guestoo Features

Das kann guestoo für Dein Gäste- und Teilnehmermanagement tun

Vorlagen erstellen & verwenden

Erstelle eigene Vorlagen und nutze sie für spätere Events oder nutze die guestoo Vorlagen für die gängigsten Verwendungsarten (Party, Probefahrten, Konferenzen, …).

Erweitertes Ticket & wallet Design

Wähle zwischen verschiedenen Templates Deines PDF-Tickets. Binde 2 Bilder ein (z.B. Eventbild + Sponsorenleiste). Nutze Dein eigenes Logo im apple wallet Ticket.

Erweiterte Event-Übersichtsseite

guestoo stellt Dir in allen Tarifen eine kostenlose Event-Übersichtsseite zur Verfügung, mit der Du alle deine öffentlichen Events präsentieren kannst. Mit der erweiterten Funktion kannst Du diese als Kalender darstellen oder für die Einbindung in Deine Website optimiert ausgeben. Zusätzlich kannst Du festlegen, ob die Eventseite geöffnet werden soll oder direkt das Anmeldeformular.

Datenschutz noch einfacher

Automatische Bereinigungen

Mit den automatischen Bereinigungs-Jobs kannst Du festlegen, wann Event- oder Gastdaten nach der Zweckerfüllung automatisch gelöscht werden. Das gilt für Event-Daten, die X Tage nach einem Event gelöscht werden können, für die Stammdaten des Gastes aus dem Adressbuch die keinem Event mehr zugeordnet sind oder Anmeldungen, die die DOI-Mail nicht bestätigt haben. Das kannst Du ab dem Free Tarif alles auch händisch anstossen, dieses Feature hilft Dir nur dabei es automatisiert in bestimmten Zyklen ablaufen zu lassen.

Eigene Domain

Verwende Deine eigene Domai, z.B. events.deinedomain.de.

Agenturmitarbeiter

Füge Personen zu Deinem Account hinzu, die Dich in unterschiedlichen Rollen bei der Planung unterstützen. Jeder sieht nur so viel, wie er zur Erfüllung seiner Aufgaben braucht. Checkin-Manager sehen z.B. nur die Gästeliste und den Checkin-Screen eines bestimmten Events.

Termine vergeben auf Deinen Events

Timeslots

Dieses Feature ist aktuell in allen Tarifen kostenlos enthalten. Wir möchten Euch damit die Möglichkeit geben, Warteschlangen zu vermeiden und eure Gäste zu bestimmten Zeiten kommen zu lassen. So habt Ihr immer die Kontrolle wer wann kommt. Mit Timeslots hast Du die Möglichkeit Deinen Gästen Termine auf einem Event anzubieten. Z.B. Workshops, Interviews, etc. Für jeden Timeslot kannst Du die Teilnehmerzahl begrenzen, so dass z.B. nur 20 Gäste den Workshop besuchen dürfen. Der Gast selbst kann die Termine in seinen Kalender importieren. Wenn Du z.B. Termine auf einer Messe vergibst, kannst Du die alle Termine in Deinen Kalender ziehen, so dass Du immer genau weisst wann welcher Termin mit wem ansteht.

Daten exportieren & importieren

guestoo bietet neben der API viele Import- und Export Möglichkeiten. So kannst Du per Excel z.B. Deine Gästeliste importieren oder für das Event die Gästeliste exportieren. Beispiele: Ein Excel-Export aller Gäste und deren Anmeldedaten. Inkl. deren Status und individuellen Einladungscodes zum Import ins eigen CRM-System. Ein PDF-Export der Gästeliste zum abhaken oder Unterschreiben durch die Gäste am Abend. Ein Import der Gäste per Excel.

Gleichzeitig aktive Events

Gleichzeitig aktive Events. Aktive Events sind diejenigen, die nicht auf offline stehen und deren Eventdatum noch nicht abgelaufen ist.

