Sofort startklar

guestoo ist sofort einsatzbereit. Wir haben keine großen Initialprojekte. Anmelden, selbst einrichten, fertig! Falls Ihr Hilfe braucht, bieten wir natürlich auch Support für den Einrichtungsprozess und Trainings an.

Die Server-Version kann von uns in 1-4 Wochen eingerichtet werden (abhängig von dem wie schnell wir alles von Euch zur Verfügung gestellt bekommen)

Installation auf dem eigenen Server

Installiere guestoo auf Wunsch auf Deinem eigenen Server inkl. eigener Domain.

Große Besucherzahlen sind kein Problem

Wir haben guestoo mit 100.000 Gästen getestet und sind nicht an die Grenzen gestoßen. Das Einzige was Du brauchst, ist Internet vor Ort.

Pandemie/Corona Export + Infomail

guestoo liefert Dir die Informationen, welcher Gast zu welchem Zeitpunkt da war.
So kannst Du ganz einfach eine Excel-Liste mit den betroffenen Gästen exportieren und sie an das zuständige Gesundheitsamt weitergeben oder, je nach Anforderung, eine Info-E-Mail an eine Auswahl an Gästen senden.

Von Mensch zu Mensch

guestoo soll den persönlichen Kontakt nicht unterbinden, sondern nur mehr Zeit für die wichtigen Dinge schaffen. Wir wissen, dass es auch Menschen gibt, die keinen Internetanschluss oder besondere technische Kenntnisse haben. Daher kann alles in guestoo auch manuell gepflegt werden, z. B. wenn sich jemand per Telefon anmelden möchte oder spontan vor Ort erscheint.

DSGVO konform

Datenschutz wird bei uns groß geschrieben. Mit guestoo kannst Du Deine Gäste und Teilnehmenden DSGVO-konform managen. guestoo DSGVO-Info

Eintrittskarte, Apple Wallet Pass & Kalendereintrag

Sende Deinen Gästen in der Bestätigungs-E-Mail Eintrittskarten als PDF, ein Apple Wallet-Ticket und einen Kalendereintrag zum direkten Speichern des Termins im eigenen Kalender.
Die Eintrittskarte erscheinen in den von Dir festgelegten Farben und mit einem von Dir gewählten Eventbild. Sie beinhaltet einen QR-Code zum Einchecken, sowie die wichtigsten Anmeldedaten des Gastes.

Zur Dokumentation

Check-out Deiner Gäste
Immer im Blick, wie viele Leute aktuell auf Deinem Event sind

Checke Deine Gäste aus wenn sie gehen. Der Check-in in Kombination mit dem Check-out erlaubt es Dir, immer genau zu wissen, wieviele Leute gerade auf Deinem Event sind. Wir dokumentieren das Einchecken und Auschecken am Gast, so hast Du auch nach dem Event immer die Übersicht wer wann da war.

Super geeignet um die Corona-Regeln für Deine Events einzuhalten und zu dokumentieren. Im Notfall können so die Infektionsketten ganz einfach nachgewiesen werden.

Vorlagen erstellen & verwenden
Inklusive automatischer Event-Anlage auf Basis der Vorlage

Erstelle eigene Vorlagen und nutze sie für spätere Events oder nutze die guestoo Vorlagen für die gängigsten Verwendungsarten (Party, Probefahrten, Konferenzen, usw.).

Mit der automatischen Event-Anlage kannst Du dann ganz einfach regelbasiert Events auf Basis der Vorlage erstellen (z.B. immer montags, donnerstags und freitags vom 1. Mai bis 15. Juni …

Absagefunktion für die Gäste

Wenn ein Gast doch nicht kann oder er bereits direkt nach Erhalt der Einladung absagen möchte, bietet guestoo ihm hierzu die Möglichkeit. Ganz einfach per Mausklick - und jeder ist informiert.

