Gutscheine

Mit guestoo kannst Du Rabatt-Gutscheine und Wertgutscheine ausstellen oder sie Deinen Kunden zum Kauf zur Verfügung stellen.
Dabei kannst Du ganz einfach festlegen, für welche Ticket-Kategorien die Gutscheine gelten.

Bitte besprecht mit Eurem Steuerberater VOR der Nutzung des Gutschein-Systems, ob er diesem zustimmt und welche Anpassungen ihr ggf. mit in die Rechungsinformationen schreiben müsst.

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Generelle Funktion von Gutscheinen

Gutscheine können für alle Events einer Agentur durch Agenturmitarbeiter erstellt oder von Gästen gekauft werden.

Es gibt verschiedene Gutschein-Arten (siehe unten), die entweder einen bestimmten €-Wert haben oder den Kaufpreis um x Prozent reduzieren.

Gibt der Gast im Anmeldeprozess einen Gutschein-Code an, verringert sich der zu zahlende Betrag um den am Gutschein hinterlegten Wert oder Prozentsatz.

Gutscheine verwalten

Gutscheine anlegen, suchen, Details einsehen, bearbeiten oder löschen

So kommst Du zur Gutschein-Verwaltung

Klicke auf den Menüpunkt "Gutscheine". Dann landest Du auf einer Übersicht aller bisher erstellten Gutscheine.

Um den Menüpunkt angezeigt zu bekommen, musst Du die entsprechenden Rechte innerhalb der Agentur besitzen und die Agentur muss das Feature  (» zum Feature: Gutscheine ) freigeschaltet haben.

Gutscheine suchen

In dem Suchfeld kannst Du nach dem Namen des Gutscheins oder dem Gutschein-Code suchen.

Gutschein bearbeiten oder löschen

Über das Zahnrad am Gutschein kannst du diesen löschen oder bearbeiten.

Wenn Du den Gutschein bearbeitest, siehst Du auch Details zur Nutzung (z.B. Restwert, etc.)

Gutschein anlegen

Gutscheine können über zwei Wege erstellt werden:

Gutscheine manuell erstellen

Gutscheine durch Mitarbeiter der Agentur erstellen

Gutscheine manuell erstellen  - Gutscheine durch Mitarbeiter der Agentur erstellen

Genereller Ablauf

  • In der Verwaltung der Gutscheine können über den Button "Gutschein hinzufügen" manuell Wert- und Prozentgutscheine angelegt werden.
  • Der Gutschein-Code kann dann im Anschluss dem/den Kunden mitgeteilt werden.
  • Dieser Gutschein-Code kann dann so lange für den Kauf von Tickets innerhalb Deiner Agentur genutzt werden, bis der Geldwert aufgebraucht ist.
  • Zum Einlösen muss der Gast den Gutschein-Code im Bestellprozess angeben.

So legst Du Gutscheine an

  • Klicke "+ Gutschein hinzufügen"

Diese Informationen kannst Du an einem Gutschein pflegen

  • Beschriftung: z.B. "Wertgutschein € 50"
    Wird dem Gast im Bestellprozess angezeigt, wenn er den Gutschein einlöst 
  • Kommentar: z.B. Promotion Aktion 123
    Für Interne Zwecke (wird dem Gast nicht angezeigt)
  • Externe ID
    Wenn der Gutschein aus anderen Systemen kommt, kannst Du hier eine Referenz zum anderen System hinterlegen.
  • Gültig für folgende Ticket-Kategorien
    Du kannst im Event im Tab "Ticket" Kategorien zuweisen. Der Gutschein kann nur für Tickets eingelöst werden, die diese Kategorien zugewiesen haben.
  • Gutschein-Code
    Automatisch durch guestoo erzeugen lassen (XXX-XXX-XXX), oder einen eigenen angeben (z.B. SOMMER25)
  • Wert- / Prozent-Gutschein (auswählen und Wert eingeben)
    Prozentual: prozentualer Wert (Rabatt-Gutschein)
    Wert: fester Wert, der verwendet werden kann
  • Gutschein-Typ (Persönlich oder Mehrfach)
    Je nachdem, ob Du einen Prozent- oder Wertgutschein erstellst, hat diese Auswahl unterschiedliche Auswirkungen:

