Datenblatt guestoo / Cloud Free Lizenz

Die Cloud Free Lizenz ist ideal für alle die mal schnell ein kleines Event ohne großen Aufwand planen möchten (z.B. Geburtstage, Hochzeiten, Mitarbeiter-Trainings, etc.). Sie erspart lästiges Pflegen von Excel-Listen und gibt den Gästen das Gefühl eines professionell organisierten Events. Die Laufzeit beträgt einen Monat und ist somit sehr flexibel. Mit der guestoo Cloud Lizenz kann sofort losgelegt werden.

  • Preis € Kostenlos € 0 netto zzgl. 19% MwSt. (€ 0)
  • Laufzeit 1 MonatDer Free-Tarif kann jederzeit in einen anderen Tarif umgewandelt werden. Zum kündigen reicht es, wenn der Account gelöscht wird.
  • Besucher Insgesamt 50
    Die maximale Anzahl der Besucher im Adressbuch. Jeder Gast (auch die geplanten) aus einem Event landet als Kontakt in Deinem Adressbuch. Ist ein Kontakt bei 2 Events, zählt er trotzdem als 1 Kontakt.
  • Aktive Events 2 Gleichzeitig aktive Events. Aktive Events sind diejenigen, die nicht auf offline stehen und deren Eventdatum noch nicht abgelaufen ist.
  • Agentur-Mitarbeiter 0 Füge Personen zu Deinem Account hinzu, die Dich in unterschiedlichen Rollen bei der Planung unterstützen. Jeder sieht nur so viel, wie er zur Erfüllung seiner Aufgaben braucht. Checkin-Manager sehen z.B. nur die Gästeliste und den Checkin-Screen eines bestimmten Events.

Features dieses Tarifs:

Pandemie/Corona Export + Infomail

guestoo liefert Dir die Info, welcher Gast zu welchem Zeitpunkt da war. So kannst Du ganz einfach eine Excel-Liste mit den betroffenen Gästen exportieren und sie ans Gesundheitsamt weitergeben oder je nach Anforderung ein Infomail an die diese Auswahl senden.

Von Mensch zu Mensch

guestoo soll den persönlichen Kontakt nicht unterbinden. Nur Zeit schaffen, für die wichtigen Dinge. Wir wissen auch, dass es Menschen gibt, die kein Internet haben. Daher kann man alles in guestoo auch manuell pflegen. Wenn sich zum Beispiel jemand per Telefon anmelden möchte oder spontan vor Ort erscheint.

Gleichzeitig aktive Events

Gleichzeitig aktive Events. Aktive Events sind diejenigen, die nicht auf offline stehen und deren Eventdatum noch nicht abgelaufen ist.

  2

  -

Kontakte insgesamt

Die maximale Anzahl der Besucher im Adressbuch. Jeder Gast (auch die geplanten) aus einem Event landet als Kontakt in Deinem Adressbuch. Ist ein Kontakt bei 2 Events, zählt er trotzdem als 1 Kontakt. Begleitpersonen zählen nicht.

  50

  Zusatzpakete buchbar für mehr Kontakte

< 500 = pro Gast pro Monat = 15 Cent zzgl. MwSt.
> 1.000 = pro Gast pro Monat = 12 Cent zzgl. MwSt.
> 2.000 = pro Gast pro Monat = 10 Cent zzgl. MwSt.
> 3.000 = pro Gast pro Monat = 8 Cent zzgl. MwSt.
> 4.000 = pro Gast pro Monat = 7 Cent zzgl. MwSt.
> 5.000 = pro Gast pro Monat = 6 Cent zzgl. MwSt.

Eintrittskarte, Apple Wallet Pass & Kalendereintrag

Sende Deinen Gästen in der Bestätigungsmail Eintrittskarten als PDF, ein Apple Wallet Ticket und einen Kalendereintrag zum speichern im eigenen Kalender wenn Du ihn bestätigst. Die Eintrittskarte erschein in Deinen Farben und mit Deinem Eventbild. Sie beinhaltet einen QR-Code zum einchecken, sowie die wichtigsten Anmeldedaten des Gastes.

Immer im Blick wie viele Leute aktuell auf Deinem Event sind

CheckOut Deiner Gäste

Checke Deine Gäste aus wenn Sie gehen. Der CheckIn in Kombination mit dem CheckOut erlaubt es Dir immer genau zu wissen, wie viele Leute gerade auf Deinem Event sind. Wir dokumentieren das Einchecken und Auschecken am Gast, so hast Du auch nach dem Event immer die Übersicht wer wann da war. Super geeignet um die Corona-Regeln für die Events einzuhalten und zu dokumentieren. Im Notfall können so die Infektionsketten sogar einfacher nachgewiesen werden.

