Hybrides Event

So erstellst Du ein kostenloses oder kostenpflichtiges hybrides Event

Hier erfährst Du, wie Du Schritt für Schritt ein Hybrid-Event erstellst, an dem Deine Gäste sowohl vor Ort als auch digital teilnehmen können.

Voraussetzungen

Um mit Hilfe dieser Anleitung ein Event zu erstellen, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Du hast auf guestoo bereits einen eigenen Account angelegt und Deine Registrierung bestätigt
  • Deine Agentur ist eingerichtet. Zur Anleitung
  • Du musst guestoo mindestens im Basic-Tarif nutzen
Ziel der Kurzanleitung

In dieser Kurzanleitung legen wir ein einfaches Event für eine hybride Veranstaltung an. Das heißt, dass es sowohl Gäste gibt, die vor Ort am Event teilnehmen, als auch Gäste, die digital (z. B. über einen Livestream) mit dabei sind. Hierbei sollen sich alle Gäste über dasselbe Anmeldeformular anmelden können und erhalten dann eine Bestätigungs-E-Mail, die je nach gewähltem Ticket die nötigen Informationen zur Teilnahme enthalten. Das heißt, Gäste, die vor Ort am Event teilnehmen erhalten die Adresse und die nötigen Informationen zur Teilnahme vor Ort, während Gäste, die online teilnehmen möchten, einem Link zum Meeting-Raum bzw. Livestream erhalten.

1. Event erstellen

1. Event erstellen -

Zuerst musst Du Dein neues Event natürlich anlegen. 

Klicke hierzu oben in der Leiste auf "Events", um in die Event-Übersicht zu gelangen.

Wenn dies Dein erstes Event ist, sieht die Event-Übersicht an dieser Stelle noch sehr leer aus. Um dies zu ändern, klicke oben links auf den Button "+Event erstellen"

2. Rahmendaten pflegen

2. Rahmendaten pflegen -

Du wirst nun auf eine neue Seite weitergeleitet.

Hier pflegst Du die wichtigsten Rahmendaten Deines Events:

  • Name

    Der Name des Events wird Deinen Gästen angezeigt und Du kannst Dein Event anhand des Namens später in der Event-Übersicht finden. Wähle deshalb einen Namen, der sowohl für Dich als auch für Deine Gäste Sinn macht.

    Beispiele: Management-Workshop, Mitarbeiterversammlung, etc.

  • Untertitel

    Hier kannst Du einen Untertitel vergeben, um Dein Event auf Wunsch noch genauer zu beschreiben.

    Beispiel: "Der Kurs richtet sich an Anfänger und Fortgeschrittene"

  • Externe Event-ID

    Hier kannst Du, falls vorhanden, eine externe Event-ID angeben, die Du außerhalb von guestoo für dieses Event verwendest. Diese Event-ID sehen Deine Gäste nicht - sie dient lediglich dazu, Dir die interne Verwaltung zu erleichtern.

  • Eventbild
    An dieser Stelle hast Du die Möglichkeit ein Bild hochzuladen, um Dein Event noch anschaulicher und individueller zu gestalten. Dies kann z. B. das Logo Deiner Firma, ein Foto von Dir oder eine speziell für das Event erstellte Grafik sein.

Weitere Informationen zu diesen und weiteren Daten, die Du im Tab "Infos" pflegen kannst, findest Du hier.

3. Event-Typ auswählen

3. Event-Typ auswählen -
  • An dieser Stelle wird festgelegt, ob es sich um ein kostenloses oder ein bezahltes Event handelt.
  • Da wir für unser hybrides Event mindestens zwei verschiedene Kategorien (Vor-Ort und Online) benötigen, entscheiden wir uns für ein Event mit bezahlten Tickets
  • Deine Gäste müssen dann bei ihrer Anmeldung ein Ticket auswählen
  • Die Tickets können auch den Preis 0€ haben
  • Es können mehrere Ticket-Kategorien mit unterschiedlichen Preisen angelegt werden

Weitere Informationen zum Event-Typ findest Du hier.

Wenn es sich bei Deinem Event nicht um ein hybrides Event handelt und diese Kurzanleitung nicht zu Deinem Event passt, kannst Du Dir hier unsere anderen Kurzanleitungen anschauen.

4. Wann & Wo festlegen

4. Wann & Wo festlegen -

Nun müssen wir unseren Gästen nur noch mitteilen wann und wo das Event überhaupt stattfinden soll.

