Gäste- & Teilnehmenden-Verwaltung für Deine Events & Veranstaltungen

Firmenevents, Kundenveranstaltungen, Seminare, Partys, Konzerte, Hochzeiten und mehr.
Vollumfassend, einfach und datenschutzkonform.

Kostenlos anmelden Mehr Infos

Alles aus einer Hand

Vollumfängliches Gäste- &
Teilnehmer-Management

Durch die Zusammenarbeit mit Veranstaltern aus den verschiedensten Bereichen ist guestoo zu einem praxisnahen und flexiblen System geworden, welches nicht nur Teile, sondern den gesamten Ablauf der Event-Planung abdeckt:

Event-Planung
Was, Wann, Wo // Wer kommt (Abgleich mit dem CRM, Excel-Import, …) // Manager-User zuordnen, …

Einladung
Personalisiert aus guestoo per Email und SMS oder gedruckt mit persönlichem Code // durch Teilen des Links (z. B. auf LinkedIn oder der eigenen Website)

Anmeldung
Dynamisches Anmeldeformular inkl. regelbasierter Felder // Warteliste // Zu- & Absagefunktion // bezahlte Tickets // Saalplan // Optionale DoubleOpt-In E-Mail // Optionale öffentliche Teilnehmendenliste // Timeslots (Probefahrten, Workshops, etc.) mit Kontingenten // eigene Einverständniserklärungen, …

Organisation
Infomailings an Gäste // Namensschilder vorbereiten // Zu- und Absagen einsehen // Umfragen, …

CheckIn / CheckOut
Per iOS oder android App // auch gesplittet möglich (Gast & Begleitperson) // CheckIn-Benachrichtigung (wenn ein wichtiger Gast eincheckt geht automatisch eine E-Mail an eine vordefinierte Person) // Namensschilder beim CheckIn drucken // CheckIn & CheckOut mehrfach möglich (wenn z. B. die Jacke vergessen wurde), …

Auf dem Event
Social Wall, auf der die Gäste Bilder und Texte posten, liken und kommentieren können // Du hast die Wahl, ob jeder Deiner Gäste ein kleines Profil von sich erstellen darf. Dieses Profil können andere Gäste ansehen und sich merken

Nach dem Event
Umfragen // Fotos hochladen für erschienene Gäste // Infomailings // Einladung auf neue Events // Exporte für das Finanzamt // Abgleich mit dem CRM // Automatische, personalisierte Teilnehmenden-Zertifikate, …

Integration
Damit guestoo in bestehende Strukturen integriert werden kann gibt es eine umfassende Schnittstelle und Exporte.

Vollumfängliches Gäste- & Teilnehmer-Management • Alles aus einer Hand
Wir glauben, Gästemanagement sollte Spaß machen, einfach sein und die Daten der Gäste respektieren!

Persönliche Ansprache, individuelle Anmeldeoptionen pro Gast, CheckIn-Benachrichtigungen, …

Hoch personalisiert
& trotzdem effektiv

Mit guestoo hast Du die Möglichkeit, Deine Gäste persönlich anzusprechen. Du kannst am Gast hinterlegen, ob es es sich z. B. um einen VIP handelt, wer automatisch benachrichtigt werden soll wenn der Gast eincheckt oder auch welche Felder der Gast bei der Anmeldung sieht (z. B. die Option auf einen Shuttle-Service) und ob & wie viele Begleitpersonen er mitbringen darf. Der CheckIn geht schnell und kann auch gesplittet erfolgen (Hauptgast und Begleitperson kommen getrennt), so vermeidest Du Warteschlangen und das Suchen nach Namen in endlosen Listen.

Und das ist nur ein kleiner Auszug, wie guestoo Dir hilft, nicht nur das Event selbst, sondern den ganzen organisatorischen Ablauf drumherum zum Erlebnis zu machen!

