickst, kannst Du:

• Die Stammdaten des Muster-Gasts bearbeiten (z. B. zum Hinterlegen von Informationen, Kampagnen, Schlagworten, etc.)
• Eine Einladung per E-Mail versenden (hierzu muss vorab in den Stammdaten eine E-Mail-Adresse oder Stellvertreter-E-Mail-Adresse hinterlegt werden)
• Infomailings an den Muster-Gast versenden
• Den Einladungslink für den Muster-Gast kopieren und weitergeben.
  Den Link findest Du, wenn Du über das Zahnrad-Symbol in den Menüpunkt "Bearbeiten" gehst und im Dialog-Fenster in den Tab "Einstellungen" wechselst. Der Einladungslink steht unter dem Abschnitt "Gast Zugang"
• Hinweis: Muster-Gäste sind keine echten Gäste, sondern dienen als Vorlage bzw. Muster für die Anmeldung von echten Gästen.

Anwendungsbeispiele

• Ein Event, zu dem mehrere Firmen eine Einladung erhalten:
  
  • Für jede Firma wird ein Muster-Gast angelegt
  • Pro Muster-Gast kann festgelegt werden, wieviele Gäste sich über den Anmeldungslink des Muster-Gastes anmelden dürfen (z. B. 20 Gäste für Firma 1, 30 Gäste für Firma 2).
  • Am Muster-Gast kann auf Wunsch bereits vorab z. B. die Firmenadresse und weitere Informationen hinterlegt werden
  • Jede Firma erhält den jeweiligen Anmeldungslink des zugehörigen Muster-Gastes, sodass sich mehrere Mitarbeiter dieser Firma über denselben Link als Gäste anmelden können
• Ein Event, zu dem u. a. die Besucher einer bestimmten Messe eingeladen werden sollen:
  
  • Es wird ein Muster-Gast angelegt, an dem eine Kampagne hinterlegt wird, um die Gäste im Nachhinein noch als Besucher dieser Messe identifizieren zu können
  • Der Anmeldungslink des Muster-Gastes wird an die Besucher dieser Messe weitergegeben
  • Die Kampagne wird automatisch an allen Gästen, die den Anmeldungslink benutzt haben, gespeichert

Das Anlegen von Blanko-Gästen ist hilfreich, falls Du z. B. noch keine Gast-Informationen hast oder einfach viele Einladungscodes für Dein Event benötigst. Jeder Gast erhält einen eindeutigen Einladungscode, den Du z. B. auf Einladungskarten drucken kannst.

So gehts:

• Klicke auf den Button "+Gast hinzufügen" oberhalb der Gästeliste
• Im neuen Fenster wechselst Du in den Tab "Blanko-Gäste"
• Hier trägst Du ein, wieviele Blanko-Gäste Du anlegen möchtest
• Klicke auf "Hinzufügen", um die Blanko-Gäste zur Gästeliste hinzuzufügen
• Alternativ kannst Du auch auf "Hinzufügen & Bearbeiten" klicken - dann öffnen sich die Stammdaten der soeben hinzugefügten Gäste in einem neuen Fenster, wo Du sie direkt anpassen kannst
• Fertig - die Gäste sind nun hinzugefügt!

So fügst Du Gäste per Excel-Import hinzu:

• Fahre über den Button "+Gast hinzufügen" oberhalb der Gästeliste und wähle den Menüpunkt "Gäste aus Excel importieren"
• Lade Dir die Master-Datei herunter und passe Deine Excel-Tabelle entsprechend der Master-Datei an. Wichtig: Damit der Import funktioniert müssen die Headerzeilen der Spalten genau so benannt sein wie im Beispiel. Die Reihenfolge ist hierbei egal.
• Tipp: Du kannst auch einen Gäste-Export machen, die Daten in Excel ändern und neue Gäste hinzufügen und anschließend diese Datei wieder importieren. Nach dem Export bekommst Du einen Report per E-Mail. Um den Report anzusehen benötigst Du das Passwort, das Dir an dieser Stelle angezeigt wird
• XLS-Datei
  Hier wählst Du die Excel-Datei aus, aus der Du die Gäste in guestoo importieren möchtest
• Tags zuordnen
  Auf Wunsch kannst Du hier Tags auswählen oder hinzufügen, die den importierten Gästen zugeordnet werden sollen
• Kampagnen zuordnen
  Auf Wunsch kannst Du hier Kampagnen auswählen oder hinzufügen, die den importierten Gästen zugeordnet werden sollen
• Gäste einem Event hinzufügen
  Hier kannst Du die importierten Gäste direkt zur Gästeliste eines Events zuordnen. Die Gäste bekommen noch keine Benachrichtigung - diese kannst Du auf Wunsch am Event im Reiter "Gäste" anstoßen. Hinweis: Es werden nur Events angezeigt, deren "bis" Datum nach dem aktuellen Datum liegt, egal in welchem Status.
• Existierende Gast-Daten mit denen aus dem Excel-Export überschreiben
  Standardmäßig werden existierenden Gäste nur die oben angegebenen Tags und Kampagnen zugeordnet. Wenn Du diese Option aktivierst, kannst Du auswählen welche weiteren Gast-Daten überschrieben werden sollen
• Nun bestätigst Du noch, dass Du das Einverständnis jeder einzelnen Person hast
• Klicke auf "Hinzufügen", um die Gäste zur Gästeliste hinzuzufügen
• Fertig - die Gäste werden nun importiert!