Wann

Unter dem Abschnitt "Wann" wählst Du das entsprechende Datum und die Start-Uhrzeit des Events aus. Auf Wunsch kannst Du zusätzlich noch Datum und Uhrzeit für das Event-Ende festlegen oder Dich für die Variante "Open End" entscheiden.

Art der Veranstaltung

Hier legen wir fest, um welche Art von Veranstaltung es sich bei unserem Event handelt.

Wir entscheiden uns in unserem Beispiel logischerweise für die Option "Hybrides Event".

Wo

Hier trägst Du die Adresse ein, an der das Event für die Vor-Ort-Teilnehmenden stattfindet. In das Feld "Adresszusatz" kannst Du zusätzliche Informationen eintragen, z. B. zur Parksituation oder anderen Gegebenheiten vor Ort.

Um den Link für die Online-Teilnehmenden kümmern wir uns im nächsten Schritt!!

 

Weitere Informationen zu den Abschnitten "Wann" und "Wo" findest Du hier.

5. Meeting-URL

5. Meeting-URL -

Nachdem wir bereits die wichtigsten Rahmendaten gepflegt haben, müssen wir natürlich noch die URL hinterlegen, die unsere digital am Event teilnehmenden Gäste benötigen.

So gehts:

  • Gehe in den Tab "Infos" des Events
  • Scrolle zum Abschnitt "Meeting-URL"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Trage die URL zum Meeting in das Eingabefeld ein
  • Klicke oben rechts auf "Speichern"
  • Fertig!
Hinweise zur Meeting-URL
  • Die hier hinterlegte URL wird im Kalendereintrag des Events direkt in der Adresszeile angezeigt
  • Je nach genutzter Kalender-Software wird dem Gast direkt angezeigt, dass es sich um ein digitales Meeting handelt

Sobald Du diese Randdaten gepflegt hast, klickst Du oben rechts auf "+Event anlegen" um die vorgenommenen Einstellungen zu speichern!

6. Kontaktdaten & Redaktionelle Texte hinterlegen

6. Kontaktdaten & Redaktionelle Texte hinterlegen -

Nachdem wir unser Event angelegt haben, werden uns im "Infos"-Tab des Events noch einige weitere Abschnitte angezeigt. Um diese zu bearbeiten, klicke zunächst oben rechts auf "Bearbeiten".

 

Folgende Abschnitte solltest Du auf jeden Fall mit Inhalt füllen:

Kontaktdaten für Besucher

Hier hinterlegst Du die Daten der Ansprechperson, die Deine Gäste bei Fragen kontaktieren können.

Zu pflegen sind:

  • Name Ansprechpartner*in
    z. B. Max Mustermann
  • Telefonnummer
    z. B. 0123 / 456 789 01
  • E-Mail
    z. B. max@mustermann.de
  • Kontaktzusatz 
    z. B. "Erreichbar täglich von 9-17 Uhr"
Redaktionelle Texte

Hier formulierst Du den Text, der Deinen Gästen auf der Event-Microsite angezeigt werden soll.

Folgende Texte sind zu pflegen:

  • Introtext
    Wird als einleitender Text auf der Event-Microsite angezeigt.
  • Beschreibung
    Wird auf der Event-Microsite angezeigt. Hier kannst Du Deinen Gästen weitere Informationen zum Event geben und ihnen einen kleinen Überblick darüber geben, was sie erwartet.
  • Introtext Anmeldeformular
    Dieser Text steht oberhalb des Anmeldeformulars und kann z. B. für weitere Hinweise oder personalisierte Text-Bausteine genutzt werden.
  • Hinweis: Um die redaktionellen Texte zu personalisieren, kannst Du die Platzhalter benutzen, die Dir oberhalb der Eingabefelder angezeigt werden. Klicke hierzu einfach auf den entsprechenden Platzhalter, um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren und füge ihn dann an der gewünschten Stelle ein.

Wichtig: Vergiss nicht oben rechts auf "Speichern" zu klicken, sobald Du alle gewünschten Änderungen vorgenommen hast!!

7. Optional: Self-CheckIn aktivieren (ab Pro-Tarif)

7. Optional: Self-CheckIn aktivieren (ab Pro-Tarif) -

Nachdem wir das Event angelegt haben, werden wir in unserem neu angelegten Event von verschiedenen Meldungen begrüßt.

