DSGVO konform (Details)**

Datenschutz wird bei uns groß geschrieben. Mit guestoo könnt Ihr DSGVO konform Eure Gäste und Teilnehmer managen.

Gleichzeitig aktive Events

Gleichzeitig aktive Events. Aktive Events sind diejenigen, die nicht auf offline stehen und deren Eventdatum noch nicht abgelaufen ist.

Besucher insgesamt

Die maximale Anzahl der Besucher im Adressbuch. Jeder Gast (auch die geplanten) aus einem Event landet als Kontakt in Deinem Adressbuch. Ist ein Kontakt bei 2 Events, zählt er trotzdem als 1 Kontakt.

Eventseite individualisieren

Du kannst die Eventseite mit Farben, Logo, Hintergrundbild, einem Evenbild und einer Formatierten Beschreibung (inkl. weitere Bilder & Videos) so gestalten, wie es Dir gefällt.

Intelligente Auswahlliste Hotelkontingente, Mitbringlisten, …

Mit der Intelligenten Auswahlliste kannst Du Dein Anmeldeformular noch mächtiger werden lassen, ohne das es für Dich oder Deine Gäste komplex wird. Organisiere so ganz einfach Mitbringpartys, Termin-Slots auf Events, Massage-Termine für Mitarbeiter oder Hotelkontingente und was Dir sonst noch vorschwebt…

Anmeldeprozess mit/ohne DOI

Du kannst pro Event einstellen, ob der Gast seine Anmeldung noch einmal über eine Double-Opt-in Mail bestätigen muss oder er direkt nach ausfüllen des Anmeldeformulars angemeldet ist.

Export der Gästeliste (Excel, PDF)

Ein Excel-Export aller Gäste, die zu einem Event zugeordnet wurden. Inkl. deren Status und individuellen Einladungscodes.
Eine PDF der Gästeliste zum manuellen abhaken am Abend.

Einladungstracking

Das Einverständnis der Gäste vorausgesetzt, kannst Du pro Event das Einladungstracking aktivieren und sehen, wer die Einladung gelesen und wer deine Eventseite besucht hat.

Events mit/ohne Datum & Location

Du kannst Events auch ohne Zeit und Ortsangaben anlegen. Zum Beispiel, wenn diese noch nicht feststehen oder Du einen Spannungsbogen aufbauen möchtest und die Gäste nach und nach erst informieren willst.

Du oder Sie

Lege am Event und/oder am Gast fest, ob Du den Gast mit Du oder Sie (Standard) ansprechen möchtest.

Option: Event nur mit Einladung

Nur Gäste, die Eingeladen wurden dürfen die Eventseite sehen und sich anmelden. Die Legitimation erfolgt direkt aus der Mail per Einladungslink oder über die Eingabe eines Einladungscodes. Der Einladungscode ist personalisiert.

Galerie am Event

Mache Deine Eventseite noch interessanter und füge eine Bildergalerie hinzu. Oder spiele im Nachgang an das Event die Bilder hoch und informiere Deine Gäste. Ist das Event geschlossen, dann sehen auch nur die eingeladenen Leute die Bilder.

Agenturmitarbeiter

Füge Personen zu Deinem Account hinzu, die Dich in unterschiedlichen Rollen bei der Planung unterstützen. Jeder sieht nur so viel, wie er zur Erfüllung seiner Aufgaben braucht. Checkin-Manager sehen z.B. nur die Gästeliste und den Checkin-Screen eines bestimmten Events.

Namensschilder generieren

In der Vorbereitung zum Event oder direkt beim Checkin. guestoo bietet viele Möglichkeiten automatisiert Namensschilder für die Gäste und deren Begleitpersonen zu generieren. Natürlich kannst Du Dir auch die Daten als CSV-Datei exportieren und selber Namensschilder erstellen.

Checkin per QR-Code

Checken Deine Gäste ganz einfach am Eingang mit jedem beliebigen QR-Code Scanner oder der guestoo App über den QR-Code auf der Eintrittskarte ein und exportieren die tatsächlich erschienenen Gäste für das Finanzamt. Du kannst Hauptgast und Begleitperson(en) auch getrennt einchecken, wenn einer mal etwas später kommt.
P.S. Du kannst Deine Gäste auch ohne QR-Code Scanner über das Backend einchecken.

Warteliste (offen/geschlossen)

Wenn alle Plätze eines Events belegt sind, kannst Du es den Gästen trotzdem erlauben sich anzumelden. Die Gäste bekommen bei der Anmeldung eine entsprechende Info, dass Sie auf einer Warteliste landen. Du kannst dann frei entscheiden, welchen Gast Du nachrücken lässt (oder einfach nach dem Anmeldedatum vorgehen).