Einfache Integration in die eigene Website

Um guestoo in Deine eigene Website zu integrieren gibt es viele Möglichkeiten. Nutze nur das Anmeldeformular und binde es als iFrame auf der eigenen Website ein oder nutze unsere Event-API und generiere automatisch Event-Einträge für jedes oder nur bestimmte Events, die Du in guestoo angelegt hast. » Details

Anmeldefristen
Anmeldung möglich ab / Anmeldung möglich bis

An jedem Event kann festgelegt werden, ab wann sich die Gäste anmelden dürfen und bis wann die Anmeldung geöffnet ist.

Zur Dokumentation

Anmeldeprozess mit oder ohne DOI-E-Mail

Du kannst pro Event einstellen, ob der Gast seine Anmeldung noch einmal über eine Double-Opt-In E-Mail bestätigen muss oder ob er direkt nach Ausfüllen des Anmeldeformulars angemeldet ist.

Zur Dokumentation

Events mit/ohne Datum & Location

Du kannst auch Events ohne Zeit- und Orts-Angaben anlegen. Zum Beispiel, wenn diese noch nicht feststehen, es sich um ein Online-Event handelt oder Du einen Spannungsbogen aufbauen möchtest und die Gäste erst nach und nach informieren willst.

Zur Dokumentation

Dynamische Anmeldeformulare

Du bestimmst, welche Daten (Name, Foto, gewünschtes Menü, usw.) pro Event für die Anmeldung benötigt werden und wie viele Begleitpersonen ein Gast mit anmelden darf.

Zur Dokumentation

Du oder Sie

Lege am Event und/oder am Gast fest, ob Du den Gast mit Du oder Sie (Standard) ansprechen möchtest.

Automatischer Check-in/-Check-out

Checke Deine Gäste automatisch regelbasiert ein und/oder aus, z. B. Check-in direkt bei der Anmeldung oder zur Startzeit des Events und/oder Check-out zum Ende des Events, 3 Stunden nach dem Check-in, etc.

Dieses Feature kannst Du z. B. für die Gastdaten-Erfassung nutzen oder wenn Du Deine Gäste nicht manuell auschecken willst.

Zur Dokumentation

Du kannst dieses Feature übrigens auch gut mit dem Self-Check-in/-Check-out kombinieren.

Self-Check-in/-Check-out per Link

Mit dem Self-Check-in/Check-out-Feature kannst Du Deinen Gästen zu einer von Dir festgelegten Zeit vor dem Event eine automatisierte E-Mail mit einem Check-in-Button schicken lassen. Über diesen Button kann der Gast sich selbst zum Event einchecken.

Auf Wunsch kannst Du ihn nach dem Check-in auf eine von Dir festgelegte Seite weiterleiten, z. B. zu Deiner Online-Veranstaltung. So kannst Du nachverfolgen, welche Deiner Gäste auch tatsächlich teilgenommen haben.

Dem Link kannst Du auch die Gast-ID und den Gast-Code mitgeben. So weiß z. B. Dein Tool für digitale Events, wer gerade den Meeting-Raum betritt. In Kombination mit der guestoo API sind viele spannende Lösungen umsetzbar!

Du kannst Deinen Gästen auch den Self-Check-out ermöglichen. Ist diese Funktion am Event aktiv, erhält der Gast nach dem Check-in automatisch eine E-Mail mit einem Link, über den er sich auschecken kann.

Zur Dokumentation

Diese Funktion kannst Du übrigens auch mit dem Auto-Check-in/-Check-out kombinieren.

Eigene Kurz-URL zum Event

Mit diesem Feature kannst du eine kurze URL zu Deinem Event generieren und diese z. B. für gedruckte Einladungen oder Flyer nutzen (z. B. gstoo.de/meineParty)

Zur Dokumentation

Galerie am Event

Mache Deine Eventseite noch interessanter, indem Du eine Bildergalerie hinzufügst. Oder lade nach dem Event die Bilder hoch, die auf dem Event entstanden sind und informiere Deine Gäste darüber. Du entscheidest, wer die Bilder sehen darf (alle, nur eingeladene Gäste, nur Gäste, die auf dem Event waren, ...).

