E-Mails

Hier erfährst Du, wie Du die Standard-E-Mail-Texte für Dein Event verwalten und darüber hinaus weitere Mailings an Deine Gäste versenden kannst.
Alle hier erklärten Einstellungen findest Du im Tab "E-Mails" Deines Events bzw. Deiner Event-Vorlage.

Hinweis: Wenn Du einige der auf dieser Seite erklärten Abschnitte nicht sehen kannst, kann das zwei Gründe haben:

 

1) Du hast nicht den benötigten Tarif, um die entsprechende Funktion zu nutzen.

 

2) Die Abschnitte sind ausgeblendet. Um sie einzublenden, scrolle ganz nach unten im "E-Mails"-Tab und klicke auf "Mehr Optionen anzeigen".
Dort kannst Du einstellen, welche Abschnitte dir angezeigt und welche ausgeblendet werden sollen, damit Du eine bessere Übersicht hast. :)

Individuelle Mailings

Individuelle Mailings -

Mit einem Klick auf den Button "Mailing-Dialog öffnen" kannst Du individuelle Mailings und Einladungen an Deine Gäste verschicken.

Wie das geht erfährst Du auf dieser Seite.

Standard E-Mail-Texte

So kannst Du die E-Mail-Texte individualisieren und nach Deinen Wünschen anpassen

Standard E-Mail-Texte - So kannst Du die E-Mail-Texte individualisieren und nach Deinen Wünschen anpassen

An dieser Stelle findest Du eine Auflistung aller E-Mails, die automatisiert von guestoo an Deine Gäste versendet werden und kannst sie entsprechend anpassen.

Wichtig: Pflegst Du die E-Mail-Texte hier nicht separat, so werden automatisch die Texte verwendet, die Du in den Agentur-Einstellungen hinterlegt hast. Um den E-Mail-Text spezifisch für Dein Event zu ändern, klicke an der jeweiligen Stelle auf den Button "DE » für dieses Event anpassen"

Folgende E-Mail-Texte kannst Du hier bearbeiten:

  • Einladungstext
    Diese E-Mail erhalten Deine Gäste, wenn Du sie manuell zu einem Event/Test einlädst.
  • DoubleOpt-In Mail (DOI)
    Diese E-Mail erhalten Deine Gäste nach ihrer Anmeldung zum Event, um die Richtigkeit ihrer Daten zu bestätigen. Wenn du das DOI-Verfahren in Deinem Workflow deaktiviert hast, kannst Du dieses Template ignorieren, wir empfehlen Dir aber aus rechtlichen Gründen das DOI-Verfahren zu nutzen.
  • Bestätigungs-E-Mail » Angemeldet, aber noch nicht zugesagt
    Dieser Text steht in der Bestätigungs-E-Mail wenn die Option aktiviert ist, dass Du jedem Gast erst manuell zusagen musst, bevor seine Teilnahme bestätigt ist.
  • Bestätigungs-E-Mail an den Gast
    Diese E-Mail erhalten Deine Gäste zur Bestätigung ihrer Teilnahme, nachdem sie die Richtigkeit ihrer Daten durch einen Klick auf den Link in der DOI-Email bestätigt haben.
  • Absage an einen Gast
    Diese E-Mail wird an Deine Gäste geschickt, wenn Du ihnen manuell absagst.
  • Bestätigungs-E-Mail bei Absage durch Gast
    Diese E-Mail bekommen Deine Gäste als Bestätigung wenn sie ihre Teilnahme am Event über den "Absagen"-Button in der Bestätigungs-E-Mail abgesagt haben. Dieses E-Mail-Template ist nur relevant, falls Du Deinen Gästen die Absage ihrer Teilnahme ermöglichst.
  • E-Mail mit dem CheckIn-Link
    In dieser E-Mail bekommen Deine Gäste den Link zum CheckIn zugeschickt, um sich beim Event selbstständig einchecken zu können.
  • E-Mail mit dem CheckOut-Link
    In dieser E-Mail bekommen Deine Gäste den Link zum CheckOut zugeschickt, um sich beim Event selbstständig auschecken zu können.

Corona-Test E-Mails

Die folgenden E-Mail-Templates werden Dir nur angezeigt wenn Du den Corona-Test-Workflow in Deinem Event aktiviert hast:

  • Antigen: Testergebnis E-Mail
    Diese E-Mail erhält der Gast, wenn Du in Deinem Antigen Test-Workflow die Option aktiviert hast, dass der Gast sein Testergebnis per E-Mail erhält.
  • Antigen: Testergebnis SMS
    Diese E-Mail erhält der Gast, wenn Du in Deinem Antigen Test-Workflow die Option aktiviert hast, dass der Gast sein Testergebnis per SMS erhält.
  • Antikörper: Testergebnis E-Mail
    Diese E-Mail erhält der Gast, wenn Du in Deinem Antikörper Test-Workflow die Option aktiviert hast, dass der Gast sein Testergebnis per E-Mail erhält.
  • Antikörper: Testergebnis SMS
    Diese E-Mail erhält der Gast, wenn Du in Deinem Antikörper Test-Workflow die Option aktiviert hast, dass der Gast sein Testergebnis per SMS erhält.
  • PCR: Testergebnis E-Mail
    Diese E-Mail erhält der Gast, wenn Du in Deinem PCR Test-Workflow die Option aktiviert hast, dass der Gast sein Testergebnis per E-Mail erhält.
  • PCR: Testergebnis SMS
  • Diese E-Mail erhält der Kunde, wenn Du in Deinem PCR Test-Workflow die Option aktiviert hast, dass der Gast sein Testergebnis per SMS erhält.

