Über 20.000 Einladungen, täglich mehrere Hundert Gäste und eine Menge individualisierter Detail-Abfragen von Workshop-Teilnahmen bis hin zu Menü-Präferenzen: Unser Gästemanagementsystem guestoo konnte die Erwartungen der Deutschen Umwelthilfe e. V. absolut erfüllen. Dafür sorgten aus Kundensicht nicht nur die Effizienz des Systems, sondern auch die immer verlässliche Zusammenarbeit mit unserem Support-Team.
Die Deutsche Umwelthilfe e. V. ist eine der ältesten und größten deutschen Umwelt-, Klima- und Verbraucherschutzorganisationen.
Jährlich wiederkehrende Großveranstaltungen prägen das Eventmanagement der Deutschen Umwelthilfe e. V. (DUH). Vier dieser Ereignisse finden extern statt, zwei Veranstaltungen führt die DUH zusätzlich intern durch. Gemeinsam ist diesen Events, dass sie mit jeweils 100 – 300 Teilnehmenden starken Zuspruch erhalten. Wie auch bei vielen anderen Organisationen noch üblich, steuerte die DUH den gesamten Einladungsversand und das Gästemanagement bis zur Umstellung auf guestoo über Outlook und Excel.
Im Juni 2025 jedoch stand das 50-jährige Jubiläum der DUH mit Veranstaltungen an gleich drei aufeinanderfolgenden Tagen an. Dafür galt es, das Einladungs- und Gästemanagement kräftig zu skalieren: Während einerseits statt der bisher üblichen 2.000 – 5.000 Kontakte nun über 20.000 Personen eingeladen werden sollten, war andererseits auch klar, dass die Anzahl der vor Ort zu betreuenden Gäste sehr stark steigen würde. Und tatsächlich stieg die Menge der Besucher um das Zwei- bis Sechsfache: 400 – 600 Gäste waren schließlich mit all den damit zusammenhängenden Aufgaben pro Tag zu managen. Zudem bestand eine Herausforderung im Handling der vielen unterschiedlichen Gästegruppen und dem Abfragen unterschiedlicher Details für diese jeweiligen Kohorten.
Es war klar, dass diese Mission eine andere Herangehensweise erforderte. Was sich mit „Bordmitteln“ vorher schon oft schwierig und zeitraubend gestaltete, musste endlich auf eine neue und professionelle Stufe gehoben werden.
Keine Wartezeit, kein Durchforsten von Listen
Von Anfang an für planvolle Ordnung und Information sorgen
Foto: Robert Lehmann
Beachtung des jeweiligen Gästestatus entlang des gesamten Prozesses
Mit fehlerfreien Ansprachen vom Start weg punkten
Sorgenfreies und schnelles Arbeiten im Back-Office
Alle Daten stets im Blick, Smartphone als „Eintrittskarte“
Zeitgewinn durch Barcodes und den Einsatz von Scannern beim sekundenschnellen Check-in
„guestoo hat meine Erwartungen absolut erfüllt. Dies ist sicherlich auch der verlässlichen Zusammenarbeit mit dem Support-Team geschuldet.“Hellen S. Wobst ist Leiterin der Bundesgeschäftsstellen der DUH in Berlin und Radolfzell, der „Geburtsstätte“ der Organisation. Vom Berliner Büro aus organisiert sie mit ihrem Team die Veranstaltungen des Vereins. (Bild: Finke/DUH)
Der so einfache wie verständliche Wunsch der DUH war es, künftig alles rund um das Einladungs- und Gästemanagement mittels einer einzigen Software organisieren zu können. Dabei stand auch im Fokus, dass fast 20 Mitarbeitende der Berliner Geschäftsstelle in die Einladungs- und Managementprozesse involviert sind und entsprechend Zugriffe und Rechte benötigen. Vorbildlich lösen ließ sich der Wunsch mit der bewährten Cloud-Lösung von guestoo.
„Da wir nun cloudbasiert arbeiten und das System von überall her erreichbar ist, gestaltet sich unsere Arbeit wesentlich einfacher. Alle Gastdaten an einem Ort gespeichert zu haben, ist wirklich eine große Erleichterung, ebenso wie die Automatisierung verschiedenster Prozesse.“
Der Bürgerschafts- und Engagementpreis wurde in 2026 das erste Mal vergeben. Er ist der höchstdotierte Preis für Engagement im Umweltschutz- und Klimabereich.Der Versand einer Vielzahl von Einladungen mitsamt freier Gestaltung, Microsite, Zusagenstatistik, Ticketversand und der Einbindung eigener Ticketcodes ist mit guestoo ohnehin kein großes Thema.
