Mailings anlegen

Hier trägst Du einen Namen für das Mailing ein, unter dem es für die spätere Verwendung gespeichert wird.

Tipps zum Speichern von Mailings

• Gespeichterte Mailings findest Du im Mailing-Dialog im Tab "Gespeichert/Geplant"
• Im Tab "Gesendete E-Mails" des Mailing-Dialogs findest Du alle Empfänger*innen eines Mailings, inklusive des Versand-Status des Mailings (Erfolgreich gesendet / Nicht gesendet / In Warteschlange)

Um ein neues Mailing anzulegen, musst Du Dich zunächst für eine Mailing-Art entscheiden.

Du hast die Auswahl zwischen:

• Standard
  Kann für Mailings unterschiedlicher Art verwendet werden, z. B. Reminder-E-Mails, zusätzliche Informationen zum Event, usw.
• Save the Date
  Kann genutzt werden, um den Gästen den Termin des Events mitzuteilen
  Alle Buttons und Links, die auf die Eventseite führen, sowie der Details-Bereich in der E-Mail werden ausgeblendet
• Einladung
  Mit diesem Mailing-Typ kannst Du Deine Einladungen noch individueller gestalten als über die standardmäßigen Einladungen
• Umfrage
  Hiermit kannst Du Deine Gäste zur Teilnahme an einer Umfrage aufrufen.
  Du wirst bei der Anlage des Mailings dazu aufgefordert, eine von Dir mit guestoo angelegte Umfrage auszuwählen.
• Zertifikats-E-Mail
  Mit diesem Mailing kannst Du mit guestoo erstellte Zertifikate an Deine Gäste versenden.
  Du wirst bei der Anlage des Mailings dazu aufgefordert, eine von Dir mit guestoo erstellte Zertifikats-Vorlage auszuwählen.
• Eigenes HTML
  Mit einem Mailing von diesem Typ steht Dir die Gestaltung des Infomailings komplett frei.
  
  Wichtig: Hierfür sind dringend Kenntnisse in der Gestaltung von E-Mails mit HTML-Code erforderlich!!
  Bitte beachte, dass Du die entsprechenden Links zur Eventseite einbauen musst.
• SMS-Mailing
  Hiermit kannst Du Mailings per SMS versenden. 
  
  Wichtig: Bitte beachte, dass Du hierfür einen Account bei SMS77 und SMS-Guthaben benötigst. Wie Du das SMS-Feature bei guestoo aktivieren und einrichten kannst, erfährst Du hier.
• Pandemie Warnung
  Hiermit versendest Du ein Mailing an alle Gäste und ihre Begleitpersonen, um im Corona-Fall alle Gäste über ein erhöhtes Ansteckungsrisiko zu informieren.
  Bei der Anlage des Mailings hast Du die Möglichkeit die Gäste - wenn gewünscht - nach dem Zeitraum, zu dem sie zum Event eingecheckt waren, zu filtern.
• Mahnung/Zahlungserinnerung
  Mit diesem Mailing-Typ kannst Du Deine Gäste an unbezahlte Rechnungen erinnern und sie abmahnen.
  Das Mailing geht an alle Gäste, bei denen nicht bezahlte Bestellungen vorliegen, die vor dem von Dir angegebenen Datum getätigt wurden.
  
  

Hier wählst Du aus, an wen das Mailing gesendet werden soll.

Mit Hilfe der beiden Reiter oben rechts hast Du zwei Möglichkeiten zum Filtern: "Einfacher Filter" und "Erweiterter Filter"

Einfacher Filter

Mit Hilfe der einfachen Filter hast Du die Möglichkeit Deine Gäste nach folgenden Kriterien zu filtern:

Status

Hier kannst Du auswählen, in welchem Status ein Gast sich befinden muss, damit er das Mailing erhält. Mehrfachauswahl möglich.

