Check-in der Gäste mit der mobilen guestoo App

Der Check-in mit der mobilen guestoo App für Apple und Android ist ganz einfach.

So gehts:

1. Lade die guestoo Manager App im App Store oder Google Play Store kostenlos herunter
2. Logge Dich mit deinen guestoo-Daten in der App ein
3. Scanne den QR-Code Deines Gastes ein
4. Bestätige den Check-in im Check-in-Screen
5. Fertig - scanne den QR-Code des nächsten Gastes ein

Im folgenden erklären wir Dir ausführlich, welche Einstellungen hierfür nötig sind und wo Du sie findest.

Damit Du Deine Gäste mit ihrem QR-Code zum Event einchecken kannst, muss vorab sichergestellt sein, dass der Gast seinen QR-Code als Anhang in der Bestätigungs-E-Mail erhält.

So gehts:

• Gehe in den "Settings"-Tab Deines Events
• Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess" und suche nach der Überschrift "Automatische Anhänge in der Bestätigungs-E-Mail"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Du hast verschiedene Möglichkeiten, Deinen Gästen ihren individuellen QR-Code zum Check-in zur Verfügung zu stellen.
  Entscheide Dich für mindestens eine dieser Optionen, indem Du den Schalter auf Grün stellst (Mehrfachauswahl möglich):
  
  • Eintrittskarte/Ticket
    Das Ticket inkl. QR-Code wird als PDF-Datei an die Bestätigungs-E-Mail angehängt.
  • Apple Wallet
    Die Bestätigungs-E-Mail enthält pro angemeldeter Person (Hauptgast + ggf. Begleitperson/en) einen Link zu einem individuellen Apple Wallet.
  • Google Wallet
    Die Bestätigungs-E-Mail enthält pro angemeldeter Person (Hauptgast + ggf. Begleitperson/en) einen Link zu einem individuellen Google Wallet.
  • QR-Code zum Einchecken als Bild
    Der QR-Code wird als Bild in den E-Mail-Text eingebettet.
• Klicke oben rechts auf "Speichern"

Nachdem Du die oben erklärten Einstellungen vorgenommen hast, musst Du nur noch die kostenlose guestoo-App auf Deinen Check-in-Geräten herunterladen und einrichten.

So gehts:

• Lade Dir die kostenlose guestoo Manager App im App Store / Play Store herunter - die Direkt-Links zu den aktuellsten Versionen findest Du auf dieser Seite.
• Starte die guestoo Manager App
• Tippe auf den Tab "Cloud"
• Logge Dich mit Deinen Anmeldedaten (E-Mail & Passwort) von guestoo ein
• Hinweis: Wenn Du guestoo auf Deinem eigenen Server nutzt, tippe stattdessen auf den Tab "Server" und trage dort die Anmeldedaten, sowie die URL Deines Servers ein
• Wenn Du in mehreren Agenturen arbeitest, wähle die Agentur aus, in der sich das Event befindet, zu dem Du die Gäste einchecken möchtest

Hinweis: Wenn Dir weiteres Personal beim Check-in helfen soll und ihr somit mit mehreren Geräten zum Check-in arbeiten wollt, empfehlen wir Dir für jede Person bzw. jeden Schalter einen eigenen Agentur-Benutzer anzulegen. Wie das geht erfährst Du auf dieser Seite.

Wenn die oben genannten Voreinstellungen sichergestellt sind, sieht der Ablauf für den Gast wie folgt aus:

1. Der Gast meldet sich über das Anmeldeformular zum Event an
2. Nach erfolgter Anmeldung (und ggf. Klick auf den Link in der DOI-E-Mail und Bestätigung der Teilnahme durch den Veranstalter) erhält er eine Bestätigungs-E-Mail inkl. einem Ticket als PDF-Anhang und, falls aktiviert, einen Link zu einem Apple/Google-Wallet
3. Am Einlass zeigt der Gast den QR-Code vor, der sich im PDF-Ticket bzw. im Apple/Google-Wallet befindet. Der QR-Code kann entweder in gedruckter Form oder auf dem Smartphone vorgezeigt werden.

So checkst Du Deine Gäste am Tag des Events ein:

• Öffne die guestoo Manager App und logge Dich, falls nicht bereits geschehen, mit Deinen Anmeldedaten ein
• Wechsle in der Leiste unten in den Tab "Check-in Scan"
• Halte die Kamera so über das Ticket oder das Smartphone des Gastes, dass der QR-Code sich im Scan-Feld befindet
• Wenn der QR-Code nicht gelesen werden kann, bitte den Gast darum das Display seines mobilen Endgeräts heller einzustellen
• Dir werden nun die Daten des Gastes sowie eventspezifische Infos angezeigt
• Unterhalb der Infos des Gastes hast Du folgende Möglichkeiten
  
