Excel-Export

Hier erfährst Du wie Du einen Excel-Export mit den Gast-Daten für Dein Event herunterladen kannst und welche Möglichkeiten Du hast diesen zu filtern und an Deine Bedürfnisse anzupassen.

Export erstellen

Export erstellen -

So generierst Du einen Excel-Export der Gast-Daten:

  • Gehe in das gewünschte Event
  • Gehe in das Menü an der rechten Seite
  • Klicke auf den Menüpunkt "Excel-Export"
  • Es öffnet sich ein Dialog-Fenster, in dem Du die gewünschten Filter und Einstellungen vornehmen kannst
    Die Einstellungen, die Du im Dialog-Fenster vornehmen kannst, sind weiter unten auf dieser Seite erklärt!
  • Nachdem Du alle Einstellungen vorgenommen hast, klicke unten rechts auf den Button "Export starten"
  • Du erhältst innerhalb der nächsten Minuten eine E-Mail mit einer ZIP-Datei
  • Um die ZIP-Datei zu entpacken, wird das Passwort benötigt, das Dir im Dialog-Fenster angezeigt wird. Du kannst aber auch jederzeit unter Agentur > Infos > Sicherheit das Passwort einsehen.

Wichtig: Bitte beachte, dass der Download-Link in der E-Mail nur für 24 Stunden gültig ist! Danach verfällt er und Du musst einen neuen Export generieren.

Vorlage

Vorlage -

Wenn Du bereits eine Vorlage für einen Excel-Export angelegt hast und diese nutzen möchtest, kannst Du diese unten im Dropdown-Menü (links neben dem Button "Export starten") auswählen und anschließend den Export starten.

Wie Du eine Export-Vorlage anlegst, erfährst Du weiter unten auf dieser Seite.

Inhalt filtern

Inhalt filtern -

Hier hast Du die Möglichkeit die Gäste, die im Export erscheinen sollen, zu filtern.

Klicke hierzu auf den Button "Filter einstellen" bzw. "Filter ändern"

 

Du hast hier folgende Filter-Optionen:

  • Suchen
    Trage hier z. B. Name, Firma oder E-Mail ein, um nach allen Gästen zu filtern, auf die dieses Kriterium zutrifft
  • Corona-Status (nur Einfach-Auswahl möglich)
    • egal
    • getestet
    • vollständig geimpft
    • genesen 
  • Status (Mehrfach-Auswahl möglich)
    Eine Erklärung der verschiedenen Status findest Du hier.
    • Bestätigt 
    • Zum Event erschienen (eingecheckt)
    • Abgesagt
    • Anmeldung (offen)
    • Hinzugefügt
    • Eingeladen
    • Gelöscht
  • Unbestätigte Anmeldungen
    • Nein
    • Ja
  • VIP
    • Nein
    • Ja
  • Gäste auf Warteliste
    • Alle
    • Nur Warteliste
    • Nur keine Warteliste
  • Fehlerhafte E-Mail-Adressen
    • Nein
    • Ja
  • Herkunft (eventspezifisch)
  • Tickets
    Hier werden Dir alle Tickets angezeigt, die dem Gast zur Auswahl stehen. Mit einem Klick auf ein Ticket wird die Gästeliste nach dem Gästen gefiltert, die das Ticket gekauft haben.
  • Timeslots / Intelligente Auswahlliste
    Hier wird Dir eine Übersicht aller von Dir angelegter eventspezifischer Felder vom Typ "Timeslot / Intelligente Auswahlliste" inklusive aller Timeslots, die zur Auswahl stehen, angezeigt. Wenn Du auf einen oder mehrere Timeslots klickst, werden Dir nur Gäste angezeigt, die bei ihrer Anmeldung einen dieser Timeslots ausgewählt haben.
  • Auswahlliste
    Hier werden Dir alle eventspezifischen Felder vom Typ "Auswahlliste" angezeigt, die Du angelegt hast, inklusive der Auswahloptionen. Du kannst per Klick auswählen, welche Option der Gast bei der Anmeldung ausgewählt haben muss, damit er in der gefilterten Gästeliste erscheint.
  • Checkbox
    Wenn Du eventspezifische Felder vom Typ "Checkbox" angelegt hast, werden Dir diese hier angezeigt. Mit einem Klick auf das gewünschte Feld, wird die Gäste-Liste nach Gästen gefiltert, die bei ihrer Anmeldung diese Checkbox angeklickt haben.
  • Eventspezifische Felder (vom Typ Text oder Nummer)
    Hier kannst Du einen Wert eintragen, der in einem bestimmten eventspezifischen Feld vom Typ Text oder Nummer eingetragen worden sein muss, damit der Gast in der gefilterten Übersicht auftaucht.
  • CheckIn-Status
    • Egal
    • Eingecheckt
    • Ausgecheckt
  • Anwesend von
    • Datum
    • Uhrzeit
  • Anwesend bis
    • Datum
    • Uhrzeit
  • Schlagworte (Mehrfachauswahl möglich)
    Hier kannst Du die Schlagworte klicken, nach denen Du filtern möchtest. Klickst Du mehrere Schlagworte an, dann werden nur Gäste angezeigt, denen alle angeklickten Schlagworte zugewiesen sind.
  • Kampagnen (Mehrfachauswahl möglich)
    Hier kannst Du die Kampagnen klicken, nach denen Du filtern möchtest. Klickst Du mehrere Kampagnen an, dann werden nur Gäste angezeigt, denen alle angeklickten Kampagnen zugewiesen sind.
  • Einverständnisse (Mehrfachauswahl möglich)
    • Nur Gäste, die den Wert zugeordnet haben
    • Nur Gäste, die den Wert NICHT zugeordnet haben (einer reicht)
  • Sprache (Mehrfachauswahl möglich)
    Hier kannst Du auswählen welche Sprache(n) am Gast eingestellt sein müssen, damit er im Export erscheint.