• Hinzugefügt
• Eingeladen
• Anmeldung (offen)
• Anmeldung zugesagt
• Erschienen
• Abgesagt durch Veranstalter
• Abgesagt durch Gast

Sprache

• Spracheinstellungen ignorieren
  Entscheidest Du Dich für diese Option wird das Mailing an alle Gäste versendet, egal welche Sprache bei ihnen eingestellt ist
• Keine Sprache
  Entscheidest Du Dich für diese Option, wird das Mailing an alle Gäste versendet, die keine Sprache eingestellt haben.
• DE / DE - du / EN / ... (Mehrfachauswahl möglich)
  Entscheidest Du Dich für diese Option, wird das Mailing an alle Gäste versendet, die die jeweilige Sprache eingestellt haben.

Erweiterter Filter

Wechselt Du in den Reiter "Erweiterter Filter" hast Du folgende Möglichkeiten Deine Gäste zu filtern:

• Suchen
  Mit Hilfe der Suchfunktion kannst Du z. B. nach Name, E-Mail-Adresse oder Firma filtern
• Corona Status (3G)
  Wähle aus, welchen Corona-Status der Gast haben muss, um das Mailing zu bekommen:
  egal / getestet / vollständig geimpft / genesen
• Status (Mehrfachauswahl möglich)
  Wähle aus in welchem Status der Gast sich befinden muss, um das Mailing zu erhalten:
  
  • Bestätigt
  • Zum Event erschienen (eingecheckt)
  • Abgesagt
  • Anmeldung (offen)
  • Hinzugefügt
  • Eingeladen
  • Gelöscht
• Unbestätigte Anmeldungen 
  Nein / Ja
• VIP
  Nein / Ja
• Gäste auf Warteliste
  Anzeigen / Nicht anzeigen
• Fehlerhafte E-Mail-Adressen
  Nein / Ja
• Herkunft (eventspezifisch)
• Einladungs-Tracking (nur möglich wenn das E-Mail-Tracking am Event aktiviert ist!)
  
  • Hat die Einladung NICHT geöffnet
  • Hat den Einladungslink NICHT geöffnet/geklickt
• CheckIn-Status
  Egal / Eingecheckt / Ausgecheckt
• Anwesend von / Anwesend bis
  Hier kannst Du auswählen, in welchem Zeitraum der Gast ein-/ausgecheckt sein worden muss, damit er das Mailing erhält
• Schlagworte
  Hier kannst Du Schlagworte auswählen, die dem Gast zugeordnet sein müssen, damit er das Mailing erhält.
  
  Wichtig: Wählst Du hier mehrere Schlagworte aus, werden nur die Gäste ausgewählt, die allen ausgewählten Kriterien entsprechen!
• Kampagnen
  Hier kannst Du Kampagnen auswählen, die dem Gast zugeordnet sein müssen, damit er das Mailing erhält.
  
  Wichtig: Wählst Du hier mehrere Kampagnen aus, werden nur die Gäste ausgewählt, die allen ausgewählten Kriterien entsprechen!
• Einverständnisse
  Wähle zuerst eines der folgenden Kriterien aus:
  
  • Nur Gäste, die den Wert NICHT zugeordnet haben (einer reicht)
  • Nur Gäste, die den Wert zugeordnet haben
  Anschließend wählst Du die gewünschten Einverständnis(se) aus. Mehrfachauswahl möglich
• Sprache (Mehrfachauswahl möglich)
  Hier kannst Du auswählen welche Sprache(n) am Gast eingestellt sein müssen, damit er das Mailing erhält.

Wenn Du guestoo im Business-Tarif nutzt oder das entsprechende Feature hinzugebucht hast, kannst Du an dieser Stelle eine oder mehrere Dateien hochladen, die als Anhang an Dein Mailing mitgeschickt werden.

Hinweise zu Dateianhängen:

• Achte darauf, dass die Anhänge möglichst klein sind
• Bestenfalls sollte ein Anhang die Größe von 1MB nicht überschreiten
• Sind die Dateianhänge zu groß, kann es sein, dass die E-Mail nicht zugestellt werden kann oder als Spam markiert wird!

