Sofort startklar

guestoo ist sofort einsatzbereit. Wir haben keine großen Initialprojekte. Anmelden, selbst einrichten, fertig! Falls Ihr Hilfe braucht, bieten wir natürlich auch Support für den Einrichtungsprozess und Trainings an.

Die Server-Version kann von uns in 1-4 Wochen eingerichtet werden (abhängig von dem wie schnell wir alles von Euch zur Verfügung gestellt bekommen)

Installation auf dem eigenen Server

Installiere guestoo auf Wunsch auf Deinem eigenen Server inkl. eigener Domain.

Große Besucherzahlen sind kein Problem

Wir haben guestoo mit 100.000 Gästen getestet und sind nicht an die Grenzen gestoßen. Das Einzige was Du brauchst, ist Internet vor Ort.

Pandemie/Corona Export + Infomail

guestoo liefert Dir die Info, welcher Gast zu welchem Zeitpunkt da war.
So kannst Du ganz einfach eine Excel-Liste mit den betroffenen Gästen exportieren und sie ans Gesundheitsamt weitergeben oder je nach Anforderung ein Infomail an die diese Auswahl senden.

Von Mensch zu Mensch

guestoo soll den persönlichen Kontakt nicht unterbinden. Nur Zeit schaffen, für die wichtigen Dinge. Wir wissen auch, dass es Menschen gibt, die kein Internet haben. Daher kann man alles in guestoo auch manuell pflegen.
Wenn sich zum Beispiel jemand per Telefon anmelden möchte oder spontan vor Ort erscheint.

Eintrittskarte, Apple Wallet Pass & Kalendereintrag

Sende Deinen Gästen in der Bestätigungsmail Eintrittskarten als PDF, ein Apple Wallet Ticket und einen Kalendereintrag zum speichern im eigenen Kalender wenn Du ihn bestätigst.
Die Eintrittskarte erschein in Deinen Farben und mit Deinem Eventbild. Sie beinhaltet einen QR-Code zum einchecken, sowie die wichtigsten Anmeldedaten des Gastes.

CheckOut Deiner Gäste
Immer im Blick wie viele Leute aktuell auf Deinem Event sind

Checke Deine Gäste aus wenn Sie gehen. Der CheckIn in Kombination mit dem CheckOut erlaubt es Dir immer genau zu wissen, wie viele Leute gerade auf Deinem Event sind. Wir dokumentieren das Einchecken und Auschecken am Gast, so hast Du auch nach dem Event immer die Übersicht wer wann da war.

Super geeignet um die Corona-Regeln für die Events einzuhalten und zu dokumentieren. Im Notfall können so die Infektionsketten sogar einfacher nachgewiesen werden.

Vorlagen erstellen & verwenden

Erstelle eigene Vorlagen und nutze sie für spätere Events oder nutze die guestoo Vorlagen für die gängigsten Verwendungsarten (Party, Probefahrten, Konferenzen, …).

Absagefunktion für die Gäste

Wenn ein Gast doch nicht kann, oder er schon direkt nach erhalt der Einladung absagen möchte, bietet guestoo ihm hierzu die Möglichkeit. Ganz einfach per Mausklick - und jeder ist informiert.

Einfache Integration in die eigene Website

Um guestoo in die eigene Website zu integrieren gibt es viele Möglichkeiten. Nutze nur das Anmeldeformular und binde es als iFrame auf der eigenen Website ein oder nutze unsere Event-Api und generiere automatisch Eventeinträge für jedes oder nur bestimmte Events, die Du in guestoo angelegt hast. » Details

Anmledefristen
Anmelden ab / Anmeldung möglich bis

An jedem Event kann festgelegt werden, ab wann sich die Gäste anmelden dürfen und bis wann die Anmeldung geöffnet ist.

Anmeldeprozess mit oder ohne DOI-Mail

Du kannst pro Event einstellen, ob der Gast seine Anmeldung noch einmal über eine Double-Opt-in Mail bestätigen muss oder er direkt nach ausfüllen des Anmeldeformulars angemeldet ist.

Events mit/ohne Datum & Location

Du kannst Events auch ohne Zeit und Ortsangaben anlegen. Zum Beispiel, wenn diese noch nicht feststehen oder Du einen Spannungsbogen aufbauen möchtest und die Gäste nach und nach erst informieren willst.