Kontakte insgesamt

Die maximale Anzahl der Besucher im Adressbuch. Jeder Gast (auch die geplanten) aus einem Event landet als Kontakt in Deinem Adressbuch. Ist ein Kontakt bei 2 Events, zählt er trotzdem als 1 Kontakt. Begleitpersonen zählen nicht.

Eventseite individualisieren

Du kannst die Eventseite mit Farben, Logo, Hintergrundbild, einem Evenbild und einer Formatierten Beschreibung (inkl. weitere Bilder & Videos) so gestalten, wie es Dir gefällt.

Intelligente Auswahlliste

Hotelkontingente, Mitbringlisten, …

Mit der Intelligenten Auswahlliste kannst Du Dein Anmeldeformular noch mächtiger werden lassen, ohne das es für Dich oder Deine Gäste komplex wird. Organisiere so ganz einfach Mitbringpartys, Termin-Slots auf Events, Massage-Termine für Mitarbeiter oder Hotelkontingente und was Dir sonst noch vorschwebt…

Anmeldeprozess mit oder ohne DOI-Mail

Du kannst pro Event einstellen, ob der Gast seine Anmeldung noch einmal über eine Double-Opt-in Mail bestätigen muss oder er direkt nach ausfüllen des Anmeldeformulars angemeldet ist.

Einladungstracking

Das Einverständnis der Gäste vorausgesetzt, kannst Du pro Event das Einladungstracking aktivieren und sehen, wer die Einladung gelesen und wer deine Eventseite besucht hat.

Events mit/ohne Datum & Location

Du kannst Events auch ohne Zeit und Ortsangaben anlegen. Zum Beispiel, wenn diese noch nicht feststehen oder Du einen Spannungsbogen aufbauen möchtest und die Gäste nach und nach erst informieren willst.

Du oder Sie

Lege am Event und/oder am Gast fest, ob Du den Gast mit Du oder Sie (Standard) ansprechen möchtest.

Option: Event nur mit Einladung sehen

Nur Gäste, die Eingeladen wurden dürfen die Eventseite sehen und sich anmelden. Die Legitimation erfolgt direkt aus der Mail per Einladungslink oder über die Eingabe eines Einladungscodes. Der Einladungscode ist personalisiert.

Galerie am Event

Mache Deine Eventseite noch interessanter und füge eine Bildergalerie hinzu. Oder spiele im Nachgang an das Event die Bilder hoch und informiere Deine Gäste. Du entscheidest, wer die Bilder sehen darf (alle, nur Eingeladene Gäste, nur Gäste die auf dem Event waren, …).

Namensschilder generieren

In der Vorbereitung zum Event oder direkt beim Checkin. guestoo bietet viele Möglichkeiten automatisiert Namensschilder für die Gäste und deren Begleitpersonen zu generieren. Natürlich kannst Du Dir auch die Daten als CSV-Datei exportieren und selber Namensschilder erstellen. » Detaillierte Dokumentation

Checkin / Einlasskontrolle

Checken Deine Gäste ganz einfach am Eingang mit der guestoo App ein. Scanne dazu den QR-Code auf der Eintrittskarte, dem Apple Wallet Ticket oder dem Bild in der Bestätigungsmail ein und exportieren die tatsächlich erschienenen Gäste für das Finanzamt. Du kannst Hauptgast und Begleitperson(en) auch getrennt einchecken, wenn einer mal etwas später kommt. P.S. Du kannst Deine Gäste auch ohne QR-Code Scanner über das Backend einchecken.

Pro Event aktivierbar

Warteliste

Wenn alle Plätze eines Events belegt sind, kannst Du es den Gästen trotzdem erlauben sich anzumelden. Die Gäste bekommen bei der Anmeldung eine entsprechende Info, dass Sie auf einer Warteliste landen. Du kannst dann frei entscheiden, welchen Gast Du nachrücken lässt (oder einfach nach dem Anmeldedatum vorgehen).

