Datenblatt Special: Sport-Verein

Diese Cloud Special-Lizenz ist ideal für Sport-Vereine, die den Besucherzufluss steuern und Zuschauer Dokumentieren wollen. Auch das Dokumentieren des eigenen Trainings oder der Verkauf von Zuschauertickets ist möglich. Sie erspart lästiges Pflegen von Excel-Listen oder Papier-Zetteln und gibt den Gästen das Gefühl eines professionell organisierten Events. Die Laufzeit beträgt einen Monat und ist somit sehr flexibel. Mit der guestoo Cloud Lizenz kann sofort losgelegt werden.

  • Preis € 14,90 / Monat € 12,84 netto zzgl. 19% MwSt. (€ 2,06)
  • Laufzeit 1 MonatLaufzeit verlängert sich automatisch um 1 Monate, wenn nicht bis zum letzten Tag des Monats auf einen anderen Tarif umgestellt (z.B. Free) oder der Account gelöscht wird.
  • Besucher Insgesamt 1.250
    Die maximale Anzahl der Besucher im Adressbuch. Jeder Gast (auch die geplanten) aus einem Event landet als Kontakt in Deinem Adressbuch. Ist ein Kontakt bei 2 Events, zählt er trotzdem als 1 Kontakt.
  • Aktive Events 25 Gleichzeitig aktive Events. Aktive Events sind diejenigen, die nicht auf offline stehen und deren Eventdatum noch nicht abgelaufen ist.
  • Agentur-Mitarbeiter 5 Füge Personen zu Deinem Account hinzu, die Dich in unterschiedlichen Rollen bei der Planung unterstützen. Jeder sieht nur so viel, wie er zur Erfüllung seiner Aufgaben braucht. Checkin-Manager sehen z.B. nur die Gästeliste und den Checkin-Screen eines bestimmten Events.

Features dieses Tarifs:

Pandemie/Corona Export + Infomail

guestoo liefert Dir die Info, welcher Gast zu welchem Zeitpunkt da war. So kannst Du ganz einfach eine Excel-Liste mit den betroffenen Gästen exportieren und sie ans Gesundheitsamt weitergeben oder je nach Anforderung ein Infomail an die diese Auswahl senden.

Von Mensch zu Mensch

guestoo soll den persönlichen Kontakt nicht unterbinden. Nur Zeit schaffen, für die wichtigen Dinge. Wir wissen auch, dass es Menschen gibt, die kein Internet haben. Daher kann man alles in guestoo auch manuell pflegen. Wenn sich zum Beispiel jemand per Telefon anmelden möchte oder spontan vor Ort erscheint.

Eintrittskarte, Apple Wallet Pass & Kalendereintrag

Sende Deinen Gästen in der Bestätigungsmail Eintrittskarten als PDF, ein Apple Wallet Ticket und einen Kalendereintrag zum speichern im eigenen Kalender wenn Du ihn bestätigst. Die Eintrittskarte erschein in Deinen Farben und mit Deinem Eventbild. Sie beinhaltet einen QR-Code zum einchecken, sowie die wichtigsten Anmeldedaten des Gastes.

Immer im Blick wie viele Leute aktuell auf Deinem Event sind

CheckOut Deiner Gäste

Checke Deine Gäste aus wenn Sie gehen. Der CheckIn in Kombination mit dem CheckOut erlaubt es Dir immer genau zu wissen, wie viele Leute gerade auf Deinem Event sind. Wir dokumentieren das Einchecken und Auschecken am Gast, so hast Du auch nach dem Event immer die Übersicht wer wann da war. Super geeignet um die Corona-Regeln für die Events einzuhalten und zu dokumentieren. Im Notfall können so die Infektionsketten sogar einfacher nachgewiesen werden.

  Bis Ende 2020

Termine vergeben auf Deinen Events

Timeslots

Dieses Feature ist aktuell in allen Tarifen kostenlos enthalten. Wir möchten Euch damit die Möglichkeit geben, Warteschlangen zu vermeiden und eure Gäste zu bestimmten Zeiten kommen zu lassen. So habt Ihr immer die Kontrolle wer wann kommt. Mit Timeslots hast Du die Möglichkeit Deinen Gästen Termine auf einem Event anzubieten. Z.B. Workshops, Interviews, etc. Für jeden Timeslot kannst Du die Teilnehmerzahl begrenzen, so dass z.B. nur 20 Gäste den Workshop besuchen dürfen. Der Gast selbst kann die Termine in seinen Kalender importieren. Wenn Du z.B. Termine auf einer Messe vergibst, kannst Du die alle Termine in Deinen Kalender ziehen, so dass Du immer genau weisst wann welcher Termin mit wem ansteht.

