Mailings anlegen

Optional - Du kannst beliebig viele Infomailings an Deine Gäste senden

Über den Menüpunkt "Mailings" (im Menü an der rechten Seite des Events) kannst Du beliebig viele Mailings an Deine Gäste senden. Hier erfährst Du, wie Du ein solches Mailing anlegst.

 

Art des Mailings

Art des Mailings -

Um ein neues Mailing anzulegen, musst Du Dich zunächst für eine Mailing-Art entscheiden.

Du hast die Auswahl zwischen:

  • Standard
    Kann für Mailings unterschiedlicher Art verwendet werden, z. B. Reminder-E-Mails, zusätzliche Informationen zum Event, usw.
  • Save the Date
    Kann genutzt werden, um den Gästen den Termin des Events mitzuteilen
    Alle Buttons und Links, die auf die Eventseite führen, sowie der Details-Bereich in der E-Mail werden ausgeblendet
  • Einladung
    Mit diesem Mailing-Typ kannst Du Deine Einladungen noch individueller gestalten als über die standardmäßigen Einladungen
  • Umfrage
    Hiermit kannst Du Deine Gäste zur Teilnahme an einer Umfrage aufrufen.
    Du wirst bei der Anlage des Mailings dazu aufgefordert, eine von Dir mit guestoo angelegte Umfrage auszuwählen.
  • Zertifikats-E-Mail
    Mit diesem Mailing kannst Du mit guestoo erstellte Zertifikate an Deine Gäste versenden.
    Du wirst bei der Anlage des Mailings dazu aufgefordert, eine von Dir mit guestoo erstellte Zertifikats-Vorlage auszuwählen.
  • Eigenes HTML
    Mit einem Mailing von diesem Typ steht Dir die Gestaltung des Infomailings komplett frei.

    Wichtig: Hierfür sind dringend Kenntnisse in der Gestaltung von E-Mails mit HTML-Code erforderlich!!
    Bitte beachte, dass Du die entsprechenden Links zur Eventseite einbauen musst.
  • SMS-Mailing
    Hiermit kannst Du Mailings per SMS versenden. 

    Wichtig: Bitte beachte, dass Du hierfür einen Account bei SMS77 und SMS-Guthaben benötigst. Wie Du das SMS-Feature bei guestoo aktivieren und einrichten kannst, erfährst Du hier.
  • Pandemie Warnung
    Hiermit versendest Du ein Mailing an alle Gäste und ihre Begleitpersonen, um im Corona-Fall alle Gäste über ein erhöhtes Ansteckungsrisiko zu informieren.
    Bei der Anlage des Mailings hast Du die Möglichkeit die Gäste - wenn gewünscht - nach dem Zeitraum, zu dem sie zum Event eingecheckt waren, zu filtern.
  • Mahnung/Zahlungserinnerung
    Mit diesem Mailing-Typ kannst Du Deine Gäste an unbezahlte Rechnungen erinnern und sie abmahnen.
    Das Mailing geht an alle Gäste, bei denen nicht bezahlte Bestellungen vorliegen, die vor dem von Dir angegebenen Datum getätigt wurden.

Empfänger

Empfänger -

Hier wählst Du aus, an wen das Mailing gesendet werden soll.

Mit Hilfe der beiden Reiter oben rechts hast Du zwei Möglichkeiten zum Filtern: "Einfacher Filter" und "Erweiterter Filter"

Einfacher Filter

Mit Hilfe der einfachen Filter hast Du die Möglichkeit Deine Gäste nach folgenden Kriterien zu filtern:

Status

Hier kannst Du auswählen, in welchem Status ein Gast sich befinden muss, damit er das Mailing erhält. Mehrfachauswahl möglich.