Binde die guestoo Events + Anmeldung in Deine Website ein

Event-API

Über die API kann Deine Website z.B. alle Events mit einem bestimmten Schlagwort abrufen und innerhalb Deiner Website darstellen. Die Event-API beinhaltet keine Gast-Daten.

Passwortschutz für Events

Jeder der die Eventwebsite aufruft, wird aufgefordert das Passwort einzugeben. Erst nach erfolgreicher Eingabe gelangt der Gast auf die Eventwebsite, sieht die Eventdetails und kann sich anmelden.

Eintrittskarte, Apple Wallet Pass & Kalendereintrag

Sende Deinen Gästen in der Bestätigungsmail Eintrittskarten als PDF, ein Apple Wallet Ticket und einen Kalendereintrag zum speichern im eigenen Kalender wenn Du ihn bestätigst. Die Eintrittskarte erschein in Deinen Farben und mit Deinem Eventbild. Sie beinhaltet einen QR-Code zum einchecken, sowie die wichtigsten Anmeldedaten des Gastes.

Bezahlte Tickets

Du kannst pro Event verschiedene bezahlte Tickets anbieten (z.B. Standard und VIP), die Deine Gäste kaufen können. Lege an jedem Ticket folgendes fest: Verfügbar bis, Kontingent, Preis, MwSt.-Satz und einen Promotion Code, wenn das Ticket nicht standardmäßig sichtbar sein soll. Du kannst guestoo mit Deinem PayPal- oder Stripe-Account verbinden und so neben der Zahlung per Vorkasse oder Rechnung auch die Zahlung per SEPA, SOFORT, Kreditkarte oder PayPal anbieten. Das Geld landet dann direkt bei Dir. Pro Event kannst Du zusätzlich die Währung der Tickets bestimmen.

Erweiterte Ticket Optionen

Lege am Ticket fest, ob es für den Hauptgast, die Begleitperson oder beide verfügbar ist. Biete dem Gast neben dem Hauptticket noch weitere Optionen an, die er dazubuchen kann (z.B. neben dem normalen Eintritt auch ein Meet and Greet mit einem besonderen Redner) und erstelle Abhängige Tickets, die nur gebucht werden können wenn ein bestimmtes anderes Ticket gewählt wurde. Ab sofort können Gäste nicht nur Tickets dazubuchen oder nicht, sondern auch eine Mengenangabe für die Zusatztickets hinterlegen.

Werbefrei

Kein guestoo Logo im Fuß der Eventwebsite und bei der Code-Eingabeseite. In der Mail kann das Logo schon ab dem Free Tarif durch das eigene "Veranstalterlogo" ersetzen.

Absagefunktion für die Gäste

Wenn ein Gast doch nicht kann, oder er schon direkt nach erhalt der Einladung absagen möchte, bietet guestoo ihm hierzu die Möglichkeit. Ganz einfach per Mausklick - und jeder ist informiert.

Personalisierte Ansprache auf der Eventseite

Bei Einladungsmails ist der Wunsch nach einer individuellen und personalisierten Ansprache des Gastes selbstverständlich. Auf der Event-Microsite oder im Anmeldeformular ist ein "Hallo Stefan, altes Haus" oder ein "Herzlich Willkommen Herr Prof. Dr. Beispielmann" für Deinen Gast aber genau so schön! Alternativ kannst Du für bestimmte Gäste auch einen komplett individuellen Text anzeigen lassen (z.B. seine VIP-Vorteile).

Downloads & Dataianhänge für Deine Gäste

Lade Dateien hoch, die für Deine Gäste relevant sind (z.B. Agenda, Anfahrtspläne, im Nachgang die Vorträge als PDF, etc.). Deine Gäste können diese dann auf der Event-Microsite ganz einfach downloaden. Wahlweise kannst Du auch gezielt Dateien bei der Einladungs- oder Bestätigungsmail anhängen.

