FAQ / Häufig gestellte Fragen

Hier beantworten wir Dir die am häufigsten gestellten Fragen zu guestoo

Kann ich meine Fragen telefonisch mit Euch besprechen?

 

Da wir ein relativ kleines Team sind und wir unseren Kunden den Frust durch eine Beauftragung einer fremden Hotline ohne Fachkompetenz ersparen möchten, ist kurzfristiger Telefon-Support für uns in der Regel leider nicht umsetzbar. Daher bieten wir telefonischen Support zur Klärung komplexer Probleme oder für Produkt-Demonstrationen aktuell nur nach vorheriger Termin-Vereinbarung an.

Die meisten Fragen und Probleme lassen sich erfahrungsgemäß aber auch schnell (und häufig effizienter) per E-Mail lösen. Sende uns daher am Besten zunächst eine E-Mail an support@guestoo.de, in der Du Deine Fragen schilderst (ggf. mit Link zum Event + Screenshots). Auf diesem Weg können Deine Fragen direkt von der Person im Team beantwortet werden, die dazu am Besten befähigt ist. Bei Bedarf können wir auf diesem Wege auch einen Termin für ein Telefonat/Online-Meeting vereinbaren.

Wie lege ich ein Event in guestoo an?

 

Wenn Du noch nie ein Event bei guestoo erstellt hast, findest Du auf dieser Seite eine Kurzanleitung inklusive Video-Tutorial.

Wie kann ich weitere Kontakte / Events zu meinem guestoo Tarif hinzubuchen?

 

Wenn Du mehr Kontakte oder Events brauchst als in Deinem Tarif beinhaltet sind, kannst Du ganz die Kontakte oder Events ganz einfach aufstocken.

 

Sende uns hierzu eine E-Mail an support@guestoo.de mit folgenden Daten:

  • Name der Agentur
  • E-Mail-Adresse, unter der die Agentur angemeldet ist
  • Gewünschte Anzahl der zusätzlichen Kontakte / Events

 

Die Konditionen zum Zubuchen der Kontakte findest Du jeweils in der Übersicht Deines Tarifs unter den Abschnitten "Gleichzeitig aktive Events" bzw. "Kontakte insgesamt":

Warum kommen E-Mails nicht an?

 

Es kommt leider immer mal wieder vor, dass E-Mails, die über guestoo versendet werden, augenscheinlich "nicht zugestellt" werden.

Wir bekommen solche Anfragen häufiger und haben daher regelmäßig getestet, woran es liegt, um einen Fehler seitens guestoo auszuschließen. 

 

Hierbei konnten wir folgende häufige Fehlerquellen ausfindig machen:

  • Postfach war voll (Text-E-Mails gingen noch durch, aber E-Mails mit Anhang wurden nicht mehr akzeptiert)
  • Die E-Mail ist im Spam-Ordner gelandet*
  • Der E-Mail-Provider hat die E-Mail nicht weitergeleitet*
  • Es wurde vom Gast die falsche E-Mail-Adresse angegeben

*Beim Thema Spam sind wir immer hoch sensibel und prüfen, ob unsere E-Mail-Server auf Blacklists stehen oder ob der Aufbau der E-Mails selbst Probleme bereiten könnte. Hier haben wir aber immer eine sehr sehr gute Reputation. Trotzdem kann ein Herausfiltern nicht komplett ausgeschlossen werden - das ist aber systemunabhängig und liegt an den E-Mail-Providern.

 

Wenn Du bereits alle anderen Fehlerquellen ausgeschlossen hast, können wir gerne beispielhaft E-Mails überprüfen, die nicht angekommen sind.

Sende hierzu bitte eine Anfrage an support@guestoo.de, die die entsprechende(n) E-Mail-Adresse(n) enthält. Wir überprüfen dann gerne, ob die E-Mail(s) rausgegangen sind und wo eventuell der Fehler liegen könnte.

Kann ich meine eigene E-Mail-Adresse als Absender verwenden?

 

Ja, das ist möglich.

Alle nötigen Informationen zu den Kosten und den Voreinstellungen, die hierzu vorgenommen werden müssen, findest Du auf dieser Seite.

Wie kann ich die freien / verfügbaren Plätze auf der Eventseite ausblenden?

Wie kann ich die freien / verfügbaren Plätze auf der Eventseite ausblenden? -

Du kannst die Anzahl der verfügbaren Plätze im "Design"-Tab Deines Events ausblenden.


Scrolle hierzu zum Abschnitt "Elemente und Buttons anzeigen/ausblenden" und deaktiviere (Schalter auf Rot) die Option "Freie Plätze auf der Microsite zeigen"

 

Weitere Informationen findest Du in unserer Doku.

Wie kann ich den Abschnitt "Daten speichern fürs nächste Mal" im Anmeldeformular ausblenden?

Wie kann ich den Abschnitt

Du kannst die Anzahl der verfügbaren Plätze im "Design"-Tab Deines Events ausblenden.