    Prozent
    & Persönlich = Nur einmalig einlösbar
    & Mehrfach = Kann z. B. 20x eingelöst werden

    Wert
    & Persönlich = Der Code ist für eine Person gültig (diejenige, die ihn zuerst einlöst). Der Rest-Wert bleibt erhalten. Der Gutschein kann mehrfach eingelöst werden, bis der Geldwert aufgebraucht ist. Der Gutschein ist aber nicht an eine Person gebunden - kann also auch weitergegeben werden.
    & Mehrfach = Der Gutschein-Code kann z. B. 10x eingelöst werden. Bei jedem Einlösen wird der oben angegebene Betrag abgezogen. Es gibt keinen Restwert. Hat die Bestellung einen geringeren Wert als der Gutschein, verfällt der Rest.

Wertgutscheine zum Kauf anbieten

Mit guestoo kannst Du Deinen Gästen anbieten, Wertgutscheine zu kaufen und für bestimmte Tickets zu nutzen (z. B. als Geschenk).

Wertgutscheine zum Kauf anbieten - Mit guestoo kannst Du Deinen Gästen anbieten, Wertgutscheine zu kaufen und für bestimmte Tickets zu nutzen (z. B. als Geschenk).

Genereller Ablauf

  • Du erstellst ein Event in dem man Gutscheine kaufen kann. Dann legst Du entsprechende Gutscheine im Reiter "Tickets" an.
  • Der Gast kauft die Gutscheine und erhält mit dem Kaufbeleg einen Gutscheincode.
  • Dieser Gutschein-Code kann dann so lange für den Kauf von Tickets innerhalb Deiner Agentur genutzt werden, bis der Geldwert aufgebraucht ist.
  • Zum Einlösen muss der Gast den Gutschein-Code im Bestellprozess angeben.

Gutscheine zum Kauf anbieten

  • Erstelle ein Event, welches zum Kauf von Gutscheinen dient
    WICHTIG: Das Event muss ein Event mit "bezahlten Tickets" sein UND die "Automatische Rechnungsstellung" (» Doku > Automatische Rechungserstellung in guestoo) muss aktiviert sein.
    Bei den Rechnungsinformationen am Event, welches die Gutscheine verkauft, müsst ihr ggf. noch einen Hinweis ergänzen bezüglich Wertgutscheinen und MwSt. (siehe "Abrechnung der Gutscheine" weiter unten).
  • Lege im Reiter "Tickets" beliebig viele Gutschein-Tickets an (siehe unten)
  • Kommuniziere die URL zur Event-Microsite oder baue das Formular in Deine Website ein

So legst Du Tickets als Wertgutschein an

Event > Tickets > "+ Ticket hinzufügen" und relevante Informationen pflegen

  • Name: z. B. "Wertgutschein € 50" 
  • Beschreibung: z. B. Gutschein kann nur für reguläre Tickets eingelöst werden
  • Netto-Preis: z. B. € 50
    Das ist der Preis, den der Gast für den Gutschein bezahlt.
    Wichtig: Bitte keine MwSt. einstellen, da Wertgutscheine immer ohne MwSt. verkauft werden. Diese wird beim Einlösen berechnet.
  • In den Tab "Gutschein erstellen" wechseln
  • Die Option "Ticket erzeugt einen Gutschein" aktivieren
  • Wert des Gutscheins: z.B. € 50
    Der Gutschein hat den hier eingegebenen Wert. Wenn das Feld leer bleibt, wird der Preis des Tickets als Wert des Gutscheins festgelegt (in unserem Beispiel € 50).
    Tipp: Du kannst auch € 60 als Wert nennen, wenn Du durch den Gutschein einen Rabatt gewähren willst.
  • Gültig für folgende Ticketkategorien
    Du kannst in den normalen Events am Ticket Kategorien zuweisen. Der Gutschein kann nur für Tickets eingelöst werden, die diese Kategorien zugewiesen haben.
    So kannst Du sicherstellen, dass der Gutschein agenturweit genutzt werden kann, aber z. B. nicht für Sonderveranstaltungen oder Premium-Tickets.
    Du kannst mehrere Katgeorien zuweisen für die der Gutschein gelten soll.
  • Auf "Anlegen" klicken

