Datenblatt All-In-Clubtarif

Die Cloud Business Lizenz ist ideal für alle die ein flexibles und komfortables Gästemanagement benötigen und einen hohen Anspruch an optische Anpassungen haben. Aber trotzdem eine flexible Laufzeit wünschen. Mit der guestoo Cloud Lizenz kann sofort losgelegt werden.


Dieser Tarif ist nur für Clubs und Diskotheken gültig.

  • Preis € 184,44 / Monat (Club-Convention-Special) € 159 netto zzgl. 19% MwSt. (€ 25,44)
  • Laufzeit 1 MonatLaufzeit verlängert sich automatisch um 1 Monate, wenn nicht bis zum letzten Tag des Monats auf einen anderen Tarif umgestellt (z.B. Free) oder der Account gelöscht wird.
  • Besucher Insgesamt 5.000
    Die maximale Anzahl der Besucher im Adressbuch. Jeder Gast (auch die geplanten) aus einem Event landet als Kontakt in Deinem Adressbuch. Ist ein Kontakt bei 2 Events, zählt er trotzdem als 1 Kontakt.
  • Aktive Events 250 Gleichzeitig aktive Events. Aktive Events sind diejenigen, die nicht auf offline stehen und deren Eventdatum noch nicht abgelaufen ist.
  • Agentur-Mitarbeiter 10 Füge Personen zu Deinem Account hinzu, die Dich in unterschiedlichen Rollen bei der Planung unterstützen. Jeder sieht nur so viel, wie er zur Erfüllung seiner Aufgaben braucht. Checkin-Manager sehen z.B. nur die Gästeliste und den Checkin-Screen eines bestimmten Events.

Features dieses Tarifs:

Pandemie/Corona Export + Infomail

guestoo liefert Dir die Info, welcher Gast zu welchem Zeitpunkt da war. So kannst Du ganz einfach eine Excel-Liste mit den betroffenen Gästen exportieren und sie ans Gesundheitsamt weitergeben oder je nach Anforderung ein Infomail an die diese Auswahl senden.

Von Mensch zu Mensch

guestoo soll den persönlichen Kontakt nicht unterbinden. Nur Zeit schaffen, für die wichtigen Dinge. Wir wissen auch, dass es Menschen gibt, die kein Internet haben. Daher kann man alles in guestoo auch manuell pflegen. Wenn sich zum Beispiel jemand per Telefon anmelden möchte oder spontan vor Ort erscheint.

Eintrittskarte, Apple Wallet Pass & Kalendereintrag

Sende Deinen Gästen in der Bestätigungsmail Eintrittskarten als PDF, ein Apple Wallet Ticket und einen Kalendereintrag zum speichern im eigenen Kalender wenn Du ihn bestätigst. Die Eintrittskarte erschein in Deinen Farben und mit Deinem Eventbild. Sie beinhaltet einen QR-Code zum einchecken, sowie die wichtigsten Anmeldedaten des Gastes.

Immer im Blick wie viele Leute aktuell auf Deinem Event sind

CheckOut Deiner Gäste

Checke Deine Gäste aus wenn Sie gehen. Der CheckIn in Kombination mit dem CheckOut erlaubt es Dir immer genau zu wissen, wie viele Leute gerade auf Deinem Event sind. Wir dokumentieren das Einchecken und Auschecken am Gast, so hast Du auch nach dem Event immer die Übersicht wer wann da war. Super geeignet um die Corona-Regeln für die Events einzuhalten und zu dokumentieren. Im Notfall können so die Infektionsketten sogar einfacher nachgewiesen werden.

  Bis Ende 2020

Termine vergeben auf Deinen Events

Timeslots

Dieses Feature ist aktuell in allen Tarifen kostenlos enthalten. Wir möchten Euch damit die Möglichkeit geben, Warteschlangen zu vermeiden und eure Gäste zu bestimmten Zeiten kommen zu lassen. So habt Ihr immer die Kontrolle wer wann kommt. Mit Timeslots hast Du die Möglichkeit Deinen Gästen Termine auf einem Event anzubieten. Z.B. Workshops, Interviews, etc. Für jeden Timeslot kannst Du die Teilnehmerzahl begrenzen, so dass z.B. nur 20 Gäste den Workshop besuchen dürfen. Der Gast selbst kann die Termine in seinen Kalender importieren. Wenn Du z.B. Termine auf einer Messe vergibst, kannst Du die alle Termine in Deinen Kalender ziehen, so dass Du immer genau weisst wann welcher Termin mit wem ansteht.