Scrolle hierzu zum Abschnitt "Elemente und Buttons anzeigen/ausblenden" und aktiviere (Schalter auf Grün) die Option " 'Daten speichern fürs nächste Mal' verbergen"

 

Weitere Informationen findest Du in unserer Doku.

Wie kann ich den Sprachwechsler auf der Event-Seite / im Anmeldeformular ausblenden?

Du kannst den Sprachwechsler im "Design"-Tab Deines Events ausblenden.


Scrolle hierzu zum Abschnitt "Elemente und Buttons anzeigen/ausblenden" und aktiviere (Schalter auf Grün) die Option "Sprachwechsler ausblenden"

 

Weitere Informationen findest Du in unserer Doku.

Mit welchem Passwort kann ich den Export entpacken?

Mit welchem Passwort kann ich den Export entpacken? -

Das Passwort, das Du zum Entpacken Deiner Exporte benötigst, findest Du unter Agentur > Infos > Sicherheit.

 

Du kannst es hier sowohl einsehen als auch ändern.

 

Weitere Informationen hierzu findest Du in unserer Doku.

Wie kann ich die Abfrage der Rechnungsadresse im Bezahlprozess ausblenden?

Wie kann ich die Abfrage der Rechnungsadresse im Bezahlprozess ausblenden? -

Wenn Du nicht möchtest, dass im Bestellprozess eine Rechnungsadresse von den Gästen abgefragt wird, kannst Du diese Felder im Event unter Tickets > Einstellungen deaktivieren. Weitere Informationen dazu findest Du auf dieser Seite.

 

Diese Option kannst Du z. B. dann nutzen, wenn Du Dich außerhalb von guestoo um die Rechnungsstellung kümmern möchtest.

Hinweis: Wenn Du mit guestoo automatische Rechnungen erstellen möchtest, solltest Du diese Option auf keinen Fall aktivieren!!

Wie kann ich das Gutscheincode Feld ausblenden?

Wie kann ich das Gutscheincode Feld ausblenden? -

Wenn Du Deinen Gästen bei der Anmeldung zum Event das Einlösen von Gutscheinen nicht erlauben möchtest, kannst Du dies am Event unter Tickets > Einstellungen ausstellen. Deinen Gästen wird dann kein Feld zur Eingabe von Gutschein-Codes angezeigt.

 

Weitere Informationen hierzu findest Du auf dieser Seite.

Wie kann ich andere Personen zu meiner Agentur hinzufügen?

Wie kann ich andere Personen zu meiner Agentur hinzufügen? -

Wenn Du gemeinsam mit Deinen Kollegen oder anderen Verantwortlichen ein Event planst, kannst Du diese Person(en) als Benutzer zu Deiner Agentur einladen.

Wie das geht, erfährst Du in unserer Doku.

 

Diese Vorgehensweise kannst Du z. B. auch für Wedding-Planner, Mitarbeiter, Eventmanager oder das CheckIn-Personal vor Ort nutzen, um ihnen den nötigen Zugriff zu den Event- und Agenturdaten zu gewähren.

Wie kann ich PayPal / Stripe als Zahlungsart aktivieren?

Wie kann ich PayPal / Stripe als Zahlungsart aktivieren? -

 Welche Daten Du für die Verbindung von guestoo mit Deinem PayPal / Stripe Account benötigst und was Du hierfür beachten musst, ist in unserer Doku erklärt.

 

Eine Erklärung, wie Du die einzelnen Zahlungsarten am Event (de-)aktivieren kannst, findest Du hier.

Wie kann ich einen AVV / Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit Euch abschließen?

 

Um Euch das Abschließen eines Auftragsverarbeitungsvertrags so leicht wie möglich zu machen, haben wir diesen Prozess digitalisiert.

 

Wie Du in wenigen Schritten einen AVV mit guestoo / der Code Piraten GmbH abschließt, ist auf dieser Seite erklärt.

Warum können meine Gäste nicht absagen?

Warum können meine Gäste nicht absagen? -

Wenn Du Deine Gäste mit einem persönlichen Einladungscode per E-Mail zu Deinem Event einlädst, erhalten sie automatisch die Option ihre Teilnahme am Event abzusagen.

Nutzt Du allerdings einen allgemeinen Einladungslink, der für alle Gäste derselbe ist (ohne Einladungscode), sehen sie nicht automatisch einen Absagen-Button. Du musst Du die Absage-Funktion erst aktivieren.

So gehts:

  • Gehe in Dein Event
  • Wechsle in den Tab "Settings"
  • Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Aktiviere die Option "Absagen ohne persönliche Einladung"
  • Wenn Du bereits Gäste zu Deiner Gästeliste hinzugefügt hast oder einzelne Gäste mit persönlichem Einladungscode eingeladen hast, aktiviere zusätzlich die Option "Absagen ohne persönliche Einladung mit Gästeliste abgleichen"
  • Klicke oben rechts auf "Speichern"
  • Fertig - der Absage-Button erscheint jetzt auch für nicht persönlich eingeladene Gäste!