  Bis Ende 2020

Termine vergeben auf Deinen Events

Timeslots

Dieses Feature ist aktuell in allen Tarifen kostenlos enthalten. Wir möchten Euch damit die Möglichkeit geben, Warteschlangen zu vermeiden und eure Gäste zu bestimmten Zeiten kommen zu lassen. So habt Ihr immer die Kontrolle wer wann kommt. Mit Timeslots hast Du die Möglichkeit Deinen Gästen Termine auf einem Event anzubieten. Z.B. Workshops, Interviews, etc. Für jeden Timeslot kannst Du die Teilnehmerzahl begrenzen, so dass z.B. nur 20 Gäste den Workshop besuchen dürfen. Der Gast selbst kann die Termine in seinen Kalender importieren. Wenn Du z.B. Termine auf einer Messe vergibst, kannst Du die alle Termine in Deinen Kalender ziehen, so dass Du immer genau weisst wann welcher Termin mit wem ansteht.

  Aktuell wegen Corona in allen Tarifen kostenlos

Eventseite individualisieren

Du kannst die Eventseite mit Farben, Logo, Hintergrundbild, einem Evenbild und einer Formatierten Beschreibung (inkl. weitere Bilder & Videos) so gestalten, wie es Dir gefällt.

Vorlagen erstellen & verwenden

Erstelle eigene Vorlagen und nutze sie für spätere Events oder nutze die guestoo Vorlagen für die gängigsten Verwendungsarten (Party, Probefahrten, Konferenzen, …).

Absagefunktion für die Gäste

Wenn ein Gast doch nicht kann, oder er schon direkt nach erhalt der Einladung absagen möchte, bietet guestoo ihm hierzu die Möglichkeit. Ganz einfach per Mausklick - und jeder ist informiert.

Mehrere Gäste mit der gleichen E-Mailadresse anmelden

Stellvertreter E-Mailadresse

Manchmal ist es notwendig, dass mehrere Gäste mit der gleichen Mailadresse angemeldet werden. Z.B. wenn Firmenmitabeiter zentral angemeldet werden oder wenn in einer Familie nur eine E-Mailadresse existiert. Pro Event kannst Du entscheiden, ob mehrere Gäste sich mit der gleichen Mailadresse anmelden dürfen. Aktivierst Du die Aktion kann der Gast bei der Anmeldung die Option "Stellvertreter-Anmeldung" aktivieren und die gleiche Mailadresse für mehrere Gäste verwenden. Am Gast wird dann die E-Mailadresse als Stellvertreter gespeichert und alle Mails gehen an diese Adresse (z.B. Einladungen, Infomailungs und Bestätigungen). Bekommt der Gast seine individuelle Adresse, gehen ab diesem Zeitpunkt alle Mails an diese, nicht mehr an den Stellvertreter.

Personalisierte Ansprache auf der Eventseite

Bei Einladungsmails ist der Wunsch nach einer individuellen und personalisierten Ansprache des Gastes selbstverständlich. Auf der Event-Microsite oder im Anmeldeformular ist ein "Hallo Stefan, altes Haus" oder ein "Herzlich Willkommen Herr Prof. Dr. Beispielmann" für Deinen Gast aber genau so schön! Alternativ kannst Du für bestimmte Gäste auch einen komplett individuellen Text anzeigen lassen (z.B. seine VIP-Vorteile).

Einfache Integration in die eigene Website

Um guestoo in die eigene Website zu integrieren gibt es viele Möglichkeiten. Nutze nur das Anmeldeformular und binde es als iFrame auf der eigenen Website ein oder nutze unsere Event-Api und generiere automatisch Eventeinträge für jedes oder nur bestimmte Events, die Du in guestoo angelegt hast. » Details

Anmelden ab / Anmeldung möglich bis

Anmledefristen

An jedem Event kann festgelegt werden, ab wann sich die Gäste anmelden dürfen und bis wann die Anmeldung geöffnet ist.

Intelligente Auswahlliste

Hotelkontingente, Mitbringlisten, …

Mit der Intelligenten Auswahlliste kannst Du Dein Anmeldeformular noch mächtiger werden lassen, ohne das es für Dich oder Deine Gäste komplex wird. Organisiere so ganz einfach Mitbringpartys, Termin-Slots auf Events, Massage-Termine für Mitarbeiter oder Hotelkontingente und was Dir sonst noch vorschwebt…

  für 1 aktives Event

Anmeldeprozess mit oder ohne DOI-Mail

Du kannst pro Event einstellen, ob der Gast seine Anmeldung noch einmal über eine Double-Opt-in Mail bestätigen muss oder er direkt nach ausfüllen des Anmeldeformulars angemeldet ist.

Daten exportieren & importieren

guestoo bietet neben der API viele Import- und Export Möglichkeiten. So kannst Du per Excel z.B. Deine Gästeliste importieren oder für das Event die Gästeliste exportieren. Beispiele: Ein Excel-Export aller Gäste und deren Anmeldedaten. Inkl. deren Status und individuellen Einladungscodes zum Import ins eigen CRM-System. Ein PDF-Export der Gästeliste zum abhaken oder Unterschreiben durch die Gäste am Abend. Ein Import der Gäste per Excel.

