guestoo Features

Das kann guestoo für Dein Gäste- und Teilnehmermanagement tun

Hänge Deinen Infomailings beliebige Dateien an

Dateianhänge für Infomailings

Ohne dieses Feature kannst du mit guestoo Dateien an Einladungen und die Bestätigungs-E-Mails anhängen. Mit diesem Feature kannst Du zusätzlich jedem Infomailing beliebige Dateien anfügen.

Lege fest, welche Felder wann angezeigt werden, abhängig von den Gast-Eigenschaften oder den Eingaben im Formular

Regelbasierte/abhängige Formularfelder

Zeige z. B. allen VIPs automatisch den Shuttle-Transfer als Option an oder zeige Gästen, die "Vegan" als Menüwunsch angegeben haben, die veganen Menüvorschläge zur Auswahl an.

Datenschutz noch einfacher

Automatische Bereinigungen am Event

Mit der automatischen Bereinigung am Event kannst Du alle Gäste, die sich z. B. vor 4 Wochen ausgeheckt haben aus dem Event entfernen oder Gäste, die sich angemeldet haben, aber nicht erschienen sind. Nützlich ist das z. B. wenn Du guestoo für die Gastdatendokumentation für Deine Location nutzt. In Kombination mit der automatischen Kontakt-Bereinigung kannst Du so ganz ohne manuellen Aufwand alle Daten, die Du nicht mehr zur Zweckerfüllung benötigst, entfernen.

Sende Einladungs- oder Info-SMS an Deine Gäste

SMS Einladungen & Infomailings

Du kannst zu jeder Zeit SMS an Deine Gäste senden, z. B. als Einladung oder um sie mit wichtigen Informationen zum Event zu versorgen.

guestoo erstellt Dir automatisch Rechnungen für Deine Gäste

Rechnungen

guestoo erstellt Dir auf Wunsch automatisch Rechnungen für die Ticketbestellungen Deiner Gäste und liefert den passenden Export für Deine Buchhaltung. Details zu Kleinstbetrags-Rechnungen in guestoo

Automatischer CheckIn/-CheckOut

Checke Deine Gäste automatisch regelbasiert ein und/oder aus. Zum Beispiel direkt bei der Anmeldung, zur Startzeit des Events, Auschecken zum Ende des Events, 3 Stunden nach dem CheckIn, etc. Dieses Feature kannst Du z. B. für die Gastdaten-Erfassung nutzen oder wenn Du Deine Gäste nicht manuell auschecken willst. Du kannst dieses Feature übrigens auch gut mit dem Self-CheckIn/-CheckOut kombinieren.

Self-CheckIn/-CheckOut per Link

Mit dem Self-CheckIn/CheckOut-Feature kannst Du Deinen Gästen zu einer von Dir festgelegten Zeit vor dem Event eine automatisierte E-Mail mit einem CheckIn-Button schicken lassen. Über diesen Button kann der Gast sich selbst zum Event einchecken. Auf Wunsch kannst Du ihn nach dem CheckIn auf eine von Dir festgelegte Seite weiterleiten, z. B. zu Deiner Online-Veranstaltung. So kannst Du dann auch nachverfolgen, welche Deiner Gäste auch tatsächlich teilgenommen haben. Dem Link kannst Du auch die Gast-ID und den Gast-Code mitgeben. So weiß z. B. Dein Tool für digitale Events, wer gerade den Meeting-Raum betritt. In Kombination mit der guestoo API sind viele spannende Lösungen umsetzbar! Du kannst Deinen Gästen auch den Self-CheckOut ermöglichen. Ist diese Funktion am Event aktiv, erhält der Gast nach dem CheckIn automatisch eine E-Mail mit einem Link, über den er sich auschecken kann. Diese Funktion kannst Du übrigens auch mit dem Auto-CheckIn/-CheckOut kombinieren.