VIP-Kennzeichnung

Kennzeichne wichtige Gäste als VIP und jeder vom Orga-Team bis zum Checkin weiß Bescheid. Zusammen mit der Gast Notiz ein mächtiges Mittel um jedem Gast die richtige Behandlung zukommen zu lassen.

Eigene Einverständniserklärungen bei der Anmeldung

Bei der Anmeldung direkt die Anmeldung zum Newsletter einholen (ordentlich Protokolliert) oder die Erlaubnis auf dem Events Fotos zu machen. Das geht! Erstelle individuelle und beliebig viele Einverständniserklärungen, die der Gast bei der Anmeldung akzeptieren muss oder kann.

Dynamische Textblöcke

Du kannst Textblöcke definieren, die sich nach den Eigenschaften des Gastes richten. Ein einfaches Beispiel: Wenn Anrede = Herr, dann Sehr geehrter Herr… Du kannst aber auch wesentlich komplexere Wenn-Dann Abfragen ganz einfach erstellen und auf der Eventwebsite, den Mails und Namensschildern verwenden.

Eventbezogene Gastdaten zur Personalisierung nutzen

Nutze die eventbezogenen Daten eines Gastes für Namensschilder, die Eventwebsite oder Mailings. So kannst Du zum Beispiel die Interessen des Gastes auf den Namensschildern anzeigen oder wenn der Gast "vegetarisch" ausgewählt hat, das passende Menü anzeigen. In Kombination mit den dynamischen Textblöcken sind die Möglichkeiten der Personalisierung schier unendlich.

Anzahl der Begleitpersonen pro Gast festlegen

Manchmal sind die Plätze auf einem Event sehr begrenzt. Besonderen Gästen möchte man dennoch erlauben eine Begleitperson mit anzumelden. Bei guestoo kein Problem. Lege pro Gast fest ob er Begleitpersonen mitbringen darf und wie viele.

Social Stream

Lass Deine Gäste Texte und Bilder posten, liken und kommentieren. Alles in guestoo und Deinem Event - keine externen sozialen Netwerke notwendig. Du steuerst, wer den Social Stream lesen und wer posten darf.

Öffentliche Gästeprofile

Aktiviere die öffentlichen Profile pro Event und Deine Gäste können Informationen über sich den anderen Gästen zur Verfügung stellen, sich andere Gäste merken oder wenn gewollt sehen zu welchem Workshop sie sich angemeldet haben.

Eigene Schriften verwenden

Verwende eigene Schriftarten für die Eventseite und Deine Emails. Agenturweiter oder sogar für einzelne Events.

DE, EN, FR für Gästeseiten

Für die Gastseiten und den kompletten Anmeldeprozess kann der Gast zwischen deutsch, englisch und französisch für die GUI-Elemente wählen. Um Deine Eventtexte in mehreren Sprachen gleichzeitig zu pflegen brauchst Du die "echte Mehrsprachigkeit".

Ein Event in mehreren Sprachen anlegen

Echte Mehrsprachigkeit

Du kannst alle Infotexte in guestoo an einem Event in mehreren Sprachen pflegen. Der Gast kann seine Sprache selbst wählen oder Du hinterlegst direkt schon die passende Sprache am Gast. Aktuell gibt es deutsch, englisch und französisch. Wenn das nicht reicht, können wir ganz einfach neue Sprachen hinzufügen.

Mailings an die Gäste timen

Bereite Mailings an Deine Gäste vor und sag, wann guestoo sie versenden soll (z.B. direkt nach dem Event eine Feedback-Umfrage).

Abschnitte für die Event-Microsite

Unterteile Deine Event-Microsite in verschiedene Abschnitte und stelle die Eigenschaften für jeden einzelnen Abschnitt ein (zB. die Darstellung als Klapper oder die anzeige im Menü). So gestaltest Du die Event-Microsite noch übersichtlicher und spannender für Deine Gäste. Natürlich kannst Du in jede, Abschnitt auch personalisierte Infos des Gastes verwenden wie Vorname oder Nachname.