Hoch personalisiert & trotzdem effektiv • Persönliche Ansprache, individuelle Anmeldeoptionen pro Gast, CheckIn-Benachrichtigungen, …

Viele Möglichkeiten, sofort startklar & einfach zu integrieren

Flexibel & sofort verfügbar

Mit der Cloud-Version von guestoo kannst Du sofort kostenlos starten. Wenn Du mit dem Free-Tarif auskommst, kannst Du ihn ohne zeitliche Begrenzung kostenlos nutzen. Wenn Du mehr Funktionen brauchst, kannst Du einfach monatlich in den passenden Tarif up- oder downgraden.

Für jedes Event kannst Du neu entscheiden, wie der Ablauf ist. Soll es bezahlte Tickets geben, soll der Gast seine Anmeldung per DoubleOpt-In Mail bestätigen, willst Du die Anmeldung manuell oder automatisch freigeben, gibt es Tickets, …

Unsere guestoo Apps für android oder iOS helfen Dir beim Checkin und ermöglichen es Dir, das Gästemanagement von unterwegs zu erledigen.

Wenn Dir die Optionen in guestoo nicht reichen, dann kannst Du auch unsere mächtige API nutzen und guestoo in Deine bestehenden Systeme integrieren.

Und falls Du guestoo lieber auf Deinem eigenen Server betreiben willst, ist das mit der guestoo Server-Lizenz auch kein Problem!

Flexibel & sofort verfügbar • Viele Möglichkeiten, sofort startklar & einfach zu integrieren

Gastdatenerfassung, CheckIn & CheckOut, Exporte, …

Corona-Support inklusive

Wenn Du guestoo nutzt, müssen Deine Gäste nicht extra Zettel ausfüllen oder andere Apps nutzen. Du fragst bei der Anmeldung einfach alle Daten ab (vom Gast UND der Begleitperson), die Du brauchst und guestoo dokumentiert alles für Dich. Durch den CheckIn- und CheckOut weißt Du immer ganz genau, wie viele Gäste gerade da sind und kannst per Knopfdruck Exporte erstellen, die Du an das Gesundheitsamt weitergeben kannst.

Du kannst guestoo natürlich auch nur zur Zuflussregelung und Gastdaten-Dokumentation nutzen. Zum Beispiel für Sport-Veranstaltungen, Schwimmbäder oder Gottesdienste.

NEU: Integriere & organisiere Corona-Schnelltests in Deinen Event-Workflow.
Frage den Corona Status schon bei der Anmeldung ab. Nutze den vorgeschalteten Kontrollprozess um beim Einlass erst den Status zu überprüfen und dann den Gast einzuchecken. Auf Wunsch kannst Du auch den Testprozess selber mit guestoo abdecken.
"» Mehr zu Corona-Schnelltests vor Deinem Event

Corona-Support inklusive • Gastdatenerfassung, CheckIn & CheckOut, Exporte, …

Egal ob Firmen oder Privatpersonen

Viele Anwendungsfälle, eine Lösung!

guestoo hilft beim Gästemanagement, ganz egal in welchem Bereich. Großveranstaltungen, Premium-Firmenevents, Mitarbeiter-Benefits, Fußballspiele, Autokinos, … mit guestoo organisierst Du alles in einem Tool und das hoch individuell pro Event.

Events, Partys, Konzerte, Konferenzen, …

Events, Partys, Konzerte, Konferenzen, …

Je nach Wunsch mit Tickets und Saalplan

Du veranstaltest Partys, Konferenzen oder andere Events, zu denen sich Leute anmelden können (bezahlt, kostenlos, mit Saalplan, …) und willst weg von Excel-Listen und E-Mail-Anmeldungen? Kein Problem!

Beispiel Party mit Eintritt Beispiel Tickets mit Saalplan buchen

Themenseite: Autohäuser

Themenseite: Autohäuser

Probefahrtwochen, Kundenevents & mehr einfach managen

Biete besonderen Kunden exklusive Probefahrten inkl. freier Timeslots an oder lade sie zu speziellen Verkaufsevents ein.
Das alles in Deinem Design, komfortabel für Deine Kunden und DSGVO-konform.
Im Nachgang hast Du die Möglichkeit allen erschienenen Kunden eine Zufriedenheitsumfrage zu senden, ihnen Fotos vom Event zur Verfügung zu stellen oder die erschienenen Gäste für die Steuererklärung zu exportieren.