Einladungstracking

Das Einverständnis der Gäste vorausgesetzt, kannst Du pro Event das Einladungstracking aktivieren und sehen, wer die Einladung gelesen und wer deine Eventseite besucht hat.

Events mit/ohne Datum & Location

Du kannst Events auch ohne Zeit und Ortsangaben anlegen. Zum Beispiel, wenn diese noch nicht feststehen oder Du einen Spannungsbogen aufbauen möchtest und die Gäste nach und nach erst informieren willst.

Dynamische Anmeldeformulare

Du bestimmst welche Daten (Name, Foto, Fisch oder Fleisch, …) pro Event für die Anmeldung benötigt werden und wie viele Begleitpersonen ein Gast mit anmelden darf.

Auch in gedruckter Form + QR-Code und personalisiertem Einladungsscode

Individuelle, personalisierte Einladungen & Eintrittskarten erstellen

Unsere API oder Excel-Export liefert Dir alle Daten, die Du benötigst um individuelle Einladungen und Eintrittskarten (per Serienbrieffunktion von Word oder mit der Druckerei Deiner Wahl) zu gestalten. Sei es gedruckt, aus dem eigenen CRM-System oder deinem Newslettersystem. Manche Events sind so exclusiv, dass man eine besondere Einladung versenden will oder vielleicht sind nicht zu allen Gästen die E-Mailadressen bekannt. Um hierzu den Gästen die Anmeldung zu erleichtern oder nur den eingeladenen Personen Zutritt zur Website und der Anmeldung zu verschaffen gibt es die Einladungscodes. Diese sind individuell pro Gast und können als mit unserem Excel-Export z.B. an Druckereien mitgegeben werden. Es können auch blanko Codes erstellt werden, wenn sie die Einladungen z.B. auf Messen verteilen möchten.

Du oder Sie

Lege am Event und/oder am Gast fest, ob Du den Gast mit Du oder Sie (Standard) ansprechen möchtest.

Übersicht für Deine Gäste & Auskunftsseite über persönliche Daten

Deine Gäste haben ein eigenes Dashboard mit dem sie all Ihre Events- und Ihre Daten im Überblick haben. Können sie mal doch nicht zu einem Event kommen, ist es ganz einfach für sie abzusagen, so dass wartende Gäste nachrutschen können. Wenn Sie Auskunft über Ihre persönlichen Daten haben möchten, die in guestoo gespeichert sind können Sie diese hier einsehen, bearbeiten oder löschen.

Option: Event nur mit Einladung sehen

Nur Gäste, die Eingeladen wurden dürfen die Eventseite sehen und sich anmelden. Die Legitimation erfolgt direkt aus der Mail per Einladungslink oder über die Eingabe eines Einladungscodes. Der Einladungscode ist personalisiert.

  für 1 aktives Event

Galerie am Event

Mache Deine Eventseite noch interessanter und füge eine Bildergalerie hinzu. Oder spiele im Nachgang an das Event die Bilder hoch und informiere Deine Gäste. Du entscheidest, wer die Bilder sehen darf (alle, nur Eingeladene Gäste, nur Gäste die auf dem Event waren, …).

  für 1 aktives Event

Checkin / Einlasskontrolle

Checken Deine Gäste ganz einfach am Eingang mit der guestoo App ein. Scanne dazu den QR-Code auf der Eintrittskarte, dem Apple Wallet Ticket oder dem Bild in der Bestätigungsmail ein und exportieren die tatsächlich erschienenen Gäste für das Finanzamt. Du kannst Hauptgast und Begleitperson(en) auch getrennt einchecken, wenn einer mal etwas später kommt. P.S. Du kannst Deine Gäste auch ohne QR-Code Scanner über das Backend einchecken.

  Bis Ende 2020

Social Stream / Social Wall

Lass Deine Gäste Texte und Bilder posten, liken und kommentieren. Alles in guestoo und Deinem Event - keine externen sozialen Netwerke notwendig. Du steuerst, wer den Social Stream lesen und wer posten darf.

  Auf Anfrage

Öffentliche Gästeprofile / Öffentliche Teilnehmerliste

Aktiviere die öffentlichen Profile pro Event und Deine Gäste können Informationen über sich den anderen Gästen zur Verfügung stellen, sich andere Gäste merken oder wenn gewollt sehen zu welchem Workshop sie sich angemeldet haben.

  Auf Anfrage

iOS & android

Manager App

Die guestoo Manager App kann kostenlos aus dem App Store oder dem google Play Store geladen und zum schnelleren Checkin oder dem Managen der Events genutzt werden.

iOS & android

Gäste App

Eine App mit der die Gäste all Ihre Events und Daten im Überblick haben und neue Events entdecken können.