Verifiziere die Handynummer Deines Gastes, z.B. für eine sichere Gastdaten-Erfassung

SMS DoubleOpt-In

Mit guestoo kannst du die Handynummer Deines Gastes per SMS-Code verifizieren lassen und so z. B. eine gesicherte Gastdatenerfassung durchführen.

Eigene Kurz-URL zum Event

Mit diesem Feature kannst du eine kurze URL zu Deinem Event generieren und diese z. B. für gedruckte Einladungen oder Flyer nutzen (z. B. gstoo.de/meineParty)

Vorlagen erstellen & verwenden

Erstelle eigene Vorlagen und nutze sie für spätere Events oder nutze die guestoo Vorlagen für die gängigsten Verwendungsarten (Party, Probefahrten, Konferenzen, usw.).

Erweitertes Ticket & Apple Wallet Design

Wähle zwischen verschiedenen Templates Deines PDF-Tickets. Binde zwei Bilder ein (z. B. Eventbild + Sponsorenleiste). Nutze Dein eigenes Logo im Apple Wallet Ticket.

Erweiterte Event-Übersichtsseite

guestoo stellt Dir in allen Tarifen eine kostenlose Event-Übersichtsseite zur Verfügung, mit der Du alle deine öffentlichen Events präsentieren kannst. Mit der erweiterten Funktion kannst Du diese als Kalender darstellen oder für die Einbindung in Deine Website optimiert ausgeben. Zusätzlich kannst Du festlegen, ob die Eventseite geöffnet werden soll oder direkt das Anmeldeformular.

Datenschutz leicht gemacht

Automatische Bereinigungen

Mit den automatischen Bereinigungs-Jobs kannst Du festlegen, wann Event- oder Gast-Daten nach der Zweckerfüllung automatisch gelöscht werden sollen. Das gilt für Event-Daten, die X Tage nach einem Event gelöscht werden können, für die Stammdaten des Gastes aus dem Adressbuch, die keinem Event mehr zugeordnet sind oder Anmeldungen, bei denen die DOI-Mail nicht bestätigt wurde. Im Free-Tarif kannst Du diese Bereinigungen händisch anstoßen, dieses Feature ermöglicht Dir, die Bereinigung automatisiert in bestimmten Zyklen ablaufen zu lassen.

Eigene Domain

Verwende Deine eigene Domai, z. B. events.deinedomain.de.

Agentur-Mitarbeiter

Füge Personen zu Deinem Account hinzu, die Dich in unterschiedlichen Rollen bei der Planung unterstützen. Jeder sieht nur so viel, wie er zur Erfüllung seiner Aufgaben braucht. CheckIn-Manager sehen z. B. nur die Gästeliste und den CheckIn-Screen eines bestimmten Events.

Termine vergeben auf Deinen Events

Timeslots

Dieses Feature ist aktuell in allen Tarifen kostenlos enthalten. Wir möchten Dir damit die Möglichkeit geben, Warteschlangen zu vermeiden und Deine Gäste zu bestimmten Zeiten kommen zu lassen. So hast Du immer die Kontrolle, wer wann kommt. Mit Timeslots hast Du die Möglichkeit Deinen Gästen Termine auf einem Event anzubieten, z. B. Workshops, Interviews, etc. Für jeden Timeslot kannst Du die Teilnehmerzahl begrenzen, so dass z. B. nur 20 Gäste den Workshop besuchen dürfen. Der Gast selbst kann die Termine in seinen Kalender importieren. Wenn Du z. B. Termine auf einer Messe vergibst, kannst Du Dir ganz einfach alle Termine in Deinen Kalender ziehen, so dass Du immer genau weißt, wann welcher Termin mit wem ansteht.

Daten exportieren & importieren

guestoo bietet neben der API viele Import- und Export Möglichkeiten. So kannst Du per Excel-Datei z. B. Deine Gästeliste importieren oder für das Event die Gästeliste exportieren. Beispiele: Ein Excel-Export aller Gäste und deren Anmeldedaten, inkl. deren Status und individuellen Einladungscodes zum Import ins eigen CRM-System. Ein PDF-Export der Gästeliste zum Abhaken oder Unterschreiben durch die Gäste am Tag des Events. Ein Import der Gäste per Excel-Datei.

