Einladungen versenden

In dieser Kurzanleitung erklären wir Dir Schritt für Schritt wie Du mit Hilfe von guestoo Einladungen für ein Event an Deine Gäste versenden kannst.

Du kannst für das guestoo Back-End zwischen zwei Darstellungsoptionen wählen. Die Screenshots in der Doku basieren auf dem "Klassischen Design".
Hier siehst Du die Unterschiede, damit Du dich auch im "Modernen Design" zurecht findest: » guestoo Back-End-Design
Voraussetzungen

Um mit Hilfe dieser Anleitung Einladungen für ein Event versenden zu können, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Du hast auf guestoo bereits einen eigenen Account angelegt und Deine Registrierung bestätigt
  • Deine Agentur ist eingerichtet. Zur Anleitung
  • Du hast ein Event angelegt, zu dem Du Deine Gäste einladen möchtest. Zur Anleitung
Inhalte dieser Seite:

Gäste hinzufügen

Gäste hinzufügen -

Als erstes musst Du die Gäste, die Du zu Deinem Event einladen möchtest, zum Event hinzufügen.

Hierfür gibt es zwei verschiedene Wege:

Gäste manuell in guestoo anlegen
  • Gehe in den "Gäste"-Tab des Events
  • Klicke auf den Button "Gast hinzufügen"
  • Trage die E-Mail-Adressen der Gäste, die Du einladen möchtest, untereinander oder mit Komma (,) getrennt in das Eingabefeld ein
  • Bestätige, dass Du die Einverständnis jeder hinzugefügten Person hast, ihre Daten zu verarbeiten
  • Klicke auf "Hinzufügen"
Gäste mit Hilfe einer Excel-Datei importieren
  • Gehe in den "Gäste"-Tab des Events
  • Fahre mit dem Mauszeiger über den Button "Gast hinzufügen" und wähle den Menüpunkt "Gäste aus Excel importieren"
  • Lade Dir die Master-Datei herunter und passe Deine Excel-Tabelle entsprechend der Master-Datei an
  • Wähle dann unter "XLS-Datei" die Excel-Datei mit den Gastdaten aus, die Du importieren möchtest
  • Bestätige, dass Du die Einverständnis jeder hinzugefügten Person hast, ihre Daten zu verarbeiten
  • Klicke auf "Import starten"
  • Sobald der Import der Gast-Daten abgeschlossen ist, erhältst Du eine E-Mail mit einem Import-Bericht an die E-Mail-Adresse mit der Du in guestoo eingeloggt bist. Die Datei im Anhang gibt Dir einen Überblick über die erfolgreich importierten Gäste und ggf. Fehlermeldungen, falls der Import einer oder mehrerer Gäste nicht funktioniert hat

 

Noch mehr Informationen zu den verschiedenen Möglichkeiten zum Hinzufügen von Gästen findest Du auf dieser Seite.

Einladung an einen Gast versenden

Wenn Du eine Einladung an einen einzelnen Gast versenden möchtest, gehe wie folgt vor:

  • Gehe in den "Gäste"-Tab Deines Events
  • Suche den Gast in der Gästeliste
  • Klicke auf das Zahnrad-Symbol neben dem Namen des Gastes
  • Wähle im Menü die Option "Einladung senden"
  • Im Dialog-Fenster wird Dir der standardmäßige Einladungs-Text angezeigt, der im "Infos"-Tab des Events hinterlegt ist. Diesen kannst Du auf Wunsch noch anpassen und individualisieren
  • Wenn Du alle gewünschten Anpassungen vorgenommen hast, klicke auf "Einladung senden"

Einladung an mehrere/alle Gäste versenden

Per Massen-Aktion

Wenn Du an mehrere Gäste auf einmal eine Einladung versenden möchtest, gehe wie folgt vor:

  • Gehe in den "Gäste"-Tab Deines Events
  • Markiere die Gäste, indem Du entweder ein Häkchen neben alle gewünschten Gäste setzt oder z. B. mit Hilfe der Funktion "Alle auswählen"
  • Klicke rechts auf "Ausgewählte (X)" um in das Massenaktions-Menü zu gelangen
  • Wähle im Menü die Option "X Einladung senden"
  • Im Dialog-Fenster wird Dir der standardmäßige Einladungs-Text angezeigt, der im "Infos"-Tab des Events hinterlegt ist. Diesen kannst Du auf Wunsch noch anpassen und individualisieren
  • Wenn Du alle gewünschten Anpassungen vorgenommen hast, klicke auf "Einladung senden"

Einladung als Mailing gestalten & versenden

Wenn Du die Einladungen an Deine Gäste noch individueller gestalten möchtest, kannst Du auch ein komplett eigenes Mailing anlegen und dieses als Einladung versenden.

 

Wie Du eigene Mailings anlegen kannst, ist auf dieser Seite erklärt.

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