  Aktuell wegen Corona in allen Tarifen kostenlos

Eventseite individualisieren

Du kannst die Eventseite mit Farben, Logo, Hintergrundbild, einem Evenbild und einer Formatierten Beschreibung (inkl. weitere Bilder & Videos) so gestalten, wie es Dir gefällt.

Vorlagen erstellen & verwenden

Erstelle eigene Vorlagen und nutze sie für spätere Events oder nutze die guestoo Vorlagen für die gängigsten Verwendungsarten (Party, Probefahrten, Konferenzen, …).

Mehrere Gäste mit der gleichen E-Mailadresse anmelden

Stellvertreter E-Mailadresse

Manchmal ist es notwendig, dass mehrere Gäste mit der gleichen Mailadresse angemeldet werden. Z.B. wenn Firmenmitabeiter zentral angemeldet werden oder wenn in einer Familie nur eine E-Mailadresse existiert. Pro Event kannst Du entscheiden, ob mehrere Gäste sich mit der gleichen Mailadresse anmelden dürfen. Aktivierst Du die Aktion kann der Gast bei der Anmeldung die Option "Stellvertreter-Anmeldung" aktivieren und die gleiche Mailadresse für mehrere Gäste verwenden. Am Gast wird dann die E-Mailadresse als Stellvertreter gespeichert und alle Mails gehen an diese Adresse (z.B. Einladungen, Infomailungs und Bestätigungen). Bekommt der Gast seine individuelle Adresse, gehen ab diesem Zeitpunkt alle Mails an diese, nicht mehr an den Stellvertreter.

Personalisierte Ansprache auf der Eventseite

Bei Einladungsmails ist der Wunsch nach einer individuellen und personalisierten Ansprache des Gastes selbstverständlich. Auf der Event-Microsite oder im Anmeldeformular ist ein "Hallo Stefan, altes Haus" oder ein "Herzlich Willkommen Herr Prof. Dr. Beispielmann" für Deinen Gast aber genau so schön! Alternativ kannst Du für bestimmte Gäste auch einen komplett individuellen Text anzeigen lassen (z.B. seine VIP-Vorteile).

Einfache Integration in die eigene Website

Um guestoo in die eigene Website zu integrieren gibt es viele Möglichkeiten. Nutze nur das Anmeldeformular und binde es als iFrame auf der eigenen Website ein oder nutze unsere Event-Api und generiere automatisch Eventeinträge für jedes oder nur bestimmte Events, die Du in guestoo angelegt hast. » Details

Anmelden ab / Anmeldung möglich bis

Anmledefristen

An jedem Event kann festgelegt werden, ab wann sich die Gäste anmelden dürfen und bis wann die Anmeldung geöffnet ist.

Anmeldeprozess mit oder ohne DOI-Mail

Du kannst pro Event einstellen, ob der Gast seine Anmeldung noch einmal über eine Double-Opt-in Mail bestätigen muss oder er direkt nach ausfüllen des Anmeldeformulars angemeldet ist.

Daten exportieren & importieren

guestoo bietet neben der API viele Import- und Export Möglichkeiten. So kannst Du per Excel z.B. Deine Gästeliste importieren oder für das Event die Gästeliste exportieren. Beispiele: Ein Excel-Export aller Gäste und deren Anmeldedaten. Inkl. deren Status und individuellen Einladungscodes zum Import ins eigen CRM-System. Ein PDF-Export der Gästeliste zum abhaken oder Unterschreiben durch die Gäste am Abend. Ein Import der Gäste per Excel.

Dynamische Anmeldeformulare

Du bestimmst welche Daten (Name, Foto, Fisch oder Fleisch, …) pro Event für die Anmeldung benötigt werden und wie viele Begleitpersonen ein Gast mit anmelden darf.

Auch in gedruckter Form + QR-Code und personalisiertem Einladungsscode

Individuelle, personalisierte Einladungen & Eintrittskarten erstellen

Unsere API oder Excel-Export liefert Dir alle Daten, die Du benötigst um individuelle Einladungen und Eintrittskarten (per Serienbrieffunktion von Word oder mit der Druckerei Deiner Wahl) zu gestalten. Sei es gedruckt, aus dem eigenen CRM-System oder deinem Newslettersystem. Manche Events sind so exclusiv, dass man eine besondere Einladung versenden will oder vielleicht sind nicht zu allen Gästen die E-Mailadressen bekannt. Um hierzu den Gästen die Anmeldung zu erleichtern oder nur den eingeladenen Personen Zutritt zur Website und der Anmeldung zu verschaffen gibt es die Einladungscodes. Diese sind individuell pro Gast und können als mit unserem Excel-Export z.B. an Druckereien mitgegeben werden. Es können auch blanko Codes erstellt werden, wenn sie die Einladungen z.B. auf Messen verteilen möchten.