API für Gast-/Anmeldedaten

Über die Gast-API können Gastdaten z.B. mit dem eigenen CRM System abgeglichen werden (lesend & schreiben). Inkl. Einverständnisserklärungen und der Info bei welchem Event welcher Gast war. Die Authentifizierung erfolgt per OAuth 2.0

Einfache Integration in die eigene Website

Um guestoo in die eigene Website zu integrieren gibt es viele Möglichkeiten. Nutze nur das Anmeldeformular und binde es als iFrame auf der eigenen Website ein oder nutze unsere Event-Api und generiere automatisch Eventeinträge für jedes oder nur bestimmte Events, die Du in guestoo angelegt hast. » Details

Templates der Agenturmails anpassen

Du kannst die Templates der Mails, die guestoo für Deine Events versendet komplett einsehen und anpassen. Aber Achtung. Bei Updates musst Du die Anpassungen ggf. händisch nachpflegen.

Multi Mandanten fähig

Weitere Agentur-Accounts können z.B. genutzt werden, um Abteilungen oder weitere Firmen auf einer Server-Lizenz zu betreiben.

Single SignOn

Dein Mitarbeiter loggt sich in Deinem Mitarbeiterportal ein und hat Zugriff auf guestoo ohne sich erneut einzuloggen.

iOS & android

Manager App

Die guestoo Manager App kann kostenlos aus dem App Store oder dem google Play Store geladen und zum schnelleren Checkin oder dem Managen der Events genutzt werden.

iOS & android

Gäste App

Eine App mit der die Gäste all Ihre Events und Daten im Überblick haben und neue Events entdecken können.

iOS & android

Gebrandete Gäste App

Eine App in der die Gäste Deines Unternehmens Ihre Events und Daten im Blick haben und weitere Events entdecken können. Die App ist gebrandet und zeigt nur Inhalte Deines Unternehmens.

Übersicht für Deine Gäste & Auskunftsseite über persönliche Daten

Deine Gäste haben ein eigenes Dashboard mit dem sie all Ihre Events- und Ihre Daten im Überblick haben. Können sie mal doch nicht zu einem Event kommen, ist es ganz einfach für sie abzusagen, so dass wartende Gäste nachrutschen können. Wenn Sie Auskunft über Ihre persönlichen Daten haben möchten, die in guestoo gespeichert sind können Sie diese hier einsehen, bearbeiten oder löschen.

Anmelden ab / Anmeldung möglich bis

Anmledefristen

An jedem Event kann festgelegt werden, ab wann sich die Gäste anmelden dürfen und bis wann die Anmeldung geöffnet ist.

Betrieb auf dem eigenen Server

guestoo kann ganz bequem in der Cloud, aber auch auf dem eigenen Server in Deinem Rechenzentrum betrieben werden. Als dritte Option besteht die Möglichkeit guestoo auf einem eigenen Server zu betreiben, der in unserem Rechenzentrum steht.

Eigene Übersetzungen anlegen

Wenn Dir eine Sprache fehlt, oder Du unsere Übersetzungen anpassen willst, ist es möglich neue Sprachen anzulegen oder bestehende anzupassen.

Dynamische Anmeldeformulare

Du bestimmst welche Daten (Name, Foto, Fisch oder Fleisch, …) pro Event für die Anmeldung benötigt werden und wie viele Begleitpersonen ein Gast mit anmelden darf.