Wenn Du den Online-Teilnehmenden Deines Events einen Self-CheckIn ermöglichen möchtest, ignorieren wir diese Meldungen zunächst und tun stattdessen folgendes:

  • Klicke auf den Tab "Settings"
  • Scrolle nach ganz unten und klicke auf "Mehr Optionen anzeigen"
  • Aktiviere im neuen Fenster die Option "Self-CheckIn & CheckOut" (Screenshot siehe unten)
  • Klicke auf "Speichern"
  • Scrolle nun im "Settings"-Tab zum Abschnitt "Self-CheckIn & CheckOut"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Aktiviere die Option "Self-CheckIn per Link erlauben"
  • Link zum Self-CheckIn X Minuten vor dem Event senden:
    Hier trägst Du die Anzahl der Minuten vor dem Event ein, zu der der Link zum Self-CheckIn an die Online-Teilnehmenden versendet werden soll.
    In unserem Beispiel tragen wir hier den Wert "60" ein - der Link zum Online-Event wird also 60 Minuten vor der Start-Zeit des Events versendet.
  • Weiterleitung nach erfolgreichem CheckIn/CheckOut:
    Hier wählst Du die Option "Meeting-URL" aus

Hinweis: Auf Wunsch kannst Du auch noch den Self-CheckOut aktivieren. Weitere Informationen dazu, wie Du den Self-CheckIn und Self-CheckOut nutzen kannst, findest Du hier.

Vorteile bei der Nutzung des Self-CheckIns

Das Aktivieren des Self-CheckIns ist, wie bereits erwähnt, ein optionaler Schritt. Die Unterscheidung zwischen Online- und Vor-Ort-Teilnehmenden funktioniert zwar auch ohne diese Einstellung, der Self-CheckIn bietet aber folgende Vorteile:

  • Du hast einen besseren Überblick darüber, wer sich beim Event eingecheckt hat
  • Der CheckIn der Teilnehmenden wird entsprechend in guestoo dokumentiert und es kann somit auch nach dem Event darauf zugegriffen werden
  • Bei zusätzlicher Aktivierung des Self-CheckOuts kannst Du genau sehen, wie lange ein Gast am Online-Meeting teilgenommen hat

8. Zahlungsarten & Tickets

8. Zahlungsarten & Tickets -

Nachdem wir den Self-CheckIn aktiviert haben, müssen wir nun noch die Tickets anlegen und mindestens eine Zahlungsart für unsere Gäste freigeben.

Zahlungsarten freigeben

Um Zahlungsarten für das Event freizugeben, gehst Du wie folgt vor:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Tickets"
  • Hier wählst Du zunächst aus, welche Zahlungsarten Du aktivieren möchtest: Klicke hierzu auf den Schieberegler neben der jeweiligen Zahlungsart (grüner Schieberegler = aktiv, roter Schieberegler = inaktiv)
  • Hinweis: Stelle sicher, dass Du zuvor unter "Agentur > Bezahlinfos" die nötigen Daten für die jeweilige Zahlungsart hinterlegt hast.
    Wie Du Deine Agentur und die Zahlungsarten einrichtest, ist hier erklärt.
Ticket zur Vor-Ort-Teilnahme anlegen

Als nächstes wollen wir ein neues Ticket anlegen, das unsere Gäste bei ihrer Anmeldung zum Event kaufen können. 

So gehts:

  • Scrolle im Tab "Tickets" Deines Events nach unten zum Abschnitt "Tickets"
  • Klicke auf "+Ticket hinzufügen"
  • Im neuen Fenster trägst Du zunächst den Namen für das Ticket ein, dieser könnte z. B. "Kategorie 1", "VIP-Ticket" o.ä. lauten.
    In unserem Beispiel entscheiden wir uns für den Namen "Vor-Ort Teilnahme"
  • Auf Wunsch kannst Du noch eine Beschreibung für das Ticket angeben. Diese ist nur bei der Auswahl der Tickets sichtbar, nicht auf dem Ticket oder in der Bestätigungs-E-Mail.
  • Als Ticket-Art wählen wir die Option "Hauptticket", da unsere Gäste mindestens ein Eintrittsticket kaufen müssen, bevor sie ggf. weitere Zusatzstickets hinzubuchen können
  • Unter Wer darf das Ticket buchen? wählst Du aus, ob das Ticket nur vom Hauptgast oder auch von Begleitpersonen gebucht werden darf. 
    Wir entscheiden uns in unserem Beispiel für "Hauptgast + Begleitperson", da unsere Gäste die Möglichkeit haben sollen, Begleitpersonen mit anzumelden.
  • Verfügbare Menge: Der Standard-Wert ist "-1" - das bedeutet, dass eine unbegrenzte Zahl an Tickets verfügbar ist.
    Wir tragen für unser Beispiel den Wert "500" ein, um die Teilnehmendenzahl vor Ort zu begrenzen.
  • Wenn du mehrere verschiedene Tickets oder Kategorien anbietest, empfiehlt es sich außerdem eine Farbe für Dein Ticket auszuwählen, mit der die Tickets sowohl bei der Buchung als auch im CheckIn-Prozess besser unterschieden werden können.
    Für unser Beispiel entscheiden wir uns für ein kräftiges Rot.
  • Nun legst Du noch den Preis des Tickets und den entsprechenden MwSt.-Satz fest. Du kannst außerdem entscheiden, ob Du an dieser Stelle den Brutto- oder den Netto-Preis angeben möchtest
    Für unser Beispiel geben wir einen Netto-Preis von €10 an und entscheiden uns für einen MwSt.-Satz von 19%
  • Sobald Du alle benötigten Informationen gepflegt hast, gehst du in den "Einstellungen"-Tab des Tickets
  • Im Abschnitt "Workflow" wählst Du unter "Event-Typ" die Option "Event vor Ort" aus - dies sorgt dafür, dass Vor-Ort-Teilnehmende NICHT den Link zur Online-Veranstaltung zugeschickt bekommen, sondern sich vor Ort vom CheckIn-Personal einchecken lassen müssen.
  • Nachdem Du alle Einstellungen vorgenommen hast, klicke auf "+Neu anlegen"
  • Das neue Ticket erscheint nun in der von Dir gewählten Farbe in der Liste
  • Wenn Du Änderungen am Ticket vornehmen möchtest, klicke auf das Stift-Symbol neben dem Ticket
Ticket zur Online-Teilnahme anlegen
  • Auf diese Art und Weise legst Du nun noch ein weiteres Ticket an, dass Du z. B. "Online-Teilnahme" nennst. Auch hier kannst Du eine Beschreibung, die verfügbare Menge, den Preis und die Farbe des Tickets festlegen.
  • Name: z.B. "Online-Teilnahme"
  • Beschreibung: z. B. "Teilnahme am Event über unseren Livestream"
  • Ticket-Art: Hauptticket
  • Wer darf das Ticket buchen?: Hauptgast + Begleitperson
  • Verfügbare Menge: Wir legen den Wert "-1" (unbegrenzt) fest, Du kannst aber natürlich auch eine feste Zahl vorgeben
  • Farbe: z. B. ein Blau-Ton, der sich vom Rot-Ton des anderen Tickets abhebt
  • Preis: Trage hier den entsprechenden Preis und Mwst.-Satz ein
  • Sobald Du alle benötigten Informationen gepflegt hast, gehst du in den "Einstellungen"-Tab des Tickets
  • Im Abschnitt "Workflow" wählst Du unter "Event-Typ" die Option "Online-Event" aus - dies sorgt dafür, dass Online-Teilnehmende NICHT die Adresse der Vor-Ort-Veranstaltung zugeschickt bekommen, sondern sich über den Self-CheckIn selbst einchecken müssen.
  • Nachdem Du alle nötigen Informationen gepflegt hast, klicke auf "+Neu anlegen"
  • Das neue Ticket erscheint nun in der von Dir gewählten Farbe in der Liste
Weitere Tickets & Zusatztickets

Für eine einfache Unterscheidung zwischen Online- und Vor-Ort-Teilnehmenden genügen zwei verschiedene Tickets. Du kannst aber natürlich auch weitere Tickets anlegen, um z. B. unterschiedliche Preis-Kategorien abzubilden.

Außerdem hast Du die Möglichkeit Zusatz-Tickets anzulegen, um Deinen Gästen z. B. den zusätzlichen Kauf einer Begleit-Broschüre zu ermöglichen.

9. Automatische Rechnungen aktivieren

9. Automatische Rechnungen aktivieren -

Damit Deine Gäste beim Kauf von Tickets auch eine Rechnung über ihren Kauf erhalten, aktivieren wir nun noch das automatische Versenden von Rechnungen. 

