AVV digitalisiert abschließen
Neuer Weg zur Abfrage der Art der Datennutzung und Abschließen eines AVV in guestoo
Wir haben die Art, wie Du einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit uns schließen kannst, umgestellt. Jetzt geht es einfacher und schneller für Dich und auch für uns - win win :)
Wieso macht ihr das?
Gesetzlich sind wir dazu verpflichtet, mit unseren Kunden einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV) zu schließen. Ausnahmen sind nur zulässig, wenn keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden oder die verarbeiteten Daten zu rein privaten Zwecken genutzt werden.
Da dieser Prozess bei Tools wie guestoo und den entsprechenden Kundenzahlen nicht mehr manuell zu handeln ist, haben wir (in enger Abstimmung mit unserem Datenschutzbeauftragten) unser eigenes Tool entwickelt (www.dsgvoo.de), mit dem wir in unseren Tools die Art der Datennutzung abfragen und, falls notwendig, die Schließung eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrages automatisiert abwickeln können.
Daher wirst Du ab dieser Woche (KW 32) einen großen roten Banner sehen, der Dich darauf hinweist, dass wir Informationen zur Datenverarbeitung von Dir benötigen.
Wie funktioniert es?
Wenn Du noch keinen digitalen AVV mit uns abgeschlossen hast und Dich als Agenturinhaber einloggst, dann siehst Du unten in der linken Ecke ein rotes Banner. Hier hast Du zwei Optionen:
- Ich teste nur und verwende keine personenbezogenen Daten
Wenn Du hier klickst, dann verschwindet der Banner für 7 Tage und fragt Dich danach erneut. Wenn Du weiter testen möchtest, dann kannst Du einfach wieder hier klicken. Ansonsten gehts so weiter: - Informationen pflegen
Wenn Du hier drauf klickst, landest Du in einem neuen Fenster. Dort kannst Du die Art der Datennutzung angeben.
Falls notwendig werden Dir die Optionen zur Schließung eines AVV angeboten. Diese kannst/musst Du anpassen (falls notwendig) und dann auf AVV-schließen klicken.
Im Anschluss bekommst Du dann den AVV als PDF zum Download angeboten und kannst zurück zu guestoo.
Folgende Optionen hast Du: - Ich teste das Tool des Anbieters nur und verwende keine personenbezogenen Daten
- Ich nutze das Tool des Anbieters ausschließlich zu privaten Zwecken
- Ich speichere keine personenbezogenen Daten Dritter im Tool des Anbieters
- Ich versichere hiermit bereits einen AVV mit der Code Piraten GmbH geschlossen zu haben
- Ich speichere personenbezogene Daten Dritter im Tool des Anbieters und akzeptiere den AVV
Hinweis: Wenn das rote Banner Dir nicht angezeigt wird, kannst Du auch über das Benutzer-Menü zur AVV-Erstellung gelangen. Klicke hierzu oben rechts auf Deinen Namen und wähle den Menüpunkt "Datenverarbeitung (AVV)" aus.
Welche Daten muss ich pflegen im Falle einer AVV-Schließung?
Wenn ein AVV-Vertrag geschlossen werden muss, dann sollten folgende Informationen gepflegt werden:
- Auftraggeber-Daten
- Name
- Straße Nr.
- Postleitzahl
- Ort
- Land
- Weisungsberechtigte Personen
- Erhobene Daten
- Kategorien von betroffenen Personen
z.B. Beschäftigte, Kunden, Lieferanten - Art der personenbezogenen Daten
z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Handynummer, Firma, Position
Wie sieht der Vertrag aus?
Den Vertrag zur Ansicht (bevor Du ihn schließt) findest Du ebenfalls auf der Seite verlinkt.
Wie kann ich meine Optionen oder den AVV anpassen oder widerrufen?
Wenn Du Deine Testphase vor den 7 Tagen abgeschlossen hast, sich die Art der Datennutzung geändert hat, Du den AVV anpassen oder ihn erneut herunterladen willst, kannst Du dies ganz einfach tun:
- Logge Dich in guestoo als Agenturinhaber ein
- Menüpunkt finden
- Desktop: Klicke oben rechts auf Deinen Namen
- Mobil: Klicke unten rechts auf "… Mehr"
- Wähle im Menü "Datenverarbeitung (AVV)"
- Du landest dann wieder in dem neuen Fenster und siehst die aktuellen Einstellungen und falls ein AVV existiert die Option diesen herunterzuladen.
- Passe hier einfach alles an und klicke auf Ändern/AVV anpassen. Fertig :)
Ich habe schon einen AVV geschlossen, warum sehe ich das Banner trotzdem?
Die Anzeige des Banners ist unabhängig davon, ob Du schon einen AVV mit uns geschlossen habt - das ist technisch leider nicht anders lösbar.
In diesem Fall kannst Du aber einfach auf "Informationen pflegen" klicken und dort die Option "Ich versichere hiermit bereits einen AVV mit der Code Piraten GmbH geschlossen zu haben" nutzen.