Du hast jetzt ein Ticket angelegt, welches, sobald es vom Gast gekauft wird, automatisch einen Gutschein erstellt. Der passende Gutschein-Code wird dem Gast in der Email mit dem Kaufbeleg migeteilt.

Bestimmte Event-Tickets vom Kauf mit Gutscheinen ausschließen

Du kannst an den Tickets Deiner Events Ticket-Kategorien hinterlegen. Passt die Ticket-Kategorie nicht zu der, die am Gutschein, den der Gast nutzen will, freigegeben wurde, kann das Ticket nicht mit dem Gutschein bezahlt werden.

So weist Du den normalen Tickets eine Kategorie zu:

  • Klicke auf das Ticket
  • Gehe in den Tab "Einstellungen"
  • Scrolle nach unten und weise eine Ticket-Kategorie zu
  • Klicke auf "Speichern" (oder "Neu anlegen")

Einlösen des Gutscheins vor Ort oder direkt bei der Bestellung durch den Gast

Bezahlen im Bestellprozess

Wenn der Gast einen Gutschein-Code hat, kann er diesen direkt im Anmeldeprozess eingeben (unterhalb der Preistabelle).

Hier sieht er dann, um welchen Wert der Gutschein den zu zahlenden Betrag reduziert und wieviel Restwert auf dem Gutschein verbleibt.

Bezahlen vor Ort mit Gutschein

Hat der Gast "Bezahlung vor Ort" gewählt und hat einen Gutschein, kann der CheckIn-Manager den Gutschein-Code im "Bezahlt"-Dialog eingeben und sieht, ob es noch einen zu zahlenden Restbetrag gibt oder alles bezahlt ist.

Mehrere Gutscheine pro Bestellung

Es können beliebig viele Wertgutscheine pro Anmeldung eingelöst werden, allerdings nur ein Prozentgutschein.

Kaufe 4 - Zahle 5 / € 5 Rabatt fürs nächste Event / …

Interessante Anwendungsfälle, die Du mit dem guestoo Gutscheinsystem umsetzen kannst

  • Gutschein-Tickets können nicht nur die Haupt-Tickets sein, sondern auch Zusatztickets (mit Mengenangabe)
  • Du kannst bei einem Event aus dem normalen Ticket für den Eintritt auch Gutschein-Ticket erstellen, damit die Gäste z. B. automatisch einen € 5 Gutschein für das nächste Event erhalten

Kaufe 5 - Zahle 4 (z. B. für Corona-Testzentren)

  • Du kannst duch die freie Eingabe von dem zu bezahlenden Preis und dem Wert des Gutscheins auch Rabatte gewähren. Zum Beispiel "Kaufe 5 Tests und bezahle nur 4"
    Beispiel: Ein Corona Test kostet € 25. Der Gutschein kostet € 100 und hat einen Wert von € 125. Die Corona-Test-Tickets haben eine bestimmte Ticket-Kategorie. Nur für diese Kategorie ist der Gutschein gültig (zum Beispiel Corona-Tests und Antigen-Schnelltests).

Abrechnung der Gutscheine & steuerliche Details

Das passiert im Hintergrund beim Verkauf und der Einlösung von Gutscheinen

Arten der Gutscheine, die mit guestoo erstellt werden können

Wir bieten aktuell zwei Arten von Gutscheinen:

  • Unspezifische Wertgutscheine
    die nicht explizit für einen Artikel benannt sind
  • Marketing Gutscheine
    die den Kaufpreis reduzieren.
    Aktuell nur als %-Gutscheine, bald auch als Wertgutscheine.