Demo Probefahrt buchen Demo bezahltes Special

Mehr Infos zu guestoo für Autohäuser
Themenseite: Digitale und hybride Events

Themenseite: Digitale und hybride Events

Gästemanagement für Zoom, Teams, JITSI, …

guestoo ergänzt Zoom, Teams & andere Online-Event-Tools um das fehlende Gästemanagement wie Einladung, Anmeldungen, CheckIn, Umfragen, Mailings & mehr. Erst so werden aus virtuellen Meetings professionelle Online-Events! Auch für hybride Events hat guestoo eine Lösung…

Demo mit CheckIn

Mehr Infos zu guestoo & Digitale Events
Themenseite: Bildung, Coaches, etc.

Themenseite: Bildung, Coaches, etc.

Teilnehmende verwalten, Anmeldungen organisieren & Zertifikate erstellen

Mit guestoo kannst Du ganz einfach Deine Veranstaltungen organisieren (inkl. Anmeldeprozess) und im Anschluss automatisch ein oder mehrere unterschiedliche Teilnehmendenzertifikate erstellen und an die gewünschten Teilnehmenden versenden.

Mehr Infos zu guestoo für Bildungseinrichtungen & Coaches
Themenseite: Corona-Schnelltests vor dem Einlass

Themenseite: Corona-Schnelltests vor dem Einlass

Corona-Schnelltests organisieren & in Dein Event integrieren

Mit guestoo kannst Du Corona-Schnelltests inklusive Zufluss-Steuerung, Test-Ablauf und automatischer Benachrichtigung per E-Mail (+ Zertifikat) & SMS organisieren und in Deinen Event-Workflow integrieren - ohne zusätzliche Software.

Mehr Infos zur Organisation von Corona-Schnelltests
Themenseite: Gastdaten-Erfassung

Themenseite: Gastdaten-Erfassung

Gastdatenerfassung inkl. Verifizierung der Handynummer

DSGVO-konformes Erfassen der Daten Deiner Gäste inkl. Verifizierung der Handynummer und optionaler Zufluss-Steuerung mit Timeslots.
Im Falle eines Falles bietet guestoo Dir einen Export der betroffenen Gäste und die Möglichkeit sofort ein Mailing zu versenden.

Demo Krankenhaus Demo Gastronomie

Mehr Infos zur Gastdaten-Erfassung
Themenseite: Kirchen, Gebetshäuser, Moscheen

Themenseite: Kirchen, Gebetshäuser, Moscheen

Besucher organisieren & dokumentieren

guestoo hilft bei Gottesdiensten die Corona-Regelungen einzuhalten oder auch einfach nur den Besucherstrom zu organisieren.
Nicht nur online, sondern auf Wunsch auch vor Ort oder persönlich (z. B. im Pfarrbüro).

guestoo für Deine Kirche
Themenseite: Sport-Vereine

Themenseite: Sport-Vereine

Anmeldung, Zuflussregelung, Dokumentation (nach Corona-Anforderungen), Ticketverkauf, …

Gib Deinen Zuschauer*innen die Möglichkeit sich vor dem Spiel ganz einfach online anzumelden. So weißt Du wie viele Leute kommen werden und hast die Daten der Besucher bereits digital dokumentiert. Am Spieltag selbst scannst Du einfach die Tickets und weißt wer wann da war. Bei Bedarf kannst Du die Zuschauer beim Verlassen des Geländes auch wieder auschecken - so hast Du alles sauber nach den geltenden Corona-Regelungen dokumentiert. Du entscheidest, ob es bezahlte Spiele sind oder die Gäste kostenlos teilnehmen dürfen. Und das Beste: Von Deinen verkauften Tickets ziehen wir keine Provision ab!
Extra für Sport-Vereine haben wir einen speziellen Tarif geschnürt, der Euere Vereinskasse schont und trotzdem vieles in guestooo ermöglicht.

