DSGVO konform

Datenschutz wird bei uns groß geschrieben. Mit guestoo könnt Ihr DSGVO konform Eure Gäste und Teilnehmer managen.
DSGVO und guestoo

Dynamische Anmeldeformulare

Du bestimmst welche Daten (Name, Foto, Fisch oder Fleisch, …) pro Event für die Anmeldung benötigt werden und wie viele Begleitpersonen ein Gast mit anmelden darf.

Hotelkontingente, Mitbringlisten, Termin-Slots auf Events, …

Mit der Intelligenten Auswahlliste kannst Du Dein Anmeldeformular noch mächtiger werden lassen, ohne das es für Dich oder Deine Gäste komplex wird. Organisiere so ganz einfach Mitbringpartys, Termin-Slots auf Events, Massage-Termine für Mitarbeiter oder Hotelkontingente und was Dir sonst noch vorschwebt…

Absagefunktion für die Gäste

Wenn ein Gast doch nicht kann, oder er schon direkt nach erhalt der Einladung absagen möchte, bietet guestoo ihm hierzu die Möglichkeit. Ganz einfach per Mausklick - und jeder ist informiert.

Anmeldeprozess mit oder ohne DOI-Mail

Du kannst pro Event einstellen, ob der Gast seine Anmeldung noch einmal über eine Double-Opt-in Mail bestätigen muss oder er direkt nach ausfüllen des Anmeldeformulars angemeldet ist.

Warteliste

Wenn alle Plätze eines Events belegt sind, kannst Du es den Gästen trotzdem erlauben sich anzumelden. Die Gäste bekommen bei der Anmeldung eine entsprechende Info, dass Sie auf einer Warteliste landen. Du kannst dann frei entscheiden, welchen Gast Du nachrücken lässt (oder einfach nach dem Anmeldedatum vorgehen).

Einladungscodes für gedruckte Einladungen

Manche Events sind so exclusiv, dass man eine besondere Einladung versenden will oder vielleicht sind nicht zu allen Gästen die E-Mailadressen bekannt. Um hierzu den Gästen die Anmeldung zu erleichtern oder nur den eingeladenen Personen Zutritt zur Website und der Anmeldung zu verschaffen gibt es die Einladungscodes. Diese sind individuell pro Gast und können als mit unserem Excel-Export z.B. an Druckereien mitgegeben werden. Es können auch blanko Codes erstellt werden, wenn sie die Einladungen z.B. auf Messen verteilen möchten.

Individuelle Einverständnisserklärungen

Bei der Anmeldung direkt die Anmeldung zum Newsletter einholen (ordentlich Protokolliert) oder die Erlaubnis auf dem Events Fotos zu machen. Das geht!  Erstelle individuelle und beliebig viele Einverständniserklärungen, die der Gast bei der Anmeldung akzeptieren muss oder kann.

VIP Status

Kennzeichne wichtige Gäste als VIP und jeder vom Orga-Team bis zum Checkin weiß Bescheid. Zusammen mit der Gast Notiz ein mächtiges Mittel um jedem Gast die richtige Behandlung zukommen zu lassen.

Einladungstracking

Das Einverständnis der Gäste vorausgesetzt, kannst Du pro Event das Einladungstracking aktivieren und sehen, wer die Einladung gelesen und wer deine Eventseite besucht hat.

Checkin-Benachrichtigung

Lass Dich oder beliebige andere Personen direkt automatisch informieren, wenn ein bestimmter Gast eingecheckt hat. So kannst du ihn z.b. direkt nach dem Checkin begrüßen. 

Passwortschutz

 Jeder der die Eventwebsite aufruft, wird aufgefordert das Passwort einzugeben. Erst nach erfolgreicher Eingabe gelangt der Gast auf die Eventwebsite, sieht die Eventdetails und kann sich anmelden.