Du oder Sie

Lege am Event und/oder am Gast fest, ob Du den Gast mit Du oder Sie (Standard) ansprechen möchtest.

Übersicht für Deine Gäste & Auskunftsseite über persönliche Daten

Deine Gäste haben ein eigenes Dashboard mit dem sie all Ihre Events- und Ihre Daten im Überblick haben. Können sie mal doch nicht zu einem Event kommen, ist es ganz einfach für sie abzusagen, so dass wartende Gäste nachrutschen können. Wenn Sie Auskunft über Ihre persönlichen Daten haben möchten, die in guestoo gespeichert sind können Sie diese hier einsehen, bearbeiten oder löschen.

Option: Event nur mit Einladung sehen

Nur Gäste, die Eingeladen wurden dürfen die Eventseite sehen und sich anmelden. Die Legitimation erfolgt direkt aus der Mail per Einladungslink oder über die Eingabe eines Einladungscodes. Der Einladungscode ist personalisiert.

Automatischer CheckIn/-CheckOut

Checke Deine Gäste automatisch regelbasiert ein und/oder aus. Zum Beispiel direkt bei der Anmeldung, zur Startzeit des Events, Auschecken zum Ende des Events, 3 Stunden nach dem Checkin, etc. Nutze das zum Beispiel für die Gastdaten-Erfassung oder wenn Du Deine Gäste nicht manuell auschecken willst. Du kannst dieses Feature übrigens gut mit dem Self-CheckIn/-CheckOut kombinieren.

Self-CheckIn/-CheckOut per Link

Mit dem Self-CheckIn/CheckOut-Feature kannst Du Deinen Gästen zu einer von Dir festgelegten Zeit vor dem Event eine automatisierte Mail schicken lassen, mit einem Checkin-Button. Über diesen Button kann der Gast sich selbst zum Event einchecken. Auf Wunsch kannst Du ihn nach dem CheckIn auf eine von Dir festgelegte Seite weiterleiten. Zum Beispiel zu Deiner Online Veranstaltung. So kannst Du dann auch nachverfolgen, welcher Deiner Gäste auch tatsächlich da waren. Du kannst Deinen Gästen auch das CheckOut ermöglichen. Ist diese Funktion am Event aktiv, erhält der Gast nach dem CheckIn automatisch eine Mail mit einem Link über den er sich auschecken kann. Diese Funktion kannst Du übrigens auch mit dem Auto-CheckIn/-CheckOut kombinieren.

Eigene Kurz-URL zum Event

Mit diesem Feature kannst du eine kurze URL zu Deinem Event generieren und z.B. in gedruckten Einladungen oder Flyer nutzen ( z.B. gstoo.de/meineParty ).

Galerie am Event

Mache Deine Eventseite noch interessanter und füge eine Bildergalerie hinzu. Oder spiele im Nachgang an das Event die Bilder hoch und informiere Deine Gäste. Du entscheidest, wer die Bilder sehen darf (alle, nur Eingeladene Gäste, nur Gäste die auf dem Event waren, …).

Checkin / Einlasskontrolle

Checken Deine Gäste ganz einfach am Eingang mit der guestoo App ein. Scanne dazu den QR-Code auf der Eintrittskarte, dem Apple Wallet Ticket oder dem Bild in der Bestätigungsmail ein und exportieren die tatsächlich erschienenen Gäste für das Finanzamt. Du kannst Hauptgast und Begleitperson(en) auch getrennt einchecken, wenn einer mal etwas später kommt. P.S. Du kannst Deine Gäste auch ohne QR-Code Scanner über das Backend einchecken.

Pro Event aktivierbar

Warteliste

Wenn alle Plätze eines Events belegt sind, kannst Du es den Gästen trotzdem erlauben sich anzumelden. Die Gäste bekommen bei der Anmeldung eine entsprechende Info, dass Sie auf einer Warteliste landen. Du kannst dann frei entscheiden, welchen Gast Du nachrücken lässt (oder einfach nach dem Anmeldedatum vorgehen).