Dynamische Anmeldeformulare

Du bestimmst welche Daten (Name, Foto, Fisch oder Fleisch, …) pro Event für die Anmeldung benötigt werden und wie viele Begleitpersonen ein Gast mit anmelden darf.

Du oder Sie

Lege am Event und/oder am Gast fest, ob Du den Gast mit Du oder Sie (Standard) ansprechen möchtest.

Automatischer CheckIn/-CheckOut

Checke Deine Gäste automatisch regelbasiert ein und/oder aus. Zum Beispiel direkt bei der Anmeldung, zur Startzeit des Events, Auschecken zum Ende des Events, 3 Stunden nach dem Checkin, etc.

Nutze das zum Beispiel für die Gastdaten-Erfassung oder wenn Du Deine Gäste nicht manuell auschecken willst.

Du kannst dieses Feature übrigens gut mit dem Self-CheckIn/-CheckOut kombinieren.

Self-CheckIn/-CheckOut per Link

Mit dem Self-CheckIn/CheckOut-Feature kannst Du Deinen Gästen zu einer von Dir festgelegten Zeit vor dem Event eine automatisierte Mail schicken lassen, mit einem Checkin-Button. Über diesen Button kann der Gast sich selbst zum Event einchecken.

Auf Wunsch kannst Du ihn nach dem CheckIn auf eine von Dir festgelegte Seite weiterleiten. Zum Beispiel zu Deiner Online Veranstaltung. So kannst Du dann auch nachverfolgen, welcher Deiner Gäste auch tatsächlich da waren.

Dem Link kannst Du auch die Gast-ID und den Gast-Code mitgeben. So weiß z.B. Dein Tool für digitale Events, wer da gerade kommt. In Kombi mit der guestoo API sind viele spannende Lösungen umsetzbar!

Du kannst Deinen Gästen auch das CheckOut ermöglichen. Ist diese Funktion am Event aktiv, erhält der Gast nach dem CheckIn automatisch eine Mail mit einem Link über den er sich auschecken kann.

Diese Funktion kannst Du übrigens auch mit dem Auto-CheckIn/-CheckOut kombinieren.

Eigene Kurz-URL zum Event

Mit diesem Feature kannst du eine kurze URL zu Deinem Event generieren und z.B. in gedruckten Einladungen oder Flyer nutzen ( z.B. gstoo.de/meineParty ).

Galerie am Event

Mache Deine Eventseite noch interessanter und füge eine Bildergalerie hinzu. Oder spiele im Nachgang an das Event die Bilder hoch und informiere Deine Gäste. Du entscheidest, wer die Bilder sehen darf (alle, nur Eingeladene Gäste, nur Gäste die auf dem Event waren, …).

Agenturmitarbeiter

Füge Personen zu Deinem Account hinzu, die Dich in unterschiedlichen Rollen bei der Planung unterstützen. Jeder sieht nur so viel, wie er zur Erfüllung seiner Aufgaben braucht. Checkin-Manager sehen z.B. nur die Gästeliste und den Checkin-Screen eines bestimmten Events.

Checkin / Einlasskontrolle

Checken Deine Gäste ganz einfach am Eingang mit der guestoo App ein. Scanne dazu den QR-Code auf der Eintrittskarte, dem Apple Wallet Ticket oder dem Bild in der Bestätigungsmail ein und exportieren die tatsächlich erschienenen Gäste für das Finanzamt. Du kannst Hauptgast und Begleitperson(en) auch getrennt einchecken, wenn einer mal etwas später kommt.
P.S. Du kannst Deine Gäste auch ohne QR-Code Scanner über das Backend einchecken.

Warteliste
Pro Event aktivierbar

Wenn alle Plätze eines Events belegt sind, kannst Du es den Gästen trotzdem erlauben sich anzumelden. Die Gäste bekommen bei der Anmeldung eine entsprechende Info, dass Sie auf einer Warteliste landen.
Du kannst dann frei entscheiden, welchen Gast Du nachrücken lässt (oder einfach nach dem Anmeldedatum vorgehen).