  • Hinzugefügt
  • Eingeladen
  • Anmeldung (offen)
  • Anmeldung zugesagt
  • Erschienen
  • Abgesagt durch Veranstalter
  • Abgesagt durch Gast

Sprache

  • Spracheinstellungen ignorieren
    Entscheidest Du Dich für diese Option wird das Mailing an alle Gäste versendet, egal welche Sprache bei ihnen eingestellt ist
  • Keine Sprache
    Entscheidest Du Dich für diese Option, wird das Mailing an alle Gäste versendet, die keine Sprache eingestellt haben.
  • DE / DE - du / EN / ... (Mehrfachauswahl möglich)
    Entscheidest Du Dich für diese Option, wird das Mailing an alle Gäste versendet, die die jeweilige Sprache eingestellt haben.
Erweiterter Filter

Wechselt Du in den Reiter "Erweiterter Filter" hast Du folgende Möglichkeiten Deine Gäste zu filtern:

  • Suchen
    Mit Hilfe der Suchfunktion kannst Du z. B. nach Name, E-Mail-Adresse oder Firma filtern
  • Corona Status (3G)
    Wähle aus, welchen Corona-Status der Gast haben muss, um das Mailing zu bekommen:
    egal / getestet / vollständig geimpft / genesen
  • Status (Mehrfachauswahl möglich)
    Wähle aus in welchem Status der Gast sich befinden muss, um das Mailing zu erhalten:
    • Bestätigt
    • Zum Event erschienen (eingecheckt)
    • Abgesagt
    • Anmeldung (offen)
    • Hinzugefügt
    • Eingeladen
    • Gelöscht
  • Unbestätigte Anmeldungen 
    Nein / Ja
  • VIP
    Nein / Ja
  • Gäste auf Warteliste
    Anzeigen / Nicht anzeigen
  • Fehlerhafte E-Mail-Adressen
    Nein / Ja
  • Herkunft (eventspezifisch)
  • CheckIn-Status
    Egal / Eingecheckt / Ausgecheckt
  • Anwesend von / Anwesend bis
    Hier kannst Du auswählen, in welchem Zeitraum der Gast ein-/ausgecheckt sein worden muss, damit er das Mailing erhält
  • Schlagworte
    Hier kannst Du Schlagworte auswählen, die dem Gast zugeordnet sein müssen, damit er das Mailing erhält.

    Wichtig: Wählst Du hier mehrere Schlagworte aus, werden nur die Gäste ausgewählt, die allen ausgewählten Kriterien entsprechen!
  • Kampagnen
    Hier kannst Du Kampagnen auswählen, die dem Gast zugeordnet sein müssen, damit er das Mailing erhält.

    Wichtig: Wählst Du hier mehrere Kampagnen aus, werden nur die Gäste ausgewählt, die allen ausgewählten Kriterien entsprechen!
  • Einverständnisse
    Wähle zuerst eines der folgenden Kriterien aus:
    • Nur Gäste, die den Wert NICHT zugeordnet haben (einer reicht)
    • Nur Gäste, die den Wert zugeordnet haben
  • Anschließend wählst Du die gewünschten Einverständnis(se) aus. Mehrfachauswahl möglich

Dateiupload (ab Pro-Tarif)

Dateiupload (ab Pro-Tarif) -

An dieser Stelle kannst Du eine oder mehrere Dateien hochladen, die als Anhang an Dein Mailing mitgeschickt werden.

 

Hinweise zu Dateianhängen:

  • Achte darauf, dass die Anhänge möglichst klein sind
  • Bestenfalls sollte ein Anhang die Größe von 1MB nicht überschreiten
  • Sind die Dateianhänge zu groß, kann es sein, dass die E-Mail nicht zugestellt werden kann oder als Spam markiert wird!

Inhalt

Inhalt -

Hier legst Du den Inhalt des Mailings fest. 

Individuelles Headerbild

Hier kannst Du ein eigenes Bild hochladen, das als Header für das Mailing verwendet werden soll.

Hinweis: Lädst Du hier kein Bild hoch, wird automatisch das Event-Bild als Header verwendet.