 

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Settings"
  • Scrolle zum Abschnitt "Automatische Rechnungen"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Aktiviere die Option "Automatische Rechnung aktivieren"
  • Wenn Du möchtest, dass auch für 0€-Bestellungen eine Rechnung versendet wird, aktiviere diese Option ebenfalls.
    In unserem Beispiel bleibt diese Option deaktiviert.
  • Aktiviere die Option "Rechnungsbeleg als PDF"
    Hinweis: Wenn Du diese Option nicht aktivierst, wird der Rechnungsbeleg in reiner Textform in der E-Mail dargestellt.
  • Max. Brutto-Grenze
    Hier trägst Du die maximale Summe ein, für die automatische Rechnungen erstellt werden sollen.
    Wichtig: Für alle Käufe, bei denen der gesamte Rechnungsbetrag höher ist als dieser Wert, wird keine automatische Rechnung erstellt!
  • Rechnungsinformationen
    Hier pflegst Du alle wichtigen Informationen für die Rechnung: vollständiger Name des leistenden Unternehmers, vollständige Anschrift des Rechnungsstellers, ggf. Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung, ...
  • Sobald Du alle Einstellungen vorgenommen hast, klicke oben rechts auf "Speichern"

10. Gäste-Anzahl + Registrierungsprozess anpassen

10. Gäste-Anzahl + Registrierungsprozess anpassen -

Nun wollen wir noch festlegen, wieviele Gäste sich zu unserem Event anmelden können. 

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Settings"
  • Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Trage unter "Max. Gäste" die gewünschte maximale Gästeanzahl ein
  • Da es sich um ein hybrides Event handelt, möchten wir die Anzahl der Besucher vor Ort zwar begrenzen, jedoch keine Begrenzung für die Online-Teilnehmendenzahl vorgeben. Die Zahl der Vor-Ort-Teilnehmenden haben wir bereits in den Tickets begrenzt, deshalb tragen wir für unser Beispiel einen sehr hohen Wert (z. B. "999999999") ein, um sicherzustellen, dass ausreichend Plätze für die Online-Teilnehmenden verfügbar sind.
  • Klicke oben rechts auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen

 

Außerdem möchten wir festlegen, dass wir nicht jeden Gast, der sich anmeldet, erst bestätigen müssen, damit er am Event teilnehmen darf. 

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Settings"
  • Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Wähle unter "Gast-Zusage" die Option "Automatische Zusage nach Anmeldung" aus
  • Klicke oben rechts auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen

Weitere Informationen zu den Einstellungen, die Du unter dem Abschnitt "Registrierungsprozess" vornehmen kannst, findest Du hier.

11. Design anpassen

11. Design anpassen -

Damit Dein Event auch für das Auge ansprechend ist, kannst Du die Farben, die für die Eventseite, das Anmeldeformular und die E-Mails verwendet werden, individuell anpassen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Design"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Trage in die Felder die gewünschten Farbcodes ein (z. B. #000000)
  • Lade auf Wunsch ein Hintergrundbild hoch
  • Klicke oben rechts auf "Speichern"

Weitere Informationen zu den Design-Einstellungen findest Du hier.

Hinweis: Wenn Du an dieser Stelle keine Farben hinterlegst, greift guestoo auf die Farben zurück, die unter "Agentur > Design" gespeichert sind.

12. Anmelde-Formular anpassen: Stammdaten

12. Anmelde-Formular anpassen: Stammdaten -

Damit Du alle nötigen Informationen Deiner Gäste bereits beim Anmeldeprozess abfragen kannst, solltest Du das Anmeldeformular an Deine Bedürfnisse anpassen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Formular"
  • Wähle unter dem Abschnitt "Stammdaten" aus, welche Felder in Deinem Anmeldeformular angezeigt werden sollen und ob diese Angaben freiwillig oder verpflichtend sind:
    • Rotes, durchgestrichenes Auge: Wird nicht im Formular angezeigt
    • Grünes Auge: Wird im Formular angezeigt, freiwillige Angabe
    • Grüner Stern: Wird im Formular angezeigt, verpflichtende Angabe
  • Weitere Informationen zu den Stammdatenfeldern findest Du hier.

 

Da es sich in unserem Beispiel um ein einfaches Event handelt, wählen wir folgende Stammdaten aus: E-Mail, Anrede (freiwillig), Vorname, Nachname.