Passwortschutz für Events

Jeder der die Eventwebsite aufruft, wird aufgefordert das Passwort einzugeben. Erst nach erfolgreicher Eingabe gelangt der Gast auf die Eventwebsite, sieht die Eventdetails und kann sich anmelden.

Erweiterte Event-Übersichtsseite

guestoo stellt Dir in allen Tarifen eine kostenlose Event-Übersichtsseite zur Verfügung, mit der Du alle deine öffentlichen Events präsentieren kannst. Mit der erweiterten Funktion kannst Du diese als Kalender darstellen oder für die Einbindung in Deine Website optimiert ausgeben. Zusätzlich kannst Du festlegen, ob die Eventseite geöffnet werden soll oder direkt das Anmeldeformular.

Bezahlte Tickets

Du kannst pro Event verschiedene bezahlte Tickets anbieten (z.B. Standard und VIP), die Deine Gäste kaufen können. Lege an jedem Ticket folgendes fest: Verfügbar bis, Kontingent, Preis, MwSt.-Satz und einen Promotion Code, wenn das Ticket nicht standardmäßig sichtbar sein soll. Du kannst guestoo mit Deinem PayPal- oder Stripe-Account verbinden und so neben der Zahlung per Vorkasse oder Rechnung auch die Zahlung per SEPA, SOFORT, Kreditkarte oder PayPal anbieten. Das Geld landet dann direkt bei Dir. Pro Event kannst Du zusätzlich die Währung der Tickets bestimmen.

Erweiterte Ticket Optionen

Lege am Ticket fest, ob es für den Hauptgast, die Begleitperson oder beide verfügbar ist. Biete dem Gast neben dem Hauptticket noch weitere Optionen an, die er dazubuchen kann (z.B. neben dem normalen Eintritt auch ein Meet and Greet mit einem besonderen Redner) und erstelle Abhängige Tickets, die nur gebucht werden können wenn ein bestimmtes anderes Ticket gewählt wurde. Ab sofort können Gäste nicht nur Tickets dazubuchen oder nicht, sondern auch eine Mengenangabe für die Zusatztickets hinterlegen.

  € 7 pro Monat zzgl. 19% MwSt.

Erweitertes Ticket & wallet Design

Wähle zwischen verschiedenen Templates Deines PDF-Tickets. Binde 2 Bilder ein (z.B. Eventbild + Sponsorenleiste). Nutze Dein eigenes Logo im apple wallet Ticket.

  € 7 zzgl. MwSt. pro Monat

VIP-Kennzeichnung

Kennzeichne wichtige Gäste als VIP und jeder vom Orga-Team bis zum Checkin weiß Bescheid. Zusammen mit der Gast Notiz ein mächtiges Mittel um jedem Gast die richtige Behandlung zukommen zu lassen.

Eigene Einverständniserklärungen bei der Anmeldung

Bei der Anmeldung direkt die Anmeldung zum Newsletter einholen (ordentlich Protokolliert) oder die Erlaubnis auf dem Events Fotos zu machen. Das geht! Erstelle individuelle und beliebig viele Einverständniserklärungen, die der Gast bei der Anmeldung akzeptieren muss oder kann.

Dynamische Textblöcke

Du kannst Textblöcke definieren, die sich nach den Eigenschaften des Gastes richten. Ein einfaches Beispiel: Wenn Anrede = Herr, dann Sehr geehrter Herr… Du kannst aber auch wesentlich komplexere Wenn-Dann Abfragen ganz einfach erstellen und auf der Eventwebsite, den Mails und Namensschildern verwenden.

Eventbezogene Gastdaten zur Personalisierung nutzen

Nutze die eventbezogenen Daten eines Gastes für Namensschilder, die Eventwebsite oder Mailings. So kannst Du zum Beispiel die Interessen des Gastes auf den Namensschildern anzeigen oder wenn der Gast "vegetarisch" ausgewählt hat, das passende Menü anzeigen. In Kombination mit den dynamischen Textblöcken sind die Möglichkeiten der Personalisierung schier unendlich.

Anzahl der Begleitpersonen pro Gast festlegen

Manchmal sind die Plätze auf einem Event sehr begrenzt. Besonderen Gästen möchte man dennoch erlauben eine Begleitperson mit anzumelden. Bei guestoo kein Problem. Lege pro Gast fest ob er Begleitpersonen mitbringen darf und wie viele.

