Registrierungsprozess

Hier kannst Du festlegen, wie der Registrierungsprozess ablaufen soll, also ob z. B. eine Einladung notwendig ist, ob angemeldete Gäste automatisch bestätigt werden sollen, etc.

Event > Settings > Abschnitt "Registrierungsprozess"

Gast-Zusage

Soll der Gast automatisch oder manuell bestätigt werden?

Je nachdem welchen und wievielen Gäste Du die Anmeldung zu Deinem Event erlauben möchtest, kannst Du hier auswählen, ob die Bestätigung der Gäste nach der Anmeldung automatisch oder manuell erfolgen soll.

Automatische Zusage nach Anmeldung

Entscheidest Du Dich für diese Option, dann werden alle Gäste, die sich zu Deinem Event anmelden, automatisch bestätigt (sofern die maximale Gästeanzahl noch nicht überschritten wurde). Du hast aber trotzdem noch die Möglichkeit einem oder mehreren Gästen im Nachhinein abzusagen.

Ideal, wenn Du mit vielen Gästen rechnest und keine Lust hast, jeden Gast manuell zu bestätigen.

Manuelle Zusage durch Veranstalter

Entscheidest Du Dich für diese Option, dann werden alle Gäste, die sich zu Deinem Event anmelden, zunächst in den Status "Angemeldet offen" gesetzt. Du hast dann die Möglichkeit die Gäste in der Gästeliste auszuwählen und ihnen manuell zu- oder abzusagen. 

Ideal für kleinere Events, bei denen Du selber entscheiden möchtest, wen Du gerne auf Deinem Event haben möchtest und wen nicht.

Warteliste

Hier kannst Du auswählen, ob es eine Warteliste für Dein Event geben soll oder nicht.

Warteliste offen

Entscheidest Du Dich für diese Option, dann werden alle Gäste, die sich zu Deinem Event anmelden, nachdem es bereits voll ist, auf eine Warteliste gesetzt. Sagt ein bereits zugelassener Gast seine Teilnahme am Event ab, hast Du die Möglichkeit einen Gast, der sich auf der Warteliste befindet, nachrücken zu lassen. 

Warteliste geschlossen

Entscheidest Du Dich für diese Option, gibt es keine Warteliste für Dein Event. Sobald die maximale Gästeanzahl für das Event erreicht ist, kann sich niemand mehr zum Event anmelden.

Max. Gäste / Max. Gäste pro Anmeldung

Manche Events sind so exklusiv, dass nur eine maximale Anzahl an Plätzen verfügbar ist, bei anderen Events ist die Anzahl der Gäste wiederum unbegrenzt. Mit Hilfe der Einstellungen "Max. Gäste" und "Max. Gäste pro Anmeldung" kannst du steuern, wieviele Gäste sich (pro Anmeldung) zu Deinem Event anmelden dürfen.

Max. Gäste

Hier legst Du fest, wieviele Gäste sich maximal für Dein Event anmelden dürfen.

Hinweis: Wenn Du die Zahl der Gäste nicht konkret einschränken möchtest, kannst Du hier einen sehr hohen Wert eintragen, z. B. "999999"

Max. Gäste pro Anmeldung

Hier legst Du fest, wieviele Gäste sich maximal pro Anmeldung anmelden dürfen, also wieviele Begleitpersonen jeder Gast mitbringen darf.

Automatische Anhänge in der Bestätigungs-Mail

Wenn Du am Eingang Deines Events eine Ticketkontrolle planst, hast Du zwei Möglichkeiten Deinen Gästen ein Ticket auszustellen

Eintrittskarte/Ticket

Du kannst hier zwischen zwei Optionen wählen:

  • Mit Eintrittskarte
    Der Gast bekommt in der Bestätigungs-E-Mail eine Eintrittskarte mitgeschickt, unabhängig davon ob das Event bezahlt oder kostenlos ist.
    Empfehlenswert für: Events mit Einlasskontrolle
  • Ohne Eintrittskarte
    Der Gast bekommt keine Eintrittskarte ausgestellt.
    Empfehlenswert für: private und übersichtliche Events oder auch sehr große Events - ohne Einlasskontrolle
Apple Wallet

Wenn Du möchtest, kannst Du auch automatisch ein Apple Wallet-Ticket für Deine Gäste generieren lassen, um den CheckIn noch unkomplizierter zu machen.

Du kannst hier zwischen zwei Optionen wählen:

  • Mit Apple Wallet Ticket
    Der Gast erhält im Anhang an seine Bestätigungs-E-Mail ein Apple Wallet-Ticket mit der Endung .pkpass. Wenn er diese Datei öffnet, wird er automatisch zur Apple Wallet-App weitergeleitet und kann das Ticket dort hinterlegen.
    Empfehlenswert für: Events mit Einlasskontrolle
  • Ohne Apple Wallet Ticket
    Der Gast erhält kein Apple Wallet-Ticket in seiner Bestätigungs-E-Mail.
    Empfehlenswert für: Events, bei denen die Mehrzahl der Gäste keine Apple-Produkte nutzt
Kalendereintrag

Mit dem Kalendereintrag gibst Du Deinen Gästen die Möglichkeit, sich das Event direkt in den Kalender auf ihrem Handy einzuspeichern, damit sie den Termin auch nicht vergessen.