Bezahlte Tickets & erweiterte Ticket-Optionen

Du kannst pro Event verschiedene bezahlte Tickets anbieten (z.B. Standard und VIP), die Deine Gäste kaufen können. Lege an jedem Ticket folgendes fest: Verfügbar bis, Kontingent, Preis, MwSt.-Satz und einen Promotion Code, wenn das Ticket nicht standardmäßig sichtbar sein soll. Pro Event kannst Du zusätzlich die Währung der Tickets bestimmen.

Bezahlung: Du kannst guestoo mit Deinem PayPal- oder Stripe-Account verbinden und so neben der Zahlung per Vorkasse oder Rechnung auch die Zahlung per SEPA, SOFORT, Kreditkarte oder PayPal anbieten. Das Geld landet dann direkt bei Dir.

Erweiterte Optionen: Lege am Ticket fest, ob es für den Hauptgast, die Begleitperson oder beide verfügbar ist.Biete dem Gast neben dem Hauptticket noch weitere Optionen an, die er dazubuchen kann (z.B. neben dem normalen Eintritt auch ein Meet and Greet mit einem besonderen Redner).

Eigener Absendername + Absenderemail für Agenturmails

Verwende einen eigenen Absendernamen und Deine eigene E-Mailadresse als Absenderinfo für Deine Agenturmails (Einladungen, Updates, Erinnerungen, …).

Eigene Schriften verwenden

Verwende eigene Schriftarten für die Eventseite und Deine Emails. Agenturweiter oder sogar für einzelne Events.

Personalisierte Ansprache auf der Eventseite

Bei Einladungsmails ist der Wunsch nach einer individuellen und personalisierten Ansprache des Gastes selbstverständlich. Auf der Event-Microsite oder im Anmeldeformular ist ein "Hallo Stefan, altes Haus" oder ein "Herzlich Willkommen Herr Prof. Dr. Beispielmann" für Deinen Gast aber genau so schön!
Alternativ kannst Du für bestimmte Gäste auch einen komplett individuellen Text anzeigen lassen (z.B. seine VIP-Vorteile).

Downloads & Dataianhänge für Deine Gäste

Lade Dateien hoch, die für Deine Gäste relevant sind (z.B. Agenda, Anfahrtspläne, im Nachgang die Vorträge als PDF, etc.). Deine Gäste können diese dann auf der Event-Microsite ganz einfach downloaden. Wahlweise kannst Du auch gezielt Dateien bei der Einladungs- oder Bestätigungsmail anhängen.

Begleitpersonen nur für Bestimmte Gäste zulassen

Manchmal sind die Plätze auf einem Event sehr begrenzt. Besonderen Gästen möchte man dennoch erlauben eine Begleitperson mit anzumelden. Bei guestoo kein Problem. Lege pro Gast fest ob er Begleitpersonen mitbringen darf und wie viele.

Du oder Sie als Ansprache im deutschen

Lege am Event und/oder am Gast fest, ob Du den Gast mit Du oder Sie (Standard) ansprechen möchtest.

Echte mehrsprachige Events

Du kannst alle Infotexte in guestoo an einem Event in mehreren Sprachen pflegen. Der Gast kann seine Sprache selbst wählen oder Du hinterlegst direkt schon die passende Sprache am Gast. Aktuell gibt es deutsch und englisch. Wenn das nicht reicht, können wir ganz einfach neue Sprachen hinzufügen.

Optionen bei der Anmeldung nur ausgewählten Gästen anzeigen

Zeige z.B. die Möglichkeit ein VIP-Shuttle zu buchen nur ausgewählten Gästen an oder biete Premium Gästen besondere Hotelkontingente an.

Abschnitte für die Event-Microsite

Unterteile Deine Event-Microsite in verschiedene Abschnitte und stelle die Eigenschaften für jeden einzelnen Abschnitt ein (zB. die Darstellung als Klapper oder die anzeige im Menü). So gestaltest Du die Event-Microsite noch übersichtlicher und spannender für Deine Gäste. Natürlich kannst Du in jede, Abschnitt auch personalisierte Infos des Gastes verwenden wie Vorname oder Nachname.