Du kannst aber natürlich frei entscheiden, welche Stammdaten-Felder für Dich und die Planung Deines Events relevant sind. :)

13. Anmelde-Formular anpassen: Eventspezifische Felder

13. Anmelde-Formular anpassen: Eventspezifische Felder -

Die Stammdaten-Felder decken bereits die wichtigsten Daten ab, die die meisten Veranstalter von ihren Gästen benötigen.

Du hast aber zusätzlich die Möglichkeit weitere Daten von Deinen Gästen abzufragen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Formular"
  • Klicke unter dem Abschnitt "Eventspezifische Felder" auf "+Feld hinzufügen"
  • Du hast an dieser Stelle die Wahl zwischen verschiedenen Feld-Typen. Zu den am häufigsten verwendeten Feld-Typen gehören:
    • Text (einzeilig): Eingabefeld für kurze Texte
    • Textarea (mehrzeilig): Eingabefeld für längere Texte
    • Auswahlliste: Eine Liste von vorgegebenen Optionen, aus denen Deine Gäste auswählen können
  • Nachdem Du dich für einen Feld-Typ entschieden hast, gib eine Beschriftung für das Feld ein und gebe ggf. Optionen für Deine Auswahlliste vor
  • Klicke unten auf "+Neu anlegen"
  • Sobald Du das Feld angelegt hast, hast Du auch hier die Möglichkeit zu wählen, ob dieses Feld im Formular angezeigt werden soll und ob die Angabe freiwillig oder verpflichtend ist:
    • Rotes, durchgestrichenes Auge: Wird nicht im Formular angezeigt
    • Grünes Auge: Wird im Formular angezeigt, freiwillige Angabe
    • Grüner Stern: Wird im Formular angezeigt, verpflichtende Angabe

Weitere Informationen zu den eventspezifischen Feldern findest Du hier.

Anwendungsbeispiele

Du kannst die eventspezifischen Felder nutzen, um alle Arten von Informationen von Deinen Gästen abzufragen, z. B.:

  • Angaben zur eigenen Person (z. B. Anzahl der Kinder, Datum der Anstellung in der Firma, Kundennummer, ...)
  • Fragen, die sie gerne in einer Fragerunde beantwortet haben möchten
  • Themen, die im Meeting angesprochen werden sollen
  • Wie sie auf das Event aufmerksam geworden sind (z. B. mit Hilfe der Auswahlliste)
  • usw.

14. Anmeldung über Eventseite, Formular oder QR-Code

14. Anmeldung über Eventseite, Formular oder QR-Code -

Sobald Du Dein Event wie gewünscht individualisiert hast, ist es auch schon soweit, dass sich die ersten Gäste zu Deinem Event anmelden können.

Du hast hierzu mehrere Möglichkeiten:

 

1. Eventseite

  • Du schickst Deinen Gästen ganz einfach den Link zur Eventseite, auf der sie sich dann für dein Event anmelden können, z. B. per E-Mail, SMS, etc.
  • Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "Event-Microsite"
  • Dort bekommst Du einen Link zu Deiner Eventseite angezeigt und kannst diesen nutzen, um einerseits Deine Einstellungen zu überprüfen und den Link andererseits auch direkt entsprechend an Deine Gäste weiterzuleiten.

 

2. Anmeldeformular

  • Du nutzt nur das Anmeldeformular, ohne die Eventseite.
  • Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "Anmeldeformular"
  • Hier hast Du nun zwei Möglichkeiten:
    • Du schickst Den Link, der Dir im neuen Fenster angezeigt wird, an Deine Gäste, z. B. per E-Mail, SMS, etc.
    • Du kopierst den Code, den Du etwas weiter unten findest, an der entsprechenden Stelle in den HTML-Code Deiner eigenen Website und bindest das Formular somit auf Deine eigene Seite ein. Deine Gäste können sich dann von dort aus direkt zum Event anmelden.

 

3. QR-Code

  • Du nutzt einen QR-Code, um Deine Gäste auf das Event weiterzuleiten. Diesen kannst Du z. B. auf Flyer oder Einladungen drucken.
  • Gehe hierzu im Menü auf der rechten Seite auf den Menüpunkt "QR Code"
  • Speichere einen der beiden QR-Codes ab und nutze ihn dann an gewünschter Stelle. Es stehen zwei QR-Codes zur Verfügung:
    • QR-Code zur Eventseite
    • QR-Code zum Anmeldeformular

15. Gäste direkt einladen

15. Gäste direkt einladen -

Wenn Du nur bestimmte Gäste auf Dein Event einladen möchtest, hast Du außerdem die Möglichkeit Deine Gäste direkt einzuladen.