Betreff

Ab dem Basic-Tarif hast Du an dieser Stelle die Möglichkeit den Betreff des Mailings festzulegen.

Text

An dieser Stelle legst Du den Text des Mailings fest. 

Hierzu kannst Du die oben angezeigten Platzhalter verwenden. So gehts:

  • Klicke auf den gewünschten Platzhalter, um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren
  • Füge den kopierten Text an der entsprechenden Stelle im Text ein
  • Im Mailing wird anstatt des Platzhalters der entsprechende Wert angezeigt, z. B. der Vorname, wenn Du Dich für den Platzhalter "Vorname" entschieden hast

Hinweis: Du kannst die Texte mit Hilfe von HTML-Elementen formatieren, z. B. <b>Text</b> wenn die Schrift fett dargestellt werden soll.

Abschnitte

(ab Basic-Tarif)

Abschnitte - (ab Basic-Tarif)

Ab dem Basic-Tarif steht Dir die Option zur Verfügung, Deine Mailings mit Abschnitten noch individueller zu gestalten.

So gehts:

  • Klicke auf "+Neuer Abschnitt" um einen neuen Abschnitt anzulegen
  • Wähle im Dropdown-Menü eine Darstellungs-Art aus und pflege die nötigen Informationen
  • Klicke unten rechts auf "+ Neu anlegen"
  • Fertig - der Abschnitt ist nun angelegt
Darstellungs-Arten

Um Deine Event-Seite so individuell wie möglich zu gestalten stehen Dir verschiedene Darstellungs-Arten zur Verfügung:

  • Text und Bild
    Abschnitt mit Überschrift, Sub-Headline, Bild und Fließtext
  • Abschnitts Header
    Abschnitt mit Überschrift und Sub-Headline
  • Nur Bild
    Abschnitt, der nur aus einem Bild besteht
  • Nur Text
    Abschnitt, der nur aus Text besteht
  • Eigenes HTML
    Hier kannst Du Deinen eigenen HTML-Code hinterlegen, um Inhalte auf Deiner Eventseite anzuzeigen
  • Button
    Fügt einen Button mit wählbarer Beschriftung ein, der zum angegebenen Link führt
Tab "Einstellungen"

Wenn Du einen neuen Abschnitt anlegst oder editierst, gibt es für jeden Abschnitt nicht nur den "Inhalt"-Tab sondern noch einen weiteren Tab "Einstellungen".

Hier hast Du folgende Möglichkeiten:

  • Status: 
    Hier wählst Du aus ob der Abschnitt aktiv oder inaktiv ist. Inaktive Abschnitte werden nicht angezeigt - du kannst diesen Status also z. B. nutzen um Abschnitte für einen späteren Zeitpunkt vorzubereiten oder um einen nicht mehr benötigten Abschnitt auszublenden

Speichern unter

Speichern unter -

Wenn Du ein Mailing nicht direkt versenden, sondern für die zukünftige Verwendung speichern willst, gehe wie folgt vor:

  • Aktiviere die Option "Mailing speichern"
  • Trage den gewünschten Namen für das Mailing ein, z. B. "Beispiel-Mailing"
  • Klicke unten auf das Speichern-Symbol
Tipps zum Speichern von Mailings
  • Wenn Du Mailings abspeicherst, findest Du diese im Anschluss im Mailing-Dialog im Tab "Gespeichert/Geplant"
  • Im Tab "Gesendete Mails" des Mailing-Dialogs findest Du alle Empfänger eines Mailings, inklusive des Versand-Status des Mailings (Erfolgreich gesendet / Nicht gesendet / In Warteschlange)

Terminiertes Senden

Terminiertes Senden -

Du kannst Dein Mailing auch an einem bestimmten, von Dir festgelegten Termin versenden.

So gehts:

  • Aktiviere die Option "Mailing timen"
  • Wähle das gewünschte Datum und die Uhrzeit aus, zu der das Mailing versendet werden soll
  • Klicke unten rechts auf "+Senden"