Du kannst hier zwischen zwei Optionen wählen:

  • Mit Kalendereintrag
    Der Gast erhält im Anhang an seine Bestätigungs-E-Mail eine .ics-Datei, um das Event ganz einfach per Klick als Eintrag in seinem Kalender zu speichern.
    Empfehlenswert für: Events aller Art
  • Ohne Kalendereintrag
    Der Gast erhält keine ics.-Datei in seiner Bestätigungs-E-Mail.

Absage-/Storno-Option

Hier kannst Du einstellen, ob und unter welchen Bedingungen Deine Gäste ihre Teilnahme am Event absagen können.

Absage-Button nicht anzeigen

Wenn Du diese Option aktivierst, hat der Gast keine Möglichkeit seine Teilnahme am Event direkt über guestoo abzusagen, falls er z. B. doch keine Zeit hat.

Empfehlenswert wenn Du z. B. möchtest, dass Deine Gäste dich anrufen, wenn sie absagen möchten.

Wenn Du die Option deaktiviert lässt, bekommen Deine Gäste sowohl in der Einladungs-E-Mail als auch auf der Eventseite, im Anmeldeformular und im Gäste-Dashboard einen Absage-Button angezeigt, über den sie ihre Teilnahme unkompliziert absagen können.

Stornierung möglich bis X Stunden vor Event-Start

Hier kannst Du eintragen, bis zu welchem Zeitpunkt der Gast die Möglichkeit hat seine Teilnahme am Event abzusagen bzw. seine Bestellung zu stornieren. 

Hilfreich, wenn Du z. B. realisieren möchtest, dass eine Absage nur bis 24 Stunden vor Event-Start erlaubt ist.

Absagen ohne persönliche Einladung

Aktivierst Du diese Option, dann können auch Gäste ihre Teilnahme am Event absagen, die keinen persönlichen Einladungs- oder QR-Code besitzen. 

Das Aktivieren dieser Option ist empfehlenswert, wenn Du auf Deine Einladungen nur den allgemeinen QR-Code für das Event drucken möchtest und nicht jeder Gast einen individuellen Code erhalten soll.

Absagen ohne Einladung mit Gästeliste abgleichen

Aktivierst Du diese Option, dann werden die E-Mail-Adressen der Personen, die ohne individuellen Einladungscode ihre Teilnahme am Event abgesagt haben, mit der Gästeliste abgeglichen. Befindet sich ein absagender Gast bereits auf der Gästeliste, wird der von Dir hinzugefügte/eingeladene Gast in den Status "Abgesagt" gesetzt.

 

 

Umbuchungen vor Ort

Umbuchen im CheckIn-Prozess erlauben

Wenn Du diese Option aktivierst, bekommen Du und Dein CheckIn-Personal die Möglichkeit die Gäste während des CheckIn-Prozesses in ein anderes Event umzubuchen.

Empfehlenswert wenn Du an mehreren Terminen ähnliche Events anbietest und Deinen Gästen anbieten möchtest, dass sie ihr Ticket auch ganz einfach flexibel für einen beliebigen anderen Termin nutzen können.

Umbuchen im CheckIn-Prozess erzwingen

Wenn Du diese Option aktivierst, wird das oben beschriebene Umbuchen erzwungen, d. h. Du und dein CheckIn-Personal müsst beim CheckIn für jeden einzelnen Gast ein Event auswählen, in das ihr ihn einbuchen möchtet.

Hilfreich wenn Du z. B. planst zeitlich unbegrenzte Tickets auszustellen, aber trotzdem den Überblick behalten möchtest, welcher Gast an welchem Tag bzw. zu welchem Event erschienen ist (z. B. für die Kontaktpersonennachverfolgung in Corona-Zeiten)

Sonstiges

Erinnerungs-E-Mails & Tippfehler-Vermeidung bei E-Mail-Adressen

Du hast im Abschnitt "Registrierungsprozess" außerdem noch die Möglichkeit verschiedene Optionen zu (de-)aktivieren

Automatische Erinnerungs-E-Mail deaktivieren

Wenn Du diese Option aktivierst, bekommen Deine Gäste, deren Teilnahme bereits bestätigt ist, keine Erinnerungs-E-Mail.

Empfehlenswert wenn Du Deine Gäste nicht mit zusätzlichen E-Mails belästigen möchtest und sie ohnehin relativ zuverlässig sind.

Wenn Du die Option deaktiviert lässt, erhalten Deine Gäste drei Tage vor dem Event eine automatische E-Mail zugeschickt. Hilfreich wenn Deine Gäste eine Tendenz dazu haben Termine zu vergessen. ;)

Aktiviert im Registrierungsprozess ein zusätzliches Feld für die E-Mail-Adresse um Tippfehler zu vermeiden

Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Deine Gäste im Anmeldeformular zwei Mal ihre E-Mail-Adresse eingeben. Dies ist hilfreich, um mögliche Tippfehler einzuschränken.

Empfehlenswert für alle Events!