Auch in gedruckter Form + QR-Code und personalisiertem Einladungsscode

Individuelle, personalisierte Einladungen & Eintrittskarten erstellen

Unsere API oder Excel-Export liefert Dir alle Daten, die Du benötigst um individuelle Einladungen und Eintrittskarten (per Serienbrieffunktion von Word oder mit der Druckerei Deiner Wahl) zu gestalten. Sei es gedruckt, aus dem eigenen CRM-System oder deinem Newslettersystem. Manche Events sind so exclusiv, dass man eine besondere Einladung versenden will oder vielleicht sind nicht zu allen Gästen die E-Mailadressen bekannt. Um hierzu den Gästen die Anmeldung zu erleichtern oder nur den eingeladenen Personen Zutritt zur Website und der Anmeldung zu verschaffen gibt es die Einladungscodes. Diese sind individuell pro Gast und können als mit unserem Excel-Export z.B. an Druckereien mitgegeben werden. Es können auch blanko Codes erstellt werden, wenn sie die Einladungen z.B. auf Messen verteilen möchten.

Immer im Blick wie viele Leute aktuell auf Deinem Event sind

CheckOut Deiner Gäste

Checke Deine Gäste aus wenn Sie gehen. Der CheckIn in Kombination mit dem CheckOut erlaubt es Dir immer genau zu wissen, wie viele Leute gerade auf Deinem Event sind. Wir dokumentieren das Einchecken und Auschecken am Gast, so hast Du auch nach dem Event immer die Übersicht wer wann da war. Super geeignet um die Corona-Regeln für die Events einzuhalten und zu dokumentieren. Im Notfall können so die Infektionsketten sogar einfacher nachgewiesen werden.

Ab Mitte/Ende Mai

Saalplan & Sitzplatzauswahl

Erstelle beliebig viele Saalpläne mit beliebig vielen Preiskategorien und lass Deine Gäste bei der Anmeldung Ihre Plätze frei wählen.

Mehrere Gäste mit der gleichen E-Mailadresse anmelden

Stellvertreter E-Mailadresse

Manchmal ist es notwendig, dass mehrere Gäste mit der gleichen Mailadresse angemeldet werden. Z.B. wenn Firmenmitabeiter zentral angemeldet werden oder wenn in einer Familie nur eine E-Mailadresse existiert. Pro Event kannst Du entscheiden, ob mehrere Gäste sich mit der gleichen Mailadresse anmelden dürfen. Aktivierst Du die Aktion kann der Gast bei der Anmeldung die Option "Stellvertreter-Anmeldung" aktivieren und die gleiche Mailadresse für mehrere Gäste verwenden. Am Gast wird dann die E-Mailadresse als Stellvertreter gespeichert und alle Mails gehen an diese Adresse (z.B. Einladungen, Infomailungs und Bestätigungen). Bekommt der Gast seine individuelle Adresse, gehen ab diesem Zeitpunkt alle Mails an diese, nicht mehr an den Stellvertreter.

Saalpläne anlegen und Gäste Plätze aussuchen lassen

Saalplan & Sitzplatz Modul

Erstelle mit guestoo beliebig viele Saalpläne mit verschiedenen Bereichen und Preiskategorien. Biete Stehplätze, LoveSeats und feste Sitzplätze zur Auswahl. In Kombination mit verschiedenen Tickets pro Preiskategorie (z.B. Promotion-Ticket, Kinder-Ticket, …) eine mächtige Erweiterung für Deine Event- und Veranstaltungs-Planung. Das Saalplan-Modul kann ab sofort zum Beta-Test beantragt werden. Einfach eine Mail an support@guestoo.de senden.

Pandemie/Corona Export + Infomail

guestoo liefert Dir die Info, welcher Gast zu welchem Zeitpunkt da war. So kannst Du ganz einfach eine Excel-Liste mit den betroffenen Gästen exportieren und sie ans Gesundheitsamt weitergeben oder je nach Anforderung ein Infomail an die diese Auswahl senden.

Von Mensch zu Mensch

guestoo soll den persönlichen Kontakt nicht unterbinden. Nur Zeit schaffen, für die wichtigen Dinge. Wir wissen auch, dass es Menschen gibt, die kein Internet haben. Daher kann man alles in guestoo auch manuell pflegen. Wenn sich zum Beispiel jemand per Telefon anmelden möchte oder spontan vor Ort erscheint.