„Die Gestaltung der Microsite für die jeweilige Veranstaltung und die des Formulars für die Anmeldungen der Gäste funktioniert sehr gut“, bestätigt Hellen S. Wobst, „Dabei haben wir – nicht nur in Bezug auf die Einladungen – sicher noch lange nicht alle Möglichkeiten genutzt. Aber wir haben mit jeder Veranstaltung schnell dazugelernt und finden, auch mit Hilfe des großartigen Support-Teams, immer wieder gute Lösungen.“
Eine besondere Herausforderung der Veranstaltungsorganisation (und damit auch für eine gute Gästeverwaltung) besteht aber oft im Management vieler unterschiedlicher Gästegruppen und dem Abfragen unterschiedlicher Details für diese Gruppen. Häufig bieten Großveranstaltungen dem Publikum verschiedene Themenbereiche an, die sich z. B. in speziellen Vorträgen oder Workshops manifestieren und teilweise parallel verlaufen. Über guestoo können die Teilnehmenden sich ganz individuell die für sie persönlich interessanten Slots online heraussuchen und buchen – Überbuchungen werden dabei auf Wunsch verhindert. Ähnlich verhält es sich mit der Verpflegung: Auch beim Menü gilt es, Vorlieben und Sonderwünsche soweit möglich zu beachten, um die Planung zu vereinfachen und die Gästezufriedenheit signifikant zu erhöhen.
Foto: Robert Zirk
Ein weiterer, wichtiger Punkt: Sowohl bei der Veranstaltungsvorbereitung als auch bei der eigentlichen Gästeregistrierung sorgt der Einsatz von guestoo bei der DUH seit 2025 für absolute Entlastung und enorme Schnelligkeit: Weder müssen im Vorfeld schon hunderte Namensschilder vorproduziert werden, noch bedarf es des zeitraubenden Heraussuchens der passenden Schilder beim Check-In. Übriggebliebene Namensschilder gehören zudem der Vergangenheit an. Bei der Akkreditierung werden mittels Scans der Einladungscodes blitzschnell nur noch die Schilder gedruckt, die wirklich benötigt werden. Die Codes können Teil einer gedruckten Einladungskarte sein oder aber auch über die Wallets von Smartphones identifiziert werden.
Der Festakt zum 50-jährigen Bestehen der DUH im Jahr 2025 war eine hochkarätige Veranstaltung im Tipi Berlin mit Geschäfts- und politischen Kontakten und langjährigen Wegbegleiter:innen.Keine Frage: Um ausgerechnet bei einer so wichtigen Jubiläumsfeier auf ein neues Pferd zu setzen, bedarf es eines Höchstmaßes an Vertrauen. Aber guestoo und das zuständige Support-Team der Entwickler haben sich dieses absolut verdient.
„Die Veranstaltungstage und der Einsatz von guestoo waren ein voller Erfolg“, erklärt Hellen Wobst, „Die Software hat uns in unserer Gästeverwaltung enorm unterstützt. Vor allem die Schnelligkeit und Effizienz in der Projektarbeit hat uns positiv überrascht. Zudem schätzen wir die Möglichkeit der gleichzeitigen Bearbeitung durch eine Vielzahl von Projektbeteiligten sehr.“
Im Rahmen der Festivitäten zum Jubiläum gab es auch einen Tag der Zivilgesellschaft mit vielen Unterstützer:innen, Spender:innen und Aktiven.„Zugegeben, wir haben nicht für alle unsere ganz speziellen Bedürfnisse sofort das immer passend Vorgefertigte aus dem Köcher ziehen können. Aber schon allein die Tatsache, dass alle Informationen in einem System verfügbar sind, macht den einen oder anderen schnellen Workaround vollkommen akzeptabel und führt konsequent zu vernünftigen Lösungen. Schön ist, dass es beim guestoo-Team ohnehin eine Liste von Weiterentwicklungen gibt, wir aktiv mit speziellen Wünschen dazu beitragen können und bei den Entwicklern sehr ernsthaftes Interesse am Kunden-Feedback besteht.“
Foto: Enzo Rees
Foto: Robert Lehmann
Beim nächsten Event:Den Vorsprung konsequent nutzen
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Viele Vereine und Verbände profitieren bereits von guestoo. Ganz gleich, um welche Branche es sich handelt: guestoo ist das perfekte Werkzeug, um Mitglieder- oder Kundenveranstaltungen, Firmenevents, Seminare, Partys oder Konzerte einfach online zu organisieren – egal ob allein oder im Team.
Mit guestoo lassen sich alle Bereiche einer Veranstaltung ohne Programmierkenntnisse einfach online organisieren – professionell, vollumfassend, zeitsparend und datenschutzkonform.
Entwickelt im Ruhrgebiet, betrieben auf deutschen Servern.