Gleichzeitig aktive Events

Gleichzeitig aktive Events. Aktive Events sind diejenigen, die nicht auf 'Offline' stehen und deren Eventdatum noch nicht abgelaufen ist.

Kontakte insgesamt

Die maximale Anzahl der Besucher im Adressbuch. Jeder Gast (auch die geplanten) aus einem Event landet als Kontakt in Deinem Adressbuch. Ist ein Kontakt für zwei oder mehrere Events angemeldet, zählt er trotzdem als nur als EIN Kontakt. Begleitpersonen zählen nicht.

Eventseite individualisieren

Du kannst die Eventseite mit Deinen Farben, Logo, Hintergrundbild, einem Evenbild und einer formatierten Beschreibung (inkl. weiterer Bilder & Videos) so gestalten, wie es Dir gefällt.

Intelligente Auswahlliste

Hotelkontingente, Mitbringlisten, …

Mit der Intelligenten Auswahlliste kannst Du Dein Anmeldeformular noch mehr erweitern, ohne dass es für Dich oder Deine Gäste zu komplex wird. Organisiere so ganz einfach Mitbringpartys, Termin-Slots auf Events, Massage-Termine für Mitarbeiter oder Hotelkontingente und was Dir sonst noch vorschwebt.

Anmeldeprozess mit oder ohne DOI-E-Mail

Du kannst pro Event einstellen, ob der Gast seine Anmeldung noch einmal über eine Double-Opt-In E-Mail bestätigen muss oder ob er direkt nach Ausfüllen des Anmeldeformulars angemeldet ist.

Einladungstracking

Das Einverständnis der Gäste vorausgesetzt, kannst Du pro Event das Einladungstracking aktivieren und sehen, wer die Einladung gelesen und wer Deine Eventseite besucht hat.

Events mit/ohne Datum & Location

Du kannst Events auch ohne Zeit- und Orts-Angaben anlegen. Zum Beispiel, wenn diese noch nicht feststehen, es sich um ein Online-Event handelt oder Du einen Spannungsbogen aufbauen möchtest und die Gäste erst nach und nach informieren willst.

Du oder Sie

Lege am Event und/oder am Gast fest, ob Du den Gast mit Du oder Sie (Standard) ansprechen möchtest.

Option: Event nur mit Einladung sehen

Nur Gäste, die eingeladen wurden, dürfen die Eventseite sehen und sich anmelden. Die Legitimation erfolgt entweder direkt aus der E-Mail per Einladungslink oder über die Eingabe eines Einladungscodes, der auf die Einladung gedruckt oder geschrieben wird. Der Einladungscode ist personalisiert.

Galerie am Event

Mache Deine Eventseite noch interessanter, indem Du eine Bildergalerie hinzufügst. Oder lade nach dem Event die Bilder hoch und informiere Deine Gäste. Du entscheidest, wer die Bilder sehen darf (alle, nur eingeladene Gäste, nur Gäste, die auf dem Event waren, ...).

Namensschilder generieren

In der Vorbereitung zum Event oder direkt beim CheckIn. guestoo bietet Dir verschiedene Möglichkeiten automatisiert Namensschilder für die Gäste und deren Begleitpersonen zu generieren. Natürlich kannst Du Dir auch die Gast-Daten als CSV-Datei exportieren und selber Namensschilder erstellen. » Detaillierte Dokumentation

CheckIn / Einlasskontrolle

Checke Deine Gäste ganz einfach am Eingang mit der kostenlosen guestoo-App ein. Scanne dazu den QR-Code auf der Eintrittskarte, dem Apple Wallet-Ticket oder dem Bild in der Bestätigungs-E-Mail ein und exportiere die tatsächlich erschienenen Gäste für das Finanzamt. Du kannst Hauptgast und Begleitperson(en) auch getrennt voneinander einchecken, wenn einer mal etwas später kommt. P.S. Du kannst Deine Gäste auch ohne QR-Code Scanner über das BackEnd einchecken.

