Vorteile mit Vorregistrierung anlegen Vorteile im Backend anlegen und Vorteilspartner zuweisen

Vorteile mit Vorregistrierung anlegen

Vorteile im Backend anlegen und Vorteilspartner zuweisen

Dieses Kapitel ist wichtig, wenn Du kontingierte Vorteile hast für die sich die Kunden vorher registrieren sollen.

Zum Beispiel, wenn es 100 Kinotickets gibt und Du vermeiden willst, dass Leute zum Kino und enttäuscht wieder nach Hause fahren, weil das Kontingent schon vergriffen ist.

Wichtig, wir bauen hier auf das vorherige Kapitel auf und passen den Vorteil entsprechend an.

Du kannst für das guestoo Back-End zwischen zwei Darstellungsoptionen wählen. Die Screenshots in der Doku basieren auf dem "Klassischen Design".
Hier siehst Du die Unterschiede, damit Du dich auch im "Modernen Design" zurecht findest: » guestoo Back-End-Design

Event anlegen oder duplizieren

Jeder Vorteil wird als Event angelegt. Anschließend kann man die Besonderheiten des Vorteils im Event anpassen:

  • Wie oft darf der Vorteil pro Karteninhaber*in genutzt werden
  • Wie oft darf der Vorteil insgesamt von allen Karteninhabern genutzt werden
  • Von wann bis wann ist der Vorteil gültig

Hinweis: Wenn es sich um ganzjährige Vorteile handelt (z. B. kostenloser Eintritt in einen Park), dann sollte das Event für jedes Jahr neu angelegt werden.

So legst Du einen Vorteil an
  • Gehe in den Tab "Events" und lege dort ein Event an (neu oder mit Vorlage) oder dupliziere ein bereits vorhandenes

Anmeldefrist

Event > Tab: "Info"

Anmeldefrist - Event > Tab:

Unter Event > Info > Wann kannst Du folgendes festlegen:

  • Anmeldung möglich ab
    Legt ein Datum und eine Uhrzeit fest, ab wann man sich für diesen Vorteil registrieren kann. Vorher sieht der Kunde zwar die Details zum Vorteil, kann sich aber noch nicht anmelden
  • Anmeldung möglich bis
    Legt fest, bis zu welchem Datum sich die Kunden anmelden können. Danach sieht der Kunde zwar die Details zum Vorteil, aber kann sich nicht mehr anmelden.

Einstellungen Typ "Voranmeldung", Limit zur Vorregistrierung …

Event > Tab: "Settings"

Aktivieren der Voranmeldung

Soaktivierst Du die Funktion, dass sich Kunden vorregistrieren können:

  • Gehe in das Event und dort in den Tab "Settings"
  • Scrolle zum Abschnitt "Anmeldung zum Event"
  • Klicke Bearbeiten
  • Wähle "Jeder kann die Seite sehen & sich anmelden"
  • Klicke speichern

Grundeinstellungen

So legst Du fest, wie viele Kunden sich anmelden dürfen und kannst weitere interessante Parameter festlegen.

  • Gehe in den Tab "Settings"
  • Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess"
  • Klicke auf Bearbeiten
  • Nimm folgende Einstellungen vor:
    • Gast-Zusage: Automatisch
    • Warteliste: Geschlossen
    • Max. Gäste: Anzahl der Gäste die sich voranmelden dürfen (Begleitpersonen zählen dazu - siehe f)
    • Max. Gäste pro Anmeldung: 1 (empfohlen)
      1 wenn nur 1ein Kunde kommen darf // 2 wenn eine Begleitperson mitgebracht werden darf
    • Automatische Anhänge in der Bestätigungs-Mail
      Wähle hier, welche Informationen der Gast in der Bestätigungsmail mitgesendet bekommen soll. Diese Infos kann er dann vor Ort zur authentifizierung vorlegen ("siehe Vorteile durch den Partner entwerten")
    • Absage- & Storno-Optionen
      Hier kannst Du festlegen, ob der Kunde absagen darf (wenn er doch nicht kommen kann)
    • Sonstiges
      E-Mailadresse 2x eingeben aktivieren
  • Klicke speichern

Double-Opt-in bei Eventanmeldung

Damit die Anmeldung eine gewisse Verbindlichkeit bekommt, kannst Du einstellen, dass alles noch einmal über einen Link in einer E-Mail bestätigt werden muss. Diese Option ist standardmäßig aktiv. Du kannst sie unter Event > Settings > "Double-Opt-in bei Eventanmeldung" deaktivieren. Dann ist der Kunde direkt nach ausfüllen des Anmeldeformulars bestätigt.

