Unser Gästemanagementsystem guestoo unterstützt den Bauindustrieverband NRW auf vielfältige Weise: Von der persönlichen Einladung zu Veranstaltungen über die Vor-Ort-Registrierung und Tischzuweisung bis hin zur Durchführung von Vorstandswahlen mit komplexen Stimmrechtsverfahren kommt alles aus einer Hand.
Fotos auf dieser Seite: Bauindustrieverband NRW e. V.
Für den Wirtschafts- und Arbeitgeberverband spielt die Netzwerkarbeit, zu der auch die Durchführung hochkarätiger Veranstaltungen mit Gästen aus Politik und Wirtschaft zählt, eine bedeutende Rolle.
Der Bauindustrieverband NRW hatte den Wunsch, bei Einladungen zu Veranstaltungen die Anbindung an seine internen Datenbanken (CRM) grundlegend zu verbessern. Wie also konnten die Daten zukünftig fehlerfrei über eine Schnittstelle von einem System ins andere kommen? Und wie ließ sich das Einladungs- und Gästemanagement fortan möglichst vollumfänglich softwaregestützt und zu einem mehr als fairen Preis umsetzen?
Auf der Suche nach einer neuen Lösung stieß der Verband auf unsere Gästemanagement-Software guestoo, zeigte sich schnell überzeugt und ließ sich zudem von der Code Piraten GmbH eine funktionierende Schnittstelle zum verbandsinternen System programmieren.
Endlich eine API, die auch funktioniert!
… und automatischer Übertrag der Planung zu guestoo
Keine Wartezeit, kein Durchforsten von Listen
Von Anfang an für planvolle Ordnung und Information sorgen
Eigene Tischnachbarn ebenso wie gesamte Gästeliste einsehen
Inkl. Beachtung unterschiedlicher Stimmrechtsanteile
Erhöhte Sicherheit bei Veranstaltungen mit vielen Menschen
Wenn man über eine hervorragende Gästemanagement-Software wie guestoo verfügt und sich mit den Code Piraten zugleich kompetente Entwickler an Bord holt, die zudem echte Profis für wirklich funktionierende Schnittstellen sind … ja dann werden Einladungsprozesse schon fast ein Selbstläufer. Klick.
Ist das Event mit guestoo erst auf einfache Weise kreiert und sind die Gäste eingeladen, dann sind Online-Anmeldung und blitzschnelle Gästeregistrierungen vor Ort längst Standard. Mit dem Bauindustrieverband NRW aber sind wir noch einige Schritte weiter gegangen: Warum nicht zugleich die Vorstandswahlen vor Ort mit guestoo managen? Gesagt, getan und erneut ein erfolgreiches Praxisbeispiel für unsere individuellen Webentwicklungen geliefert.
Der Bauindustrieverband NRW arbeitet mit der Cloud Business-Lizenz von guestoo.
Beachtung des jeweiligen Mitgliederstatus entlang des gesamten Prozesses
Fehlerfreie Ansprachen auf Basis des Kunden-CRM unter Benutzung einer individuellen Schnittstelle
Sorgenfreies und schnelles Arbeiten im Back-Office
Alle Daten stets im Blick, Smartphone als „Eintrittskarte“
Zeitgewinn durch Barcodes und den Einsatz von Scannern beim sekundenschnellen Check-in
Individuelle Platzinformationen für jeden Gast
Integration gruppen- bzw. tischspezifischer Barcodes in die persönliche Tischkarte, optionale Möglichkeit zur Einsicht der Gesamtliste
Anonymisierte Stimmabgabe über Smartphone, schnelle Auswertung
„Die benutzerfreundliche Gästeregistrierung auf unseren großen Veranstaltungen hat zu einer wesentlichen Erleichterung der internen Abläufe geführt.“Professorin Beate Wiemann ist Hauptgeschäftsführerin und geschäftsführendes Vorstandsmitglied des Bauindustrieverbandes Nordrhein-Westfalen e. V. Sie ist sehr froh über die neuen Gestaltungsmöglichkeiten und Optionen, die guestoo dem Verband bietet.
In dem Augenblick, in dem sich eine Person am Infoschalter akkreditiert, bekommt sie eine Karte ausgedruckt. Darauf sind nicht nur Titel, Name und zum Beispiel das vertretene Unternehmen abzulesen, sondern auch, an welchem Tisch bitte Platz genommen werden soll. Die Rückseite zeigt zudem einen QR-Code, der zur Gästeliste führt. Einmal mit der Smartphone-App gescannt, kann eingesehen werden, wer noch mit am Tisch sitzt. Eine interessante Sache, um schon im Vorfeld zu erkennen, mit wem man sich worüber unterhalten kann. Wer mag, kann sich natürlich auch die komplette Gästeliste des Abends anschauen. Namenschilder auf den Tischen gibt es nicht mehr, da der Verband sich insgesamt nachhaltiger aufstellen will. Auch die bedruckten Gästekarten sind bereits nachhaltig produziert.
„Daneben ist es natürlich sehr praktisch, dass unsere Gäste sich die Einladung direkt aufs Handy laden und das Ticket dann als Wallet hinterlegen zu können“, erklärt Professorin Beate Wiemann.
„So bedarf es keinerlei Umstände, sich beim Betreten der Veranstaltung zu registrieren. Es ist einfach sehr angenehm: Nur den QR-Code unter den Scanner halten und schon geht’s weiter. Zudem besteht auch die Möglichkeit, sich den Veranstaltungstermin direkt in den Kalender zu importieren, auch wenn wir bei der Einladungsbestätigung noch einmal die Einladung als PDF mitsenden. Es gibt also einige Punkte mit guestoo, die wir und unsere Gäste als sehr positiv erleben.“
Ministerpräsident Hendrik Wüst sendet ein Grußwort an die Gäste.
Beim nächsten Event:Den Vorsprung konsequent nutzen
guestoo einfach mal ausprobieren
Nicht nur ein großer Player der Veranstaltungsbranche wie die Koelnmesse profitiert von guestoo. Ganz gleich, um welche Branche es sich handelt: guestoo ist das perfekte Werkzeug, um Firmenevents, Kundenveranstaltungen, Seminare, Partys oder Konzerte einfach online zu organisieren – egal ob alleine oder im Team.
Mit guestoo lassen sich alle Bereiche einer Veranstaltung ohne Programmierkenntnisse einfach online organisieren – professionell, vollumfassend, zeitsparend und datenschutzkonform.
Entwickelt im Ruhrgebiet, betrieben auf deutschen Servern.