Pro Event aktivierbar

Warteliste

Wenn alle Plätze eines Events belegt sind, kannst Du es den Gästen trotzdem erlauben sich anzumelden. Die Gäste bekommen bei der Anmeldung eine entsprechende Info, dass Sie auf einer Warteliste landen. Du kannst dann frei entscheiden, welchen Gast Du nachrücken lässt (oder einfach nach dem Anmeldedatum vorgehen).

Binde die guestoo Events + Anmeldung in Deine Website ein

Event-API

Über die API kann Deine Website z. B. alle Events mit einem bestimmten Schlagwort abrufen und innerhalb Deiner Website darstellen. Die Event-API beinhaltet keine Gast-Daten.

Passwortschutz für Events

Jeder, der die Eventseite aufruft, wird aufgefordert das Passwort einzugeben. Erst nach erfolgreicher Eingabe gelangt der Gast auf die Event-Microsite, sieht die Eventdetails und kann sich anmelden.

Eintrittskarte, Apple Wallet Pass & Kalendereintrag

Sende Deinen Gästen in der Bestätigungs-E-Mail Eintrittskarten als PDF, ein Apple Wallet-Ticket und einen Kalendereintrag zum direkten Speichern des Termins im eigenen Kalender. Die Eintrittskarte erscheinen in den von Dir festgelegten Farben und mit einem von Dir gewählten Eventbild. Sie beinhaltet einen QR-Code zum Einchecken, sowie die wichtigsten Anmeldedaten des Gastes.

Bezahlte Tickets

Du kannst pro Event verschiedene bezahlte Tickets anbieten (z. B. Standard und VIP), die Deine Gäste kaufen können. Lege an jedem Ticket folgendes fest: Verfügbar bis, Kontingent, Preis, MwSt.-Satz und einen Promotion Code, wenn das Ticket nicht standardmäßig sichtbar sein soll. Du kannst guestoo mit Deinem PayPal- oder Stripe-Account verbinden und so neben der Zahlung per Vorkasse oder Rechnung auch die Zahlung per SEPA, SOFORT, Kreditkarte oder PayPal anbieten. Das Geld landet dann direkt bei Dir. Pro Event kannst Du zusätzlich die Währung der Tickets bestimmen.

Erweiterte Ticket-Optionen

Lege am Ticket fest, ob es für den Hauptgast, die Begleitperson oder beide verfügbar ist. Biete dem Gast neben dem Hauptticket noch weitere Optionen an, die er dazubuchen kann (z. B. neben dem normalen Eintritt auch ein Meet & Greet mit einem besonderen Redner) und erstelle Abhängigkeiten für Tickets, die nur gebucht werden können wenn bereits ein bestimmtes anderes Ticket ausgewählt wurde. Ab sofort können Gäste nicht nur Tickets dazubuchen, sondern auch eine Mengenangabe für die Zusatz-Tickets hinterlegen.

Werbefrei

Kein guestoo Logo im Fuß der Eventwebsite und bei der Code-Eingabeseite. In der E-Mail kann das Logo schon ab dem Free Tarif durch das eigene "Veranstalterlogo" ersetzt werden.

Absagefunktion für die Gäste

Wenn ein Gast doch nicht kann, oder er bereits direkt nach Erhalt der Einladung absagen möchte, bietet guestoo ihm hierzu die Möglichkeit. Ganz einfach per Mausklick - und jeder ist informiert.

Personalisierte Ansprache auf der Eventseite

Bei Einladungs-E-Mails ist der Wunsch nach einer individuellen und personalisierten Ansprache des Gastes selbstverständlich. Auf der Event-Microsite oder im Anmeldeformular ist ein "Hallo Stefan, altes Haus" oder ein "Herzlich Willkommen Herr Prof. Dr. Mustermann" für Deinen Gast aber genau so schön! Alternativ kannst Du für bestimmte Gäste auch einen komplett individuellen Text anzeigen lassen (z. B. seine VIP-Vorteile).