  Aktuell wegen Corona in allen Tarifen kostenlos

Vorlagen erstellen & verwenden

Erstelle eigene Vorlagen und nutze sie für spätere Events oder nutze die guestoo Vorlagen für die gängigsten Verwendungsarten (Party, Probefahrten, Konferenzen, …).

Absagefunktion für die Gäste

Wenn ein Gast doch nicht kann, oder er schon direkt nach erhalt der Einladung absagen möchte, bietet guestoo ihm hierzu die Möglichkeit. Ganz einfach per Mausklick - und jeder ist informiert.

Mehrere Gäste mit der gleichen E-Mailadresse anmelden

Stellvertreter E-Mailadresse

Manchmal ist es notwendig, dass mehrere Gäste mit der gleichen Mailadresse angemeldet werden. Z.B. wenn Firmenmitabeiter zentral angemeldet werden oder wenn in einer Familie nur eine E-Mailadresse existiert. Pro Event kannst Du entscheiden, ob mehrere Gäste sich mit der gleichen Mailadresse anmelden dürfen. Aktivierst Du die Aktion kann der Gast bei der Anmeldung die Option "Stellvertreter-Anmeldung" aktivieren und die gleiche Mailadresse für mehrere Gäste verwenden. Am Gast wird dann die E-Mailadresse als Stellvertreter gespeichert und alle Mails gehen an diese Adresse (z.B. Einladungen, Infomailungs und Bestätigungen). Bekommt der Gast seine individuelle Adresse, gehen ab diesem Zeitpunkt alle Mails an diese, nicht mehr an den Stellvertreter.

Einfache Integration in die eigene Website

Um guestoo in die eigene Website zu integrieren gibt es viele Möglichkeiten. Nutze nur das Anmeldeformular und binde es als iFrame auf der eigenen Website ein oder nutze unsere Event-Api und generiere automatisch Eventeinträge für jedes oder nur bestimmte Events, die Du in guestoo angelegt hast. » Details

Anmelden ab / Anmeldung möglich bis

Anmledefristen

An jedem Event kann festgelegt werden, ab wann sich die Gäste anmelden dürfen und bis wann die Anmeldung geöffnet ist.

Anmeldeprozess mit oder ohne DOI-Mail

Du kannst pro Event einstellen, ob der Gast seine Anmeldung noch einmal über eine Double-Opt-in Mail bestätigen muss oder er direkt nach ausfüllen des Anmeldeformulars angemeldet ist.

Daten exportieren & importieren

guestoo bietet neben der API viele Import- und Export Möglichkeiten. So kannst Du per Excel z.B. Deine Gästeliste importieren oder für das Event die Gästeliste exportieren. Beispiele: Ein Excel-Export aller Gäste und deren Anmeldedaten. Inkl. deren Status und individuellen Einladungscodes zum Import ins eigen CRM-System. Ein PDF-Export der Gästeliste zum abhaken oder Unterschreiben durch die Gäste am Abend. Ein Import der Gäste per Excel.

Events mit/ohne Datum & Location

Du kannst Events auch ohne Zeit und Ortsangaben anlegen. Zum Beispiel, wenn diese noch nicht feststehen oder Du einen Spannungsbogen aufbauen möchtest und die Gäste nach und nach erst informieren willst.

Dynamische Anmeldeformulare

Du bestimmst welche Daten (Name, Foto, Fisch oder Fleisch, …) pro Event für die Anmeldung benötigt werden und wie viele Begleitpersonen ein Gast mit anmelden darf.

Du oder Sie

Lege am Event und/oder am Gast fest, ob Du den Gast mit Du oder Sie (Standard) ansprechen möchtest.

Galerie am Event

Mache Deine Eventseite noch interessanter und füge eine Bildergalerie hinzu. Oder spiele im Nachgang an das Event die Bilder hoch und informiere Deine Gäste. Du entscheidest, wer die Bilder sehen darf (alle, nur Eingeladene Gäste, nur Gäste die auf dem Event waren, …).

Agenturmitarbeiter

Füge Personen zu Deinem Account hinzu, die Dich in unterschiedlichen Rollen bei der Planung unterstützen. Jeder sieht nur so viel, wie er zur Erfüllung seiner Aufgaben braucht. Checkin-Manager sehen z.B. nur die Gästeliste und den Checkin-Screen eines bestimmten Events.