Ticket-Design

Event > Tab: "Design"

Ticket-Design - Event > Tab:

Als Bestätigung der Vorregistrierung bekommt der Gast diverse Anhänge in der Bestätigungsmail mitgeschickt (siehe oben:  "Automatische Anhänge in der Bestätigungs-Mail").

Eine Option ist "Ticket als PDF". Hierbei wird dem Gast eine PDF in der Bestätigungsmail mitgeschickt. Das Aussehen dieser PDF kannst Du wie folgt anpassen:

  • Event/Vorteil > Design > Abschnitt: "Ticket-Design"
  • Klicke "Bearbeiten"
  • Klicke im Abschnitt Ticket-Design auf "Ändern"
  • Wähle das Design, welches Dir gefällt
  • Nun kannst Du noch die entsprechenden Bilder hochladen
  • Klicke "Speichern"

Hier findest Du alle Ticket-Designs inkl. deren Dokumentation: Templates für Deine Tickets

E-Mailtexte definieren // Individuelle Mail an Teilnehmer schreiben

Event > Tab: "E-Mails"

E-Mailtexte definieren // Individuelle Mail an Teilnehmer schreiben - Event > Tab:

Wenn Du eine Vorregistrierung aktivierst, bekommen die Kunden, die sich registrieren auch automatisierte E-Mails aus guestoo.
In der Regel sind es die folgenden:

  • DOI-Mail (optional - siehe oben "Double-Opt-in bei Eventanmeldung"
    Eine Mail in der die eingegebenen Daten noch einmal bestätigt werden müssen
  • Bestätigungs E-Mail
    Die Mail, die die Vorregistrierung final bestätigt - nachdem die DOI-Mail bestätigt wurde.
  • Bestätigungs-E-Mail bei Absage durch Gast
    E-Mail, falls der Gast seine Vorbestellung storniert

Die Texte für diese E-Mails solltest Du hier pflegen:

  • Event/Vorteil > E-Mail

E-Mailtexte pflegen / Individuelle Mailings an Vorregistrierte Kunden

Genaue Infos zu E-Mails an die Gäste inkl. der Nutzung von Platzhaltern zur persönlichen Ansprache und wie Du individuelle Mailings auslöst - wenn z.B. ein Event ausfällt - findest Du hier: "E-Mails"

Beispieltexte

DOI-Mail:

Hallo , bitte bestätige kurz die Richtigkeit Deiner Daten.
Ohne die Bestätigung ist Deine Vorabregistrierung NICHT abgeschlossen!

Bestätigungs-E-Mail an den Gast

Hallo ,

Deine Voranmeldung hat geklappt. Bitte zeige diese E-Mail, das ausgedruckte Ticket ODER das digitale Ticket vor.

Vergiss Deinen Ausweis und Deine Vorteilskarte nicht.

Dein Team

Bestätigungs-E-Mail bei Absage durch Gast

Hallo ,

vielen Dank für die Rückmeldung. Deine Absage zu "" ist bei uns eingegangen.

Freundliche Grüße

Dein Team

 

Angemeldete Kunden sehen

Event > Tab: "Gäste"

Angemeldete Kunden sehen - Event > Tab:

Du kannst jederzeit ansehen, wer sich schon vorangemeldet hat:

  • Event/Vorteil > Gäste

Wie Du die Anmeldungen verwaltest findest Du hier: "Statistische Auswertung & Kundenkarten verwalten"

Wichtiger Hinweis

Vorregistrierte Kunden erscheinen immer unabhängig von der Vorteilskarte in der Gästeliste des Vorteils, da die Vorteilskarten keine Verbindung zur Vorregistrierung haben. Berücksichtige das bitte bei der Statistischen Auswertung.

Wenn Du hier eine Lösung benötigst, bei der der Code der Vorteilskarte zur Vorregistrierung genutzt werden soll, melde dich bitte: support@guestoo.de