Downloads & Dateianhänge für Deine Gäste

Lade Dateien hoch, die für Deine Gäste relevant sind (z.B. Agenda, Anfahrtspläne, im Nachgang die Vorträge als PDF, etc.). Deine Gäste können diese dann auf der Event-Microsite ganz einfach downloaden. Wahlweise kannst Du auch gezielt Dateien an die Einladungs- oder Bestätigungs-E-Mail anhängen.

VIP-Kennzeichnung

Kennzeichne wichtige Gäste als VIP, damit jeder vom Orga-Team bis zum CheckIn Bescheid weiß. Zusammen mit der Gast-Notiz ein mächtiges Mittel um jedem Gast die richtige Behandlung zukommen zu lassen.

CheckIn-Benachrichtigung für besondere Gäste

Lass Dich oder beliebige andere Personen direkt automatisch informieren, wenn ein bestimmter Gast eingecheckt hat. So kannst du ihn z. B. direkt nach dem CheckIn persönlich begrüßen.

Eigene Einverständniserklärungen bei der Anmeldung

Direkt bei der Anmeldung die Einverständnis zum Newsletter-Versand einholen (ordentlich protokolliert) oder die Erlaubnis auf dem Events Fotos zu machen. Das geht! Erstelle individuelle und beliebig viele Einverständniserklärungen, die der Gast bei der Anmeldung akzeptieren muss oder kann.

Dynamische Textblöcke

Du kannst Textblöcke definieren, die sich nach den Eigenschaften des Gastes richten. Ein einfaches Beispiel: Wenn Anrede = Herr, dann "Sehr geehrter Herr..." Du kannst aber auch wesentlich komplexere Wenn-Dann Abfragen ganz einfach erstellen und auf der Event-Website, in den E-Mails und auf den Namensschildern verwenden.

Eventbezogene Gastdaten zur Personalisierung nutzen

Nutze die eventbezogenen Daten eines Gastes für Namensschilder, die Eventwebsite oder Mailings. So kannst Du zum Beispiel die Interessen des Gastes auf den Namensschildern anzeigen oder wenn der Gast "vegetarisch" ausgewählt hat, das passende Menü anzeigen. In Kombination mit den dynamischen Textblöcken sind die Möglichkeiten der Personalisierung schier unendlich.

Umfragen für Deine Gäste

Frage Deine Gäste vor dem Event nach ihren Erwartungen oder nach dem Event, wie zufrieden sie waren.

Anzahl der Begleitpersonen pro Gast festlegen

Manchmal sind die Plätze auf einem Event sehr begrenzt. Besonderen Gästen möchte man dennoch erlauben eine Begleitperson mit anzumelden. Bei guestoo kein Problem. Lege pro Gast fest, ob er Begleitpersonen mitbringen darf und wenn ja, wieviele.

Social Stream / Social Wall

Lass Deine Gäste Texte und Bilder posten, liken und kommentieren. Alles in guestoo und Deinem Event - keine externen sozialen Netwerke notwendig. Du steuerst, wer den Social Stream lesen und wer posten darf.

Öffentliche Gästeprofile / Öffentliche Teilnehmendenliste

Aktiviere die öffentlichen Profile und gib Deinen Gästen die Möglichkeit den anderen Gästen ihre Informationen zur Verfügung zu stellen, sich andere Gäste zu merken oder. wenn gewünscht, zu sehen, zu welchem Workshop sie sich angemeldet haben.

Eigene Schriften verwenden

Verwende eigene Schriftarten für die Event-Seite und Deine E-Mails. Agenturweit oder sogar für einzelne Events.