  • Namensschild drucken
    Wenn Du vorab alle nötigen Einstellungen vorgenommen hast, kannst Du mit einem Klick auf diesen Button direkt das entsprechende Namensschild für den Gast ausdrucken. Dir wird eine PDF-Datei angezeigt, die Du als Druckauftrag an Deinen (Label-)Drucker weiterleiten kannst.
  • Ein- oder Auschecken
    Mit einem Klick auf diesen Button werden alle Gäste der Anmeldung (Hauptgast + Begleitperson/en) entsprechend ihres aktuellen Status entweder ein- oder ausgecheckt. Noch nicht eingecheckte Gäste werden eingecheckt, bereits eingecheckte Gäste werden ausgecheckt.
  • Alle Einchecken
    Mit einem Klick auf diesen Button werden alle Gäste der Anmeldung (Hauptgast + Begleitperson/en) eingecheckt.
  • Getrennt einchecken
    Wenn Du auf diesen Button klickst, kannst Du im Dialog-Fenster auswählen, welche Gäste der Anmeldung Du einchecken möchtest. Das ist z. B. hilfreich, wenn eine der Begleitpersonen erst später dazu kommt. Zum Bestätigen klickst Du auf den Button "Auswahl einchecken"
• Wenn der Check-n erfolgt ist, wird Dir kurz eine Hinweismeldung angezeigt: "Das hat geklappt. Sie haben X Personen eingecheckt"

Hinweise zum (mehrfachen) Check-in / Check-out

• Solltest Du einen Gast versehentlich eingecheckt haben, hast Du die Möglichkeit auf den Button "Check-in rückgängig machen" zu klicken
• Wenn ein Gast bereits eingecheckt wurde und Du den QR-Code erneut einscannst, hast Du die Möglichkeit den Gast mit einem Klick auf den Button "Check-out" auszuchecken
• Nachdem ein Gast ausgecheckt wurde, kannst Du ihn jederzeit erneut einchecken. Das ist vor allem für mehrtägige Events hilfreich, um die jeweiligen Anwesenheits-Zeiten des Gastes zu dokumentieren. Du kannst jeden Gast beliebig oft neu einchecken, vorausgesetzt er wurde vorher wieder ausgecheckt (manuell oder mit Hilfe des automatischen Check-outs)

Wenn ein Gast seinen QR-Code vergessen hat oder kein mobiles Endgerät besitzt, kannst Du ihn auch manuell einchecken.

So gehts:

• Klicke im Tab "Check-in Scan" in der App unten auf den Button "Manuell einchecken"
• Wähle das gewünschte Event aus der Liste aus
• Wechsle in den Tab "Gäste"
• Suche den Gast anhand seines Namens mit Hilfe der Suchleiste oder durch Scrollen durch die Liste
• Klicke auf das Zahnrad-Symbol neben dem Gast
• Klicke auf die Option "Check-in Ansicht"
• Unterhalb der Infos des Gastes hast Du folgende Möglichkeiten
  
  • Namensschild drucken
    Wenn Du vorab alle nötigen Einstellungen vorgenommen hast, kannst Du mit einem Klick auf diesen Button direkt das entsprechende Namensschild für den Gast ausdrucken. Dir wird eine PDF-Datei angezeigt, die Du als Druckauftrag an Deinen (Label-)Drucker weiterleiten kannst.
  • Ein- oder Auschecken
    Mit einem Klick auf diesen Button werden alle Gäste der Anmeldung (Hauptgast + Begleitperson/en) entsprechend ihres aktuellen Status entweder ein- oder ausgecheckt. Noch nicht eingecheckte Gäste werden eingecheckt, bereits eingecheckte Gäste werden ausgecheckt.
  • Alle Einchecken
    Mit einem Klick auf diesen Button werden alle Gäste der Anmeldung (Hauptgast + Begleitperson/en) eingecheckt.
  • Getrennt einchecken
    Wenn Du auf diesen Button klickst, kannst Du im Dialog-Fenster auswählen, welche Gäste der Anmeldung Du einchecken möchtest. Das ist z. B. hilfreich, wenn eine der Begleitpersonen erst später dazu kommt. Zum Bestätigen klickst Du auf den Button "Auswahl einchecken"
• Wenn der Check-in erfolgt ist, wird Dir kurz eine Hinweismeldung angezeigt: "Das hat geklappt. Sie haben X Personen eingecheckt"

• Solltest Du einen Gast versehentlich eingecheckt haben, hast Du die Möglichkeit auf den Button "Check-in rückgängig machen" zu klicken
• Wenn ein Gast bereits eingecheckt wurde und Du den QR-Code erneut einscannst, hast Du die Möglichkeit den Gast mit einem Klick auf den Button "Check-out" auszuchecken
• Nachdem ein Gast ausgecheckt wurde, kannst Du ihn jederzeit erneut einchecken. Das ist vor allem für mehrtägige Events hilfreich, um die jeweiligen Anwesenheits-Zeiten des Gastes zu dokumentieren.
• Du kannst jeden Gast beliebig oft neu einchecken, vorausgesetzt er wurde vorher wieder ausgecheckt. Der Check-out kann entweder manuell oder mit Hilfe des automatischen Check-outs erfolgen.