Social Stream

Lass Deine Gäste Texte und Bilder posten, liken und kommentieren. Alles in guestoo und Deinem Event - keine externen sozialen Netwerke notwendig. Du steuerst, wer den Social Stream lesen und wer posten darf.

  Auf Anfrage

Öffentliche Gästeprofile

Aktiviere die öffentlichen Profile pro Event und Deine Gäste können Informationen über sich den anderen Gästen zur Verfügung stellen, sich andere Gäste merken oder wenn gewollt sehen zu welchem Workshop sie sich angemeldet haben.

  Auf Anfrage

Eigene Schriften verwenden

Verwende eigene Schriftarten für die Eventseite und Deine Emails. Agenturweiter oder sogar für einzelne Events.

  € 5 zzgl. MwSt. pro Monat

Mailings an die Gäste timen

Bereite Mailings an Deine Gäste vor und sag, wann guestoo sie versenden soll (z.B. direkt nach dem Event eine Feedback-Umfrage).

Datenschutz noch einfacher

Automatische Bereinigungen am Event

Mit der automatischen Bereinigung am Event kannst Du alle Gäste, die sich z.B. vor 4 Wochen ausgeheckt haben aus dem Event entfernen oder Gäste die sich angemeldet haben, aber nicht erschienen sind. Nützlich ist das z.B. wenn Du guestoo für die Gastdatendokumentation für Deine Location nutzt. In Kombination mit der automatischen Kontakt-Bereinigung kannst Du so ganz ohne manuellen Aufwand alle Daten, die Du nicht mehr zur Zweckerfüllung brauchst entfernen.

Datenschutz noch einfacher

Automatische Bereinigungen

Mit den automatischen Bereinigungs-Jobs kannst Du festlegen, wann Event- oder Gastdaten nach der Zweckerfüllung automatisch gelöscht werden. Das gilt für Event-Daten, die X Tage nach einem Event gelöscht werden können, für die Stammdaten des Gastes aus dem Adressbuch die keinem Event mehr zugeordnet sind oder Anmeldungen, die die DOI-Mail nicht bestätigt haben. Das kannst Du ab dem Free Tarif alles auch händisch anstossen, dieses Feature hilft Dir nur dabei es automatisiert in bestimmten Zyklen ablaufen zu lassen.

Ab Mitte/Ende Mai

Saalplan & Sitzplatzauswahl

Erstelle beliebig viele Saalpläne mit beliebig vielen Preiskategorien und lass Deine Gäste bei der Anmeldung Ihre Plätze frei wählen.

Abschnitte für die Event-Microsite

Unterteile Deine Event-Microsite in verschiedene Abschnitte und stelle die Eigenschaften für jeden einzelnen Abschnitt ein (zB. die Darstellung als Klapper oder die anzeige im Menü). So gestaltest Du die Event-Microsite noch übersichtlicher und spannender für Deine Gäste. Natürlich kannst Du in jede, Abschnitt auch personalisierte Infos des Gastes verwenden wie Vorname oder Nachname.

Verifiziere die Handynummer Deines Gastes z.B. für eine sichere Gastdatenerfassung.

SMS DoubleOpt-In

Mit guestoo kannst du die Handynummer Deines Gastes per SMS-Code verifizieren lassen und so zum Beispiel eine gesicherte Gastdatenerfassung durchführen.

Saalpläne anlegen und Gäste Plätze aussuchen lassen

Saalplan & Sitzplatz Modul

Erstelle mit guestoo beliebig viele Saalpläne mit verschiedenen Bereichen und Preiskategorien. Biete Stehplätze, LoveSeats und feste Sitzplätze zur Auswahl. In Kombination mit verschiedenen Tickets pro Preiskategorie (z.B. Promotion-Ticket, Kinder-Ticket, …) eine mächtige Erweiterung für Deine Event- und Veranstaltungs-Planung. Das Saalplan-Modul kann ab sofort zum Beta-Test beantragt werden. Einfach eine Mail an support@guestoo.de senden.

guestoo erstellt Dir automatisch Kleinstbetrags-Rechnungen für Deine Gäste

Kleinstbetrags-Rechnungen

guestoo erstellt Dir auf Wunsch automatisch Kleinstbetragsrechnungen für die Ticketbestellungen Deiner Gäste und liefert den passenden Export für Deine Buchhaltung. Details zu Kleinstbetrags-Rechnungen in guestoo