DE, EN, FR, PT, PL, ES, NL, RU, IT

Verschiedene Sprachen für Gästeseiten

Für die Gastseiten und den kompletten Anmeldeprozess kann der Gast zwischen Deutsch, Englisch und Französisch, Portugiesisch, Polnisch, Niederländisch, Russisch und Italienisch für die GUI-Elemente wählen. Um Deine Eventtexte in mehreren Sprachen gleichzeitig zu pflegen, benötigst Du die "echte Mehrsprachigkeit".

Ein Event in mehreren Sprachen anlegen

Echte Mehrsprachigkeit

Du kannst alle Infotexte in guestoo an einem Event in mehreren Sprachen pflegen. Der Gast kann seine Sprache selbst wählen oder Du hinterlegst direkt schon die passende Sprache am Gast. Aktuell gibt es guestoo auf Deutsch, Englisch, Französisch, Portugiesisch, Polnisch, Spanisch, Niederländisch, Russisch und Italienisch. Wenn Dir das nicht reicht, können wir ganz einfach neue Sprachen hinzufügen, die Du pflegen kannst.

Mailings an die Gäste timen

Bereite Mailings an Deine Gäste vor und lege fest, wann guestoo sie versenden soll (z. B. eine Feedback-Umfrage direkt nach dem Event).

Abschnitte für die Event-Microsite

Unterteile Deine Event-Microsite in verschiedene Abschnitte und stelle die Eigenschaften für jeden einzelnen Abschnitt ein (zB. die Darstellung als Klapper oder die anzeige im Menü). So gestaltest Du die Event-Microsite noch übersichtlicher und spannender für Deine Gäste. Natürlich kannst Du in jedem Abschnitt auch personalisierte Informationen des Gastes verwenden, wie z. B. seinen Vornamen oder Nachnamen. Die Sichtbarkeit der Abschnitte kannst Du mit diesem Business-Feature steuern: Regelbasiertes anzeigen der Abschnitte

API für Gast-/Anmeldedaten

Über die Gast-API können Gastdaten z. B. mit dem eigenen CRM-System abgeglichen werden (lesen & schreiben). Inklusive Einverständniserklärungen und der Information, bei welchem Event welcher Gast war. Die Authentifizierung erfolgt per OAuth 2.0

Einfache Integration in die eigene Website

Um guestoo in Deine eigene Website zu integrieren gibt es viele Möglichkeiten. Nutze nur das Anmeldeformular und binde es als iFrame auf der eigenen Website ein oder nutze unsere Event-API und generiere automatisch Event-Einträge für jedes oder nur bestimmte Events, die Du in guestoo angelegt hast. » Details

Templates der Agentur-E-Mails anpassen

Du kannst die Templates der E-Mails, die guestoo für Deine Events versendet, komplett einsehen und anpassen. Aber Achtung: Bei Updates musst Du die Anpassungen ggf. händisch nachpflegen.

Multi Mandanten fähig

Weitere Agentur-Accounts können z. B. genutzt werden, um Abteilungen oder weitere Firmen auf einer Server-Lizenz zu betreiben.

Single SignOn

Dein Mitarbeiter loggt sich in Deinem Mitarbeiterportal ein und hat Zugriff auf guestoo ohne sich erneut einzuloggen.

iOS & android

Manager App

Die guestoo Manager App kann kostenlos aus dem App Store oder dem google Play Store geladen und zum schnelleren CheckIn oder dem mobilen Managen Deiner Events genutzt werden.

iOS & android

Gäste App

Eine App, mit der die Gäste all ihre Events und Daten im Überblick haben und neue Events entdecken können.

iOS & android

Gebrandete Gäste App

Eine App, in der die Gäste Deines Unternehmens ihre Events und Daten im Blick haben und weitere Events entdecken können. Die App ist gebrandet und zeigt nur Inhalte Deines Unternehmens.