Verkauf von unspezifischen Wert-Gutscheinen

Wenn ein Gast ein Gutschein-Ticket kauft (Ticket, das beim Kauf automatisch einen Gutschein erzeugt und dem Gast den Gutschein-Code zukommen lässt) wird eine Rechnug erstellt (inkl. neuer Rechnungsnummer). 

Der Rechnungsbeleg beinhaltet keine MwSt., da Wertgutscheine immer ohne MwSt. erstellt werden. Das Ausweisen der MwSt. erfolgt beim Einlösen des Gutscheins.

Bitte klärt mit Eurem Steuerberater, welcher Hinweis ggf. mit auf die Rechung muss bezüglich des Erwerbs eines Wertgutscheins, etc.

Einlösen von unspezifischen Wertgutscheinen

Die Rechnung wird wie folgt erstellt:

Brutto-Betrag: 119 Euro (inkl. 19% MwSt.) + 107 Euro (inkl. 7% MwSt.) // Gutschein: € 20

  • Rechnung an den Kunden
    Brutto: € 119 + € 107 = € 226 // Netto: € 100  + € 100 = € 200 // MwSt. € 19 + € 7 = € 26
  • Zu zahlender Betrag
    € 206 (€ 226 Brutto - € 20 Gutschein)

Einlösen von Marketing-Gutscheinen (Prozent-Gutscheine und Wert-Gutscheine zum Preisnachlass)

Die Rechnung wird wie folgt erstellt:

Beispiel %:

Brutto-Betrag: 119 Euro (inkl. 19% MwSt.) + 107 Euro (inkl. 7% MwSt.) // Gutschein: 10%

  • Rechnung an den Kunden
    » 119 - 10% = € 107,10 Brutto // € 90 Netto // € 17,10 MwSt. 
    » 107 - 10% = € 96,30 Brutto // € 90 Netto // € 6,30 MwSt. 
    => Gesamt: € 203,40 Brutto
  • Zu zahlender Betrag
    € 203,40

Beispiel Fixer €-Wert
!!!Funktioniert nur, wenn die gekauften Tickets den gleichen MwSt. Satz haben!!!

Brutto-Betrag: 119 Euro (inkl. 19% MwSt.) // Gutschein: 59,50 €

  • Rechnung an den Kunden
    » € 119 regulärer Preis - € 59,50 Rabatt durch Marketing-Gutschein => € 59,50 Brutto // € 50,00 Netto // € 9,50 MwSt. 
    =>  € 59,50 Brutto gesamt
  • Zu zahlender Betrag
    € 59,50

 

Diese Logik wird aktuell nicht unterstützt:

Brutto-Betrag: 119 Euro (inkl. 19% MwSt.) + 107 Euro (inkl. 7% MwSt.) // Gutschein: 50 €

Wir wenden den Gutschein zuerst auf die Artikel mit dem höchsten MwSt.-Satz an.

  • Rechnung an den Kunden
    » 119 - € 50 = € 69 Brutto // € 57,98 Netto // € 11,02 MwSt. 
    » 107 - € 0 = € 107 Brutto // € 100 Netto // € 7 MwSt. 
    => € 176,00 Brutto gesamt
  • Zu zahlender Betrag
    € 176,00

Nachverfolgung der Gutscheine

  • Du kannst die verkauften Gutscheine über die Bestellnummer in der Gutschein-Verwaltung finden
  • (bald) Du findest an einer Bestellung einen Link zum verwendeten Gutschein
  • (bald) Du findest an einem Gutschein einen Link zu den Bestellungen, für die er eingelöst wurde

Häufige Fragen & deren Antworten zum diesem Bereich (FAQ)

  • Können auch mehrere Gutscheine bei einer Anmeldung eingelöst werden?

    Wertgutscheine können nach Belieben eingelöst werden, es kann aber immer nur ein Prozent-Gutschein pro Anmeldung eingelöst werden.