Hier kannst Du zusätzlich folgende Optionen (de-)aktivieren:

• Header im Text des Mailings ausblenden
  Standardmäßig wird der Betreff der E-Mail im Text des Mailings wiederholt. Aktivierst Du diese Option (=Schalter auf Grün), wird der Betreff nicht erneut im E-Mail-Text angezeigt.
• Event-Informationen ausblenden
  Aktivierst Du diese Option (=Schalter auf Grün), wird der komplette Block mit den Event-Details (Was, Wann, Wo, Kontakt für Gäste, usw.) im Mailing ausgeblendet.
• E-Mail-Anhänge
  Hier kannst Du entscheiden, welche Anhänge beim Mailing mitgesendet werden sollen:
  
  • Kalendereintrag
    Hierbei handelt es sich um einen Kalendereintrag, den der Gast in seinem digitalen Kalender speichern kann. Wählst Du diese Option aus, wird der Kalender-Eintrag als Link im E-Mail-Text versendet. Es gibt für jeden Gast der Anmeldung (Hauptgast + Begleitperson/en) einen eigenen Link.
  • Kalendereintrag als Anhang
    Hierbei handelt es sich um einen Kalendereintrag, den der Gast in seinem digitalen Kalender speichern kann. Entscheidest Du Dich für diese Option, wird der Kalender-Eintrag als .ics-Datei im Anhang der E-Mail versendet. Es gibt nur einen Kalender-Eintrag für alle Gäste der Anmeldung.
  • Kalendereinträge von Timeslots
    Hängt die Kalendereinträge der ausgewählten Timeslots an. Achtung: Voraussetzung hierfür ist, dass vom Gast einer oder mehrere Timeslots ausgewählt wurden.
  • QR-Code zum Einchecken als Bild
    Aktivierst Du diese Option, dann erscheint im E-Mail-Text ein QR-Code als eingebettetes Bild. Es handelt sich um einen QR-Code, der für alle Gäste der Anmeldung gilt.
  • Eintrittskarte/Ticket
    Hierbei handelt es sich um eine PDF-Datei mit einer Eintrittskarte mit einem QR-Code, den Du beim Einlass einscannen kannst.
  • Apple Wallet
    Aktivierst Du diese Option, dann enthält der Text des Mailings pro Gast (Hauptgast + Begleitperson/en) einen Link zu einem individuellen Apple Wallet-Ticket.
  • Google Wallet
    Aktivierst Du diese Option, dann enthält der Text des Mailings pro Gast (Hauptgast + Begleitperson/en) einen Link zu einem individuellen Google Wallet-Ticket.
• Standard-Buttons ausblenden
  Aktivierst Du diese Option (=Schalter auf Grün), werden die Buttons "Details anzeigen", "Zusagen" und "Absagen" im Mailing nicht angezeigt

Hier legst Du den Inhalt des Mailings fest. 

Individuelles Headerbild

Hier kannst Du ein eigenes Bild hochladen, das als Header für das Mailing verwendet werden soll.

Hinweis: Lädst Du hier kein Bild hoch, wird automatisch das Event-Bild als Header verwendet.

Betreff

Ab dem Basic-Tarif hast Du an dieser Stelle die Möglichkeit den Betreff des Mailings festzulegen.

Text

An dieser Stelle legst Du den Text des Mailings fest. 

Hierzu kannst Du die oben angezeigten Platzhalter verwenden. So gehts:

• Klicke auf den gewünschten Platzhalter, um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren
• Füge den kopierten Text an der entsprechenden Stelle im Text ein
• Im Mailing wird anstatt des Platzhalters der entsprechende Wert angezeigt, z. B. der Vorname, wenn Du Dich für den Platzhalter "Vorname" entschieden hast
• Es gibt bei guestoo noch viele weitere Platzhalter. Eine Übersicht über alle Platzhalter, die Du verwenden kannst, findest Du auf dieser Seite.