So gehts:

  • Gehe in Deinem Event in den Tab "Gäste"
  • Klicke auf "+ Gast hinzufügen"
  • Trage im neuen Fenster die E-Mail-Adressen Deiner Gäste mit "," getrennt nebeneinander oder untereinander in das entsprechende Feld ein
  • Bestätige unten dass Du die Einverständnis jeder einzelnen Person hast, ihre Daten zu speichern und sie anzuschreiben
  • Auf Wunsch kannst Du auch direkt die Option "Einladung senden" aktivieren. Die Gäste bekommen dann direkt eine E-Mail mit einem Link, mit dem sie sich beim Event anmelden können
  • Klicke unten auf "Hinzufügen"

16. Mailings an Gäste senden

16. Mailings an Gäste senden -

Manchmal ist es notwendig Deinen Gästen außer der Regel weitere Informationen zum Event zukommen zu lassen, z. B. wenn Du Deinen Gästen einen Reminder schicken möchtest oder Ihnen Informationen zur Vorbereitung auf das Event schicken möchtest.

Mit guestoo kannst Du Mailings aller Art ganz einfach umsetzen - so gehts:

  • Gehe in Dein Event und wähle im Menü auf der rechten Seite den Menüpunkt "Mailings" aus
  • Wähle die Art des Mailings aus
    Für generelle Informationen bietet sich der Typ "Standard" an
  • Wähle die Empfänger des Mailings aus
    Du kannst hier einen oder mehrere Status auswählen, in dem sich die Gäste befinden müssen, um das Mailing zu empfangen
  • Personalisiere das Mailing
    Du kannst die vorhandenen Platzhalter nutzen, um Deine Gäste persönlich anzusprechen. Klicke hierzu einfach auf den gewünschten Platzhalter um ihn in Deine Zwischenablage zu kopieren. Dann fügst Du den Platzhalter mit Rechtsklick -> "Einfügen" oder STRG+V an der gewünschten Stelle im Mailing ein.
  • Speichere Dein Mailing für später
    Wenn Du das Mailing erstmal nur vorbereiten möchtest oder es eventuell zu einem späteren Zeitpunkt nochmal verwenden möchtest, aktiviere die Option "Mailing speichern" und gib dem Mailing einen Namen, unter dem Du es später ganz einfach wiederfinden kannst.
  • Versende Dein Mailing (oder speichere es für später)
    Wenn Du fertig bist, klicke unten rechts auf den Button "Senden". Du kannst Dir mit Hilfe der Funktion "Test senden" auch erst mal anschauen, ob Du mit dem Aussehen Deines Mailings zufrieden bist oder auf das Speichern-Symbol klicken, wenn Du das Mailing nur speichern, aber noch nicht versenden möchtest.
  • Fertig :)

17. Gäste verwalten & einchecken

Stammdaten bearbeiten, Einladungen versenden, CheckIn, ...

17. Gäste verwalten & einchecken - Stammdaten bearbeiten, Einladungen versenden, CheckIn, ...

Nachdem sich Gäste zu Deinem Event angemeldet haben oder Du sie manuell hinzugefügt hast, kannst Du sie verwalten und am Tag des Events ein- und auschecken.

Wie das funktioniert, ist in dieser Kurzanleitung genauer erklärt.

18. Ausprobieren

guestoo hat natürlich noch viele weitere spannende Features, auf die wir in dieser Kurzanleitung nicht eingehen, um Dir den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. 

Wir möchten Dich aber gerne dazu ermutigen, Dich selbstständig ein bisschen durch die Anwendung zu klicken und Dinge auszuprobieren, die für die Planung Deines Events hilfreich sein könnten.

In unserer Dokumentation für Veranstalter findest Du weitere Anregungen und Erklärungen. Und falls Du doch mal Hilfe brauchst, wende Dich gerne an support@guestoo.de - hier stehen wir Dir jederzeit bei Fragen zur Verfügung.

 

Aber jetzt wünschen wir Dir erst mal viel Spaß beim Ausprobieren von guestoo! :)