Erweiterte Event-Übersichtsseite

guestoo stellt Dir in allen Tarifen eine kostenlose Event-Übersichtsseite zur Verfügung, mit der Du alle deine öffentlichen Events präsentieren kannst.
Mit der erweiterten Funktion kannst Du diese als Kalender darstellen oder für die Einbindung in Deine Website optimiert ausgeben. Zusätzlich kannst Du festlegen, ob die Eventseite geöffnet werden soll oder direkt das Anmeldeformular.

Bezahlte Tickets

Du kannst pro Event verschiedene bezahlte Tickets anbieten (z.B. Standard und VIP), die Deine Gäste kaufen können. Lege an jedem Ticket folgendes fest: Verfügbar bis, Kontingent, Preis, MwSt.-Satz und einen Promotion Code, wenn das Ticket nicht standardmäßig sichtbar sein soll.

Du kannst guestoo mit Deinem PayPal- oder Stripe-Account verbinden und so neben der Zahlung per Vorkasse oder Rechnung auch die Zahlung per SEPA, SOFORT, Kreditkarte oder PayPal anbieten. Das Geld landet dann direkt bei Dir.

Pro Event kannst Du zusätzlich die Währung der Tickets bestimmen.

Erweiterte Ticket Optionen

Lege am Ticket fest, ob es für den Hauptgast, die Begleitperson oder beide verfügbar ist.

Biete dem Gast neben dem Hauptticket noch weitere Optionen an, die er dazubuchen kann (z.B. neben dem normalen Eintritt auch ein Meet and Greet mit einem besonderen Redner) und erstelle Abhängige Tickets, die nur gebucht werden können wenn ein bestimmtes anderes Ticket gewählt wurde.

Ab sofort können Gäste nicht nur Tickets dazubuchen oder nicht, sondern auch eine Mengenangabe für die Zusatztickets hinterlegen.

Downloads & Dateianhänge für Deine Gäste

Lade Dateien hoch, die für Deine Gäste relevant sind (z.B. Agenda, Anfahrtspläne, im Nachgang die Vorträge als PDF, etc.). Deine Gäste können diese dann auf der Event-Microsite ganz einfach downloaden.
Wahlweise kannst Du auch gezielt Dateien bei der Einladungs- oder Bestätigungsmail anhängen.

VIP-Kennzeichnung

Kennzeichne wichtige Gäste als VIP und jeder vom Orga-Team bis zum Checkin weiß Bescheid. Zusammen mit der Gast Notiz ein mächtiges Mittel um jedem Gast die richtige Behandlung zukommen zu lassen.

Automatische Bereinigungen am Event
Datenschutz noch einfacher

Mit der automatischen Bereinigung am Event kannst Du alle Gäste, die sich z.B. vor 4 Wochen ausgeheckt haben aus dem Event entfernen oder Gäste die sich angemeldet haben, aber nicht erschienen sind.

Nützlich ist das z.B. wenn Du guestoo für die Gastdatendokumentation für Deine Location nutzt.

In Kombination mit der automatischen Kontakt-Bereinigung kannst Du so ganz ohne manuellen Aufwand alle Daten, die Du nicht mehr zur Zweckerfüllung brauchst entfernen.

Automatische Bereinigungen
Datenschutz noch einfacher

Mit den automatischen Bereinigungs-Jobs kannst Du festlegen, wann Event- oder Gastdaten nach der Zweckerfüllung automatisch gelöscht werden.

Das gilt für Event-Daten, die X Tage nach einem Event gelöscht werden können, für die Stammdaten des Gastes aus dem Adressbuch die keinem Event mehr zugeordnet sind oder Anmeldungen, die die DOI-Mail nicht bestätigt haben.

Das kannst Du ab dem Free Tarif alles auch händisch anstossen, dieses Feature hilft Dir nur dabei es automatisiert in bestimmten Zyklen ablaufen zu lassen.

Abschnitte für die Event-Microsite

Unterteile Deine Event-Microsite in verschiedene Abschnitte und stelle die Eigenschaften für jeden einzelnen Abschnitt ein (zB. die Darstellung als Klapper oder die anzeige im Menü). So gestaltest Du die Event-Microsite noch übersichtlicher und spannender für Deine Gäste. Natürlich kannst Du in jede, Abschnitt auch personalisierte Infos des Gastes verwenden wie Vorname oder Nachname.