Hinweis: Du kannst die Texte mit Hilfe von HTML-Elementen formatieren, z. B. <b>Text</b> wenn die Schrift fett dargestellt werden soll.

Ab dem Basic-Tarif steht Dir die Option zur Verfügung, Deine Mailings mit Abschnitten noch individueller zu gestalten.

So gehts:

• Klicke auf "+Neuer Abschnitt" um einen neuen Abschnitt anzulegen
• Wähle im Dropdown-Menü eine Darstellungs-Art aus und pflege die nötigen Informationen
• Klicke unten rechts auf "+ Neu anlegen"
• Fertig - der Abschnitt ist nun angelegt

Darstellungs-Arten

Um Deine Event-Seite so individuell wie möglich zu gestalten stehen Dir verschiedene Darstellungs-Arten zur Verfügung:

• Text und Bild
  Abschnitt mit Überschrift, Sub-Headline, Bild und Fließtext
• Abschnitts Header
  Abschnitt mit Überschrift und Sub-Headline
• Nur Bild
  Abschnitt, der nur aus einem Bild besteht
• Nur Text
  Abschnitt, der nur aus Text besteht
• Eigenes HTML
  Hier kannst Du Deinen eigenen HTML-Code hinterlegen, um Inhalte auf Deiner Eventseite anzuzeigen
• Button
  Fügt einen Button mit wählbarer Beschriftung ein. Du kannst auswählen, wohin der Button führen soll:
  
  • Eigener Wert: Füge einen eigenen Link ein, auf den der Button weiterleiten soll
  • Eventseite
  • Eventseite Daten ändern
  • Social Wall
  • Teilnehmenden-Liste
  • Umfragen-Übersicht
  • Galerie

Tab "Einstellungen"

Wenn Du einen neuen Abschnitt anlegst oder editierst, gibt es für jeden Abschnitt nicht nur den "Inhalt"-Tab sondern noch einen weiteren Tab "Einstellungen".

Hier hast Du folgende Möglichkeiten:

• Status: 
  Hier wählst Du aus ob der Abschnitt aktiv oder inaktiv ist. Inaktive Abschnitte werden nicht angezeigt - du kannst diesen Status also z. B. nutzen um Abschnitte für einen späteren Zeitpunkt vorzubereiten oder um einen nicht mehr benötigten Abschnitt auszublenden
• Sichtbar für Gäste im Status
  Wenn das Feature "Sichtbarkeit der Abschnitte für die Event-Microsite" in Deinem guestoo-Tarif enthalten ist, kannst Du hier festlegen, welches Schlagwort Deine Gäste zugeordnet haben müssen, um den Abschnitt sehen zu können:
  • Schlagwort:
    Hier kannst Du aus dem Dropdown-Menü ein Schlagwort auswählen, das dem Gast zugeordnet sein muss, damit er diesen Abschnitt der Event-Seite sehen kann.

Du kannst Dein Mailing auch an einem bestimmten, von Dir festgelegten Termin versenden.

So gehts:

• Aktiviere die Option "Mailing timen"
• Wähle das gewünschte Datum und die Uhrzeit aus, zu der das Mailing versendet werden soll
• Klicke unten rechts auf "+Senden"

Wenn Du Dein Mailing zunächst testen möchtest, bevor Du es an Deine Gäste versendest, kannst Du das mit dem Button "Test senden" tun

So gehts:

• Falls noch nicht geschehen, lege einen Gast an (Doku)
  