API für Event-Details

Über die API kann Deine Website z.B. alle Events mit einem bestimmten Schlagwort abrufen und innerhalb Deiner Website darstellen. Die Event-API beinhaltet keine Gast-Daten.

Eintrittskarte & Apple Wallet Pass

Du kannst am Event einstellen, ob der Gast eine Eintrittskarte und/oder einen Apple Wallet Pass bekommen soll, wenn Du ihn bestätigst. Die Eintrittskarte erschein in Deinen Farben und mit Deinem Eventbild. Sie beinhaltet einen QR-Code zum einchecken, sowie die wichtigsten Anmeldedaten des Gastes.

Eigener Absendername bei Eventmails

Alle Mails die von dir über guestoo an Deine Gäste gehen, haben Deinen Wunschnamen als Absendernamen.

Passwortschutz für Events

Jeder der die Eventwebsite aufruft, wird aufgefordert das Passwort einzugeben. Erst nach erfolgreicher Eingabe gelangt der Gast auf die Eventwebsite, sieht die Eventdetails und kann sich anmelden.

Eigener Betreff für Einladungs- & Infomailings

Definiere einen freien Betreff für Einladungs- & Infomailings und gestalte sie somit noch individueller.

Bezahlte Tickets

Du kannst pro Event verschiedene bezahlte Tickets anbieten (z.B. Standard und VIP), die Deine Gäste kaufen können. Lege an jedem Ticket folgendes fest: Verfügbar bis, Kontingent, Preis, MwSt.-Satz und einen Promotion Code, wenn das Ticket nicht standardmäßig sichtbar sein soll.

Du kannst guestoo mit Deinem PayPal- oder Stripe-Account verbinden und so neben der Zahlung per Vorkasse oder Rechnung auch die Zahlung per SEPA, SOFORT, Kreditkarte oder PayPal anbieten. Das Geld landet dann direkt bei Dir.

Pro Event kannst Du zusätzlich die Währung der Tickets bestimmen.

Downloads & Dataianhänge für Deine Gäste

Lade Dateien hoch, die für Deine Gäste relevant sind (z.B. Agenda, Anfahrtspläne, im Nachgang die Vorträge als PDF, etc.). Deine Gäste können diese dann auf der Event-Microsite ganz einfach downloaden. Wahlweise kannst Du auch gezielt Dateien bei der Einladungs- oder Bestätigungsmail anhängen.

VIP-Kennzeichnung

Kennzeichne wichtige Gäste als VIP und jeder vom Orga-Team bis zum Checkin weiß Bescheid. Zusammen mit der Gast Notiz ein mächtiges Mittel um jedem Gast die richtige Behandlung zukommen zu lassen.

Checkin-Benachrichtigung für bestimmte Gäste

Lass Dich oder beliebige andere Personen direkt automatisch informieren, wenn ein bestimmter Gast eingecheckt hat. So kannst du ihn z.b. direkt nach dem Checkin begrüßen.

Eigene Einverständniserklärungen bei der Anmeldung

Bei der Anmeldung direkt die Anmeldung zum Newsletter einholen (ordentlich Protokolliert) oder die Erlaubnis auf dem Events Fotos zu machen. Das geht! Erstelle individuelle und beliebig viele Einverständniserklärungen, die der Gast bei der Anmeldung akzeptieren muss oder kann.

Personalisierte Anrede auf der Event-Microsite

Bei Einladungsmails ist der Wunsch nach einer individuellen und personalisierten Ansprache des Gastes selbstverständlich. Auf der Event-Microsite oder im Anmeldeformular ist ein "Hallo Stefan, altes Haus" oder ein "Herzlich Willkommen Herr Prof. Dr. Beispielmann" für Deinen Gast aber genau so schön!
Alternativ kannst Du für bestimmte Gäste auch einen komplett individuellen Text anzeigen lassen (z.B. seine VIP-Vorteile).

Dynamische Textblöcke

Du kannst Textblöcke definieren, die sich nach den Eigenschaften des Gastes richten.
Ein einfaches Beispiel: Wenn Anrede = Herr, dann Sehr geehrter Herr…
Du kannst aber auch wesentlich komplexere Wenn-Dann Abfragen ganz einfach erstellen und auf der Eventwebsite, den Mails und Namensschildern verwenden.