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Checkin / Einlasskontrolle

Checken Deine Gäste ganz einfach am Eingang mit der guestoo App ein. Scanne dazu den QR-Code auf der Eintrittskarte, dem Apple Wallet Ticket oder dem Bild in der Bestätigungsmail ein und exportieren die tatsächlich erschienenen Gäste für das Finanzamt. Du kannst Hauptgast und Begleitperson(en) auch getrennt einchecken, wenn einer mal etwas später kommt. P.S. Du kannst Deine Gäste auch ohne QR-Code Scanner über das Backend einchecken.

Pro Event aktivierbar

Warteliste

Wenn alle Plätze eines Events belegt sind, kannst Du es den Gästen trotzdem erlauben sich anzumelden. Die Gäste bekommen bei der Anmeldung eine entsprechende Info, dass Sie auf einer Warteliste landen. Du kannst dann frei entscheiden, welchen Gast Du nachrücken lässt (oder einfach nach dem Anmeldedatum vorgehen).

Erweiterte Event-Übersichtsseite

guestoo stellt Dir in allen Tarifen eine kostenlose Event-Übersichtsseite zur Verfügung, mit der Du alle deine öffentlichen Events präsentieren kannst. Mit der erweiterten Funktion kannst Du diese als Kalender darstellen oder für die Einbindung in Deine Website optimiert ausgeben. Zusätzlich kannst Du festlegen, ob die Eventseite geöffnet werden soll oder direkt das Anmeldeformular.

Bezahlte Tickets

Du kannst pro Event verschiedene bezahlte Tickets anbieten (z.B. Standard und VIP), die Deine Gäste kaufen können. Lege an jedem Ticket folgendes fest: Verfügbar bis, Kontingent, Preis, MwSt.-Satz und einen Promotion Code, wenn das Ticket nicht standardmäßig sichtbar sein soll. Du kannst guestoo mit Deinem PayPal- oder Stripe-Account verbinden und so neben der Zahlung per Vorkasse oder Rechnung auch die Zahlung per SEPA, SOFORT, Kreditkarte oder PayPal anbieten. Das Geld landet dann direkt bei Dir. Pro Event kannst Du zusätzlich die Währung der Tickets bestimmen.

Erweiterte Ticket Optionen

Lege am Ticket fest, ob es für den Hauptgast, die Begleitperson oder beide verfügbar ist. Biete dem Gast neben dem Hauptticket noch weitere Optionen an, die er dazubuchen kann (z.B. neben dem normalen Eintritt auch ein Meet and Greet mit einem besonderen Redner) und erstelle Abhängige Tickets, die nur gebucht werden können wenn ein bestimmtes anderes Ticket gewählt wurde. Ab sofort können Gäste nicht nur Tickets dazubuchen oder nicht, sondern auch eine Mengenangabe für die Zusatztickets hinterlegen.

  € 7 pro Monat zzgl. 19% MwSt.

Downloads & Dataianhänge für Deine Gäste

Lade Dateien hoch, die für Deine Gäste relevant sind (z.B. Agenda, Anfahrtspläne, im Nachgang die Vorträge als PDF, etc.). Deine Gäste können diese dann auf der Event-Microsite ganz einfach downloaden. Wahlweise kannst Du auch gezielt Dateien bei der Einladungs- oder Bestätigungsmail anhängen.

VIP-Kennzeichnung

Kennzeichne wichtige Gäste als VIP und jeder vom Orga-Team bis zum Checkin weiß Bescheid. Zusammen mit der Gast Notiz ein mächtiges Mittel um jedem Gast die richtige Behandlung zukommen zu lassen.

Datenschutz noch einfacher

Automatische Bereinigungen

Mit den automatischen Bereinigungs-Jobs kannst Du festlegen, wann Event- oder Gastdaten nach der Zweckerfüllung automatisch gelöscht werden. Das gilt für Event-Daten, die X Tage nach einem Event gelöscht werden können, für die Stammdaten des Gastes aus dem Adressbuch die keinem Event mehr zugeordnet sind oder Anmeldungen, die die DOI-Mail nicht bestätigt haben. Das kannst Du ab dem Free Tarif alles auch händisch anstossen, dieses Feature hilft Dir nur dabei es automatisiert in bestimmten Zyklen ablaufen zu lassen.

Abschnitte für die Event-Microsite

Unterteile Deine Event-Microsite in verschiedene Abschnitte und stelle die Eigenschaften für jeden einzelnen Abschnitt ein (zB. die Darstellung als Klapper oder die anzeige im Menü). So gestaltest Du die Event-Microsite noch übersichtlicher und spannender für Deine Gäste. Natürlich kannst Du in jede, Abschnitt auch personalisierte Infos des Gastes verwenden wie Vorname oder Nachname.