Tipp: Du kannst die oben angezeigten Platzhalter verwenden, um die E-Mails an Deine Gäste persönlicher zu gestalten, z. B. durch das Einsetzen des Namens. Um einen der verfügbaren Platzhalter zu benutzen, klicke auf den entsprechenden Platzhalter, um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren und füge ihn dann an der gewünschten Stelle im Text ein.

Dateiupload (ab Pro-Tarif)

Wenn Du Deinen Gästen weitere Informationen und Dateien zukommen lassen möchtest

Dateiupload (ab Pro-Tarif) - Wenn Du Deinen Gästen weitere Informationen und Dateien zukommen lassen möchtest

Es handelt sich hierbei um ein Feature, das nicht in allen Tarifen enthalten ist. Eine Übersicht in welchen Tarifen das Feature enthalten bzw. zubuchbar ist, findest Du auf dieser Seite. Um das Feature zu Deinem Tarif hinzuzubuchen, besuche den Feature-Shop (zu finden unter Agentur > Feature-Shop oder direkt unter diesem Link).

 

Um Änderungen an Deinem Event vorzunehmen, klicke zunächst oben rechts auf "Bearbeiten"

  • Hier hast Du die Möglichkeit eine oder mehrere Dateien hochzuladen, um sie Deinen Gästen zur Verfügung zu stellen
  • Wähle dazu die gewünschte Datei aus oder ziehe sie per Drag-and-Drop in das Browserfenster
  • Sobald die Datei hochgeladen ist, hast Du die Möglichkeit einen Titel und die Bedingungen festzulegen, unter denen die Datei Deine Gäste zugeschickt bzw. zum Download angeboten wird:
    • Auf der Event-Microsite anzeigen: Die Datei wird Deinen Gästen auf der Event-Microsite zum Download angeboten.
    • An Einladungs-E-Mail anhängen: Die Datei wird an die Einladungs-E-Mail angehängt.
    • An Bestätigungs-E-Mail anhängen: Die Datei wird an die Termin-Bestätigungs-E-Mail angehängt und ist daher z. B. hilfreich für weiterführende Informationen, die nur für Gäste relevant sind, die ihre Teilnahme bereits zugesagt haben.

Wichtig: Sobald Du alle gewünschten Änderungen vorgenommen hast, vergiss nicht diese mit einem Klick auf "Speichern" (oben rechts) zu bestätigen.

E-Mails deaktivieren

E-Mails deaktivieren -

An dieser Stelle kannst Du bestimmte E-Mail-Typen deaktivieren.

Wenn Du den E-Mail-Typ deaktivierst, werden keine weiteren E-Mails dieses Typs an die Gäste dieses Events versendet.

So gehts:
  • Gehe im Event in den Tab "E-Mails"
  • Scrolle zum Abschnitt "E-Mails deaktivieren"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Um einen E-Mail-Typ zu deaktivieren, klicke auf den entsprechenden Regler neben dem entsprechenden Typ
  • Ist der Regler grün, ist der E-Mail- Typ deaktiviert
  • Ist der Regler rot, ist der E-Mail-Typ aktiviert (Standard-Einstellung)
  • Sobald Du fertig bist, klicke oben rechts auf "Speichern"
Gast: Anmeldung erfolgreich

Deaktivierst Du diesen E-Mail-Typ, dann erhält der Gast nach seiner erfolgreichen Anmeldung keine Bestätigungs-E-Mail.

Automatische Erinnerungs-E-Mail deaktivieren

Bei der automatischen Erinnerungs-E-Mail handelt es sich um einen Reminder, der automatisch drei Tage vor dem Event an alle Gäste verschickt wird, die die entsprechende Benachrichtigung in ihrem Profil aktiviert haben. Hat ein Gast die Benachrichtigung "Erinnerung 3 Tage vor einem Event“ ausgestellt, erhält er keine solche Erinnerungs-E-Mail, egal was Du als Veranstalter*in am Event einstellst.

Wenn Du einen eigenen Text für die Reminder-E-Mail festlegen möchtest und/oder sicherstellen möchtest, dass auch alle Gäste die E-Mail erhalten, kannst Du stattdessen ein eigenes Mailing anlegen und versenden.

 

Hinweis: Die Liste der deaktivierbaren E-Mail-Typen kann auf Nachfrage erweitert werden - wende Dich hierzu gerne an support@guestoo.de

Weitere Einstellungen

Weitere Einstellungen -

An dieser Stelle kannst Du folgende Einstellungen vornehmen:

  • Infos zu gekauften Tickets in E-Mails ausblenden
    Wenn Du diese Option aktivierst (=Schalter auf Grün), werden in der Bestätigungs-E-Mail und in Mailings keine Informationen zu den gekauften Tickets angezeigt.
  • "Details anzeigen"-Button in E-Mails ausblenden
    Aktivierst (=Schalter auf Grün) Du diese Option, wird der Button "Details anzeigen", der auf die Event-Microsite führt, nicht angezeigt.
  • "Daten löschen"-Button in E-Mails anzeigen
    Ist diese Option aktiviert (=Schalter auf Grün), wird Deinen Gästen in jeder E-Mail ein Link angezeigt, der ihnen die Möglichkeit gibt ihre in guestoo gespeicherten Daten zu löschen.

E-Mail-Absender-Einstellungen

Welche Änderungen Du am E-Mail-Absender vornehmen kannst, ist auf dieser Seite erklärt.