Übersicht für Deine Gäste & Auskunftsseite über persönliche Daten

Deine Gäste haben ein eigenes Dashboard mit dem sie all ihre Events- und die hierfür hinterlegten Daten im Überblick haben. Können sie doch nicht zu einem Event kommen, ist es ganz einfach für sie abzusagen, so dass wartende Gäste nachrutschen können. Wenn sie Auskunft über ihre persönlichen Daten haben möchten, die in guestoo gespeichert sind, können sie diese im Gäste-Dashboard einsehen, bearbeiten oder löschen.

Anmelden ab / Anmeldung möglich bis

Anmeldefristen

An jedem Event kann festgelegt werden, ab wann sich die Gäste anmelden dürfen und bis wann die Anmeldung geöffnet ist.

Betrieb auf dem eigenen Server

guestoo kann ganz bequem in der Cloud, aber auch auf dem eigenen Server in Deinem Rechenzentrum betrieben werden. Als dritte Option besteht die Möglichkeit, guestoo auf einem eigenen Server zu betreiben, der in unserem Rechenzentrum steht.

Eigene Übersetzungen anlegen

Wenn Dir eine Sprache fehlt oder Du unsere Übersetzungen anpassen willst, ist es möglich neue Sprachen anzulegen oder bereits bestehende anzupassen.

Dynamische Anmeldeformulare

Du bestimmst welche Daten (Name, Foto, gewünschtes Menü, usw.) pro Event für die Anmeldung benötigt werden und wieviele Begleitpersonen ein Gast mit anmelden darf.

Auch in gedruckter Form + QR-Code und personalisiertem Einladungscode

Individuelle, personalisierte Einladungen & Eintrittskarten erstellen

Unsere API und der Excel-Export liefern Dir alle Daten, die Du benötigst, um individuelle Einladungen und Eintrittskarten (per Serienbrieffunktion von Word oder in Zusammenarbeit mit der Druckerei Deiner Wahl) zu gestalten. Sei es gedruckt, aus dem eigenen CRM-System oder Deinem Newslettersystem. Manche Events sind so exklusiv, dass man eine besondere Einladung versenden möchte. Manchmal sind vielleicht auch nicht zu allen Gästen die E-Mail-Adressen bekannt. Um den Gästen die Anmeldung zu erleichtern oder nur den eingeladenen Personen Zutritt zur Website und der Anmeldung zu verschaffen, gibt es die Einladungscodes. Diese gelten individuell pro Gast und können mit unserem Excel-Export z. B. an Druckereien weitergegeben werden. Es können auch Blanko-Codes erstellt werden, wenn Du die Einladungen z. B. auf Messen verteilen möchtest.

Immer im Blick wieviele Leute aktuell auf Deinem Event sind

CheckOut Deiner Gäste

Checke Deine Gäste aus wenn sie gehen. Der CheckIn in Kombination mit dem CheckOut erlaubt es Dir, immer genau zu wissen, wieviele Leute gerade auf Deinem Event sind. Wir dokumentieren das Einchecken und Auschecken am Gast, so hast Du auch nach dem Event immer die Übersicht wer wann da war. Super geeignet um die Corona-Regeln für Deine Events einzuhalten und zu dokumentieren. Im Notfall können so die Infektionsketten ganz einfach nachgewiesen werden.

Ab Mitte/Ende Mai

Saalplan & Sitzplatzauswahl

Erstelle beliebig viele Saalpläne mit beliebig vielen Preiskategorien und ermögliche Deinen Gästen ihre Plätze bei der Anmeldung frei zu wählen.

Events mit mehreren Tagen über guestoo organisieiren

Unterevents

Dieses Feature ermöglicht es Dir für ein Event beliebig viele Unterevents anzulegen zu denen sich ein Gast anmelden kann. Je nachdem welches Unterevent (eins oder mehrere) er besucht, bekommt er unterschiedliche Formularfelder zur Anmeldung angezeigt. So kannst Du zum Beispiel mehrtägige Events oder Veranstaltungen mit verschiedenen Standorten organisieren.