Du hast in der Gäste-Liste verschiedene Möglichkeiten Deine Gäste zu verwalten.

Du findest diese, indem Du auf das Zahnrad-Symbol neben dem entsprechenden Gast klickst. Dort findest Du folgende Möglichkeiten:

• Bearbeiten
  Leitet Dich zu den Stammdaten des Gastes weiter. Weitere Informationen zu den Möglichkeiten, die Du dort hast, findest Du hier.
• Entfernen
  Löscht den Gast aus dem Event. Das Löschen muss erneut bestätigt werden und Du hast vorab noch die Möglichkeit den Gast per E-Mail über die Löschung zu informieren.

Gästeliste

• Als eingeladen markieren
  Hiermit kannst Du den Gast als eingeladen markieren, wenn Du ihn außerhalb von guestoo eingeladen hast, z. B. telefonisch oder per gedruckter Einladung.
  Wird nur angezeigt, wenn der Gast sich im Status "Hinzugefügt" befindet.
• Manuell zusagen 
  Hiermit kannst Du den Gast manuell zusagen, wenn er Dir seine Teilnahme am Event z. B. telefonisch bestätigt hat.
  Wird nur angezeigt, wenn der Gast sich im Status "Hinzugefügt" oder "Eingeladen" befindet.
• Zusagen
  Mit dieser Option sagst Du dem Gast seine Teilnahme am Event zu. Diese Option wird nur angezeigt, wenn:
  
  • in den Settings des Events die "Manuelle Zusage durch den Veranstalter" aktiviert ist
    oder:
  • die Bestellung noch nicht als bezahlt markiert wurde. Wenn Du einem Gast, dessen Bestellung noch nicht als "Bezahlt" markiert wurde, die Teilnahme zusagst, wirst Du gefragt, ob Du die Bestellung im selben Zuge als "Bezahlt" markieren möchtest
• Absagen
  Mit dieser Option sagst Du dem Gast seine Teilnahme am Event ab. Diese Option wird nur angezeigt, wenn:
  
  • in den Settings des Events die "Manuelle Zusage durch den Veranstalter" aktiviert ist
    oder:
  • die Bestellung noch nicht als bezahlt markiert wurde. Wenn Du einem Gast, dessen Bestellung noch nicht als "Bezahlt" markiert wurde, die Teilnahme absagst, wird seine Bestellung automatisch storniert.
• Der Gast hat abgesagt
  Diese Option kannst Du nutzen, wenn der Gast Dir außerhalb von guestoo (z. B. telefonisch) abgesagt hat. Du wirst im nächsten Schritt darum gebeten die Absage zu bestätigen und hast die Möglichkeit, dem Gast eine Absage-Bestätigung zu schicken.
• CheckIn
  Hier kannst Du den Gast einchecken. Diese Ansicht ist sehr minimalistisch gehalten und ermöglicht es Dir, auszuwählen welche Gäste aus der Anmeldung Du einchecken möchtest (falls Begleitpersonen mit angemeldet wurden), Datum und Uhrzeit des CheckIns auszuwählen und eine CheckIn-Notiz zu hinterlegen
• CheckOut
  Hier kannst Du den Gast auschecken, wenn er das Event verlässt
• CheckIn-Ansicht
  Hier kannst Du den Gast einchecken. Diese Ansicht ist etwas ausführlicher gehalten. Sie ermöglicht es Dir zusätzlich direkt vor Ort weitere Begleitpersonen zum Gast hinzuzufügen. Außerdem bekommst Du hier die eventspezifischen Informationen angezeigt, die im Anmeldeformular vom Gast abgefragt wurden. Du hast die Wahl alle Personen der Anmeldung auf einmal oder getrennt einzuchecken.

Gast-Service

• Zusage neu senden + Ticket
  Mit dieser Option wird die Bestätigungs-E-Mail inklusive des Tickets erneut an den Gast gesendet.
• Ticket downloaden
  Hier kannst Du das Ticket des Gastes herunterladen.
• Infomailing an diesen Gast
  Hier hast Du die Möglichkeit ein Infomailing an den Gast zu schicken, das Du im nächsten Schritt noch personalisieren kannst.
• E-Mail schreiben
  Wenn Du auf diesen Menüpunkt klickst, wirst Du in Dein E-Mail-Programm weitergeleitet, um dem Gast eine E-Mail zu schreiben.
  Hinweis: Die auf diesem Weg versendeten E-Mails werden nicht in guestoo dokumentiert und gespeichert!!

Bestellung

• Bezahlinfos erneut senden
  Sendet dem Gast mit einem Klick erneut die E-Mail mit den benötigten Zahlungsinformationen zu
• Zur Bestellung
  Ein Klick auf diese Option leitet Dich direkt zur Übersicht der Bestellung des Gastes für dieses Event weiter