Zur Dokumentation

Agentur-Mitarbeitende

Füge Personen zu Deinem Account hinzu, die Dich in unterschiedlichen Rollen bei der Planung unterstützen. Jeder sieht nur so viel, wie zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben gebraucht wird. Check-in-Manager sehen z. B. nur die Gästeliste und den Check-in-Screen eines bestimmten Events.

Zur Dokumentation

Check-in / Einlasskontrolle

Checke Deine Gäste ganz einfach am Eingang mit der kostenlosen guestoo-App ein. Scanne dazu den QR-Code auf der Eintrittskarte, dem Apple Wallet-Ticket oder dem Bild in der Bestätigungs-E-Mail ein und exportiere die tatsächlich erschienenen Gäste für das Finanzamt. Du kannst Hauptgast und Begleitperson(en) auch getrennt voneinander einchecken, wenn einer mal etwas später kommt.
P.S. Du kannst Deine Gäste auch ohne QR-Code Scanner über das BackEnd einchecken.

Warteliste
Pro Event aktivierbar

Wenn alle Plätze eines Events belegt sind, kannst Du es den Gästen trotzdem erlauben, sich anzumelden. Die Gäste bekommen bei der Anmeldung eine entsprechende Info, dass Sie auf einer Warteliste landen.
Du kannst dann frei entscheiden, welchen Gast Du nachrücken lässt (oder einfach nach dem Anmeldedatum vorgehen).

Erweiterte Event-Übersichtsseite

guestoo stellt Dir in allen Tarifen eine kostenlose Event-Übersichtsseite zur Verfügung, mit der Du alle deine öffentlichen Events präsentieren kannst.
Mit der erweiterten Funktion kannst Du diese als Kalender darstellen oder für die Einbindung in Deine Website optimiert ausgeben. Zusätzlich kannst Du festlegen, ob die Eventseite geöffnet werden soll oder direkt das Anmeldeformular.

Zur Dokumentation

Bezahlte Tickets

Du kannst pro Event verschiedene bezahlte Tickets anbieten (z. B. Standard und VIP), die Deine Gäste kaufen können. Lege an jedem Ticket folgendes fest: Verfügbar bis, Kontingent, Preis, MwSt.-Satz und einen Promotion Code, wenn das Ticket nicht standardmäßig sichtbar sein soll.

Zur Dokumentation

Du kannst guestoo mit Deinem PayPal- oder Stripe-Account verbinden und so neben der Zahlung per Vorkasse oder Rechnung auch die Zahlung per SEPA, SOFORT, Kreditkarte oder PayPal anbieten. Das Geld landet dann direkt bei Dir.

Pro Event kannst Du zusätzlich die Währung der Tickets bestimmen.

Zur Dokumentation: Tickets anlegen

Erweiterte Ticket-Optionen
Zusatztickets, Tickets für Hauptgast oder Begleitperson, regelbasierte & abhängige Tickets…

Zusatztickets/Hauptgast oder Begleitperson
Lege am Ticket fest, ob es für den Hauptgast, die Begleitperson oder beide verfügbar ist.
Biete dem Gast neben dem Haupt-Ticket noch weitere Optionen an, die er dazubuchen kann (z. B. neben dem normalen Eintritt auch ein Meet & Greet mit einem besonderen Redner) und erstelle Abhängigkeiten für Tickets, die nur gebucht werden können wenn bereits ein bestimmtes anderes Ticket ausgewählt wurde.

Abhängigkeiten
Zeige die passenden Tickets zum jeweiligen Gast oder entsprechend der Infos, die im Anmeldeformular eingegeben wurden.

Ticket Bedingungen
Zeige Tickets nur an, wenn eine bestimmte Gastzahl erreicht ist. Kopple Tickets an ein Mindest- oder Maximal-Alter, …

Ticket Design/Seiten
Hier kann die Einstellung für das Ticket-Design aus dem Tab "Design" (Event oder Agentur) überschrieben werden. Personen, die dieses Ticket kaufen, bekommen dann das hier eingestellte Design.
Du kannst auch mehrere Seiten erstellen, indem Du weitere Designs hinzufügst. So kann ein Gast dann z. B. ein großes Ticket erhalten und eine zweite Seite mit dem Namensschild-Design.