Mehr Infos für Sport-Vereine
Themenseite: Schwimm- und Freibäder

Themenseite: Schwimm- und Freibäder

Zufluss steuern & Gäste dokumentieren

Steuer den Besucherzulauf zu Deinem Schwimm- oder Freibad durch Online-Anmeldungen und dokumentiere dabei direkt die Daten Deiner Badegäste.
guestoo ist nutzbar für einzelne Schwimmbäder, Badeseen, städtische Badebetriebe, uvm.

Das Beste dabei: guestoo kann ganz einfach in den bereits bestehenden Betrieb integriert werden!

Mehr Infos für Schwimmbäder
Themenseite: Hochzeit

Themenseite: Hochzeit

Auch gedruckte Einladungen möglich, Zu- & Absageoption, Wer ist Fisch, wer Fleisch, …

Hochzeiten sind etwas besonderes. Daher sollen oft auch die Einladungen individuell und meist gedruckt erfolgen. Mit guestoo kein Problem. Du kannst jedem Gast seinen individuellen Einladungscode auf die Einladung drucken. Damit kann er zu- oder absagen und bei der Anmeldung kann jeder Gast angeben, ob er z. B. das Fleisch- oder Fischmenü möchte (das Ergebnis siehst Du übersichtlich in der Statistik des Events).

Beispiel Hochzeits Event-Seite

Mehr zu Gästemanagement für Eure Hochzeit
Themenseite: Städte und Gemeinden

Themenseite: Städte und Gemeinden

Veranstaltungen, Events, Konzerte, Raumbuchungen, …

Veranstaltungsorte Deiner Stadt anzeigen inklusive der Möglichkeit Raumbuchungs-Anfragen zu integrieren.
Gäste- und Teilnehmendenmanagement für eigene Veranstaltungen oder die Veranstalter*innen Deiner Stadt.
Eine Lösung für alle Beteiligten. Deine Stadt. Deine Veranstaltungen. Dein guestoo :)
Und wenn Du magst, gibt es das Ganze auch auf Deinem Server inkl. BackEnd im Design Deiner Stadt.

Mehr zu guestoo im Städtemarketing
Themenseite: Gastronomie

Themenseite: Gastronomie

Gästeverwaltung, Tischreservierung & Raumbuchung

Egal ob Du Tischreservierungen anbieten möchtest, Räume für Veranstaltungen vermieten willst oder klassisch eine Party veranstaltest. Mit guestoo hast Du ein System, über das Du alles ganz einfach abbilden kannst.
Auch die digitale Dokumentation der Gäste entsprechend der geltenden Corona-Verordnungen kannst Du mit guestoo umsetzen!

guestoo für Deine Gastronomie

Kundenveranstaltungen, Probefahrten, …

Inklusive Hotelkontingent und Timeslots/Workshop-Buchung

Als Autohaus bietest Du z.B. besonderen Kunden exklusive Probefahrten oder spezielle Verkaufsevents an. Mit guestoo kannst Du bestimmte Kundengruppen zu Events einladen. Diese können ihre Teilnahme bestätigen und dafür benötigte Daten direkt durch unsere frei gestaltbaren Anmeldeformulare mit angeben. Im Nachgang hast Du die Möglichkeit alle erschienenen Gäste für die Steuererklärung direkt zu exportieren. Auch Hotelkontingente können gepflegt und die gewünschten Zimmer direkt bei der Anmeldung abgefragt werden - inkl. Verfügbarkeit.