Tipp: Mit einem Klick auf den Button "Filter zurücksetzen" kannst Du die eingestellten Filter löschen.

Einstellungen

Einstellungen -

Unter dem Abschnitt "Einstellungen" hast Du zusätzlich folgende Optionen:

  • Begleitperson in extra Zeile
    Aktivierst Du diese Option, wird jede Begleitperson in einer separaten Zeile angezeigt
  • QR-Code generieren
    Aktivierst Du diese Option, wird pro Gast ein QR-Code mit einem persönlichen Einladungslink generiert.
    Achtung: Bei vielen Gästen kann der Download dadurch recht groß werden! Bei mehr als 1.000 Gästen im Export werden keine QR-Codes erstellt!

Tab "Spalten"

Tab

Wenn Du im Dialog-Fenster in den Tab "Spalten" wechselst, hast Du die Möglichkeit festzulegen, welche Informationen als Spalte im Excel-Export enthalten sein sollen.

Folgende Felder kannst Du (de-)aktivieren:

Interne Felder
  • guestoo ID
  • Externe ID
  • Einverständnisse
 Stammdaten
  • Alle / Keine
    Mit einem Klick auf einen dieser Buttons kannst Du alle bzw. keine der Stammdaten (de-)aktivieren
  • E-Mail
  • Anrede
  • Titel
  • Pronomen
  • Vorname
  • Nachname
  • Anrede-Floskel
  • Bild
  • Geburtstag
  • Geschlecht
  • Telefonnummer
  • Handynummer
  • Adresse
  • Geschäftsadresse
  • Firma
  • Position
  • Web
  • Info
  • Corona Status
  • Begleitperson Infos
Dynamische Attribute

Inhalt folgt

Eventspezifische Infos

Inhalt folgt

Sonstiges
  • Rechnungsadresse
  • Interne Notiz
  • VIP
  • Sprache
  • Tags
  • Kampagnen
  • Benachrichtigungen
  • Interne Notiz (Event)
  • Externe Notiz (Textbaustein - Event)
  • Ticket Promotion-Code
  • Eventspezifische Felder Codes
  • Stellvertreter E-Mail
  • Status
  • Datum hinzugefügt/eingeladen
  • Herkunft
  • Personen insgesamt
  • Personen eingechecked
  • Personen ausgechecked
  • Uhrzeit CheckIn
  • Uhrzeit CheckOut
  • Anmeldedatum
  • Einladungslink
  • Einladungscode
  • Absagelink
  • Link zum CheckIn
  • Manuelle Zusage
  • Manuelle Zusage Details
  • Absagegrund
  • Datum der Absage
  • Externer Test-Code (Corona)
  • Tickets
  • Sitzplatz
  • E-Mail-Absender-Einstellungen
Dynamische Textblöcke

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Export-Vorlage anlegen

Speichere Deine Export-Einstellungen für später

Export-Vorlage anlegen - Speichere Deine Export-Einstellungen für später

Wenn gewünscht, kannst Du die vorgenommenen Einstellungen und die von Dir gesetzten Filter speichern, um in Zukunft mit wenigen Klicks einen Export mit den Voreinstellungen zu generieren.

 

So gehts:

  • Setze wie oben beschrieben alle gewünschten Filter und lege fest, welche Spalten Du benötigst
  • Klicke anschließend auf das + Symbol unten links neben dem "Export starten"-Button
  • Trage den gewünschten Namen für die Export-Vorlage ein. Unter diesem Namen findest Du die Vorlage später im Dropdown-Menü.
  • Klicke auf den Button "Vorlage erstellen"
  • Fertig!
Vorlagen ändern

Um eine bereits angelegte Vorlage zu verändern, gehe wie folgt vor:

  • Wähle im Dropdown-Menü unten die gewünschte Vorlage aus
  • Nimm die gewünschten Änderungen an den Filtern und Einstellungen vor
  • Klicke auf das Zahnrad-Symbol neben dem Dropdown-Menü
  • Klicke auf den Button "Aktuelle speichern" um die neuen Einstellungen und Filter für die ausgewählte Vorlage zu speichern
  • Möchtest Du stattdessen eine komplett neue Vorlage speichern, klicke auf den Button "Als neue Vorlage anlegen". Die vorher ausgewählte Vorlage bleibt im alten Stand erhalten und es wird eine weitere Vorlage mit den überarbeiteten Einstellungen gespeichert.
  • Um eine Vorlage zu löschen, klicke auf das Papierkorb-Symbol