  Wenn Du in Deinem Mailing-Text mit Platzhaltern für den Namen, etc. arbeiten möchtest, solltest Du sicherstellen, dass auch die hierfür benötigten Informationen am (Test-)Gast gepflegt sind.
• Gehe in den Mailing-Dialog und lege das Mailing an
• Speichere das Mailing zunächst, indem Du unten rechts auf das Speichern-Symbol klickst
• Klicke anschließend auf den Button "Test senden"
• Wähle einen oder mehrere der Gäste aus der Liste aus, an die Du die Test-E-Mail versenden möchtest
• Klicke auf "Test E-Mail senden"
• Fertig - das Test-Mailing sollte in den nächsten Minuten in Deinem Postfach landen
• Hinweis: Die Daten des Gastes werden lediglich zur Darstellung des Mailings genutzt. Die Test-E-Mail landet aber trotzdem in Deinem Postfach - sprich: im Postfach der E-Mail-Adresse, mit der Du zum Zeitpunkt des Test-Versands in guestoo eingeloggt bist!

Nachdem Du alle Inhalte des Mailings gepflegt hast, hast Du zwei verschiedene Möglichkeiten:

Speichern

Wenn Du das Mailing zunächst noch nicht versenden willst, klicke auf das Speichern-Symbol unten rechts im Dialog-Fenster.

Jetzt senden

Wenn Du das Mailing direkt an die ausgewählten Empfänger*innen versenden möchtest, klicke auf den Button "Jetzt senden" unten rechts im Dialog-Fenster.

Im Tab "Gespeichert / Geplant" des Mailing-Dialogs findest Du alle bisher für dieses Event angelegten Mailings.

Du hast dort folgende Möglichkeiten

• Löschen:
  Mit einem Klick auf das Papierkorb-Symbol kannst Du ein Mailing löschen. Du musst die Löschung noch mit einem Klick auf "Ja" in einem weiteren Dialog-Fenster bestätigen.
  
  Hinweis: Gelöschte Mailings können nicht wiederhergestellt werden!! Stelle also unbedingt sicher, dass Du das richtige Mailing zur Löschung ausgewählt hast.
• Duplizieren:
  Mit einem Klick auf das Duplizieren/Kopieren-Symbol kannst Du ein Duplikat eines Mailings anlegen. Die Kopie des Mailings wird umgehend angelegt und gespeichert, auch ohne weiteren Klick auf den "Speichern"-Button. Wenn Du Änderungen am Mailing vornimmst, musst Du allerdings auf "Speichern" klicken, um diese zu übernehmen.
• Editieren:
  Mit einem Klick auf das Stift-Symbol kannst Du das Mailing öffnen, um Änderungen daran vorzunehmen
• Gesendete Mailings einsehen:
  Mit einem Klick auf das Uhren-Symbol gelangst Du in die Versand-Historie des Mailings. Dort kannst Du einsehen, an welche Gäste das Mailing bereits versendet wurde.

Im Tab "Gesendete E-Mails" des Mailing-Dialogs findest Du eine Übersicht aller Gäste, die ein bestimmtes Mailing erhalten haben.

So kannst Du die bisherigen Empfänger*innen eines Mailings einsehen:

• Gehe in den Mailing-Dialog
• Wechsle in den Tab "Gesendete E-Mails"
• Wähle im Dropdown-Menü das gewünschte Mailing aus
• Dir wird nun eine Liste aller Gäste angezeigt, an die dieses Mailing versendet wurde (bzw. werden soll)
• Die Status-Symbole vor der E-Mail-Adresse haben folgende Bedeutung:
  
  • Papierflugzeug:
    Das Mailing wurde erfolgreich versendet
  • Dreieck mit Ausrufezeichen:
    Es ist ein Fehler beim Mailing-Versand aufgetreten
  • Sanduhr:
    Der Versand des Mailings ist geplant, es befindet sich aber aktuell noch in der Warteschlange. Wenn sich eine E-Mail in diesem Status befindet, dauert es voraussichtlich noch wenige Minuten bis das Mailing versendet wird, wenn zum aktuellen Zeitpunkt viele andere Mailings versendet werden.
  • Hinweis: Die Mailing-Historie aktualisiert sich nicht automatisch. Um den aktuellen Status des Mailings zu sehen, musst Du die Seite neu laden.