Beispiel Event-Microsite

Haus- & Verkaufsmessen

Inkl. Einbindung und Terminvereinbarung mit dem Vertrieb

Mit guestoo kannst Du ganz einfach Haus- oder Verkaufsmessen organisieren. Aber nicht nur die Einladungen und Zu- oder Absagen hast Du mit guestoo einfach im Griff. Denn guestoo kann noch viel mehr! Wie wäre es zum Beispiel, wenn Du Deinen Vertrieb direkt mit seinem Kundenkreis verbindest? So kann der Gast direkt bei der Anmeldung einen Termin vor Ort mit seinem Verkäufer buchen. Und jeder einzelne Vertriebsmitarbeiter kann einsehen, welcher seiner Kunden sich schon angemeldet hat und bei den anderen entsprechend nachhaken. Auch Hotelkontingente, Partyteilnahmen und vieles mehr können organisiert werden.

Beispiel Messe-Einladung + Terminvereinbarung

Mitarbeiterportale (Weiterbildungen, Benefits, Teambuilding, …)

Inklusive Single SignOn, azure sso login, …

guestoo lässt sich ganz einfach in bestehende Mitarbeiterportale integrieren. So kann man in guestoo z. B. alle Fortbildungsmöglichkeiten oder Firmenveranstaltungen anlegen und sie im Mitarbeiterportal gezielt bestimmten Mitarbeitergruppen (nach Standort, Abteilung, etc.) anzeigen. Das geschieht ganz einfach per Einbindung eines iFrames.
Per SingleSignOn (z. B. azure sso login) wird der Mitarbeitende identifiziert und muss nur noch den Teilnahme-Button klicken und ggf. notwendige eventspezifische Felder ausfüllen. Fertig :)

Ladeneröffnungen, Ausstellungen, …

Inklusive Begleitpersonenregelung, CheckIn & CheckOut, …

Ob öffentlich oder nur für einen ausgewählten Kreis an Kunden, Journalisten oder Freunden. Alles individuell am Event einstellbar. Und auf einen Blick sichtbar, wer kommt und wie viel man organisieren muss.

Private Veranstaltungen

Geburtstags-, Mitbring-Partys, Wochenendtripss

Auch größere Geburtstagsfeiern mit vielen Gästen oder andere private Veranstaltungen lassen sich schnell und einfach mit guestoo planen. Wenn Du eine Mitbringparty organisieren willst, kannst Du sie ganz einfach und komfortabel mit guestoo koordinieren. In der Anmeldemaske sieht jeder Gast, was gebraucht und was davon schon mitgebracht wird und kann angeben wieviel er von dem, was noch benötigt wird, mitbringt.

Beispiel Mitbringparty

Elternveranstaltungen, Schulfeiern, Abipartys, Abibälle, etc.

Schulen, Kitas, etc.

Infoabende für die Eltern der I-Dötzchen oder Themenabende für alle Eltern. Einfach den Link zur Veranstaltung an die Eltern senden und Du weißt ganz schnell, wer kommt.
Aber auch der Vorverkauf für Abipartys oder den Abiball kann ganz einfach mit guestoo abgewickelt werden. Inklusive Sitzplan und bezahlten Tickets (wir nehmen hier keine Provision).

Gewinnspiele

Firmen, Blogger, Influencer, …

Lege fest, welche Informationen für die Teilnahme am Gewinnspiel notwendig sind und welche freiwillig. Auch komplexere Gewinnspiele mit Foto oder Dateiuploads sind möglich. Gib den Teilnehmenden die Chance sich für Deinen Newsletter (rechtskonform) anzumelden oder hole Dir andere Einverständniserklärungen direkt bei der Anmeldung (z. B. die Nutzungsrechte der hochgeladenen Fotos oder die Bestätigung der Volljährigkeit). Natürlich ebenfalls ordentlich protokolliert.

Unsere Kunden

Probiere guestoo und werde einer von über 10.000+ zufriedenen Nutzern.

Wir nehmen Eure Anregungen und Tipps sehr ernst. Nur dadurch haben wir es geschafft guestoo zu einem Produkt zu machen, was unsere Nutzer sehr glücklich macht und super flexibel fast alle Bereiche im Teilnehmer und Gästemanagement abdecken kann.