Gast Namensschild
Hier kannst Du einstellen, welche Labels/Namensschilder für Gäste, die dieses Ticket gebucht haben, beim Check-in ausgedruckt werden sollen.
Wenn Du hier nichts einstellst, werden die Einstellungen vom Event übernommen.

Einverständnisse
Hier kannst Du einstellen, welche zusätzlichen Einverständnisse für dieses Ticket aktiviert werden sollen.

Zur Dokumentation

Downloads & Dateianhänge für Deine Gäste

Lade Dateien hoch, die für Deine Gäste relevant sind (z. B. Agenda, Anfahrtspläne, im Nachgang die Vorträge als PDF etc.). Deine Gäste können diese dann auf der Event-Microsite ganz einfach downloaden.
Wahlweise kannst Du auch gezielt Dateien an die Einladungs- oder Bestätigungs-E-Mail anhängen.

Zur Dokumentation

VIP-Kennzeichnung

Kennzeichne wichtige Gäste als VIP, damit jeder vom Orga-Team bis zum Check-in Bescheid weiß. Zusammen mit der Gast-Notiz ein mächtiges Mittel um jedem Gast die richtige Behandlung zukommen zu lassen.

Automatische Bereinigungen am Event
Datenschutz noch einfacher

Mit der automatischen Bereinigung am Event kannst Du alle Gäste, die sich z. B. vor 4 Wochen ausgeheckt haben aus dem Event entfernen oder Gäste, die sich angemeldet haben, aber nicht erschienen sind.

Nützlich ist das z. B. wenn Du guestoo für die Gastdatendokumentation für Deine Location nutzt.

Zur Dokumentation

In Kombination mit der automatischen Kontakt-Bereinigung kannst Du so ganz ohne manuellen Aufwand alle Daten, die Du nicht mehr zur Zweckerfüllung benötigst, entfernen.

Automatische Bereinigungen
Datenschutz leicht gemacht

Mit den automatischen Bereinigungs-Jobs kannst Du festlegen, wann Event- oder Gast-Daten nach der Zweckerfüllung automatisch gelöscht werden sollen.

Das gilt für Event-Daten, die X Tage nach einem Event gelöscht werden können, für die Stammdaten des Gastes aus dem Adressbuch, die keinem Event mehr zugeordnet sind oder Anmeldungen, bei denen die DOI-Mail nicht bestätigt wurde.

Im Free-Tarif kannst Du diese Bereinigungen händisch anstoßen, dieses Feature ermöglicht Dir, die Bereinigung automatisiert in bestimmten Zyklen ablaufen zu lassen.

Zur Dokumentation

Abschnitte für die Event-Microsite

Unterteile Deine Event-Microsite in verschiedene Abschnitte und stelle die Eigenschaften für jeden einzelnen Abschnitt ein (zB. die Darstellung als Klapper oder die anzeige im Menü). So gestaltest Du die Event-Microsite noch übersichtlicher und spannender für Deine Gäste. Natürlich kannst Du in jedem Abschnitt auch personalisierte Informationen des Gastes verwenden, wie z. B. seinen Vornamen oder Nachnamen.

Zur Dokumentation

Die Sichtbarkeit der Abschnitte kannst Du mit diesem Business-Feature steuern: Regelbasiertes Anzeigen der Abschnitte

Sichtbarkeit der Abschnitte für die Event-Microsite

Mit diesem Feature kannst Du die Sichtbarkeit der Abschnitte gezielt an den Status des Gastes (Eingeladen, Erschienen, …) hängen. So kannst Du zum Beispiel Vorträge vom Event nur den Gästen als Download anbieten, die eingecheckt wurden und zu dem Event erschienen sind oder werbliche Inhalte die zur Anmeldung motivieren sollen nach der Anmeldung gegen andere Infos austauschen.