Mehrere Gäste mit derselben E-Mail-Adresse anmelden

Stellvertreter E-Mail-Adresse

Manchmal ist es notwendig, dass mehrere Gäste mit derselben E-Mail-Adresse angemeldet werden, z. B. wenn Firmenmitabeiter zentral angemeldet werden oder wenn in einer Familie nur eine E-Mail-Adresse existiert. Du kannst pro Event entscheiden, ob mehrere Gäste sich mit derselben E-Mail-Adresse anmelden dürfen. Aktivierst Du die Option, kann der Gast bei der Anmeldung die Option "Stellvertreter-Anmeldung" aktivieren und dieselbe E-Mail-Adresse für mehrere Gäste verwenden. Am Gast wird dann die E-Mail-Adresse als Stellvertreter gespeichert und alle E-Mails gehen an diese Adresse (z. B. Einladungen, Infomailings und Bestätigungs-E-Mails). Wird für den Gast eine individuelle E-Mail-Adresse hinterlegt, gehen ab diesem Zeitpunkt alle E-Mails an diese, nicht mehr an den Stellvertreter.

Saalpläne anlegen und Gästen die Platzwahl ermöglichen

Saalplan & Sitzplatz Modul

Erstelle mit guestoo beliebig viele Saalpläne mit verschiedenen Bereichen und Preiskategorien. Biete Stehplätze, LoveSeats und feste Sitzplätze zur Auswahl an. In Kombination mit verschiedenen Tickets pro Preiskategorie (z. B. Promotion-Ticket, Kinder-Ticket, usw.) eine mächtige Erweiterung für Deine Event-Planung. Das Saalplan-Modul kann ab sofort zum Beta-Test beantragt werden. Sende hierzu einfach eine E-Mail an support@guestoo.de

Pandemie/Corona Export + Infomail

guestoo liefert Dir die Informationen, welcher Gast zu welchem Zeitpunkt da war. So kannst Du ganz einfach eine Excel-Liste mit den betroffenen Gästen exportieren und sie an das zuständige Gesundheitsamt weitergeben oder, je nach Anforderung, eine Info-E-Mail an eine Auswahl an Gästen senden.

Von Mensch zu Mensch

guestoo soll den persönlichen Kontakt nicht unterbinden, sondern nur mehr Zeit für die wichtigen Dinge schaffen. Wir wissen, dass es auch Menschen gibt, die keinen Internetanschluss oder besondere technische Kenntnisse haben. Daher kann alles in guestoo auch manuell gepflegt werden, z. B. wenn sich jemand per Telefon anmelden möchte oder spontan vor Ort erscheint.

Mache Dein Formular und Deine E-Mails noch persönlicher.

Formularfelder nur bestimmten Gästen anzeigen und Inhalte als Platzhalter verwenden

Mit diesem guestoo-Feature kannst du bestimmte Formularfelder nur für bestimmte Gäste sichtbar machen (z. B. bestimmte Timeslots nur einer bestimmten Gruppe anbieten) und die Inhalte der Felder des jeweiligen Gastes als Platzhalter in den Gast-E-Mails und auf der Eventwebsite verwenden.

Rabatt- und Wertgutscheine in guestoo erstellen oder durch Gäste kaufen lassen

Gutscheine

Mit guestoo kannst Du Rabatt-Gutscheine und Wertgutscheine ausstellen oder von Deinen Kunden kaufen lassen. Dabei kannst Du ganz einfach festlegen, für welche Ticket-Kategorien die Gutscheine gelten. » Dokumentation > Gutscheine

Sichtbarkeit der Abschnitte für die Event-Microsite

Mit diesem Feature kannst Du die Sichtbarkeit der Abschnitte gezielt an den Status des Gastes (Eingeladen, Erschienen, …) hängen. So kannst Du zum Beispiel Vorträge vom Event nur den Gästen als Download anbieten, die eingecheckt wurden und zu dem Event erschienen sind oder werbliche Inhalte die zur Anmeldung motivieren sollen nach der Anmeldung gegen andere Infos austauschen.