Kostenlos ist kostenlos. Du bezahlst weder mit Deinen, noch mit den Daten Deiner Gäste. Versprochen!

Preise

Transparent & Fair

Wir möchten guestoo besser machen und legen daher unsere Energie in die Optimierung vorhandener und die Entwicklung neuer Features, nicht in das Einführen von Limitierungen. Daher wollen wir folgendes versuchen:


  • Einige Features sind immer frei geschaltet. Du wählst den Tarif, den Du brauchst. Wir vertrauen Dir.

    Wählst Du den Free-Tarif, hast Du auch Zugriff auf ausgewählte Features aus dem Business-Tarif. Nimm Dir gerne die Zeit, die Du brauchst, um guestoo im Free-Tarif zu testen und wähle, wenn es Dir gefällt, wählt den für Dich passenden Tarif. Wir berechnen nichts nach, auch wenn Du mehr nutzt als Du angegeben hast.

  • Abgerechnet wird immer am 1. des Monats.

    Stellst Du z. B. am 15. eines Monats vom Free-Tarif auf den Pro-Tarif um, zahlst Du den Pro-Tarif erst ab dem 1. des Folgemonats. Stellst Du Deinen Account am 15. des Monats auf den Free-Tarif zurück, zahlst Du ab dem 1. des Folgemonats nichts.

  • Du zahlst per Rechnung

    Wir schicken die Rechnung Anfang des Monats raus.

Free

€ 0,00* / Monat
  • max. 2 gleichzeitige Events
  • max. 50 Kontakte
  • - zusätzliches Verwaltungspersonal
  • Highlights
    Dynamische Anmeldeformulare // Zu- & Absagefunktion // Timeslots (Probefahrten, Workshops, …) // Hotelkontingente // Personalisierte Elemente

Basic

€ 6,50* / Monat
  • max. 6 gleichzeitige Events
  • max. 300 Kontakte
  • max. 2 zusätzliches Verwaltungspersonal
  • Highlights
    Alles aus Free // Bezahlte Tickets // Event-API

Pro

€ 49* / Monat
  • max. 10 gleichzeitige Events
  • max. 600 Kontakte
  • max. 5 zusätzliches Verwaltungspersonal
  • Highlights
    Alles aus Basic // Werbefrei // Erweiterte Ticketoptionen // Checkin-Benachrichtigung // Eigene Schriften // Umfragefunktion // getimte Mailings

Business

€ 119* / Monat
  • max. 20 gleichzeitige Events
  • max. 2.000 Kontakte**
  • max. 10 zusätzliches Verwaltungspersonal
  • Highlights
    Alles aus Pro // Echte Mehrsprachigkeit // Erweiterte API // Mailtemplates komplett frei bearbeiten // Eigene Übersetzungen // Saalplan

* Brutto Preis inkl. 19% MwSt. // ** mehr gegen Aufpreis möglich (siehe Tarifdetails)
Informationen zu einer Enterprise-Lösung von guestoo mit deutlich mehr Besuchern, Verwaltungspersonal, etc. erhältst Du auf Anfrage

Mehr Optionen

Tarife-Vergleich Server-Lizenz Enterprise-Anfrage Sport-Verein Special

Kostenlos starten Die Anmeldung birgt keine Risiken. Kein Abo, keine versteckten Kosten und wir geben Deine Daten auch nicht an Dritte weiter. Einfach anmelden, ausprobieren und wenn es doch nicht passt, Account wieder löschen. Hier findest Du alle Features & Tarife
Events & Gäste einfach organisieren! guestoo macht Gästeverwaltung einfach!

Features

Viele Funktionen, einfach zu bedienen!

guestoo bietet Dir eine Menge, um ein reibungsloses Gästemanagement zu ermöglichen. Vieles davon passiert automatisch und im Hintergrund. Das vermeidet Fehler und erleichtert die Bedienung. Hier ein paar Sachen, von denen wir denken, dass sie besonders hilfreich sind.