Eventbezogene Gastdaten zur Personalisierung nutzen

Nutze die eventbezogenen Daten eines Gastes für Namensschilder, die Eventwebsite oder Mailings. So kannst Du zum Beispiel die Interessen des Gastes auf den Namensschildern anzeigen oder wenn der Gast "vegetarisch" ausgewählt hat, das passende Menü anzeigen. In Kombination mit den dynamischen Textblöcken sind die Möglichkeiten der Personalisierung schier unendlich.

Umfragen für Deine Gäste

Frage Deine Gäste vor dem Event nach Ihren Erwartungen oder nach dem Event wie zufrieden sie waren.

Anzahl der Begleitpersonen pro Gast festlegen

Manchmal sind die Plätze auf einem Event sehr begrenzt. Besonderen Gästen möchte man dennoch erlauben eine Begleitperson mit anzumelden. Bei guestoo kein Problem. Lege pro Gast fest ob er Begleitpersonen mitbringen darf und wie viele.

Eigene Schriften verwenden

Verwende eigene Schriftarten für die Eventseite und Deine Emails. Agenturweiter oder sogar für einzelne Events.

DE, EN, FR für Gästeseiten

Für die Gastseiten und den kompletten Anmeldeprozess kann der Gast zwischen deutsch, englisch und französisch für die GUI-Elemente wählen.

Mailings an die Gäste timen

Bereite Mailings an Deine Gäste vor und sag, wann guestoo sie versenden soll (z.B. direkt nach dem Event eine Feedback-Umfrage).

Echte Mehrsprachigkeit

Du kannst alle Infotexte in guestoo an einem Event in mehreren Sprachen pflegen. Der Gast kann seine Sprache selbst wählen oder Du hinterlegst direkt schon die passende Sprache am Gast. Aktuell gibt es deutsch, englisch und französisch. Wenn das nicht reicht, können wir ganz einfach neue Sprachen hinzufügen.

Abschnitte für die Event-Microsite

Unterteile Deine Event-Microsite in verschiedene Abschnitte und stelle die Eigenschaften für jeden einzelnen Abschnitt ein (zB. die Darstellung als Klapper oder die anzeige im Menü). So gestaltest Du die Event-Microsite noch übersichtlicher und spannender für Deine Gäste. Natürlich kannst Du in jede, Abschnitt auch personalisierte Infos des Gastes verwenden wie Vorname oder Nachname.

API für Gast-/Anmeldedaten

Über die Gast-API können Gastdaten z.B. mit dem eigenen CRM System abgeglichen werden (lesend & schreiben). Inkl. Einverständnisserklärungen und der Info bei welchem Event welcher Gast war. Die Authentifizierung erfolgt per OAuth 2.0

Templates Agenturmails anpassen

Du kannst die Templates der Mails, die guestoo für Deine Events versendet komplett einsehen und anpassen. Aber Achtung. Bei Updates musst Du die Anpassungen ggf. händisch nachpflegen.

HTML/CSS zu Eventseite hinzufügen

Füge eigene HTML-Footer und HTML-Header zu Deiner Eventseite hinzu und überschreibe unser CSS mit Deinem eigenen.

App

Die guestoo Manager App kann kostenlos aus dem App Store geladen werden (Ende des Jahres iOS, Q1 2019 auch Android) und zum schnelleren Checkin oder dem Managen der Events genutzt werden.

Agentur-Accounts

Die Anzahl der Agenturen die mit der Server-Version angelegt werden dürfen. Weitere Agentur-Accounts können z.B. genutzt werden, um Abteilungen oder weitere Firmen auf einer Server-Lizenz zu betreiben.

Eigener E-Mailserver

Bei den Server-Versionen kann der eigene Mailserver zum Versand der Mails über guestoo verwendet werden. Wenn Du trotzdem unseren Mailserver nutzen möchtest, sag uns bitte bescheid und wir machen ein individuelles Angebot.

Frontend komplett Brandbar

Alle Seiten können angepasst werden. Nicht nur die Eventseite, sondern auch das Gäste-Dashboard, der Login-Screen und die Bestätigungsseiten.

Backend komplett Brandbar

Das Backend kann mit Farben und Logo gebrandet werden.

Single SignOn

Dein Mitarbeiter loggt sich in Deinem Mitarbeiterportal ein und hat Zugriff auf guestoo ohne sich erneut einzuloggen.

azure sso login

Active directory

Mehrsprachiges Backend

Das Backend steht in Deutsch und Englisch zur Verfügung.

Gebrandete App

Eine guestoo Manager App auf das eigene Unternehmen gebrandet.