Warum wird beim erneuten Senden einer Einladung ein alter Text verwendet?

Warum wird beim erneuten Senden einer Einladung ein alter Text verwendet? -

Wenn Du eine Einladung erneut an einen Gast versendest, wird standardmäßig derselbe Text verwendet, wie in der ursprünglichen Einladungs-E-Mail. Diese Information wird Dir ebenfalls als Hinweis angezeigt, wenn Du im Menü auf "Einladung neu senden" klickst.

Falls Du in der Zwischenzeit Änderungen an den Standard E-Mail-Texten vorgenommen hast und stattdessen die neueste Version der Einladungs-E-Mail an den Gast senden möchtest, klicke unterhalb des Hinweis-Textes auf den Link "Aktuellen Text verwenden"

Wieso wird in meinem Event angezeigt, dass es sich um eine Vorlage handelt?

Wieso wird in meinem Event angezeigt, dass es sich um eine Vorlage handelt? -

"Sie arbeiten in einer Vorlage. Der Anmeldeprozess dient nur dazu die Vorlage zu testen. Bitte erstellen Sie für produktive Anmeldungen ein Event aus dieser Vorlage."

 

Wenn dieser Hinweis bei der Anmeldung zu Deinem Event angezeigt wird, dann liegt das daran, dass Du nur eine Vorlage angelegt hast und kein eigenständiges Event.

 

So legst Du ein Event aus Deiner Vorlage an:

  • Gehe in den Menüpunkt "Events"
  • Suche nach der gewünschten Vorlage
  • Klicke auf das Zahnrad-Symbol neben der Vorlage
  • Wähle die Option "Duplizieren" aus
  • Klicke auf den Button "+Event anlegen"
  • Fertig - Du hast nun ein Event erstellt
  • Achtung: Das Event hat eine andere URL als die Vorlage!

Wenn sich unter Deiner Vorlage bereits Gäste zum Event angemeldet haben oder Du bereits Einladungen mit dieser URL verschickt hast, wende Dich an support@guestoo.de und schicke uns die URL zur Event-Vorlage zu. Wir können die Vorlage dann für Dich in ein Event umwandeln, damit keine Anmeldedaten der Gäste verloren gehen.

Warum fehlt in meinem Excel-Export eine Spalte?

Warum fehlt in meinem Excel-Export eine Spalte? -

 

Du kannst beim Generieren des Excel-Exports selber festlegen, welche Felder Dir als eigene Spalte angezeigt werden sollen.

Wechsle hierfür in den Tab "Spalten" des Dialog-Fensters, in dem Du den Export anforderst.

Dort kannst Du für jedes Formularfeld (Stammdaten, eventspezifische Felder, etc.) festlegen, ob es als Spalte in der Excel-Tabelle auftauchen soll.

Mein Event ist verschwunden - was kann ich tun?

Mein Event ist verschwunden - was kann ich tun? -

Wenn Du Dein Event nicht in der Event-Übersicht finden kannst, liegt das häufig daran, dass ein Filter gesetzt ist.

Um eventuell gesetzte Filter zu entfernen, klicke auf das Filter-Feld rechts über der Event-Liste. Im Dialog-Fenster kannst Du die Filter anpassen oder entfernen.

Ich habe versehentlich mein Event gelöscht - was nun?

 

Wenn Du aus Versehen ein Event gelöscht hast, kannst Du es nicht selber wiederherstellen.

 

Wende Dich in diesem Fall bitte innerhalb von 24 Stunden an support@guestoo.de und nenne uns folgende Daten:

  • Name der Agentur
  • E-Mail-Adresse, unter der die Agentur registriert ist
  • Name des gelöschten Events

Wie lange hat ein Gast nach dem Ticket-Kauf Zeit seine Bestellung zu bezahlen?

 

Bei Ticket-Bestellungen werden die Tickets für insgesamt zwei Stunden für den Gast reserviert.

Reagiert der Gast nicht innerhalb von einer Stunde auf die E-Mail mit den Zahlungsinformationen, wird die Bestätigungs-/DOI-E-Mail erneut versendet. Nach einer weiteren Stunde (insgesamt zwei Stunden nach Bestellung) wird die Reservierung aufgehoben und die Tickets werden wieder für andere Gäste zum Kauf freigegeben.

 

Wird der Link in der E-Mail aufgerufen, der Bezahlprozess aber nicht abgeschlossen, bekommt der Gast nach einer Stunde erneut eine E-Mail. Zwei Stunden nach dem Klicken des Links wird die Ticket-Reservierung aufgehoben.

 

Wird der Link nach Ablauf der zwei Stunden aufgerufen, wird vom System geprüft, ob es noch verfügbare Tickets gibt. Ist dies der Fall, läuft der Prozess normal weiter und der Gast kann seinen Kauf abschließen. Gibt es keine Tickets mehr, landet der Gast auf der Warteliste (falls aktiviert) oder erhält eine Fehlermeldung (falls die Warteliste nicht genutzt wird).