Namensschilder drucken

In der Vorbereitung zum Event oder direkt beim Checkin. guestoo bietet viele Möglichkeiten automatisiert Namensschilder für die Gäste und deren Begleitpersonen zu generieren. Natürlich kannst Du Dir auch die Daten als CSV-Datei exportieren und selber Namensschilder erstellen.

Funktion zur Einlasskontrolle

Checken Deine Gäste ganz einfach am Eingang mit jedem beliebigen QR-Code Scanner oder der guestoo App über den QR-Code auf der Eintrittskarte ein und exportieren die tatsächlich erschienenen Gäste für das Finanzamt. Du kannst Hauptgast und Begleitperson(en) auch getrennt einchecken, wenn einer mal etwas später kommt.
P.S. Du kannst Deine Gäste auch ohne QR-Code Scanner über das Backend einchecken.

Eintrittskarten als PDF

Nach Bestätigung der Anmeldung durch Sie als Veranstalter, bekommt der Gast automatisch eine Eintritskarte als PDF zugesendet. Inkl. QR-Code zur Einlasskontrolle und allen wichtigen Daten.

apple wallet pass & icl-Datei in den Bestätigungsmails

Für Deine Gäste besonders bequem. In der Bestätigungsmail gibt es als Anhang einen apple wallet pass und den Termin als .icl-Datei zum Eintrgaen in den eigenen Kalender.

Individuelle Einladungen & Eintrittskarten erstellen

Unsere API oder Excel-Export liefert Dir alle Daten, die Du benötigst um individuelle Einladungen und Eintrittskarten (per Serienbrieffunktion von Word oder mit der Druckerei Deiner Wahl) zu gestalten. Sei es gedruckt, aus dem eigenen CRM-System oder deinem Newslettersystem.

Einfache Integration in die eigene Website

Um guestoo in die eigene Website zu integrieren gibt es viele Möglichkeiten. Nutze nur das Anmeldeformular und binde es als iFrame auf der eigenen Website ein oder nutze unsere Event-Api und generiere automatisch Eventeinträge für jedes oder nur bestimmte Events, die Du in guestoo angelegt hast.

Daten importieren & Exportieren

Importiere vorhandene Gast-Daten oder Exportiere z.B. Gästelisten, ganz einfach als PDF oder Excel-Tabelle. guestoo bietet eine viele Möglichkeiten Daten ins System und auch strukturiert wieder heraus zu bekommen.

Agentur-, Gast- & Checkin-Manager

Füge Personen zu Deinem Account hinzu, die Dich in unterschiedlichen Rollen bei der Planung unterstützen. Jeder sieht nur so viel, wie er zur Erfüllung seiner Aufgaben braucht. Checkin-Manager sehen z.B. nur die Gästeliste und den Checkin-Screen eines bestimmten Events.

Anmeldefrist pro Event

An jedem Event kann festgelegt werden, bis zu welchem Tag + Zeit sich die Gäste zu dem Event anmelden dürfen.

Mehr Übersicht für Deine Gäste

Deine Gäste haben ein eigenes Dashboard mit dem sie all Ihre Events- und Ihre Daten im Überblick haben. Können sie mal doch nicht zu einem Event kommen, ist es ganz einfach für sie abzusagen, so dass wartende Gäste nachrutschen können.

API

Nutze unsere Event-API um die Events vollständig in die eigene Website, App, … zu integrieren oder unsere Gast-API um Gastdaten mit dem eigenen CRM abzugleichen (erlaubnis der Gäste vorausgesetzt).

Betrieb auf dem eigenen Server

Du möchtest guestoo auf Deinem eigenen Server betreiben. Auch kein Problem. Hierfür bieten wir eine Server-Version von guestoo an.