Folgende Möglichkeiten gibt es in guestoo, die Events und Gastdaten voneinander zu trennen und nur bestimmten Usern Zugriff auf bestimmte Daten zu geben.
Agentur
Die Agentur wird automatisch angelegt, wenn man sich bei guestoo registriert.
Eine Agentur ist ein geschlossener Container. Alle Daten in einer Agentur (Events, Vorlagen, Gastdaten, …) können nicht mit anderen Agenturen geteilt werden.
Ein User (eine Email-Adresse) kann mehreren Agenturen mit unterschiedlichen Rollen zugewiesen sein - innerhalb einer Agentur aber nur eine Rolle innehaben. Um die Daten der Agentur zu sehen, muss er allerdings aktiv in die entsprechende Agenur wechseln. Das geschieht über das Masken-Icon (am Desktop in der oberen rechten Ecke - links neben dem Namen des Users).
Rolle: Agentur-Inhaber
Der Agentur-Inhaber darf alles innerhalb einer Agentur sehen und alles machen.
Agenturinhaber wird automatisch derjenige, welcher die Agentur bei guestoo anlegt. Weitere Inhaber können nur über den Support (support@guestoo.de) hinzugefügt werden.
Er kann die folgenden Rollen selbstständig der Agentur hinzufügen:
Rolle: Agentur-Manager
Der Agentur-Manager darf alles innerhalb einer Agentur sehen und alles machen. Einzig neue Benutzer zum Account hinzufügen darf er nicht.
Rolle: Event- & Gäste-Admin
Diese User dürfen alle Events und das Adressbuch einsehen, bearbeiten und löschen.
Rolle: Eventbezogener Manager
Diese User dürfen erst einmal nichts. Erst wenn sie in einem Event eine Rolle zugewiesen bekommen (siehe unten), dann haben sie für dieses Event die ihnen zugewiesenen Brechtigungen.
Man kann eventbezogenen Managern das Recht geben Events anzulegen. Dann werden sie diesem Event automatisch als "Event-Manager" zugewiesen.
Folgende Rollen kann ein Eventbezogener Manager an einem Event haben (zuweisung erfolgt am Event > Settings > Abschnitt "Eventbezogene Manager":
- Event-Manager
Darf alles an einem Event sehen und bearbeiten - Gast-Manager
Darf nur die Gästeliste eines Events sehen und bearbeiten sowie Gäste hinzufügen und löschen. - Nur lesen
Darf nur die Gästeliste eines Events einsehen inkl. Anmeldedetails. Aber niemanden bearbeiten, hinzufügen oder löschen. - Checkin-Manager
Darf mit der guestoo Manager App die QR-Codes der Tickets scannen, die Gäste manuell suchen (falls das Ticket vergessen wurde) und Gäste einchecken sowie auschecken.
Er darf auch die Namen der Begleitpersonen anpassen, falls diese sich geändert haben und sieht die Anmeldedaten des Gastes.